事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題及對(duì)策

范熙胤

摘 要：事業(yè)單位人事檔案記錄了公共機(jī)構(gòu)相關(guān)部門、人員、黨政部門、行政管理等相關(guān)部門和人員的主要信息，如人事調(diào)動(dòng)的變化、政治生涯的增長(zhǎng)、政治誠(chéng)信和成就、業(yè)績(jī)、個(gè)人的功過、重大事件記錄、歷史背景等問題。公共機(jī)構(gòu)的人事檔案管理，將有助于國(guó)家和政府部門實(shí)現(xiàn)人的善用，招募世界上的圣人。隨著事業(yè)單位改革的深入，人事檔案管理中存在的問題逐漸暴露出來。人事檔案管理部門負(fù)責(zé)各種信息的收集、處理、儲(chǔ)存和傳遞，迫切需要解決事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案管理；問題及對(duì)策

對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展，人事檔案管理是其不可忽視的管理項(xiàng)目，需要給予高度重視。人事檔案管理工作的工作規(guī)模龐大，涉及單位人員方方面面的信息，凸顯復(fù)雜性，是整個(gè)人力資源管理中極具挑戰(zhàn)的內(nèi)容。只有保障較高水平的人事檔案管理，才能有效歸納與整理事業(yè)單位人員信息，為單位領(lǐng)導(dǎo)更加準(zhǔn)確、全面地了解職工、安排崗位提供可靠依據(jù)，從而更加高效地實(shí)現(xiàn)個(gè)人價(jià)值，為單位效益的獲取提供保障。

1 人事檔案管理的基本概念及其重要性

1.1 人事檔案管理的基本概念

所謂人事檔案管理，就是指從事人事檔案管理工作的專業(yè)人員，將事業(yè)單位員工的檔案依據(jù)科學(xué)的管理方式，對(duì)這些檔案進(jìn)行整理、歸類、分析、鑒別真?zhèn)?、統(tǒng)計(jì)以及完整保存和合理利用這一系列的過程。需要保證人才檔案的完整性、真實(shí)性和可流動(dòng)性，同樣需要保證檔案不遭受損壞，是一項(xiàng)要求較為嚴(yán)格的管理工作。人事檔案的管理，能夠表現(xiàn)出人才履歷的完整、全面性，是體現(xiàn)人才價(jià)值的重點(diǎn)方式之一。人事檔案同樣具有高度的社會(huì)價(jià)值，是展現(xiàn)一個(gè)地區(qū)人才風(fēng)貌的重點(diǎn)表現(xiàn)形式之一，能夠保證用人單位人才的質(zhì)量，同時(shí)提高用人單位的工作效率。促進(jìn)社會(huì)的進(jìn)步，保證人才為社會(huì)發(fā)展充分做出貢獻(xiàn)。

1.2 人事檔案管理的重要性

事業(yè)單位人事檔案管理具有十分重要的意義。一方面，一個(gè)單位的員工是否能夠與其工作的崗位相匹配，是決定該單位工作效率乃至所產(chǎn)生貢獻(xiàn)的重要組成部分。人事檔案能夠幫助事業(yè)單位清楚的了解到其員工的過往工作經(jīng)歷，掌握好員工的工作水平，既可以提高事業(yè)單位對(duì)員工的利用水準(zhǔn)，也能夠?qū)T工的才能發(fā)揮到極致，既具有經(jīng)濟(jì)效益，同時(shí)也具有社會(huì)效益。與此同時(shí)，事業(yè)單位在人事檔案的管理過程中，還能夠了解到員工的年齡分布、婚姻狀況、性別差異等情況，進(jìn)而了解到員工在事業(yè)單位中整體的分布情況，便于事業(yè)單位適當(dāng)調(diào)節(jié)男女比例，調(diào)整事業(yè)單位員工年齡分配比例等工作。另一方面，事業(yè)單位人事檔案的管理是能夠展示其員工素質(zhì)的有效途徑，與此同時(shí)，能夠?yàn)樵搯挝贿M(jìn)行人員嘉獎(jiǎng)、晉升、考核等方面提供相應(yīng)的思路，是一項(xiàng)十分必要的參考內(nèi)容。這不僅能夠保證單位用人的準(zhǔn)確性，還能夠照顧到員工個(gè)性的發(fā)展，使得員工自身的才華能夠得以實(shí)施。既滿足了事業(yè)單位對(duì)員工的需求，又能夠?qū)θ瞬攀┱棺陨聿湃A提供平臺(tái)。正因如此，事業(yè)單位人事檔案的管理是十分重要的。

2 人事檔案管理中存在的問題

2.1 對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)不足

目前，我國(guó)大部分事業(yè)單位把人事檔案管理放在其他工作的后面，缺乏對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，致使檔案管理出現(xiàn)滯后性和形式化的現(xiàn)象。如今社會(huì)經(jīng)濟(jì)體制進(jìn)行了不斷的改革和完善，但是人事檔案的管理卻未能跟上人事制度改革的步伐，從而導(dǎo)致一些檔案管理人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性的認(rèn)識(shí)，無法更好的開展人事檔案管理工作。

2.2 人事檔案管理信息化、科學(xué)化跟不上時(shí)代的發(fā)展

隨著科學(xué)的發(fā)展，許多單位逐漸擺脫紙質(zhì)文件，但為了更好地利用先進(jìn)的技術(shù)手段，許多檔案管理人員只是將個(gè)人信息放入計(jì)算機(jī)，利用檢索信息和數(shù)據(jù)訪問或手工操作，先進(jìn)的文件管理技術(shù)并沒有真正使用。檔案管理的效率還沒有得到提高，檔案的安全管理比較缺乏。

