關(guān)于加強(qiáng)新形勢下人防檔案管理工作的思考

黃惠珠

摘要：人防檔案是指人民防空戰(zhàn)備建設(shè)和管理工作中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、圖表、聲像等各種文件資料，它在為地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展和城市建設(shè)服務(wù)，以及為新形勢下融入城市地下空間開發(fā)、城市應(yīng)急管理、數(shù)據(jù)城市建設(shè)等提供可靠的信息資源保障中，具有不可替代的作用。但是目前各地人防檔案管理工作與形勢要求脫機(jī)較為嚴(yán)重，存在領(lǐng)導(dǎo)重視不夠、制度不健全、人員不到位等問題，這些都需要從我國當(dāng)前檔案管理的實(shí)際狀況，急需采取措施加以解決。

關(guān)鍵詞：新形勢 人防檔案 管理措施

人防檔案作為人防各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，是促進(jìn)人防各項(xiàng)事業(yè)科學(xué)發(fā)展的重要依據(jù)，記錄了人防各個(gè)階段現(xiàn)實(shí)工作情況，又可以作為重要的歷史憑證，對推動(dòng)人防事業(yè)的發(fā)展作用重要、意義深遠(yuǎn)。為此，要在新形勢下有序推動(dòng)人防檔案管理工作，就必須跟上時(shí)代的步伐，不斷促進(jìn)人防檔案管理規(guī)范化的進(jìn)程，有效提升人防檔案工作人員的綜合素質(zhì)，切實(shí)加大人防檔案信息化等基礎(chǔ)設(shè)施的投入。本文擬就如何加強(qiáng)新形勢下的人防檔案管理工作，作些思考，談些看法。

一、人防檔案管理工作存在的問題

近年來，加強(qiáng)檔案管理工作已經(jīng)列入了國家的重要議事日程，各級各有關(guān)部門包括人防部門也一定程度上加大了人防檔案管理工作的投入與建設(shè)，可以說與以前比人防檔案管理工作確實(shí)有一定程度的提升，但與人防檔案的實(shí)際管理需求，還有不少問題和差距。主要表現(xiàn)在：

（一）領(lǐng)導(dǎo)對人防檔案管理工作重視不夠到位。大家知道，人防檔案管理工作不像別的工作，由于它存在隱形性，從事管理檔案工作人員的成績難以體現(xiàn)，再加上領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，人員的工作積極性勢必受到影響，人防檔案管理工作勢必難以順利開展。尤其是在一定時(shí)間內(nèi)對人防檔案管理工作質(zhì)量和完成情況，可以說和人防事業(yè)發(fā)展沒有直接必然的聯(lián)系，導(dǎo)致少數(shù)人防領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為做不做好人防檔案管理工作不會(huì)影響其他人防工作的開展，從而忽視了檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)，沒有把人防檔案管理工作與其它工作同部署、同要求。

（二）人防檔案管理制度不夠健全。人防檔案管理工作需要嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髦贫群鸵?guī)范的工作流程，但是由于人防事業(yè)發(fā)展起步相對較晚，因此人防檔案管理工作也尚處于起步階段，很多人防單位的人防檔案管理工作都缺乏有效的制度作為支撐，這就導(dǎo)致在人防檔案管理過程中，管理人員無法按照規(guī)定的檔案范圍收集資料；無法依照有關(guān)程序?qū)⑹占降馁Y料規(guī)范歸檔等等，檔案管理普遍存在管理內(nèi)容不全、管理質(zhì)量不高等問題，系統(tǒng)化、規(guī)范化的人防檔案管理制度、管理流程有待進(jìn)一步建立與完善，從而導(dǎo)致檔案管理工作不理想、不全面、不深入，進(jìn)而直接影響后期對人防檔案的有效利用。

（三）人防檔案管理人員素質(zhì)不夠高。由于大部分人防部門編制偏少，加上領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，因此人防檔案管理工作人員普遍為兼職干部，大部分管理人員沒接受過培訓(xùn)，工作中專業(yè)性不強(qiáng)，主觀上也不會(huì)花太多精力去學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)，加上兼職干部不僅事多且繁雜，根本沒有時(shí)間與精力去做好管理檔案工作，資料遺漏時(shí)有發(fā)生，影響了檔案資料的完整性。特別是人防檔案管理工作受到很多限制，并且不被重視，常被誤認(rèn)為是單位可有可無的崗位，導(dǎo)致工作人員積極性不高，工作態(tài)度散漫，人員流動(dòng)頻繁，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的持續(xù)性和管理效率。

