基于ERP系統(tǒng)環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制研究

楊小燕

【摘 要】隨著“工業(yè)4.0”和“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來(lái)，ERP管理體系逐漸得到完善。一些大中型企業(yè)引入ERP系統(tǒng)運(yùn)用到企業(yè)實(shí)現(xiàn)信息化管理，在企業(yè)應(yīng)用中的范圍不斷地加大，使得企業(yè)經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)與管理水平有很大提升，還幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)了一體化管理。ERP系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用無(wú)疑為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展注入了新的活力，但也引發(fā)了很多新的問(wèn)題。本文將闡述ERP系統(tǒng)和企業(yè)內(nèi)部控制二者的共同點(diǎn)，在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步分析ERP系統(tǒng)下實(shí)施內(nèi)部控制的優(yōu)勢(shì)及弊端，以及如何將ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制進(jìn)行有機(jī)融合，保證內(nèi)部控制有效實(shí)施提出可行化的建議以及對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】ERP系統(tǒng)；內(nèi)部控制；有效融合

一、ERP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制概述

1. ERP系統(tǒng)基本的基本概念及作用

ERP系統(tǒng)是一個(gè)非常全面的信息集成綜合服務(wù)管理系統(tǒng)，通過(guò)梳理企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營(yíng)信息和業(yè)務(wù)體系，按照業(yè)務(wù)流程劃分業(yè)務(wù)模塊來(lái)重塑企業(yè)流程模塊，同時(shí)對(duì)企業(yè)出現(xiàn)的經(jīng)營(yíng)問(wèn)題提供導(dǎo)向性預(yù)警服務(wù)和提高企業(yè)資源調(diào)配方式提供一種高度集成型、實(shí)時(shí)性、開(kāi)放性的管理手段，對(duì)于提升企業(yè)整體的管理水平具有非常重要的意義。ERP系統(tǒng)整合了企業(yè)管理理念和業(yè)務(wù)實(shí)踐，結(jié)合計(jì)算機(jī)軟件和硬件，它統(tǒng)一了企業(yè)的資金流、物流以及信息流，形成了一體化的企業(yè)資源信息化管理系統(tǒng)，對(duì)企業(yè)所擁有的各項(xiàng)資源進(jìn)行最大限度地利用，達(dá)到企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的利益最大化。

2. ERP系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部控制的共同點(diǎn)

（1）系統(tǒng)目標(biāo)一致。ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的最終目標(biāo)都是為了提高企業(yè)營(yíng)運(yùn)的效率效果、提升企

業(yè)可持續(xù)發(fā)展能力，實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值的最大化。同時(shí)作為管理工具，二者產(chǎn)生的效率并不能立竿見(jiàn)影，都需要長(zhǎng)期有效的運(yùn)行，在不斷的深化改進(jìn)中向管理要效率。二者在具體的程度方法上雖有所不同，但殊途同歸，共同的目標(biāo)決定了二者間相互協(xié)調(diào)的關(guān)系。

（2）系統(tǒng)性、全面性一致。ERP系統(tǒng)將關(guān)系企業(yè)的各項(xiàng)資源進(jìn)行集成優(yōu)化，是一個(gè)一體化的系統(tǒng)集成工程，是對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)全過(guò)程的管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)人、財(cái)、物的全面控制，任何單方面的應(yīng)用都將不能發(fā)揮其最佳功效。內(nèi)部控制實(shí)施的目標(biāo)大體上包含了企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的所有組成內(nèi)容，將經(jīng)營(yíng)的各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)施控制活動(dòng)形成有機(jī)閉環(huán)控制。兩者在系統(tǒng)內(nèi)容上相互滲透，互相作用。