2.3 人事檔案工作人員專業(yè)性與素質(zhì)參差不齊

從本質(zhì)上分析，影響事業(yè)單位人事檔案管理水平的根本原因是人員的能力，尤其是專業(yè)性更為關(guān)鍵。但是，很多事業(yè)單位鑒于編制等因素的影響，人事檔案由兼職人員或者老員工負(fù)責(zé)，無法體現(xiàn)檔案管理工作的專業(yè)性，整個(gè)管理工作凸顯粗放性，精細(xì)化管理目標(biāo)很難實(shí)現(xiàn)，工作效果較差，在根本上影響人員崗位安排的合理性，無法有效發(fā)揮人才的個(gè)人價(jià)值。

3 事業(yè)單位人事檔案管理問題的解決對(duì)策

3.1 提高人事檔案管理認(rèn)識(shí)

提高人事檔案管理認(rèn)識(shí)是確保人事檔案管理工作得以順利進(jìn)行的關(guān)鍵。首先，要求事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)人事檔案管理工作給予高度的重視，把其作為事業(yè)單位日常管理的主要內(nèi)容之一來進(jìn)行開展；其次，提高人事檔案管理人員的對(duì)檔案工作的重視，引導(dǎo)檔案管理人員對(duì)檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)有個(gè)全面的了解和掌握，以確保檔案管理工作有條不紊的進(jìn)行。

3.2 加強(qiáng)人事檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化、信息化

人事檔案作為人力資源的信息庫(kù)，合理利用開發(fā)資源，發(fā)揮其最大作用，應(yīng)把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)應(yīng)用于人事檔案管理，提高人事檔案管理的效率，合理有效地利用人事檔案。同時(shí)，現(xiàn)代人事檔案管理的科學(xué)化是人事工作制度改革和發(fā)展的必然，也是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的重要組成部分。人事檔案管理部門應(yīng)采用新技術(shù)，提高工作效率，準(zhǔn)確、快速地加載人事信息，提高人事信息的有效性。單位可以利用計(jì)算機(jī)更好地改進(jìn)和管理信息，利用網(wǎng)絡(luò)組建大型人事信息網(wǎng)絡(luò)，隨時(shí)隨地訪問和更新人事信息，方便快捷，節(jié)省了無形的時(shí)間和有形資源。

3.3 加大檔案管理人員培訓(xùn)與教育力度，全面提升檔案管理者的綜合素養(yǎng)

社會(huì)的發(fā)展加快事業(yè)單位改革進(jìn)程，人事檔案管理人員要面臨新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，工作標(biāo)準(zhǔn)更高。為此，要重視進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)與教育，組織相關(guān)培訓(xùn)活動(dòng)，切實(shí)提升人員專業(yè)能力，增強(qiáng)職業(yè)觀念，有效增強(qiáng)個(gè)人工作積極性，掌握先進(jìn)的檔案管理技能。具體講，積極開展培訓(xùn)，普及計(jì)算機(jī)操作技能，推廣和使用管理軟件，為人事檔案工作的開展奠定基礎(chǔ)。

3.4 學(xué)習(xí)借鑒國(guó)外先進(jìn)的人事檔案管理模式

國(guó)外的經(jīng)濟(jì)發(fā)展較之我國(guó)發(fā)展較早，在人事檔案管理模式創(chuàng)新方面發(fā)展也較為先進(jìn)，因此在事業(yè)單位人事檔案管理模式方面，我們應(yīng)該對(duì)國(guó)外的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行吸收借鑒。各國(guó)的人事管理制度和事業(yè)單位發(fā)展模式不同，在人事檔案管理方面也存在著很大的不同，其中最有特點(diǎn)的是公有系統(tǒng)和私立系統(tǒng)，在公有系統(tǒng)，鮮明特點(diǎn)是保持人事部門與檔案行政管理機(jī)關(guān)的密切合作，在這方面是我國(guó)的事業(yè)單位可以采納的，這種密切合作的公有系統(tǒng)可以有效地加強(qiáng)人員的管理。

3.5 加強(qiáng)對(duì)人事檔案工作管理的監(jiān)督與檢查

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)其人事檔案管理工作的監(jiān)督與檢查工作。制定相應(yīng)的工作規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，采用定期或不定期的檢查方式，查看其人事檔案工作是否嚴(yán)格遵循有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定，是否對(duì)人事檔案的管理工作態(tài)度認(rèn)真。以此為考評(píng)人事檔案工作人員的一部分依據(jù)，促進(jìn)工作人員能夠積極努力工作，正確對(duì)待人事檔案工作的管理。

4 結(jié)語

綜上，事業(yè)單位人事檔案管理水平的高低與人才應(yīng)用的合理性有著緊密的關(guān)系。事業(yè)單位要遵循實(shí)事求是的基本原則，立足發(fā)展現(xiàn)狀，正確認(rèn)識(shí)、深入挖掘人事檔案管理工作中的問題及誘因，制定有效、有力的應(yīng)對(duì)策略，保證單位發(fā)展步調(diào)一致，為事業(yè)單位的健康、穩(wěn)定發(fā)展提供保障。

參考文獻(xiàn)

[1]彭炬勇.淺談事業(yè)單位人事檔案管理的創(chuàng)新途徑[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（13）：144.

[2]白雪.淺析新形勢(shì)下機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作[J].人才資源開發(fā)，2017（08）：14-15.

[3]王賢.新時(shí)期事業(yè)單位人事檔案存在的問題及解決對(duì)策[J].黑龍江史志，2015（12）：72.