科研檔案在科研管理中的作用

唐粉玲 劉萌 吳斌 徐梓寧 盛占武

摘 要：本文對科研檔案管理基本內(nèi)容進(jìn)行了分析，著重探討了科研檔案在科研管理中的作用，結(jié)合當(dāng)前科研檔案管理方面存在的問題，提出了加強(qiáng)科研檔案管理的具體對策，希望為不斷推動科研檔案和科研管理工作有效融合，進(jìn)而更好地發(fā)揮應(yīng)有的功能和價值提供一定的參考或者借鑒。

關(guān)鍵詞：科研檔案；科研管理；作用；內(nèi)容；問題

中圖分類號：G275.3 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1671-2064（2018）19-0218-02

科研檔案是記錄科研管理成就的重要載體，新形勢下隨著科技水平不斷提升，科研檔案類型越來越多，來源越來越廣泛，內(nèi)容日益龐雜，新形勢下加強(qiáng)科研檔案規(guī)范化、信息化管理，并采取有效的措施提高科研檔案在科研管理中的作用，是當(dāng)前擺在科研管理部門面前的一項重要研究課題。科研檔案在科研管理中的作用和應(yīng)用水平，一定程度上反映了科研檔案的利用價值和功能。加強(qiáng)新形勢下科研檔案在科研管理中的作用研究，具有深遠(yuǎn)的意義和影響。

1 科研檔案基本內(nèi)容分析

科研檔案是科研活動的真實記錄，是指科研項目在研究準(zhǔn)備、研究實驗、鑒定驗收、成果評價、獎勵申報、推廣應(yīng)用等過程中形成的、具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的文件材料?？蒲袡n案是科學(xué)技術(shù)研究活動的真實記錄和重要的科技信息資源?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理，是檔案管理工作規(guī)范化的體現(xiàn)，有助于進(jìn)行應(yīng)用和維護(hù)。完善的科研檔案管理內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包含以下幾個方面：

（1）科研準(zhǔn)備階段：形成的科研項目相關(guān)的申報材料、立項批復(fù)文件、任務(wù)書或委托書、開題報道、調(diào)研總結(jié)、論證方案、協(xié)議合同、經(jīng)費(fèi)預(yù)算等文件。

（2）研究實驗階段：執(zhí)行情況或年度報告，取得的階段性成果，重要的來往技術(shù)文件，業(yè)務(wù)和技術(shù)交流活動、會議等記錄材料，經(jīng)費(fèi)使用情況等。

（3）鑒定（評價）驗收階段：研究報告、專題報告、技術(shù)性報告、總結(jié)報告，研究論文、著作、標(biāo)準(zhǔn)、品種證書，專利申請書或證書原件和影印件等，專家評審意見、鑒定（評價）會材料（代表名單、會議記錄、鑒定（評價）意見等）、鑒定（評價）證書、驗收證書，推廣應(yīng)用證明，宣傳報道，經(jīng)費(fèi)決算材料等。

（4）獎勵（成果）申報階段：科研成果登記表，獎勵（成果）申報材料以及審批材料， 科研成果獲獎材料（獎杯、獎?wù)?、證書等）原件和影印件，推廣應(yīng)用的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益證明材料等。

（5）推廣應(yīng)用階段：轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議書，推廣應(yīng)用方案、總結(jié)說明材料、宣傳報道，擴(kuò)大生產(chǎn)的設(shè)計文件、工藝文件，生產(chǎn)定型鑒定材料、轉(zhuǎn)讓合同、用戶反饋意見等?？梢娍蒲袡n案管理是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，牽涉面廣、涉及到科研成果從申報、形成、推廣到應(yīng)用整個環(huán)節(jié)。所以應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)全面管理和全過程管理，才能不斷提高科研檔案管理整體水平。