（3）重視流程再造控制工具一致。ERP系統(tǒng)作為為企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)服務(wù)的信息系統(tǒng)，ERP系統(tǒng)又是一條線，通過(guò)信息技術(shù)手段對(duì)業(yè)務(wù)流程和控制進(jìn)行合理設(shè)計(jì)并固化在系統(tǒng)中，增強(qiáng)了業(yè)務(wù)流程的執(zhí)行力和提高了控制的實(shí)時(shí)性和準(zhǔn)確性，提高了內(nèi)部控制的自動(dòng)程度和效率，形成具有企業(yè)自身特點(diǎn)新的自控體系。通過(guò)ERP系統(tǒng)進(jìn)行關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程重塑來(lái)實(shí)施經(jīng)營(yíng)控制活動(dòng)，與企業(yè)內(nèi)部控制進(jìn)行關(guān)鍵控制點(diǎn)把握在控制方法上保持高度一致，可以改善企業(yè)的內(nèi)部控制。因?yàn)槠髽I(yè)內(nèi)部控制建立的初衷是使企業(yè)的日常經(jīng)營(yíng)管理業(yè)務(wù)得到過(guò)程控制，保障企業(yè)的正常、高效運(yùn)行。

二、ERP環(huán)境下實(shí)施內(nèi)部控制存在的問(wèn)題

1. ERP系統(tǒng)下的內(nèi)部控制環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)

ERP的實(shí)施為企業(yè)的內(nèi)部控制提供了新的控制環(huán)境要求。因ERP系統(tǒng)融合公司基本所有的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，涉及面廣、涉及程度深，打破了原來(lái)管理方式和工作流程，部門(mén)職能和人員崗位職能需重新定義。無(wú)論是組織結(jié)構(gòu)還是企業(yè)的治理結(jié)構(gòu)乃至企業(yè)的內(nèi)部文化和領(lǐng)導(dǎo)層的職業(yè)能力和素質(zhì)都受到影響并存在變化。同時(shí)，因企業(yè)管理層缺乏對(duì)ERP全面、系統(tǒng)認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致ERP實(shí)施初步階段會(huì)出現(xiàn)一定程度畏難、抵觸思想，動(dòng)搖實(shí)施ERP系統(tǒng)決心，從而影響ERP系統(tǒng)實(shí)施效率和效果。在這樣的信息化動(dòng)態(tài)環(huán)境之下，企業(yè)的內(nèi)部控制環(huán)境將面臨新的風(fēng)險(xiǎn)挑戰(zhàn)。

2. ERP系統(tǒng)下控制活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)

ERP系統(tǒng)應(yīng)與控制活動(dòng)相匹配，每家企業(yè)經(jīng)營(yíng)內(nèi)、外部環(huán)境不同，業(yè)務(wù)性質(zhì)也不盡相同，ERP系統(tǒng)是由主觀意識(shí)的人設(shè)計(jì)和進(jìn)行具體操作，需針對(duì)企業(yè)實(shí)際情況定制開(kāi)發(fā)符合自身經(jīng)營(yíng)需要管理系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)應(yīng)與企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營(yíng)狀況和管理需求相適應(yīng)，匹配出適宜的管理流程、業(yè)務(wù)流程、內(nèi)控流程，在實(shí)際管理當(dāng)中發(fā)揮ERP系統(tǒng)下內(nèi)部控制作用。ERP系統(tǒng)開(kāi)發(fā)周期、開(kāi)發(fā)成本、運(yùn)作和維護(hù)成本較高，對(duì)企業(yè)是一種挑戰(zhàn)。同時(shí)，ERP系統(tǒng)各子系統(tǒng)是根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際設(shè)置的，沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)的模型，不同類型的企業(yè)ERP系統(tǒng)的內(nèi)容也不盡相同，對(duì)于經(jīng)營(yíng)范圍廣的大型集團(tuán)企業(yè)，很難設(shè)置統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)量化的考核評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。

