對(duì)中共河北省委辦公廳印發(fā)的《河北省檔案館館藏檔案資料利用規(guī)定》解讀

齊春霞

2018年3月7日，中共河北省委辦公廳印發(fā)了《河北省檔案館館藏檔案資料利用規(guī)定》（冀辦發(fā)【2018】12號(hào)），該規(guī)定共七章三十一條，對(duì)制定依據(jù)、檔案鑒定、利用申請(qǐng)、利用審批、提供利用、使用要求等進(jìn)行了明確，無(wú)論是對(duì)于省檔案館的利用工作還是對(duì)于利用者來(lái)說(shuō)，均具有重要的指導(dǎo)意義。

一、對(duì)檔案利用行為進(jìn)行了界定，對(duì)檔案利用原則進(jìn)行了明確

《河北省檔案館館藏檔案資料利用規(guī)定》指出：檔案的利用，是指對(duì)館藏檔案的閱覽、復(fù)制和摘錄。館藏檔案利用工作以維護(hù)黨和國(guó)家利益，最大限度滿足各方面合理利用需求，確保黨和國(guó)家秘密安全為原則。

二、對(duì)負(fù)責(zé)館藏檔案鑒定工作的單位和涉密檔案的解密以及開(kāi)放與控制程序進(jìn)行了明確

《河北省檔案館館藏檔案資料利用規(guī)定》要求：館藏檔案的鑒定由河北省檔案館聯(lián)合檔案形成或者移交單位共同負(fù)責(zé)。檔案形成或者移交單位撤銷或者合并的，由河北省檔案館聯(lián)合承擔(dān)其職能的單位共同負(fù)責(zé)；無(wú)承擔(dān)其職能單位的，由河北省檔案館負(fù)責(zé)。按照相關(guān)法律法規(guī)應(yīng)當(dāng)由河北省檔案館保管，但尚未移交進(jìn)館檔案的鑒定，由檔案形成或者保管單位負(fù)責(zé)，并在移交前完成相應(yīng)工作。河北省檔案館代管檔案的鑒定由檔案代管單位或者承擔(dān)其職能的單位負(fù)責(zé)；經(jīng)檔案代管單位授權(quán)，河北省檔案館可對(duì)代管的檔案進(jìn)行鑒定。

標(biāo)注密級(jí)的館藏檔案，鑒定時(shí)應(yīng)當(dāng)首先進(jìn)行解密審核。解密審核工作由原定密機(jī)關(guān)、單位負(fù)責(zé)。原定密機(jī)關(guān)、單位撤銷或者合并的，由承擔(dān)其職能的機(jī)關(guān)、單位負(fù)責(zé)，也可以由其上級(jí)機(jī)關(guān)、單位或者保密行政管理部門指定的機(jī)關(guān)、單位負(fù)責(zé)。

館藏檔案經(jīng)鑒定符合開(kāi)放條件的，經(jīng)省檔案局批準(zhǔn)后予以開(kāi)放，必要者報(bào)省政府批準(zhǔn)后予以開(kāi)放；暫不符合開(kāi)放條件的，應(yīng)當(dāng)控制使用，并報(bào)國(guó)家檔案局批準(zhǔn)，延期向社會(huì)開(kāi)放。

三、明確了利用申請(qǐng)的種類、查檔公函的內(nèi)容、出具查檔公函的單位與職責(zé)以及簡(jiǎn)化利用手續(xù)的條件

《河北省檔案館館藏檔案資料利用規(guī)定》強(qiáng)調(diào)：我國(guó)公民、法人和其他組織申請(qǐng)利用開(kāi)放檔案應(yīng)當(dāng)持介紹信或者工作證、身份證等合法證明；申請(qǐng)利用控制檔案、未到開(kāi)放年限和代管檔案應(yīng)當(dāng)辦理規(guī)定的查檔手續(xù)；為編輯制作出版涉及老一輩無(wú)產(chǎn)階級(jí)革命家和省級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同志重大題材作品申請(qǐng)利用檔案，必須提供相關(guān)立項(xiàng)批復(fù)文件；我國(guó)公民、法人和其他組織申請(qǐng)利用控制使用檔案、未到開(kāi)放年限檔案，應(yīng)當(dāng)提供市廳級(jí)單位辦公廳（室）或相應(yīng)職能部門出具的查檔公函。這些單位包括：各市（含定州、辛集）黨委和人民政府，雄安新區(qū)黨工委和管委會(huì)，省直各單位，省軍區(qū)，武警河北省總隊(duì)，各人民團(tuán)體，中直駐冀各單位。查檔公函應(yīng)當(dāng)明確利用目的、內(nèi)容、聯(lián)系方式等。負(fù)責(zé)出具查檔公函的單位應(yīng)當(dāng)對(duì)利用目的、范圍的合理性進(jìn)行審核。

申請(qǐng)利用控制使用檔案、未到開(kāi)放年限檔案，下列情況可以簡(jiǎn)化利用手續(xù)。（一） 申請(qǐng)利用本組織形成、向省檔案館移交檔案的，提供本組織出具的查檔公函。（二） 申請(qǐng)利用本人或者近親屬捐贈(zèng)檔案的，提供相應(yīng)證明。（三） 申請(qǐng)利用工齡、學(xué)歷、職稱、任職、獎(jiǎng)勵(lì)等憑證檔案的，提供所在單位人事部門、人事檔案管理部門等出具的查檔公函。

