Word的郵件合并功能在高校教務(wù)管理工作中的應(yīng)用

張艷 唐前軍

摘 要：郵件合并是Word提供的一項(xiàng)高級(jí)功能，是將一個(gè)主文檔與一個(gè)數(shù)據(jù)源結(jié)合起來(lái)，最終自動(dòng)生成一系列的輸出文檔。將郵件合并功能應(yīng)用到高校教務(wù)管理工作中，可以簡(jiǎn)化管理流程，實(shí)現(xiàn)教務(wù)管理自動(dòng)化。從而將教務(wù)管理人員從重復(fù)的工作事務(wù)中解脫出來(lái)，既提高了教務(wù)管理工作的效率，又保證教務(wù)工作的質(zhì)量。本文以帶照片的準(zhǔn)考證制作為例，詳細(xì)介紹了郵件合并功能的具體應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：郵件合并 主文檔 數(shù)據(jù)源 教務(wù)管理

中圖分類號(hào)：TP317.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2018）03（c）-0156-03

在日常工作中，經(jīng)常會(huì)遇見(jiàn)這種情況：需要處理的文件的主要內(nèi)容基本都是相同的，只是具體數(shù)據(jù)在發(fā)生變化。當(dāng)需要填寫大量格式相同，且僅需要修改少量相關(guān)內(nèi)容，文檔主體內(nèi)容不變時(shí)，此時(shí)就可以運(yùn)用Microsoft Word提供的郵件合并功能了，不僅操作簡(jiǎn)單，而且還可以設(shè)置各種格式和打印效果等，可以滿足許多不同客戶各種具體的要求。特別是在高校教務(wù)管理中，批量制作期末成績(jī)通知書、各類證書、準(zhǔn)考證、成績(jī)單等，利用郵件合并功能，既可高效的完成這些重復(fù)繁瑣的工作，又可簡(jiǎn)化教務(wù)工作事務(wù)。

1 郵件合并的概念

Word的郵件合并可以理解為將一個(gè)主文檔與一個(gè)數(shù)據(jù)源（如：Excel、數(shù)據(jù)庫(kù)文件等）結(jié)合起來(lái)，最終生成一系列的輸出文檔。這里的主文檔就是Word文檔，數(shù)據(jù)源可以是Excel等數(shù)據(jù)庫(kù)文件。

2 郵件合并的步驟

第一步：創(chuàng)建主文檔。

制作Word文檔，包含文本、格式設(shè)置和任何其他始終保持相同的元素， 比如準(zhǔn)考證中的對(duì)每個(gè)考生都不變的內(nèi)容（考生須知、考試時(shí)間）等。

第二步：準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源。

數(shù)據(jù)源實(shí)際上是一個(gè)數(shù)據(jù)列表，其中包含了用戶希望合并到輸出文檔的數(shù)據(jù)。通常它保存了姓名、通訊地址、電子郵件地址、傳真號(hào)碼等數(shù)據(jù)字段。在高校學(xué)生教務(wù)管理中常常使用Excel表格來(lái)保存這些數(shù)據(jù)。

第三步：實(shí)現(xiàn)郵件合并。

實(shí)現(xiàn)郵件合并的步驟如圖1所示。

其中，合并域是使用一對(duì)書名號(hào)括起來(lái)的域名，域名對(duì)應(yīng)于數(shù)據(jù)源中的字段名。書名號(hào)是合并域的特征符號(hào)，它不是從鍵盤上直接鍵入的，而是在插入域值時(shí)可自動(dòng)生成。

第四步：保存合并文件。

合并郵件后將生成一個(gè)新文檔，在該文檔中，每頁(yè)中的可變信息均由數(shù)據(jù)源自動(dòng)創(chuàng)建生成，將此文件保存即可完成郵件合并。

3 郵件合并制作學(xué)生準(zhǔn)考證中的應(yīng)用

3.1 創(chuàng)建主文檔

首先，創(chuàng)建一個(gè)Word 文檔，將此文檔并命名，如命名為“大學(xué)英語(yǔ)四級(jí)準(zhǔn)考證.docx”，其主要內(nèi)容如圖2所示。

3.2 創(chuàng)建數(shù)據(jù)源

創(chuàng)建一個(gè)Excel的數(shù)據(jù)表，并將其命名，如命名為“考生名單.xlsx”，并創(chuàng)建字段名：序號(hào)、準(zhǔn)考證號(hào)、證件號(hào)碼、考生姓名、考試地點(diǎn)、考場(chǎng)號(hào)、座位號(hào)、學(xué)校名稱、院系名稱、照片等。最后將數(shù)據(jù)錄入到相應(yīng)字段中，或者直接從相應(yīng)的報(bào)名數(shù)據(jù)庫(kù)中導(dǎo)出該數(shù)據(jù)表，具體內(nèi)容如圖3所示。

