檔案管理科學(xué)化水平的提升路徑

王敏

摘 要：伴隨著中國(guó)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，政府相關(guān)部門、企事業(yè)單位隨之增加，在經(jīng)濟(jì)、政治、文化、生態(tài)等領(lǐng)域的相關(guān)工作上扮演著重要的角色，這就意味著檔案管理工作必不可少，但目前這方面的管理還存在很多問(wèn)題，不利于長(zhǎng)期的穩(wěn)定發(fā)展。本文將詳細(xì)揭示我國(guó)檔案管理工作的不足之處，并有針對(duì)性提出具體的應(yīng)對(duì)策略，使得檔案管理朝著科學(xué)化方向發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理；科學(xué)化；提升路徑

隨著我國(guó)各項(xiàng)工作業(yè)務(wù)量的逐步增長(zhǎng)，與之對(duì)應(yīng)的相關(guān)資料也堆積成山。這些資料記錄著單位從創(chuàng)建到今時(shí)今日的發(fā)展歷程，對(duì)于以后的工作具有指導(dǎo)和參考意義，因此，相關(guān)部門必須高度重視事業(yè)單位檔案的管理工作，就目前的發(fā)展現(xiàn)狀來(lái)看，存在著態(tài)度上不夠重視、管理上不夠完善等問(wèn)題，因此，需要國(guó)家和工作人員深入思考，共同努力去尋找解決措施，完善我國(guó)檔案管理工作，保障各部門的工作順利高效地開(kāi)展。

1 我國(guó)目前檔案管理工作的現(xiàn)狀及問(wèn)題

1.1 發(fā)展現(xiàn)狀

傳統(tǒng)的檔案管理由于缺乏制度的保障和科學(xué)的方法，一直停留在耗時(shí)長(zhǎng)、效率低、不規(guī)范的階段，而面對(duì)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代帶來(lái)的巨大沖擊，各行各業(yè)都面臨著巨大的挑戰(zhàn)，要想實(shí)現(xiàn)快速的發(fā)展，必須認(rèn)清自身的實(shí)際情況，這就要求檔案管理工作必須改善以往存在的各種陋習(xí)，向著規(guī)范化、科學(xué)化、條理化的方向發(fā)展，既能記錄單位發(fā)展的歷程和經(jīng)驗(yàn)，又能為以后的發(fā)展提供參考性的指導(dǎo)意見(jiàn)。

1.2 存在問(wèn)題

1.2.1 對(duì)檔案管理的重視程度不夠

傳統(tǒng)觀念下，單位領(lǐng)導(dǎo)及工作人員往往會(huì)認(rèn)為檔案管理工作只是普通的資料整理、記載，而忽視了它的真正意義，同時(shí)，也錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案管理不會(huì)給企業(yè)或單位帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)效益，反而會(huì)浪費(fèi)人力和物力，因此無(wú)論是在檔案室的建設(shè)投入還是檔案管理人員的培養(yǎng)上都有所顧慮，說(shuō)到底還是對(duì)檔案管理的關(guān)注度和重視度不夠，沒(méi)有意識(shí)到一個(gè)完整及時(shí)的檔案系統(tǒng)和準(zhǔn)確無(wú)誤的檔案信息會(huì)為單位的向外延伸和對(duì)內(nèi)管理提供信息支撐，以便于單位能做出正確的決策和計(jì)劃，單位片面尋求經(jīng)濟(jì)利益決定了他們不再關(guān)注檔案管理的發(fā)展方向，任其自由發(fā)展，最終導(dǎo)致了檔案管理存在諸多紕漏，難以有較大的突破。

1.2.2 檔案管理的方法不高效

自古以來(lái)，我們都是讓檔案工作人員用文件夾的形式將單位部門的資料分門別類地進(jìn)行整理，這樣的方法看似整齊有條理，實(shí)則會(huì)出現(xiàn)很多弊端，例如，當(dāng)單位部門增加，發(fā)展歷史越悠久以后，整理起來(lái)就會(huì)耗費(fèi)大量的人力財(cái)力物力，很多檔案工作將應(yīng)接不暇，這不僅會(huì)給檔案工作人員帶來(lái)巨大的壓力和繁重的工作，還無(wú)法達(dá)到預(yù)期的效果[1]。

