景宏敏
摘 要:高校的檔案建設(shè)工作是一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容,《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》是國(guó)家教委針對(duì)高校檔案分類工作頒布的行政法規(guī),為我國(guó)高校檔案建設(shè)提供了重要的依據(jù)。通過(guò)實(shí)踐的工作表明,根據(jù)《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》實(shí)行的分類法則,對(duì)于指導(dǎo)高校黨群行政類檔案的分類工作存在一定的局限性,本文就如何完善高校黨群行政類檔案實(shí)體分類做了相關(guān)的闡述。
關(guān)鍵詞:完善;高校;黨群行政類檔案;實(shí)體分類
國(guó)家教委頒布的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》是我國(guó)高校檔案建設(shè)工作的基礎(chǔ)保障,《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》把反映高校檔案的形成規(guī)律、特點(diǎn)以及內(nèi)容的同一類檔案的管理性材料和業(yè)務(wù)性材料集中到一起作為分類的思想,檔案分類的方法通常采用問(wèn)題分類法。在高校檔案分類的實(shí)踐工作中,發(fā)現(xiàn)《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》在指導(dǎo)高校黨群行政類檔案實(shí)體分類工作中存在一定的局限性,還需要進(jìn)一步的完善,本文就如何完善高校黨群行政類檔案實(shí)體分類工作提出了幾點(diǎn)建議策略。
一、高校管理類文件應(yīng)該歸入黨群行政類
根據(jù)《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》中制定的檔案分類方法,要將高校各門類檔案中的管理性材料和業(yè)務(wù)性材料集中到一起。但是,通過(guò)高校檔案分類的實(shí)踐工作發(fā)現(xiàn),這種檔案分類的方法存在一定的局限性,將同一門類檔案的管理性材料和業(yè)務(wù)性材料集中到一起,首先,使檔案文件之間無(wú)法保持有機(jī)的聯(lián)系,其次,這種檔案分類的方法無(wú)法有效的利用和保管檔案文件。
(一)從管理性文件材料的來(lái)源上講
管理性的材料通常都是來(lái)源于黨群行政類檔案,而且管理性材料一般都是文件的形式。教務(wù)處、科研處和財(cái)務(wù)處等部門都屬于行政部門,這些部門所發(fā)的文件屬于一個(gè)有機(jī)的整體,文件之間都存在著緊密的聯(lián)系,如果將這些文件材料和業(yè)務(wù)性的材料集中到一起,無(wú)法全方位的體現(xiàn)高校行政管理工作的成效。
(二)從管理性文件材料的屬性上講
管理性的文件材料從屬性上來(lái)講,其文件的實(shí)體規(guī)格與黨群行政類檔案的實(shí)體規(guī)格是一樣的,和業(yè)務(wù)類文件材料的實(shí)體規(guī)格是有所區(qū)別的。比如說(shuō),業(yè)務(wù)類文件材料的形式多種多樣,高?;惖臉I(yè)務(wù)文件材料通常是圖紙,財(cái)務(wù)類的業(yè)務(wù)文件材料有報(bào)表、賬簿和憑證等,高校的成績(jī)單也存在獨(dú)立的形式,所以業(yè)務(wù)類文件材料的整理方法和管理類文件材料的整理方法也會(huì)有所區(qū)別,將兩種材料集中到一起,從管理角度講非常的不方便。而各門類檔案的管理性文件材料如果歸入黨群行政類檔案,將會(huì)十分的便于管理,因?yàn)槠湮募膶?shí)體規(guī)格和黨群行政類文件是一樣的。
(三)從管理性文件材料的利用群體上講
管理性文件材料的利用群體和業(yè)務(wù)性文件材料的利用群體是不同的,但是和黨群新政類檔案的利用群體是一樣的。比如,管理性文件和黨群行政類檔案的利用群體一般都是行政人員,業(yè)務(wù)類文件材料的利用群體則十分的廣泛,教學(xué)業(yè)務(wù)類文件材料的利用群體是學(xué)生,科研類業(yè)務(wù)文件材料的利用群體是科研人員。
根據(jù)以上的分析表明,管理性文件材料還是應(yīng)該歸入黨群行政類檔案,這樣做更加有利于管理和使用。
二、黨群行政類檔案分類應(yīng)使用“年度—問(wèn)題—保管期限”進(jìn)行三級(jí)分類
(一)“年度—問(wèn)題—保管期限”三級(jí)分類法
目前,高校的黨群行政類檔案分類通常使用的是“年度—問(wèn)題—保管期限”三級(jí)分類法,年度分類就是將文件材料按照其形成的年度進(jìn)行分類,在實(shí)際的分類工作中,如果遇到形成年度無(wú)法確認(rèn)的文件材料,就可以將其歸檔的年度確定為形成的年度,然后在附加項(xiàng)進(jìn)行備注的說(shuō)明。問(wèn)題分類就是將文件材料按照其形成或反映的問(wèn)題進(jìn)行分類,在實(shí)際的分類工作中,應(yīng)該按照文件材料的具體內(nèi)容所反映的問(wèn)題進(jìn)行歸檔文件的分類。保管期限分類就是將文件材料按照其劃定的保管期限進(jìn)行分類,通過(guò)實(shí)踐證明,“年度—問(wèn)題—保管期限”三級(jí)分類法是目前最適合高校黨群行政類檔案實(shí)體分類的分類方法。
(二)“年度—問(wèn)題—保管期限”三級(jí)分類法的優(yōu)點(diǎn)
“年度—問(wèn)題—保管期限”三級(jí)分類法是按照高校內(nèi)部文件材料的年度、反映問(wèn)題以及保管期限進(jìn)行檔案的分類的,“年度—問(wèn)題—保管期限”三級(jí)分類法更加有利于檔案的管理和查閱,所以,高校的黨群行政類檔案的分類更加適合使用“年度—問(wèn)題—保管期限”三級(jí)分類法。
首先來(lái)說(shuō),“年度—問(wèn)題—保管期限”三級(jí)分類法更加的科學(xué)合理,不同年度、不同問(wèn)題以及不同保管期限的文件分類歸檔,提高了檔案文件的條理性,避免了檔案文件材料出現(xiàn)混亂的情況,更加有利于檔案文件的后期維護(hù)和管理的工作。第二,“年度—問(wèn)題—保管期限”三級(jí)分類法具有客觀性的特點(diǎn),在檔案分類工作中降低了人為的主觀成分,提高了檔案分類工作的規(guī)范性。第三,“年度—問(wèn)題—保管期限”三級(jí)分類法更加有利于檔案文件的利用,因?yàn)槿藗冊(cè)诓殚啓n案信息的時(shí)候會(huì)更加的方便快捷,大大的提升了查閱檔案信息的效率,另外,實(shí)行三級(jí)分類法還可以保持檔案文件之間的有機(jī)聯(lián)系,促進(jìn)檔案建設(shè)工作的整體進(jìn)程。
三、結(jié)束語(yǔ)
綜上所述,完善高校黨群行政類檔案實(shí)體分類的工作是具有重要的意義的,不但能夠提高檔案建設(shè)的質(zhì)量,還可以有助于日常的檔案管理工作,在實(shí)際的檔案分類工作中,需要結(jié)合高校檔案分類工作的實(shí)際情況來(lái)不斷的完善黨群行政類檔案實(shí)體分類的工作。
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