大數(shù)據(jù)時(shí)代下關(guān)于紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化的探討

周麗亞

摘 要 大數(shù)據(jù)時(shí)代下，傳統(tǒng)的檔案管理不僅消耗了大量人力、物力成本，同時(shí)也占據(jù)了大量的存儲(chǔ)空間。而面對(duì)海量的檔案信息以及復(fù)雜大數(shù)據(jù)環(huán)境，檔案管理也面臨著極大的困難與挑戰(zhàn)。因此，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案已迫在眉睫。基于此，本文筆者首先闡述了紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化的必要性，然后就大數(shù)據(jù)時(shí)代下紙質(zhì)檔案如何向電子檔案轉(zhuǎn)化展開(kāi)探討，以供參考借鑒。

關(guān)鍵詞 大數(shù)據(jù)；紙質(zhì)檔案；電子檔案；轉(zhuǎn)化

1 紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化的必要性

1.1 紙質(zhì)檔案的弊端

（1）不便于保存。隨著公司產(chǎn)品種類以及業(yè)務(wù)范圍的逐年遞增，檔案數(shù)量及種類也逐漸增多，這無(wú)疑會(huì)給紙質(zhì)檔案的保存帶來(lái)諸多不便。并且，紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)以紙張為主，經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的保存后，容易受到溫度、濕度的影響，如果防霉、防蟲等工作沒(méi)有做好，就會(huì)直接導(dǎo)致檔案的保存受到影響。

（2）查詢難度大。在進(jìn)行紙質(zhì)檔案管理時(shí)，對(duì)于需要查找的檔案資料，要翻閱大量的文檔庫(kù)，并且隨著存儲(chǔ)文檔數(shù)量的逐年遞增，也給文檔查詢?cè)黾恿艘欢ǖ碾y度，消耗了檔案管理人員大量的工作時(shí)間，使工作效率大大降低。

（3）人力物力消耗較多。隨著檔案數(shù)量以及種類的不斷增多，工作內(nèi)容也更加煩瑣，檔案管理人員大量的時(shí)間與精力都放在了檔案的收集、存儲(chǔ)與維護(hù)上，每天煩瑣的工作耗費(fèi)了大量的人力與物力資源，致使工作效率低，管理成本高。

（4）易損耗易損壞。由于紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的穩(wěn)定性較差，致使在檔案查詢、翻閱、復(fù)印以及傳遞的過(guò)程中不可避免地會(huì)受到一些人為損耗，而這些不可修復(fù)的傷害，極易導(dǎo)致文檔信息丟失，從而影響檔案的準(zhǔn)確性，對(duì)后期的查詢?cè)斐捎绊?。并且，隨著時(shí)間的推移，檔案原件的紙張會(huì)出現(xiàn)霉變、蟲蛀，字跡出現(xiàn)老化、模糊、褪色等現(xiàn)象，這些都會(huì)影響閱讀效果，使檔案資料的準(zhǔn)確性受到影響。

（5）傳遞使用不便。紙質(zhì)檔案受到時(shí)間與地點(diǎn)的限制，在使用與傳遞方面有諸多不便，并且，紙質(zhì)檔案在傳遞過(guò)程中也耗費(fèi)了大量時(shí)間，不利于檔案資源的有效利用與實(shí)時(shí)共享。

1.2 電子檔案的優(yōu)勢(shì)

（1）提升工作效率。運(yùn)用Microsoft office 2003辦公軟件中的Excel與Word進(jìn)行檔案管理，不僅能有效整理與處理相關(guān)的數(shù)據(jù)，便于進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、統(tǒng)計(jì)和查詢，而且還能保存大量的文本以及圖片信息，并通過(guò)利用Excel中的超鏈接，進(jìn)行信息的定位與查找，大大提高了檔案管理人員的工作效率。

（2）安全性保密性高。電子檔案能夠?qū)ξ臋n進(jìn)行加密，確保檔案的安全性。在需要查閱相關(guān)電子文檔時(shí)，只需要利用智能搜索工具按照自己需要的文件信息進(jìn)行檢索，防止其他檔案信息的無(wú)端泄露，大大提高了檔案資料的安全性與保密性。

（3）便于資源共享。電子檔案能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)共享，打破了時(shí)間與空間的限制，能夠隨時(shí)隨地為相關(guān)人員提供一手的檔案資料，大大提高了檔案資料的時(shí)效性與準(zhǔn)確性。通過(guò)檔案資料的實(shí)時(shí)共享，大大提高了檔案資料的利用率。

