《企業(yè)檔案工作規(guī)范》解讀

第七章 企業(yè)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)

三、企業(yè)文件的整理與歸檔

3、按單（子）項(xiàng)結(jié)束時(shí)間歸檔

大型項(xiàng)目或研究課題，不僅整體設(shè)計(jì)、施工和研制的周期較長，而且每個(gè)項(xiàng)目往往由若干個(gè)單項(xiàng)工程（子項(xiàng)或子課題）組成。比如一個(gè)大型鋼鐵聯(lián)合企業(yè)的設(shè)計(jì)和施工，包括燒結(jié)、煉鐵、煉鋼、軋鋼等多個(gè)單項(xiàng)工程；又如一個(gè)航天飛行器的研制，包括動(dòng)力系統(tǒng)、控制系統(tǒng)、機(jī)身系統(tǒng)等多個(gè)系統(tǒng)。這些“單項(xiàng)”或“系統(tǒng)”作為整體工程或課題的組成部分，不僅是各自相對獨(dú)立的，而且在工作進(jìn)展上也常常是不同的。根據(jù)這種特點(diǎn)，為保證工作正常進(jìn)行和科技文件的完整、系統(tǒng)，當(dāng)一個(gè)單項(xiàng)工程（子項(xiàng)或子課題）結(jié)束后，即可先行歸檔，以免后期整體的歸檔工作負(fù)擔(dān)過重。

4、按年度歸檔。

還有些科技文件是適合按年度歸檔的。按年度歸檔，就是在每年的初始階段，將上一個(gè)年度形成的科技文件整理歸檔。這大體適用于以下幾種情況：

一是活動(dòng)和形成周期較長，依年度比按階段歸檔更合適的科技項(xiàng)目形成的文件。

二是某些自然觀察或觀測活動(dòng)中形成的科技文件，如氣象、水文等觀測活動(dòng)，需要每時(shí)、每日、每年的連續(xù)觀測，反映出時(shí)間連續(xù)性強(qiáng)的特點(diǎn)，這些科技活動(dòng)中形成的科技文件可以按年度進(jìn)行歸檔。

7.3.3.3 產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認(rèn)證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等文件應(yīng)隨時(shí)歸檔；外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件應(yīng)在開箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記歸檔。

產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認(rèn)證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等文件，日后都將成為企業(yè)核心檔案資源。企業(yè)核心檔案資源指現(xiàn)代企業(yè)運(yùn)營必備的檔案文件，即那些一旦失去企業(yè)將無法恢復(fù)重建、正常運(yùn)轉(zhuǎn)或蒙受重大損失的檔案資源。能否維系企業(yè)生命力持續(xù)和有效運(yùn)作，是界定核心檔案資源的依據(jù)。為有效地維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益，企業(yè)應(yīng)當(dāng)確保其核心檔案資源必須及時(shí)歸檔和安全保管。

還有些科技文件應(yīng)該隨時(shí)歸檔：1.機(jī)密性強(qiáng)的、特殊的科技文件。由于保密或企業(yè)利益的需要，要求有些科技文件隨形成隨歸檔。2.外來文件。有些與企業(yè)利益密切相關(guān)的外來文件，例如，外購設(shè)備和引進(jìn)項(xiàng)目或引進(jìn)技術(shù)的隨機(jī)圖樣和有關(guān)文件、委托外單位設(shè)計(jì)或承辦產(chǎn)生的科技文件等，應(yīng)該在開箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記歸檔，以避免流失。為了解決這些文件急于利用與即時(shí)歸檔的矛盾，可以先行歸檔，再辦理借閱或復(fù)制，這樣既解決了歸檔問題，也解決了利用問題。

7.3.3.4 會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后由會(huì)計(jì)部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。

會(huì)計(jì)文件材料的歸檔時(shí)間，按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門保管一年，期滿后由會(huì)計(jì)部門編制移交清冊，移交本企業(yè)檔案部門統(tǒng)一保管。

電算化會(huì)計(jì)（會(huì)計(jì)電算化是指由會(huì)計(jì)人員操作會(huì)計(jì)軟件、使用電子計(jì)算機(jī)替代人工來完成會(huì)計(jì)工作的活動(dòng)）核算材料是會(huì)計(jì)電算化中產(chǎn)生的電子文件，與傳統(tǒng)手工核算形成的紙質(zhì)會(huì)計(jì)核算材料相比較，具有記錄載體磁性化、會(huì)計(jì)核算信息的非人工識(shí)讀性、信息存儲(chǔ)的高密度以及對系統(tǒng)的依賴性等特點(diǎn)。因此，電算化會(huì)計(jì)核算材料在歸檔內(nèi)容和歸檔要求上有別于傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)核算材料，主要體現(xiàn)在：

1、“雙軌制”要求。根據(jù)1996年財(cái)政部制定頒發(fā)的《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》和1998年財(cái)政部與國家檔案局聯(lián)合頒發(fā)的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，電算化會(huì)計(jì)核算材料的歸檔范圍主要有三部分：存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤上的會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)；打印輸出的紙質(zhì)載體的會(huì)計(jì)核算材料（不能只保存不可見的磁性介質(zhì)的核算數(shù)據(jù)）；會(huì)計(jì)軟件的全套文檔資料以及會(huì)計(jì)軟件程序。由此可見，要求電算化會(huì)計(jì)核算材料的歸檔實(shí)行“雙軌制”，即將電子會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)和打印輸出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)核算材料一并歸檔。而且，會(huì)計(jì)軟件的文檔資料及軟件程序，也應(yīng)作為電算化會(huì)計(jì)核算材料歸檔的重要組成部分。

（此部分未完待續(xù)）