四、對(duì)利用未開(kāi)放檔案的審核與審批單位進(jìn)行了明確

《河北省檔案館館藏檔案資料利用規(guī)定》明確要求：河北省檔案館應(yīng)當(dāng)對(duì)申請(qǐng)利用的控制使用檔案、未到開(kāi)放年限檔案進(jìn)行審核，提出利用意見(jiàn)。利用秘密級(jí)、機(jī)密級(jí)國(guó)家秘密或者一定敏感內(nèi)容，泄露會(huì)使黨和國(guó)家安全和利益遭受嚴(yán)重?fù)p害的一般控制使用檔案，由省檔案館負(fù)責(zé)審批。利用絕密級(jí)國(guó)家秘密或高度敏感事項(xiàng)，泄露會(huì)使黨和國(guó)家安全和利益遭受特別嚴(yán)重?fù)p害的嚴(yán)格控制使用檔案，其形成單位或者移交單位申請(qǐng)利用的，由省檔案館審批；其他單位申請(qǐng)利用的，由省檔案館報(bào)省政府辦公廳審批。涉及國(guó)防、外交、統(tǒng)戰(zhàn)、民族、宗教、意識(shí)形態(tài)等內(nèi)容的，根據(jù)需要征求省直主管部門的意見(jiàn)，有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)答復(fù)。

臺(tái)、港、澳同胞和華僑如查取本人及其親屬歷史證明，可持本人回鄉(xiāng)證和身份證等有效證件，直接到省檔案館利用；利用其他開(kāi)放檔案，需經(jīng)大陸邀請(qǐng)單位、合作單位或接待單位介紹，向省檔案館提出申請(qǐng)，省檔案館在受理申請(qǐng)之日起30個(gè)工作日內(nèi)就是否準(zhǔn)予利用檔案做出答復(fù)。

外國(guó)組織和個(gè)人利用本館開(kāi)放檔案的，需持來(lái)華有效證件，由本省外事主管部門或同級(jí)以上組織介紹，向省檔案館提出申請(qǐng)；外國(guó)組織和個(gè)人根據(jù)與我國(guó)各級(jí)政府及其工作部門簽訂的有關(guān)文化交流協(xié)定，可通過(guò)簽訂協(xié)定的有關(guān)部門的介紹，提出申請(qǐng)；外國(guó)組織和個(gè)人以其他途徑利用省檔案館檔案的，可以向省檔案館提出申請(qǐng)，省檔案館在受理申請(qǐng)之日起30個(gè)工作日內(nèi)就是否準(zhǔn)予利用檔案做出答復(fù)。

我國(guó)公民、法人和其他組織利用雖是省檔案館保存且已經(jīng)到期開(kāi)放，但省檔案館無(wú)權(quán)提供利用的中央、國(guó)務(wù)院及各部、委、辦、局以及省檔案館代管的檔案，須憑蓋有本組織一級(jí)印鑒或公民本人所在街道（鄉(xiāng)、鎮(zhèn)）以上組織的查檔公函，到省檔案館辦理申請(qǐng)手續(xù)，省檔案館受理后就是否準(zhǔn)予利用檔案及時(shí)做出答復(fù)。

利用者利用檔案，禁止拍照。如因特殊工作需要拍照的，應(yīng)提出申請(qǐng)，省檔案館受理后就是否準(zhǔn)予拍照及時(shí)做出答復(fù)。

五、明確了在提供利用過(guò)程中省檔案館和利用者之間的權(quán)利與義務(wù)

《河北省檔案館館藏檔案資料利用規(guī)定》明確要求：省檔案館對(duì)摘錄、復(fù)制的檔案應(yīng)當(dāng)逐件登記在冊(cè)。摘錄、復(fù)制涉密檔案應(yīng)當(dāng)符合保密規(guī)定。省檔案館對(duì)同意利用者帶走的檔案摘錄、復(fù)制件，加蓋“河北省檔案館檔案復(fù)制專用章”；數(shù)字化成果檔案需添加水印后方可打?。慌c利用者履行交接手續(xù)并簽訂使用協(xié)議。省檔案館已經(jīng)縮微和數(shù)字化處理的檔案，原則上不向利用者提供原件。需要修復(fù)、整理的館藏檔案原件，一般不提供利用。館藏檔案原件一律不外借。

《河北省檔案館館藏檔案資料利用規(guī)定》強(qiáng)調(diào)：利用者利用省檔案館館藏檔案應(yīng)當(dāng)遵守省檔案館規(guī)章制度，服從工作人員安排。經(jīng)省檔案館同意，利用者可以閱覽、摘錄、復(fù)制有關(guān)檔案。利用者使用館藏檔案必須專題專用，未經(jīng)允許，任何單位和個(gè)人不得擅自公布。利用者對(duì)摘錄、復(fù)制的控制使用檔案，應(yīng)妥善保管，嚴(yán)格保密，不得擴(kuò)散或者轉(zhuǎn)讓。使用館藏檔案匯編出版、陳列展出等，應(yīng)當(dāng)征得省檔案館同意，并注明材料來(lái)源。使用館藏檔案制作的各種載體出版物，應(yīng)向省檔案館提供5套備查。

（作者單位：河北省檔案局）