（四）人防檔案管理信息化不夠完善。隨著現(xiàn)代化建設(shè)的不斷深入，人防文檔管理系統(tǒng)復(fù)雜且龐大，因此僅靠人力是很難進(jìn)行高效而有序的管理，這勢必要求加強(qiáng)人防檔案管理的信息化建設(shè)水平。目前盡管信息化管理已經(jīng)初步在人防檔案管理進(jìn)行應(yīng)用，但是問題依然突出。特別是沒有完備的信息化管理硬件設(shè)施，很難為人防檔案信息化管理提供有效的基礎(chǔ)條件，加上不健全的軟件設(shè)施檔案管理功能及復(fù)雜的軟件程序等問題也制約著檔案管理的規(guī)制度化建設(shè)，從而影響檔案管理規(guī)范化的進(jìn)程。

（五）人防檔案現(xiàn)代化管理意識(shí)不夠強(qiáng)。大多數(shù)的人防檔案管理工作人員，由于受到長期的傳統(tǒng)人防檔案管理思想的影響，一時(shí)之間接受不了新思想、新觀念，總認(rèn)為人防檔案現(xiàn)代化建設(shè)不重要或者說不是那么急迫，甚至可有可無，特別是加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化建設(shè)勢必要求將現(xiàn)存的檔案通過各種方法轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息進(jìn)行存儲(chǔ)，這個(gè)轉(zhuǎn)換過程會(huì)必將大大增加檔案管理工作人員的工作量，從而對推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化形成了抵觸。一些上級領(lǐng)導(dǎo)對檔案現(xiàn)代化管理意識(shí)同樣缺乏，有的甚至認(rèn)為檔案管理現(xiàn)代化并不能夠帶來明顯的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益，反而還需要花費(fèi)大量的資金進(jìn)行建設(shè)，加上人防資金原本就不足，因此也在消極的對待加強(qiáng)人防檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。

二、加強(qiáng)人防檔案管理工作的對策和措施

目前，人防檔案管理工作存在的以上問題，必將嚴(yán)重影響了人防檔案功能的發(fā)揮，必將嚴(yán)重制約了人防事業(yè)發(fā)展。為此，在新形勢下，我們務(wù)必要采取有力的措施，切實(shí)加強(qiáng)人防檔案管理工作，切實(shí)把人防檔案智能作用發(fā)揮起來，從而更好地適應(yīng)人防事業(yè)的發(fā)展，并著力做好以下幾項(xiàng)工作。

（一）切實(shí)加強(qiáng)人防檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)。加強(qiáng)人防檔案管理工作，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。如果領(lǐng)導(dǎo)不重視，人防檔案諸多工作開展就會(huì)困難重重，手腳放不開。因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)對人防檔案工作的價(jià)值和認(rèn)識(shí)程度，決定著他們對人防檔案管理工作的態(tài)度，也決定著人防檔案管理工作人員的地位，因此，各級人防部門特別是領(lǐng)導(dǎo)干部要加強(qiáng)對人防檔案管理工作的重要性和緊迫性的認(rèn)識(shí)，切實(shí)把人防檔案管理工作列入單位的重要議事日程，將其與人防工程建設(shè)、指揮通信擺在同等重要位置進(jìn)行考核，把人防檔案管理工作作為一項(xiàng)常規(guī)性、基礎(chǔ)性工作進(jìn)行定期檢查和定期分析，并采取措施，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的主動(dòng)性和積極性，確保人防檔案工作有人管、有人抓、有人落實(shí)。

（二）著力建立健全人防檔案管理制度。制度本身就是一種規(guī)范，在人防檔案管理制度中要結(jié)合人防工作的特點(diǎn)，健全完善人防檔案的歸檔制度、保管制度、保密制度、借閱制度等制度，把每一個(gè)工作規(guī)范化、制度化，把相關(guān)人員的工作職責(zé)和定位明確清楚、落實(shí)到位，確保人防檔案管理工作按制度開展。同時(shí)，必須根據(jù)人防檔案管理工作的實(shí)際情況和現(xiàn)實(shí)要求，制定各類文件檔案的形成、收集、立卷、編目、整理、檢索、運(yùn)轉(zhuǎn)、安全保管等一系列基礎(chǔ)性工作的規(guī)章制度，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范整理，確保做到有章可循、有據(jù)可依，從而真正實(shí)現(xiàn)人防檔案管理各環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化。