科研檔案有關(guān)的材料，可以根據(jù)科研檔案的功能和作用的差異，進(jìn)一步細(xì)分為依據(jù)性材料、過程中材料、結(jié)論性材料等三種類型，這也充分體現(xiàn)了科研檔案管理的動態(tài)性。科研檔案管理具有本身的屬性和特點(diǎn)，具有成套性、系統(tǒng)性、專業(yè)性等特征?？蒲袡n案是系統(tǒng)的檔案管理體系，科研檔案材料的來源渠道比較多、載體比較多元、檔案的內(nèi)容也比較龐雜，涉及到很多的創(chuàng)造性、技術(shù)性和專業(yè)性的領(lǐng)域，加上和其他檔案之間還具有一定的交叉和聯(lián)系，所以科研檔案要保證完好、準(zhǔn)確，確?？蒲袡n案的完整成套性和系統(tǒng)性，才能為應(yīng)用推廣或借鑒提供充分的參考依據(jù)。如果科研檔案不完整，將會影響使用價值和后期利用?？蒲袡n案本身資源比較寶貴，加上需要進(jìn)行不斷探索、總結(jié)，最終形成，需要依據(jù)歷史資料，結(jié)合現(xiàn)狀，運(yùn)用科學(xué)的方法進(jìn)行分析，才能形成重要的科研成果，所以有很多的歷史憑證和資料，這些都可以作為支撐依據(jù)，應(yīng)當(dāng)納入科研檔案管理具體事項中?？蒲袡n案能夠為準(zhǔn)確客觀地評價科研人員科研水平作為重要參考，也有助于進(jìn)行科研規(guī)劃、科技推廣實施方案的編制等?？蒲袡n案管理工作備受關(guān)注，應(yīng)當(dāng)充分挖掘科研檔案本身的價值和應(yīng)用潛力，加強(qiáng)全過程規(guī)范管理，才能切實發(fā)揮好科研檔案應(yīng)有的作用，更好地推動科研成果的順利轉(zhuǎn)化和具體應(yīng)用，為科研助力。

2 科研檔案管理方面存在的問題

從中國熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院?？趯嶒炚镜目蒲袡n案管理來看，目前存在以下幾個方面的問題。

（1）科研檔案管理信息化水平較低。隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)逐漸滲透到行業(yè)管理的方方面面，且發(fā)揮著重要的作用。中國熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院海口實驗站檔案管理工作也從原有的紙質(zhì)檔案逐漸融入信息技術(shù)，從而提高檔案管理規(guī)范化和信息化水平。檔案存儲有兩種方式，包括書面文字形式和數(shù)字信息兩種形式，書面文字進(jìn)行儲存，容易增加丟失的風(fēng)險，或者容易產(chǎn)生缺損等，不利于提高科研檔案管理內(nèi)容的系統(tǒng)性、完整性，進(jìn)而影響科研檔案材料的應(yīng)用、傳播和流通。利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，結(jié)合科研檔案管理具體情況，借助現(xiàn)代信息技術(shù)加強(qiáng)檔案信息管理，實行電子化信息檔案，能夠有效解決書面存儲的不足。檔案管理信息化建設(shè)，是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要在不斷完善檔案管理功能的基礎(chǔ)上，提高檔案管理效率。但是目前在科研檔案信息化管理方面，整體推進(jìn)進(jìn)程緩慢，檔案管理信息化建設(shè)水平較低，目前只是停留在進(jìn)行檔案信息錄入、信息檢索查找等方面，沒有結(jié)合科研檔案的具體情況，針對性進(jìn)行深層次開發(fā)和管理應(yīng)用，從而導(dǎo)致科研檔案管理信息化推進(jìn)進(jìn)程緩慢。

（2）科研檔案管理質(zhì)量不高。目前在科研檔案歸檔過程中，沒有嚴(yán)格按照規(guī)范要求進(jìn)行編入和整合，部分科研檔案材料存在缺項，沒有及時進(jìn)行歸檔，一些科研檔案往往只有最終的成果或者驗收材料，沒有階段性材料或年度進(jìn)展報告，科研檔案形成過程沒有進(jìn)行準(zhǔn)確詳實地記錄和整體，對科研檔案管理整體重視程度不夠，立卷不規(guī)范，從而影響了科研檔案的價值和利用成效。

（3）科研檔案保密機(jī)制不健全，開發(fā)利用不深入。一方面對科研檔案哪些應(yīng)當(dāng)進(jìn)行公開，哪些應(yīng)當(dāng)保密等沒有進(jìn)行嚴(yán)格的分類，尤其是對于技術(shù)性較強(qiáng)、保密性要求較高的科研檔案，由于涉及到配方、絕密等情況，還需要進(jìn)一步探索，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)保密工作，卻沒有加強(qiáng)保密管理，加上相關(guān)制度不夠健全，從而影響了整體的歸檔工作。另一方面科研檔案開發(fā)應(yīng)用程度不高，科研檔案形成后需要進(jìn)行應(yīng)用，才能體現(xiàn)持續(xù)性價值，但是目前科研檔案很多滿足于完成歸檔立卷，基礎(chǔ)應(yīng)用設(shè)施配置不完善，在信息資源共享和開發(fā)利用方面沒有進(jìn)行定期跟蹤、反饋，檔案管理僅僅停留在靜態(tài)檔案信息建設(shè)方面，缺乏深入開發(fā)和利用長效機(jī)制引導(dǎo)。