1.2.3 檔案管理相關(guān)工作人員不夠?qū)I(yè)

檔案學(xué)也屬于一門學(xué)科，檔案管理需要具備專業(yè)知識(shí)和技能的人員進(jìn)行操作和執(zhí)行，來(lái)保障檔案資料和信息的科學(xué)性和準(zhǔn)確性，但目前我國(guó)相關(guān)工作人員往往是在文職類人員中隨意進(jìn)行挑選，并不是專業(yè)對(duì)口，加上缺乏相關(guān)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，很多事情都是自己摸索，沒(méi)有專業(yè)人士的指導(dǎo)，很大程度上會(huì)導(dǎo)致整理的檔案信息出現(xiàn)錯(cuò)誤、遺漏或者雜亂等問(wèn)題，這可能會(huì)導(dǎo)致企業(yè)和單位使用錯(cuò)誤的信息做出不利的決策，不利于企業(yè)和單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

1.2.4 檔案信息再利用程度低

一方面，傳統(tǒng)的觀念下，檔案一經(jīng)整理歸檔，便成為企業(yè)或單位壓箱底的物件，如果不是相關(guān)部門進(jìn)行檢查或者到了急需使用的時(shí)候，很難再將以往的檔案信息進(jìn)行重復(fù)利用，另一方面，由于相關(guān)工作人員的不專業(yè)，錯(cuò)誤地判斷信息的價(jià)值，導(dǎo)致對(duì)企業(yè)或單位有經(jīng)濟(jì)價(jià)值的信息保存下來(lái)，而其他信息大量流失，這不僅破壞了信息的完整性，還割裂了信息與信息之間的關(guān)聯(lián)性，導(dǎo)致記錄企業(yè)或單位發(fā)展的檔案不清晰，對(duì)企業(yè)文化的發(fā)展十分不利[2]。

2 如何提升檔案管理科學(xué)化水平

2.1 健全檔案管理工作的相關(guān)規(guī)章制度

國(guó)家是這個(gè)社會(huì)發(fā)展的主心骨，是社會(huì)的倡導(dǎo)者。要想引起大家對(duì)檔案管理地重視，首先，國(guó)家應(yīng)該在制度上開(kāi)始重視起來(lái)，出臺(tái)相關(guān)的規(guī)章制度，確保檔案管理的順利開(kāi)展，朝著標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展；建立與之對(duì)應(yīng)的監(jiān)管部門，嚴(yán)格按照要求實(shí)施檔案管理辦法，防止偷工減料的行為發(fā)生；頒布一系列的相關(guān)獎(jiǎng)勵(lì)懲罰措施，提高檔案管理工作的熱情和工作積極性，杜絕敷衍了事、只做表面工作的行為。其次，企業(yè)和單位也需要自我反思，深刻學(xué)習(xí)檔案管理工作的重要意義，徹底改變以往得過(guò)且過(guò)、可有可無(wú)的行事作風(fēng)，在態(tài)度上和行動(dòng)上將檔案管理作為企業(yè)和單位一項(xiàng)不可或缺、至關(guān)重要的工作，不斷提升企業(yè)和單位的檔案管理科學(xué)化水平[3]。

2.2 學(xué)習(xí)和引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理方法

目前，由于我國(guó)各部門對(duì)于檔案管理的關(guān)注度不高，所以不管是資料整理還是工作人員的培訓(xùn)都處于比較落后的狀態(tài)，缺乏科學(xué)先進(jìn)的管理策略。信息化時(shí)代日益發(fā)展的今天，對(duì)于我國(guó)的檔案管理水平提出了新的要求和挑戰(zhàn)，同時(shí)也帶了快速發(fā)展的機(jī)遇，因此我國(guó)必須好好抓住這一時(shí)機(jī)，借助互聯(lián)網(wǎng)的平臺(tái)，充分利用信息化技術(shù)，建立起全新的檔案管理信息化系統(tǒng)，運(yùn)用人工智能代替工作人員的部分工作，減輕工作人員的工作負(fù)擔(dān)。另外，也需要學(xué)習(xí)其他國(guó)家先進(jìn)的管理辦法，結(jié)合我國(guó)檔案管理的實(shí)際情況，分析二者之間存在的差距和共同點(diǎn)，取其精華，對(duì)癥下藥，提升我國(guó)檔案管理工作的效率和科學(xué)性。

