職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案管理信息化

王貴強　楊武明

摘 要：在建立職業(yè)健康監(jiān)護(hù)卡片檔案時，如果采用紙質(zhì)卡片模式，不但要耗費大量的人力、物力，且查找極為不便，紙質(zhì)檔案在每年更新的過程中也會不斷的磨損。實現(xiàn)職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案信息化管理，不但可以節(jié)省大量有人力和物力，也是推動職業(yè)健康安全管理高效運行的有效手段。

關(guān)鍵詞：職業(yè)健康；檔案；信息化管理

中圖分類號：F24 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2018.26.030

1 研究的目的和意義

1.1 研究目的

職業(yè)健康監(jiān)護(hù)管理在企業(yè)管理中占有重要地位，是企業(yè)全面了解、評價接觸職業(yè)病危害因素作業(yè)人員健康狀況的重要參考依據(jù)，對保持企業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展意義重大。根據(jù)國家《職業(yè)病防治法》，各企業(yè)必須為從業(yè)人員建立“一人一檔一卡”的職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案。按傳統(tǒng)的管理模式，職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案卡片采用紙質(zhì)檔案，不但要耗費大量的人力、物力，且查找極為不便、紙質(zhì)檔案在每年更新的過程中也會不斷的磨損。

隨著企業(yè)的發(fā)展和檔案信息化時代的到來，對企業(yè)職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案工作提出了更高的要求。職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案的信息化是信息時代檔案事業(yè)發(fā)展的大勢所趨。

為探索便捷的途徑，本文從職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案建立的現(xiàn)狀著手，提出推行職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案的方法，分析存在的問題和解決措施。

1.2 研究意義

檔案管理軟件是檔案管理歷史上最具劃時代意義的管理工具之一。檔案管理需要良好的管理工具支持，檔案部門和用戶對電子檔案的高效管理存在著巨大需求。隨著檔案數(shù)字化、檔案信息化的進(jìn)一步展開以及信息技術(shù)的逐步發(fā)展，檔案管理軟件得到更廣泛地發(fā)揮作用，功能齊全、性能良好的檔案管理軟件成為檔案管理工作不可或缺的一部分。

目前，由于電腦和手機的全面普及和應(yīng)用，檔案數(shù)字信息化管理是大勢所趨，實現(xiàn)職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案信息化管理，不但可以節(jié)省大量有人力和物力，也是推動職業(yè)健康安全管理高效運行的有效手段。

2 現(xiàn)狀分析

現(xiàn)職業(yè)健康卡片絕大部分采用紙質(zhì)檔案，在初步建立時需要逐項手工填寫內(nèi)容，需要投入大量的人力和物力。在建立后，需定期或不定期對原有信息進(jìn)行變更，如企業(yè)人員數(shù)量少，工作量并不大。但如企業(yè)人數(shù)多，信息更新極為麻煩，人工逐項填寫耗時耗力，極易出錯，且錯誤不易發(fā)現(xiàn)，查尋也極為不便。

3 永祥新能源職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案改進(jìn)方案設(shè)想

經(jīng)對相關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行研究，并組織職業(yè)健康管理人員和網(wǎng)絡(luò)管理人員反復(fù)討論，永祥新能源提出了制作了一個“職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案管理軟件”的設(shè)想，方案如下：

（1）在公司ERP或HR系統(tǒng)中增加職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案管理模板，設(shè)置入口，授權(quán)相關(guān)人員進(jìn)行登錄進(jìn)行操作或查閱。

（2）信息查閱頁面設(shè)計。登錄后，即為操作人員提供一個信息頁面，操作人員可通過輸入姓名，或員工號，或職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案號進(jìn)行查閱員工基礎(chǔ)信息和職業(yè)健康體檢、其工作場所職業(yè)病危害因素檢測數(shù)據(jù)等信息。

（3）信息錄入管理。

①基本信息錄入。

接觸有毒、有害作業(yè)人員的基本情信息，如性別、年齡、籍貫、婚姻、文化程度、照片等，通過ERP或HR端口，直接從公司人事檔案中獲取，此部分信息隨公司人事檔案信息的變化而自動更新。

②職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案信息錄入。

從歷年的職業(yè)健康檔案分析可以看出，大部分職工的健康信息是完全相同的，如體檢時間、工種、體檢報告書編號、體檢項目、體檢結(jié)果等。為盡量降低錄入工作量，可先將相關(guān)信息錄入辦公軟件 “Microsoft Excel 工作表”，使用Excel 工作表的填充功能，將大大降低工作人員的工作量。

在管理軟件中設(shè)立與辦公軟件 “Microsoft Excel 工作表”的鏈接入口，軟件自動識別工作表中的信息并顯示到軟件查閱頁面。

③其它信息錄入。

后臺錄入的信息內(nèi)容應(yīng)增加職工體檢的關(guān)鍵指標(biāo)信息（如接觸噪聲作業(yè)人員的“純音聽力測試閥值”、接觸油漆作業(yè)人員的“血常規(guī)”、接觸高溫作業(yè)人員的“血糖”等體檢指標(biāo)），必要時將相關(guān)檢驗或化驗單據(jù)掃描錄入軟件中，不斷完善此軟件的相關(guān)功能。