3 科研檔案在科研管理中的作用分析

科研檔案是科研活動的真實記錄，是科研人員的勞動成果、實踐總結(jié)和智慧結(jié)晶，所以要積極充分合理地利用科研檔案，才能發(fā)揮其價值?？蒲袡n案之所以倍受重視，主要是由于其在科研管理中具有重要的功能和意義，具體作用體現(xiàn)在以下幾個方面：

（1）加強(qiáng)科研檔案在科研管理中的應(yīng)用，為進(jìn)一步開展深入的科學(xué)研究提供了材料數(shù)據(jù)支撐?？蒲泄ぷ骶哂邢到y(tǒng)性、連續(xù)性的特點(diǎn)，任何科研成果的取得，都是一個反復(fù)探索的過程，科研成果的發(fā)明，需要對前人、他人的成果進(jìn)行總結(jié)，并結(jié)合實際進(jìn)行創(chuàng)新探索，從而提高科研成果創(chuàng)造效率。只有把原來的成果加以研究，才能作為充分的參考，進(jìn)而找到創(chuàng)新的地方，新的成果是對固有成果營養(yǎng)成分的汲取，也有助于進(jìn)一步提升科研水平，利用他人的現(xiàn)有成果，開展同類型的、或者相對立的成果創(chuàng)作，有助于節(jié)約研究時間，將科研檔案作為重要的接續(xù)起點(diǎn)和接力棒進(jìn)行傳遞，很多試驗數(shù)據(jù)等都可以進(jìn)行參考。在已有的科研成果上進(jìn)一步的拓展研究，不僅省時，而且省力，有助于深度創(chuàng)造，這也是科研試驗接續(xù)作用的重要顯現(xiàn)。同時利用現(xiàn)有的科研檔案，有助于科技人才進(jìn)行參考，從而了解目前有關(guān)課題或者方向的研究進(jìn)展，進(jìn)而促進(jìn)科研人員的創(chuàng)造性。

（2）加強(qiáng)科研檔案在科研管理中的應(yīng)用，有助于促進(jìn)科研項目和科技獎勵申報?？蒲许椖亢涂蒲歇剟钌陥笫且豁椣到y(tǒng)工作，涉及到研究背景、國內(nèi)外研究現(xiàn)狀、研究的目的意義、技術(shù)路線設(shè)計、計劃進(jìn)度安排，考核指標(biāo)的確定、工作基礎(chǔ)和條件、前期工作及進(jìn)展、經(jīng)費(fèi)預(yù)算等。對科研檔案進(jìn)行系統(tǒng)管理，可以有效地輔助科研項目和科技獎勵的申報，提高申報的有效率。

（3）加強(qiáng)科研檔案在科研管理中的應(yīng)用，有助于推動科研成果的快速轉(zhuǎn)化?？蒲袡n案對科研成果從申請、獲批、形成、應(yīng)用、推廣等都進(jìn)行了完整地記錄，有重要的參考價值，并且隨著發(fā)展變化，不斷進(jìn)行完善和補(bǔ)充，所以加強(qiáng)科研檔案在科研管理中的應(yīng)用，有助于進(jìn)一步推動科研成果動態(tài)管理，而不是停留在靜態(tài)的歸檔整理方面，提高科研人員成果應(yīng)用和轉(zhuǎn)化意識，結(jié)合科研成果具體內(nèi)容，探索更加有效可行的推廣方式進(jìn)行推廣，從而及時進(jìn)行推廣情況分析和總結(jié)，發(fā)現(xiàn)成果的具體價值，更好地促進(jìn)行業(yè)發(fā)展。

4 結(jié)語

總之，科研檔案和科研管理之間具有相互促進(jìn)和相互影響的作用。為了進(jìn)一步提升科研檔案在科研管理中的應(yīng)用價值，就需要一方面加強(qiáng)對科研檔案的規(guī)范化管理，同時利用現(xiàn)代信息技術(shù)，提高科研檔案信息化建設(shè)進(jìn)度，積極探索科研檔案信息化建設(shè)開展渠道和應(yīng)用方式，更好地實現(xiàn)科研檔案多元化全方位管理。另一方面要完善基礎(chǔ)設(shè)施，加強(qiáng)軟硬件配置，還要針對科研成果如何進(jìn)行公開貢獻(xiàn)和轉(zhuǎn)化利用等方面進(jìn)行探索，提高科研管理人員對科研檔案的重視程度，以實際行動做好科研檔案管理，實現(xiàn)科研檔案管理全面應(yīng)用，更好地服務(wù)于科研工作。

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