2.3 提升檔案管理人員的工作效率

檔案管理工作的核心就是工作人員，他們關(guān)乎檔案的真實(shí)性、有效性、和完整性，能否提供及時(shí)有效的檔案信息和能否保證檔案的合理規(guī)范入檔是考驗(yàn)一個(gè)工作人員最基本的標(biāo)準(zhǔn)之一，但就目前的情況來(lái)看，我國(guó)大部門檔案工作人員都很難達(dá)到這一標(biāo)準(zhǔn)。在科技日益革新的信息化時(shí)代，又對(duì)工作人員的能力和水平提出了新的要求，他們需要實(shí)現(xiàn)最快的突破和進(jìn)步，這就要求企業(yè)和單位相關(guān)管理部門必須要在員工培訓(xùn)這一模塊下功夫，投入大量成本來(lái)搭建工作人員學(xué)習(xí)的平臺(tái)，定期為他們進(jìn)行專業(yè)性知識(shí)和專業(yè)化技能的培訓(xùn)，讓他們學(xué)會(huì)運(yùn)用科學(xué)的理念和方法去進(jìn)行操作，精通各種科技化管理辦法，緊隨時(shí)代的步伐，努力提升自我。

2.4 發(fā)揮檔案信息的最大效用

隨著環(huán)境的惡化，資源一天天消耗殆盡，我們?yōu)榱斯?jié)約資源、提高效率，便提出了“循環(huán)利用”這一理念，目地就是能讓有限的資源發(fā)揮出無(wú)限的作用，企業(yè)和單位的檔案信息作為一種信息資源也是如此，如果不能充分挖掘潛在價(jià)值，就白白耗費(fèi)了這么多精力和物資來(lái)進(jìn)行管理了，因此，工作人員應(yīng)當(dāng)注意在檔案整理之初就要有的放矢，準(zhǔn)確篩選出對(duì)企業(yè)和單位發(fā)展和管理有用的信息，有重點(diǎn)、多層次地進(jìn)行歸類整理，另外，也需要具備長(zhǎng)遠(yuǎn)的目光，不能只保存有經(jīng)濟(jì)價(jià)值的檔案，而是要全方位地進(jìn)行整理，這樣才能保證檔案的完整性和合理性，確保檔案信息成為既有經(jīng)濟(jì)價(jià)值又有參考價(jià)值的信息化產(chǎn)品，發(fā)揮出檔案信息的最大作用，為企業(yè)提供更多地使用價(jià)值，助力企業(yè)的發(fā)展[4]。

3 結(jié)束語(yǔ)

對(duì)于中國(guó)這樣一個(gè)泱泱大國(guó)來(lái)說(shuō)，不僅要在科學(xué)技術(shù)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展方面占領(lǐng)先鋒地位，與之對(duì)應(yīng)的文化管理工作也不能落后于其他各國(guó)，檔案管理工作關(guān)系著企業(yè)和單位內(nèi)驅(qū)力的發(fā)展，是影響其發(fā)展的重要因素，但是，很顯然我國(guó)在這一方面做得還不盡人意，檔案管理工作的發(fā)展還存在諸多問(wèn)題，這需要社會(huì)各方共同努力，擯棄傳統(tǒng)觀念中不符合發(fā)展潮流的部分，積極學(xué)習(xí)行之有效的管理辦法，在發(fā)展中不斷革新和突破，與時(shí)俱進(jìn)，將信息技術(shù)與檔案管理工作有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案管理水平科學(xué)化的快速提升。

參考文獻(xiàn)

[1]孫長(zhǎng)美.淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策[J].中國(guó)市場(chǎng)，2015（04）：88-89.

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[3]王東艷.提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇研究[J].才智，2014（10）：307

[4]于淼.關(guān)于提高檔案管理科學(xué)化水平路徑的分析[J].決策與信息（下旬刊），2015（9）：231.