④告知功能。

國家《職業(yè)病防治法》規(guī)定，企業(yè)需將接觸有毒、有害職工的職業(yè)健康體檢結(jié)論書面告知職工。軟件投入運行后，可“云之家”增加一個手機鏈接端口，員工可通過端口隨時查看自己的健康檔案，軟件自動記錄員工查看的情況，對員工基本信息發(fā)生變化（如婚姻狀況、聯(lián)系電話等基本信息），員工可自行修訂。簡化了工作程序的同時，管理人員和員工也能更加詳細(xì)掌握職業(yè)健康信息。

⑤其它功能。

軟件逐漸實現(xiàn)“匯總”和“總體瀏覽”、“選擇相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行打印”等功能，可多人同時查閱或操作，使各項工作更加方便和快捷。

4 職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案信息化管理的優(yōu)勢分析

（1）降低了工作人員的工作量，工作效率明顯提高。

以往比較傳統(tǒng)的手工編制檔案管理方式來看，需要工作人員親自對檔案進(jìn)行收集、填寫、歸類和管理等，相對來說工作量比較大，而且人工操作效率也比較低，費時費力。如果采用了檔案管理信息化的手段，就能夠更加快速的實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的編制和管理，擁有著自動化、網(wǎng)絡(luò)化以及實時化的優(yōu)勢。而且錄入的數(shù)據(jù)也能夠進(jìn)行重復(fù)利用，能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，大大減輕工作人員的工作強度，有效的提高工作人員的工作效率。

（2）為企業(yè)的決策和運營提供了高效的信息支撐。

（3）數(shù)據(jù)的流通流轉(zhuǎn)更加便捷，員工間信息的協(xié)作更加方便。

紙質(zhì)檔案限制了查閱的時間和空間，信息交流極不通暢。而職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案的信息化管理，操作人員只要登錄操作頁面，即可隨時隨地查閱員工的健康狀況，信息發(fā)生變化時可及時交流和修訂，信息協(xié)作更加方便快捷。

（4）降低紙質(zhì)文檔的依賴，節(jié)省文控管理的成本。

（5）系統(tǒng)操作日志能夠記錄數(shù)據(jù)在使用中的每一個動作，包括用戶對文檔的操作行為、操作者、操作日期及時間。當(dāng)數(shù)據(jù)發(fā)生問題時，可通過日志分析以查明真正發(fā)生原因。

5 推行職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案信息化中主要存在的問題及應(yīng)對措施

5.1 對信息化建設(shè)管理工作重視程度有待提升

受傳統(tǒng)管理理念、習(xí)慣等多種因素的影響，認(rèn)為職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案管理僅僅作為企業(yè)日常管理的一項輔助性工作，從上到下對其重視程度不夠，致使職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案信息化建設(shè)滯后，資源得不到充分利用，無法真正發(fā)揮對企業(yè)發(fā)展的促進(jìn)作用。

要推動職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案信息化建設(shè)，企業(yè)需轉(zhuǎn)變管理理念，從傳統(tǒng)的管理思維和管理模式中解放出來，適應(yīng)信息化時代發(fā)展的新要求，深刻認(rèn)識信息化建設(shè)對職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案管理的重要性。

5.2 對信息化建設(shè)的資源投入不足

很多企業(yè)對檔案信息化建設(shè)管理的重要性缺乏深刻的認(rèn)識，對計算機操作技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識等缺乏了解，在操作實踐、管理理念等方面無法跟上信息化時代發(fā)展的步伐，導(dǎo)致在職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案信息化建設(shè)上投入不足。

企業(yè)加大對相關(guān)硬件及人力資源建設(shè)的投入力度，按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求配齊配全基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備和專業(yè)的信息化管理人員，是推動職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案信息化的基礎(chǔ)。

6 結(jié)束語

要對接觸職業(yè)病危害因素作業(yè)人員職業(yè)健康情況進(jìn)行高效、量化的數(shù)據(jù)管控和分析，就必須實現(xiàn)職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案的信息化管理。企業(yè)單位要認(rèn)清當(dāng)前職業(yè)健康檔案管理所存在的問題，不斷創(chuàng)新管理理念，充分使用新型計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，推進(jìn)和完善企業(yè)的職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案信息管理方式。

如職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案管理信息化能成功運用，不僅規(guī)范和完善了接觸有毒、有害作業(yè)人員的職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案，而且實現(xiàn)了職工健康狀況的動態(tài)觀察，為“早發(fā)現(xiàn)、早治療”職業(yè)病和預(yù)防職業(yè)病的發(fā)生提供了基礎(chǔ)保障，同時也大大提高了工作效率，使工作人員從編制、更新、查詢紙質(zhì)職業(yè)健康卡片等繁瑣的工作中解放出來。

由于信息數(shù)字化的不斷發(fā)展，在使用中不斷改進(jìn)和完善，將使該軟件在實際工作中更加方便、快捷，將使公司的職業(yè)健康檔案管理更加規(guī)范，也為其他企業(yè)提供了較好的參照模板。

在以后的工作中，永祥新能源將根據(jù)此軟件的運用情況，逐漸推進(jìn)員工安全教育、風(fēng)險隱患識別、勞保用品管理等向信息化邁進(jìn)。

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