3. ERP系統(tǒng)安全風(fēng)險(xiǎn)

ERP系統(tǒng)環(huán)境下重建了內(nèi)部控制體系，將ERP現(xiàn)代的信息技術(shù)應(yīng)用于內(nèi)部控制系統(tǒng)，網(wǎng)絡(luò)安全性問(wèn)題將成為控制難題。ERP系統(tǒng)通過(guò)信息集成將特定的管理要求固化，僅僅是一種管理和控制的工具和手段，它本身并不創(chuàng)造控制體系。ERP是一個(gè)綜合性的系統(tǒng)，使用面涵蓋了企業(yè)方方面面，使用者范圍較廣、數(shù)量較多。企業(yè)針對(duì)不同的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)需制定不同控制目標(biāo)，但并不所有的控制目標(biāo)都可以科學(xué)制定出控制方法，也不是所有的控制方法手段都可以設(shè)計(jì)到ERP系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)施，ERP系統(tǒng)是自控控制和信息與溝通的一個(gè)重要組成部分。全面、有效的內(nèi)部控制需將信息技術(shù)智能手段與人工傳統(tǒng)控制手段有機(jī)結(jié)合，從而彌補(bǔ)系統(tǒng)不足而帶來(lái)的內(nèi)部控制潛在風(fēng)險(xiǎn)，保障企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)得到基本控制和改善。

同時(shí)，ERP環(huán)境下，賦予企業(yè)各崗位員工進(jìn)入信息平臺(tái)登錄操作權(quán)限，來(lái)自于系統(tǒng)內(nèi)部的工作人員違規(guī)操作的動(dòng)機(jī)風(fēng)險(xiǎn)和來(lái)自于外部環(huán)境的不確定性給系統(tǒng)的安全方面帶來(lái)的潛在風(fēng)險(xiǎn)。

三、實(shí)現(xiàn)ERP系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部控制有機(jī)融合的建議

在ERP系統(tǒng)環(huán)境下，可以將科學(xué)的內(nèi)控規(guī)范滲透到企業(yè)的各項(xiàng)管理流程和管理系統(tǒng)中去，這也是確保ERP系統(tǒng)有效實(shí)施的關(guān)鍵。

1.加強(qiáng)ERP系統(tǒng)下的內(nèi)部控制觀念

樹(shù)立正確的內(nèi)部控制思想，首先需要熟悉ERP系統(tǒng)下的內(nèi)部控制與原來(lái)內(nèi)部控制之間存在差異，分析選定適用于企業(yè)ERP環(huán)境下的內(nèi)部控制框架。企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)以后改變企業(yè)原來(lái)經(jīng)營(yíng)和工作運(yùn)行模式。對(duì)ERP系統(tǒng)進(jìn)行后臺(tái)操作是企業(yè)經(jīng)營(yíng)者和管理者及相關(guān)員工，各層次信息化指令執(zhí)行者要從思想上樹(shù)立信息化內(nèi)控管理意識(shí)。為此，必須對(duì)ERP系統(tǒng)下企業(yè)組織機(jī)構(gòu)按崗位職責(zé)設(shè)定上機(jī)人員的操作權(quán)限，實(shí)施定期輪崗位制度，使不同的崗位有所牽制，不相容的崗位互相監(jiān)督。同時(shí)還要建立操作管理制度、系統(tǒng)維護(hù)管理制度。加強(qiáng)員工對(duì)ERP系統(tǒng)下內(nèi)部控制理論多元化學(xué)習(xí)，糾正員工對(duì)于內(nèi)部控制管理理念的一些錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，定期將ERP系統(tǒng)運(yùn)行下出現(xiàn)內(nèi)部控制問(wèn)題予以宣貫學(xué)習(xí)，熟練掌握系統(tǒng)運(yùn)行的關(guān)鍵環(huán)節(jié)操作流程，避免人工缺陷、失誤帶來(lái)數(shù)據(jù)失真和內(nèi)部控制失效。

2.加強(qiáng)ERP系統(tǒng)控制活動(dòng)