（4）便于查漏補(bǔ)缺。通過(guò)電子檔案的自動(dòng)上傳與更新管理模式，能夠及時(shí)對(duì)檔案文件進(jìn)行補(bǔ)充與完善，及時(shí)查漏補(bǔ)缺。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案由于存儲(chǔ)介質(zhì)的差異，以至于在需要進(jìn)行查漏補(bǔ)缺時(shí)，需要人工找到具體文件，完成更改后再進(jìn)行裝訂。而電子檔案只需要檔案管理人員利用智能檢索查找到相關(guān)文件，然后對(duì)內(nèi)容進(jìn)行修改，實(shí)現(xiàn)檔案信息編輯、修改的快速便捷。

（5）便于標(biāo)準(zhǔn)化管理。通過(guò)制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，并借助計(jì)算機(jī)軟件等實(shí)現(xiàn)電子檔案的智能化管理，從而使電子檔案的管理趨于規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化，這樣不僅能有效提高檔案管理的質(zhì)量，而且能有效減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)[1]。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代下紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化的探討

2.1 以信息資源共享為目標(biāo)，注重檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用

首先，充分發(fā)揮檔案管理部門的優(yōu)勢(shì)，構(gòu)建科學(xué)完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，促進(jìn)檔案信息資源的有效整合，形成統(tǒng)一、完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，全面解決公司內(nèi)部檔案信息傳遞的弊端，改善“信息孤島”現(xiàn)象。其次，以完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)為基礎(chǔ)，加強(qiáng)檔案信息資源的實(shí)時(shí)共享，全面提高信息資源的利用率，挖掘檔案信息更深層次的價(jià)值，使檔案資源由“信息型”向“知識(shí)型”轉(zhuǎn)變，充分發(fā)揮檔案信息的潛在價(jià)值。另外，在檔案服務(wù)上，轉(zhuǎn)變以往傳統(tǒng)的管理模式，充分利用檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的全面共享，為檔案需求者提供全方位的服務(wù)。

2.2 以規(guī)范、統(tǒng)一為目標(biāo)，加強(qiáng)電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化建設(shè)

要想實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的長(zhǎng)期保存與有效利用，必須建立健全檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。對(duì)此，我國(guó)逐步建立并完善了檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，為電子檔案的管理提供了較為統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，為實(shí)現(xiàn)電子檔案的統(tǒng)一管理提供了基礎(chǔ)。但值得注意的是，公司應(yīng)結(jié)合自身電子檔案的實(shí)際應(yīng)用情況，制定符合自身實(shí)際的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與實(shí)施細(xì)則。此外，在相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范的制定過(guò)程中，應(yīng)充分發(fā)揮檔案管理人員、檔案系統(tǒng)開(kāi)發(fā)人員、系統(tǒng)管理人員以及各業(yè)務(wù)部門管理人員的作用，為實(shí)現(xiàn)電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化建設(shè)提供良好的人員支持與技術(shù)保障。

2.3 以確保電子檔案安全為目標(biāo)，完善電子檔案安全防護(hù)管理體系

首先，結(jié)合國(guó)家檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，確定接收檔案資料的密保程度，并進(jìn)行實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)管控，對(duì)保密檔案進(jìn)行定期評(píng)估與安全測(cè)評(píng)，確保涉密檔案的安全性，對(duì)非保密檔案全面開(kāi)放共享；其次，在電子檔案的安全保護(hù)體系沒(méi)有完善之前，應(yīng)堅(jiān)持雙套管理原則，即有能夠體現(xiàn)文檔真實(shí)情況的紙質(zhì)檔案，又有能夠便于查詢、傳輸以及存儲(chǔ)的電子檔案；再次，加強(qiáng)電子檔案管理的安全體系建設(shè)，加大安全經(jīng)費(fèi)的投入，對(duì)電子檔案按照保密級(jí)別與重要程度進(jìn)行密級(jí)劃分，并根據(jù)用戶權(quán)限及檔案保密程度，提供不同的開(kāi)放機(jī)制，對(duì)潛在的風(fēng)險(xiǎn)制定對(duì)應(yīng)的安全預(yù)警機(jī)制，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的安全防護(hù)[2]。

3 結(jié)束語(yǔ)

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，隨著數(shù)據(jù)信息來(lái)源的增多與信息量的不斷增加，也為檔案管理工作也帶來(lái)了全新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，這就需要檔案管理人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，并結(jié)合檔案管理的實(shí)際情況，不斷提升業(yè)務(wù)能力與管理水平，并為檔案管理獲取更大的發(fā)展空間。

參考文獻(xiàn)

[1] 王靖怡.電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理的比較[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，（7）：67-68.

[2] 王琨.論紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合[J].卷宗，2018， （22）：18.