這里還得準(zhǔn)備每個(gè)同學(xué)的照片，照片與數(shù)據(jù)源放置在相同文件夾下或單獨(dú)存放在指定的文件夾下。每個(gè)同學(xué)的照片按名字00001.jpg、00002.jpg、…、的順序依次命名。選中表格中的照片名，一一設(shè)置好每張照片的超級(jí)鏈接，如圖4所示。

3.3 將數(shù)據(jù)源合并到主文檔

（1）打開(kāi)“大學(xué)英語(yǔ)四級(jí)準(zhǔn)考證.docx”文檔，執(zhí)行“郵件”→“開(kāi)始郵件合并”→“郵件合并分步向?qū)А薄谟覀?cè)任務(wù)窗格中選擇文檔類型為“信函”。

（2）單擊“下一步： 正在啟動(dòng)文檔”→選擇開(kāi)始文檔為“使用當(dāng)前文檔”。

（3）單擊“下一步： 選取收件人”→選擇收件人為“現(xiàn)有列表”→單擊“瀏覽”→打開(kāi)數(shù)據(jù)源文件“考生名單.xlsx”

（4）單擊“下一步： 撰寫信函”→單擊“插入合并域”， 在相應(yīng)的位置分別插入合并域，如圖5所示。

（5）這里單獨(dú)說(shuō)明一下插入照片的操作，具體步驟如下。

定位到照片欄，單擊“插入”→“文檔部件”→“域” →“IncludePicture”，在文件名或URL處輸入“照片”，然后單擊“確定”。其操作如圖6所示。

注意，此時(shí)系統(tǒng)將出現(xiàn)顯示信息“錯(cuò)誤！未指定文件名”。這是正常現(xiàn)象，因?yàn)檫@里插入的變量名，故系統(tǒng)提示未插入某一文件名。當(dāng)完成郵件合并時(shí)，這里的變量名將被具體的數(shù)據(jù)替換。右擊“錯(cuò)誤！未指定文件名”或按alt+F9切換到源代碼編輯模式，如圖7所示。

選中“照片”文字，再單擊“郵件”→“插入合并域”→“照片”，建立關(guān)聯(lián)，如圖8所示。

最后再按alt+F9恢復(fù)原編輯狀態(tài)。此時(shí)如果照片框內(nèi)沒(méi)有照片，提示“錯(cuò)誤，沒(méi)找到指定文件名”，這是因?yàn)轫?yè)面沒(méi)有自動(dòng)刷新造成的，可選中提示信息，按F9刷新，即可顯示第一人的照片。

（6）單擊“下一步：完成合并”，在彈出的列表中選擇“編輯單個(gè)文件”，在彈出的[合并到新文檔]對(duì)話框中，選擇“全部”，單擊“確定”按鈕，如圖9所示。

（7）這時(shí)會(huì)彈出一個(gè)叫“信函1”的Word文檔，在“信函1”中，將發(fā)現(xiàn)所有人的照片都是“01.jpg”。同樣的道理，這也是因?yàn)闆](méi)有刷新的緣故，按下Ctrl+A組合鍵全選，再按下F9 功能鍵，即可以看到所有照片都得到了更新，保存該文件（最好與主文檔和數(shù)據(jù)源文件放在一起）。由于“信函1”中已經(jīng)包含了所有的合并好的信息，所以原來(lái)的主文檔可以另行保存，它與這個(gè)新生成的文檔已經(jīng)沒(méi)有關(guān)聯(lián)了。

到此，數(shù)據(jù)表中的每一個(gè)考生的準(zhǔn)考證就制作完成了，并且每一個(gè)考試證都是單獨(dú)的一頁(yè)，即有多少個(gè)考生就會(huì)生成多少頁(yè)的文檔。所以，打印后便可直接分發(fā)給每一個(gè)考生。

4 結(jié)語(yǔ)

在當(dāng)前高校教務(wù)管理需要處理海量的數(shù)據(jù)的新形勢(shì)下，將郵件合并引入到文檔的批量處理中，只是教務(wù)管理在信息化、自動(dòng)化方面的一個(gè)體現(xiàn)。高校教務(wù)管理工作只有改變傳統(tǒng)的教育思想、教育觀念、教育方式和管理模式，充分利用現(xiàn)代化的教育管理手段，不斷強(qiáng)化管理人員改革創(chuàng)新的意識(shí)，才能進(jìn)一步走向現(xiàn)代化和科學(xué)化，才能開(kāi)創(chuàng)教育信息化時(shí)代高校學(xué)生管理工作的新局面。因此在工作當(dāng)中要有更新更好的工作理念，充分利用信息技術(shù)手段，更快更好的提高工作效率。

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