高職院校行政管理反饋機(jī)制基本要素和運(yùn)行保障研究

徐曉旭

摘要：高職院校行政管理反饋機(jī)制，在高職院校行政管理中發(fā)揮著不可或缺的作用。行政管理目標(biāo)的制定和實現(xiàn)都離不開反饋機(jī)制提供的信息，只有高度重視反饋機(jī)制，科學(xué)分析其基本要素和運(yùn)行保障機(jī)制，才有助于提高高職院校行政管理的效能。本文通過對高職行政管理反饋機(jī)制的基本要素建設(shè)和運(yùn)行保障機(jī)制進(jìn)行研究，為高職行政管理者提供有益的參考。

關(guān)鍵詞：高職院校;行政管理;反饋機(jī)制;基本要素;運(yùn)行保障

當(dāng)前，我國已經(jīng)進(jìn)入了信息化時代，信息的廣度、深度和反饋機(jī)制都有了前所未有的變革。高職院校行政管理反饋機(jī)制作為一種信息溝通機(jī)制，對學(xué)校行政管理具有重要的輔助性作用，且作用于高職院校行政管理的全過程。面對新形勢，高職院校在行政管理中必須提高信息獲取和研判能力，完善以信息為核心的行政管理反饋機(jī)制。

一、高職行政管理反饋機(jī)制基本要素的建議

要建立高職行政管理反饋機(jī)制就要先厘清當(dāng)今高職行政管理的對象。通常來說，應(yīng)該包括以下管理對象：人，即學(xué)校的教職工和學(xué)生;財，即學(xué)校的資金和財務(wù);物，即學(xué)校的物化資產(chǎn)，包括校舍、設(shè)備等。但我認(rèn)為，高職院校的行政管理對象應(yīng)該包括與學(xué)生相關(guān)的事務(wù)、與教職工相關(guān)的事務(wù)、與學(xué)校資產(chǎn)（包括無形資產(chǎn)）相關(guān)的事務(wù)、與學(xué)校環(huán)境管理和發(fā)展改革相關(guān)的事務(wù)。在理清行政管理對象之后，才能據(jù)此分析高職院校行政管理反饋機(jī)制的基本要素。

（一）要建設(shè)高效的行政管理反饋制度

“人叫人干人不干，制度調(diào)動千千萬”，高效的行政管理離不開高效的管理制度，制度就是規(guī)則，制度就是規(guī)矩，制度就是生產(chǎn)力。當(dāng)前，我國的高等教育日益普及，高職院校的生存空間進(jìn)一步逼仄，如果沒有良好的行政管理制度作支撐，高職院校將難以在日趨激烈的教育競爭中立于不敗之地。正如某教育專家說的，高職院校的競爭已經(jīng)從傳統(tǒng)的人力、財力、技術(shù)競爭轉(zhuǎn)變?yōu)橹贫雀偁?。因此，在高職院校行政管理制度完善的過程中，如果能高度重視反饋制度的建設(shè)，將反饋制度的理念、思想、原則、獎懲措施等體現(xiàn)在行政管理制度體系中，將會極大地保障反饋制度的貫徹執(zhí)行。比如，可以制定相關(guān)制度原則，要求高職院校管理決策層提高對行政管理反饋的重視程度，加強(qiáng)行政管理反饋信息的獲取渠道建設(shè)。要求中層管理執(zhí)行者加強(qiáng)行政管理反饋信息的報送和收集整理，為學(xué)校管理層提供及時準(zhǔn)確的行政管理反饋信息，以便科學(xué)決策。要求教職員工和學(xué)生定期反饋對學(xué)校行政管理的意見建議，完善對有價值信息反饋者的激勵制度。建設(shè)高效的行政管理反饋制度可以把握以下幾點(diǎn)：一是要加強(qiáng)信息流通，加大校務(wù)公開力度，提高行政管理信息的透明度，建立暢通高效的信息溝通機(jī)制。二是加強(qiáng)考核獎懲，將行政管理反饋制度的責(zé)任進(jìn)行層層細(xì)化，落實到人，對違反信息反饋制度的人要依規(guī)進(jìn)行懲處，對在行政管理反饋工作上有貢獻(xiàn)的人要明確獎勵措施，形成正確的導(dǎo)向，引導(dǎo)全校全體人員高度重視行政管理反饋工作，督促相關(guān)人員牢記職責(zé)、擔(dān)當(dāng)作為，避免失職瀆職。三是在高職院校行政管理的全過程都要建立起相應(yīng)的信息反饋機(jī)制，突出針對性、突出實效性，加強(qiáng)行政管理的過程監(jiān)督和控制，維護(hù)學(xué)校全體師生的利益。

（二）要建設(shè)高效的信息流通反饋機(jī)制

行政管理反饋機(jī)制的有效性取決于信息流通反饋機(jī)制的效率，高效率的信息流通反饋機(jī)制不僅能為管理決策者及時提供高質(zhì)量的、第一手的信息，便于及時做出決策和反應(yīng)，還能降低信息傳送過程的失真風(fēng)險和損耗，保證信息的真實性、完整性。此外，高效的信息流通反饋機(jī)制還有助于對中層管理者形成倒逼和震懾作用，監(jiān)督其恪盡職守、廉潔奉公，不折不扣地做好本職崗位的工作，貫徹好高層決策意圖，服務(wù)好廣大師生。具體來說，硬件上要建立全校全體教職工和學(xué)生都能登錄、共享的行政管理辦公信息系統(tǒng)，提高辦公自動化水平，減少一般性行政事務(wù)的人為干預(yù)，日常行政管理、教職工事務(wù)、學(xué)生事務(wù)等信息更多地通過校園行政管理辦公信息系統(tǒng)進(jìn)行發(fā)布、公開、公示、判定、辦理，為信息流通打造良好的硬件平臺。這一平臺的信息流通是雙向的，不僅學(xué)?？梢园l(fā)布信息，廣大教職工和學(xué)生都可以登錄并通過校長信箱、校園論壇、部門監(jiān)督信箱等發(fā)布對學(xué)校行政管理的意見建議，這些信息可以及時被相關(guān)人員看到，以便根據(jù)實際情況進(jìn)行查證辦理。要建立反饋信息限時閱讀辦理機(jī)制，在反饋信息發(fā)布后，就開始計時，校方可以根據(jù)實際情況在系統(tǒng)上設(shè)定統(tǒng)一的閱讀辦理時限，對超期未閱讀并辦理的相關(guān)人員要進(jìn)行警告，根據(jù)超期范圍進(jìn)行通報批評、考核懲處。

