探討工程檔案管理優(yōu)化策略

米佳

摘要：隨著理念的發(fā)展，檔案精細(xì)化管理，即細(xì)化分解檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，在檔案工作中融入精細(xì)化管理，并把各個(gè)環(huán)節(jié)的最佳工作方法歸納總結(jié)出來。在企業(yè)管理中企業(yè)檔案工作占據(jù)著極為重要的位置，檔案管理工作的質(zhì)量和企業(yè)的經(jīng)營效益息息相關(guān)，怎樣把企業(yè)檔案管理工作做好，讓其更好地服務(wù)于企業(yè)，是當(dāng)前探討的一大熱點(diǎn)問題。

關(guān)鍵詞：工程檔案;精細(xì)化;優(yōu)化策略

一、工程檔案管理的重要性

1、理念發(fā)展層面的要求

理念體現(xiàn)了我們對(duì)于發(fā)展的認(rèn)識(shí)，不斷地實(shí)踐新理念，是促進(jìn)實(shí)際工作開展與發(fā)展的關(guān)鍵。首先，新理念下，我們對(duì)于建設(shè)工程的認(rèn)識(shí)更加全面，意識(shí)到了工程建設(shè)開展，要考慮其全壽命期，因此對(duì)于整個(gè)工程建設(shè)的資料檔案進(jìn)行重視，能夠保證建設(shè)工程的設(shè)計(jì)，施工，運(yùn)營等各個(gè)階段的開展，提供了一種資料基礎(chǔ)。其次，新理念下，我們同樣意識(shí)到了不斷地對(duì)于工程檔案工作進(jìn)行優(yōu)化改革[1] ，提升了管理層面的有效性，實(shí)施精細(xì)化管理的模式，也是今后工程建設(shè)開展的趨勢所在?？偟膩碚f，工程檔案精細(xì)化管理，是理念發(fā)展層面的要求。

2、實(shí)踐開展層面的需要

從實(shí)踐的層面進(jìn)行分析，當(dāng)前工程檔案管理層面存在著諸多問題。首先，工程檔案是一個(gè)十分廣義的概念，工程項(xiàng)目提出、立項(xiàng)、審批，勘察設(shè)計(jì)、生產(chǎn)準(zhǔn)備、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收等工程建設(shè)及工程管理過程形成并應(yīng)歸檔保存的文字、表格、聲像，圖紙等資料均可以稱為工程檔案。因此實(shí)際管理的過程中，十分容易出現(xiàn)紕漏，因此需要強(qiáng)化管理。其次，工程檔案是工程建設(shè)的依據(jù)，尤其是對(duì)于建設(shè)工程后期的運(yùn)營維修，精確有效的檔案，能夠真實(shí)反映建設(shè)工程的實(shí)際情況，對(duì)于建設(shè)工程的安全性，耐久性有著十分積極的意義，同樣體現(xiàn)了工程檔案精細(xì)化管理的必要性。

二、工程檔案優(yōu)化管理策略

上文中對(duì)于工程檔案精細(xì)化管理的必要意義進(jìn)行了分析，不論是從理念的層面分析，還是從工程實(shí)踐開展的層面探究，均有著十分顯著的必要性體現(xiàn)。結(jié)合實(shí)際，主要在以下層面，分析工程檔案精細(xì)化管理的有效路徑。

1、加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)

對(duì)于工程檔案進(jìn)行精細(xì)化管理，首要的途徑即為，要加強(qiáng)檔案管理的制度建設(shè)，通過制度層面的建設(shè)，促進(jìn)整個(gè)檔案管理精細(xì)化，規(guī)范化的開展。首先，當(dāng)前工程建設(shè)的過程中，檔案管理制度不完善，不系統(tǒng)，沒有在具體層面規(guī)定檔案管理規(guī)范，使得工程檔案管理工作以一種較為粗放的模式開展，制約了工程建設(shè)的發(fā)展[2] 。其次，加強(qiáng)檔案管理的制度建設(shè)，主要有著以下層面的具體措施。其一，完善檔案管理制度，不斷地結(jié)合實(shí)際，對(duì)于工程檔案管理的工作進(jìn)行細(xì)化，以及制度或者規(guī)范的形式，對(duì)于檔案管理的模式進(jìn)行規(guī)定，保證檔案管理精細(xì)化開展。其二，相關(guān)部門也要對(duì)檔案管理中各個(gè)步驟和環(huán)節(jié)進(jìn)行合理劃分和分配，使得檔案管理工作有序開展，保證工程檔案管理精細(xì)化開展所需要的時(shí)間，避免出現(xiàn)趕資料的現(xiàn)象發(fā)生。其三，建立相應(yīng)的考評(píng)機(jī)制，即對(duì)于工程檔案管理工作定期開展精細(xì)化考評(píng)，設(shè)置一定的激勵(lì)制度，保證檔案管理制度落地，促進(jìn)檔案管理精細(xì)化發(fā)展。此外，加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，就是促進(jìn)檔案管理規(guī)范化，使得檔案管理工作有據(jù)可依，能夠提升工程檔案管理的精細(xì)化程度，對(duì)于后期工程建設(shè)的開展有著十分積極的作用，應(yīng)當(dāng)引起我們的重視。