（三）突出強(qiáng)化人防檔案管理信息化工作。當(dāng)今社會(huì)已步入了信息化時(shí)代，信息社會(huì)化和社會(huì)信息化已成為社會(huì)發(fā)展的主流。人防檔案的信息化管理，就是應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案，它是人防部門工作的重要內(nèi)容，也是維護(hù)人防歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。因此，加強(qiáng)人防檔案管理的信息化工作，是衡量人防機(jī)關(guān)工作業(yè)績與管理水平的重要指標(biāo)，更是實(shí)現(xiàn)人防檔案管理科學(xué)化、信息化、規(guī)范化的必然要求。為此，各級人防部門要加大電腦、掃描儀、照相機(jī)等檔案信息化相關(guān)的硬件設(shè)備和軟件方面的投入，積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。要適應(yīng)人防事業(yè)發(fā)展的需求，逐步改變過去用手寫描圖、裝訂成冊、放箱入柜的檔案管理方式，最終讓檔案人員徹底從手工方式中解放出來。

（四）更加重視人防檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。人防檔案管理工作業(yè)務(wù)性強(qiáng)、要求高，特別是在當(dāng)前國際國內(nèi)不斷變化的形勢下，尤其要求人防檔案管理人員既要有豐富的檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)和較強(qiáng)的檔案管理業(yè)務(wù)技能，還需要工作人員能夠熟悉互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)等各種相關(guān)軟件的應(yīng)用和操作。因此，要求在聘用人防檔案管理工作人員時(shí)，要考慮專業(yè)性和獨(dú)立性，盡可能設(shè)立專職人防檔案管理崗位，配備相對熟悉檔案管理的檔案人員。要加強(qiáng)對在職人防檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，定時(shí)選送他們參加檔案部門組織的檔案管理人員崗位培學(xué)習(xí)訓(xùn)班，增強(qiáng)他們的做好檔案管理工作責(zé)任感和事業(yè)心及專業(yè)技術(shù)水平。同時(shí)，要把檔案工作與別的工作一樣對待，特別是要關(guān)心檔案管理人員的工作、學(xué)習(xí)和生活，要把他們的職稱、評先、提拔等待遇問題放在重要位置，使這些人感到做檔案，事業(yè)有奔頭、前途有希望。

（五）注重強(qiáng)化現(xiàn)代化管理意識(shí)。由于人防檔案管理的工作環(huán)境相對封閉，以及人防檔案管理工作成效不容易顯現(xiàn)，導(dǎo)致檔案管理工作人員的工作視野、工作思維和工作思路比較容易受到影響和制約。特別是目前人防檔案具有形式多樣、門類較多、數(shù)量增加迅速、工程檔案比重加大等特點(diǎn)，要強(qiáng)化人防檔案管理工作，僅靠以前的管理知識(shí)、管理技能和管理經(jīng)驗(yàn)是無法適應(yīng)人防現(xiàn)代檔案管理工作的需要，加上人防檔案管理從保管到利用，都離不開現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備。因此，人防檔案管理工作人員必須要與時(shí)俱進(jìn)適應(yīng)人防建設(shè)的發(fā)展要求，解放思想意識(shí)，大膽改革創(chuàng)新，深化服務(wù)意識(shí)，拓展服務(wù)領(lǐng)域，著力通過服務(wù)促管理工作，通過加強(qiáng)管理提升服務(wù)。

總之，人防檔案管理工作是促進(jìn)人防事業(yè)發(fā)展不可或缺的手段，是新時(shí)期下融入城市地下空間開發(fā)、城市應(yīng)急管理、數(shù)據(jù)城市建設(shè)等提供可靠的信息資源保障。人防部門一定要高度重視，并采取多種行之有效的措施，切實(shí)把人防檔案管理工作做實(shí)、做細(xì)、做出成效。

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（作者單位：三明市人防指揮信息保障中心）