（三）要提高管理人員的信息反饋能力和水平

高職院校管理決策層不僅要高度重視行政管理信息反饋機(jī)制的建立健全，還要切實負(fù)起主體責(zé)任，要求督促全體行政管理人員提高對反饋機(jī)制的重視程度，加大行政管理辦公系統(tǒng)教育培訓(xùn)力度，選用專業(yè)人員組成專業(yè)團(tuán)隊負(fù)責(zé)行政管理信息收集和信息系統(tǒng)的維護(hù)，確保學(xué)校行政管理人員思想上高度重視、工作上能夠勝任。高職院校管理層還應(yīng)通過對行政管理反饋機(jī)制的重視，引導(dǎo)全體行政管理人員樹立正確的價值導(dǎo)向，改變過去那種不聽反饋盲目決策、執(zhí)行以及不關(guān)心教職工和學(xué)生的利益胡亂作為的現(xiàn)象。

二、高職行政管理反饋機(jī)制的運(yùn)行保障

高職院校行政管理反饋機(jī)制建立之后，其能否正常運(yùn)轉(zhuǎn)、高效運(yùn)行，還離不開保障機(jī)制的作用。保障作用發(fā)揮的前提是明確哪些因素能夠?qū)Ω呗氃盒Ｐ姓芾矸答仚C(jī)制起到保障作用，只有將這些因素加

以提煉，并應(yīng)用到反饋機(jī)制之中，才能切實起到保障運(yùn)行的作用。行政管理反饋機(jī)制的建立健全，會對高職院校傳統(tǒng)的行政管理系統(tǒng)產(chǎn)生一定的沖擊，必然帶來相應(yīng)的變革和挑戰(zhàn)，因此，為了避免落后的行政管理體制阻礙反饋機(jī)制的正常運(yùn)行，必須對舊的高職院校行政管理體制進(jìn)行改革，為反饋機(jī)制的運(yùn)行提供良好的環(huán)境。

（一）完善溝通機(jī)制

一方面要盡可能地開辟新的溝通渠道，保證上下溝通的及時性、全面性、有效性。另一方面要高度重視雙向溝通反饋機(jī)制的維護(hù)，通

過耐心的、積極的雙向溝通不僅能夠增進(jìn)管理雙方的相互理解，也能起到積極的溝通反饋效果。

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（二）創(chuàng)新品評機(jī)制

對高職院校來說，行政管理反饋機(jī)制的建立也是為了通過服務(wù)對象的信息反饋，更好地促進(jìn)行政管理工作。這種反饋不僅包括意見建議，也包括對行政管理人員和部門的品評。高職院校應(yīng)創(chuàng)新行政管理品評機(jī)制，充分發(fā)揮反饋機(jī)制的作用，通過邀請廣大教職工和學(xué)生填寫調(diào)查問卷、投票、發(fā)布文字等，全面、及時、準(zhǔn)確地收集他們對學(xué)校行政管理人員的評價意見，并將評價結(jié)果納入對相關(guān)人員的年度綜合考評指標(biāo)中，以便更好地督促其增強(qiáng)崗位服務(wù)能力、重視反饋機(jī)制作用。

（三）完善監(jiān)察機(jī)制

高職院校內(nèi)部的監(jiān)察部門理應(yīng)發(fā)揮與國家監(jiān)察機(jī)關(guān)同樣的作用，學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)監(jiān)察部門的力量，支持監(jiān)察部門利用行政管理反饋機(jī)制下的行政管理反饋信息系統(tǒng)搜集線索，鼓勵廣大教職工和學(xué)生參與支持學(xué)校監(jiān)察工作，倒逼學(xué)校行政管理規(guī)范化、科學(xué)化、民主化。

（四）加強(qiáng)校園文化建設(shè)

高職院校在實踐行政管理的過程中必須從以往的“管理型”轉(zhuǎn)變到“服務(wù)型”。高職院校的管理者要在學(xué)校有意識地營造良好的校園溝通文化，包括學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)定期下院系與師生面對面溝通，傾聽對學(xué)校行政管理的意見建議，建立師生訴求限期辦結(jié)制度，加強(qiáng)對師生訴求的反饋。在院系內(nèi)部，院系主要負(fù)責(zé)人定期召開行政管理反饋會議，傾聽教職工和學(xué)生代表的呼聲。

三、結(jié)語

總之，高職院校行政管理反饋機(jī)制對高職院校管理層科學(xué)決策、民主決策、及時應(yīng)對突發(fā)事件等都具有重要作用，應(yīng)明確反饋機(jī)制的基本要素，包括建設(shè)高效的行政管理反饋制度、完善信息流通反饋機(jī)制，提高管理人員的信息反饋能力和水平。同時，通過完善溝通、品評、監(jiān)察等機(jī)制，加強(qiáng)反饋機(jī)制運(yùn)行保障能力建設(shè)。

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