2、規(guī)范檔案管理流程

促進(jìn)工程檔案精細(xì)化管理，完善制度是基礎(chǔ)，還有一個(gè)重要的策略就是規(guī)范檔案管理流程。首先，檔案管理精細(xì)化意義是廣泛的，就是要求工程檔案在管理的過程中，要精確化，細(xì)化，有效化，這就對(duì)于具體的檔案管理流程提出了要求。首先，工程檔案管理中，要根據(jù)不同類型的檔案，進(jìn)行分類管理。例如，根據(jù)工程建設(shè)開展的周期，依據(jù)項(xiàng)目提出、立項(xiàng)、審批，勘察設(shè)計(jì)、生產(chǎn)準(zhǔn)備、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收等程序開展檔案管理。

3.加強(qiáng)精細(xì)化檔案管理制度建設(shè)

當(dāng)前，對(duì)企業(yè)檔案管理體制予以完善已慢慢成為促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平和管理效率提高的關(guān)鍵措施。要想和當(dāng)前企業(yè)發(fā)展趨勢及要求相符，實(shí)現(xiàn)企業(yè)整體管理水平的提升，就必須確保企業(yè)檔案管理工作的高效性，而把企業(yè)檔案管理工作做好的關(guān)鍵，即對(duì)檔案管理制度予以完善。運(yùn)用精細(xì)化理念開展檔案管理制度建設(shè)，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理效率的最佳化，并基于此，確保管理標(biāo)準(zhǔn)和管理內(nèi)容的規(guī)范性，企業(yè)管理者要借助合理方法和措施完善檔案管理制度，要竭盡所能將檔案管理的有效性增強(qiáng)。此外，相關(guān)部門也要對(duì)檔案管理中各個(gè)步驟和環(huán)節(jié)進(jìn)行合理劃分和分配，并選擇某一固定時(shí)間考核管理人員，這樣既能在一定程度上促進(jìn)管理人員專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)水平的提高，同時(shí)還能把管理人員的工作效率提高，從而為企業(yè)之后順利開展日常工作提供方便。

4.、提高企業(yè)檔案管理工作者的職業(yè)技能

要想實(shí)現(xiàn)信息化管理精細(xì)化，必須做到如下幾點(diǎn)：第一，要對(duì)信息化管理的特征予以確定，也就是網(wǎng)絡(luò)立足于節(jié)點(diǎn)傳播、網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)的集成化利用、網(wǎng)絡(luò)具有安全風(fēng)險(xiǎn)等，對(duì)這些特征的產(chǎn)生和發(fā)展原因進(jìn)行分析，將相關(guān)的管理計(jì)劃制定出來。第二，就檔案管理信息化的特征對(duì)崗位責(zé)任進(jìn)行劃分，使各個(gè)崗位工作人員的職業(yè)技能精細(xì)化順利實(shí)現(xiàn)。不管是對(duì)信息化管理的特征進(jìn)行分析，還是使專崗專責(zé)專人的精細(xì)化順利實(shí)現(xiàn)，都需要檔案管理工作者的職業(yè)技能和需要相符，所以，將企業(yè)檔案管理工作者的職業(yè)技能提高成為促進(jìn)精細(xì)化管理順利實(shí)現(xiàn)的重要途徑，建議企業(yè)對(duì)檔案管理工作者展開專職培訓(xùn)，也就是借助相關(guān)的測試和考核對(duì)現(xiàn)有檔案管理工作人員在信息化檔案管理中的工作能力進(jìn)行分析，如硬件監(jiān)督檢查的能力、網(wǎng)絡(luò)安全管理的能力、檔案資料收集分類的能力等。根據(jù)當(dāng)前工作人員的工作偏好展開崗位劃分并做好相關(guān)職業(yè)技能培訓(xùn)，讓他們可以在適合的崗位上充分發(fā)揮工作能力;就那些缺乏人才的崗位，如網(wǎng)絡(luò)完全管理等，應(yīng)引入專業(yè)人才。

三、結(jié)語

本文探究工程檔案精細(xì)化管理的有效途徑，主要從上述三個(gè)方面進(jìn)行了分析探究，對(duì)于工程檔案工作開展有著針對(duì)性的指導(dǎo)作用?？偟膩碚f，在工程檔案管理的過程中，需要我們創(chuàng)新思維，積極引入新理念，新方法，最大程度提升檔案管理的質(zhì)量效率。

參考文獻(xiàn)：

[1] 密玲.工程檔案精細(xì)化管理的有效途徑[J].陜西檔案，2016（4）：43-43.

[2] 范小萍.簡析工程檔案精細(xì)化管理的有效途徑[J].赤子（上中旬），2017（03）：180.

[3] 姜晶.務(wù)實(shí)求真，推行檔案精細(xì)化管理[J].現(xiàn)代企業(yè)文化，2017（17）：108.

（作者單位：國網(wǎng)正定縣供電公司）