由于ERP本身的設(shè)計(jì)是面向流程的，采用按企業(yè)業(yè)務(wù)流程本身來(lái)設(shè)計(jì)內(nèi)部控制方案會(huì)比較切合實(shí)際。企業(yè)圍繞業(yè)務(wù)流程進(jìn)行分析訂單、采購(gòu)、庫(kù)存、計(jì)劃、生產(chǎn)制造、質(zhì)量控制、運(yùn)輸、分銷(xiāo)、人事管理、財(cái)務(wù)等環(huán)節(jié)的作業(yè)過(guò)程、管理過(guò)程和信息過(guò)程的實(shí)際情況，制定每一項(xiàng)作業(yè)或任務(wù)組合流程操作流程、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和考核指標(biāo)，制定相應(yīng)控制規(guī)則，形成組織、項(xiàng)目、流程三維組合，落實(shí)控制活動(dòng)管理責(zé)任。遵循“風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向、業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)、規(guī)范設(shè)計(jì)、強(qiáng)化執(zhí)行”的原則，有計(jì)劃、有目標(biāo)的開(kāi)展流程規(guī)范控制專項(xiàng)工作。

只有這樣才能將企業(yè)ERP系統(tǒng)和內(nèi)部控制的這種模式實(shí)現(xiàn)有機(jī)融合。

3.加強(qiáng)對(duì)ERP系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)管理

從內(nèi)部控制的角度來(lái)講，必須將ERP系統(tǒng)作為控制對(duì)象，從信息技術(shù)的角度，評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)并建立相應(yīng)的信息系統(tǒng)總體控制和應(yīng)用控制，確保ERP系統(tǒng)的運(yùn)行質(zhì)量和運(yùn)行效率。

作為實(shí)施內(nèi)部控制重要手段的ERP系統(tǒng)，必須保證系統(tǒng)的穩(wěn)定與有效運(yùn)行，加大對(duì)系統(tǒng)平臺(tái)的維護(hù)與評(píng)價(jià)，定期輪換人員進(jìn)行系統(tǒng)監(jiān)測(cè)與維護(hù)，定期出具系統(tǒng)運(yùn)行報(bào)告，確保系統(tǒng)安全可靠運(yùn)行。此外，運(yùn)用數(shù)據(jù)文件的保護(hù)和數(shù)據(jù)加密儲(chǔ)存也可以保護(hù)數(shù)據(jù)的安全；對(duì)重要的ERP檔案進(jìn)行雙備份，應(yīng)存放在不同的地點(diǎn)，并做好ERP數(shù)據(jù)的防磁、防火、防潮和防塵等安全保護(hù)措施。

綜上所述，ERP系統(tǒng)被企業(yè)廣泛應(yīng)用于內(nèi)部控制，是基于當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息技術(shù)的功能作用。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，在ERP投入使用以后，企業(yè)的內(nèi)部控制要根據(jù)環(huán)境的變動(dòng)而做出改變或升級(jí)，要不斷完善內(nèi)部控制體系，抓住機(jī)遇迎接挑戰(zhàn)，這樣才能讓ERP發(fā)揮出最大的效果，使企業(yè)達(dá)到預(yù)期的控制目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)：

[1]謝艷霓， 申永化. “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代管理會(huì)計(jì)發(fā)展趨勢(shì)[J]. 合作經(jīng)濟(jì)與科技， 2017（5）：173-175.

[2]劉守冠. 基于ERP系統(tǒng)環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制研究[J]. 中國(guó)商論， 2017（36）：169-170.

[3]陳萍. ERP環(huán)境下財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制與風(fēng)險(xiǎn)管理[J].中外企業(yè)家， 2017（18）.

[4]李文萍. 中小型企業(yè)內(nèi)部控制中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J]. 企業(yè)改革與管理， 2017（21）：20-20.

[5]嚴(yán)玉梅. ERP在企業(yè)內(nèi)控管理中的應(yīng)用及其局限性[J]. 企業(yè)改革與管理， 2017（16）.