零售企業(yè)采購業(yè)務內部控制研究

劉雙靈

[摘要]有效的管理使企業(yè)內部控制能夠有效實施，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。本文以丹尼斯百貨為例，通過研究，發(fā)現(xiàn)其采購業(yè)務內部控制存在的問題，并提出健全控制活動、加強預算控制和增強丹尼斯百貨內外部信息溝通等解決對策。

[關鍵詞]零售企業(yè)；采購業(yè)務；內部控制

一、丹尼斯百貨采購業(yè)務內部控制體系

（一）丹尼斯百貨簡介

鄭州丹尼斯百貨于1995年籌建，是臺灣東裕集團一家集百貨、大賣場、便利店與物流中心等為一體的零售企業(yè)集團，多年來丹尼斯不斷改進經(jīng)營方式并擴大連鎖規(guī)模，以鄭州為核心、涉及河南全省，丹尼斯百貨是一個跨地區(qū)、跨行業(yè)全國性的大型企業(yè)集團。并于1998年6月27日開設鄭州市第一家量販店，開創(chuàng)了百貨與量販錯位經(jīng)營的多元模式，即大賣場，低價銷售。

100.00%

根據(jù)圖1和圖2數(shù)據(jù)顯示，截止到2016年丹尼斯百貨的銷售額增長率為16.6%當年銷售額為210億元。近幾年，受到電商迅速發(fā)展的影響，丹尼斯百貨的銷售率和門店增長率都有所下降，但銷售額還是保持穩(wěn)定上升趨勢的。從門店開設方面來看，截止到2016年丹尼斯百貨門店數(shù)達到411個，增長率為8.7%。

（二）丹尼斯百貨采購業(yè)務內部控制體系

丹尼斯百貨制定了完整的內部控制體系，其中與采購業(yè)務的內部控制相關的內部控制制度主要有：

1.授權批準制度

有關采購合同、采購申請、采購執(zhí)行、支付貨款等各階段根據(jù)規(guī)定批準權限制度，按照各項采購業(yè)務支付額的大小，對各階段采購業(yè)務的授權批準職責和權限、方式，對經(jīng)辦人的職責范圍和權限、執(zhí)行者的權限制度進行了明確規(guī)定；

2.訂貨控制制度

在超市的供應商數(shù)據(jù)庫中，收錄了供應商基本檔案，其中包括價格表、品質級別、供給量、供應商資質等信息，依據(jù)這些檔案信息選出產品質量優(yōu)，性價比高，信賴度高的供貨商。由法務部對合同進行審核，采購部辦理訂貨手續(xù)，在貨單發(fā)出之前應認真審核，采購是否有采購申請單據(jù)，訂貨是否有相關部門的許可。

3.驗收控制制度

設立獨立驗收部負責對商品的品質檢查、檢查入庫。貨物的接收，要經(jīng)過驗收，并開出驗收單，檢查的內容包括質量、合格證、發(fā)貨明細、商品的數(shù)量和質量驗收等，檢查完畢驗收單上蓋章，如發(fā)現(xiàn)質量和數(shù)量的不符合，進行書面報告并及時和供應商溝通。商品質量合格的商品需再次檢查購買合同和發(fā)票，檢查后填寫入庫單。

4.購貨款支付控制制度

在會計部門記錄采購業(yè)務付款之前，必須對有關部門發(fā)來的各種原始單據(jù)、憑證進行認真審核。發(fā)票、驗收單、采購合同等與采購業(yè)務相關的原始單據(jù)、憑證應進行編號保管，如有退貨部分，從原發(fā)票中扣除后重新辦理結算并進行記錄，審核人員和會計主管審查后才能進行記帳。

二、丹尼斯百貨采購業(yè)務內部控制問題分析

（一）控制活動存在問題

一方面，丹尼斯百貨采購環(huán)節(jié)程序復雜，只是簡單地關注采購物品的價格和品質，造成采購業(yè)務控制活動不完善。采購計劃編制不規(guī)范、請購申請審查不符合規(guī)定，對存貨的入庫管理措施不足，沒有提前對采購價格進行市場調查，缺乏對供應商的考核；另一方面采購業(yè)務內部控制制度匱乏，丹尼斯百貨制定的采購業(yè)務管理制度并沒有隨著公司規(guī)模的擴大，而進行實時更新和完善。當產生新的問題時，缺少更合理的內部控制應對手段和方法。

（二）預算制度不健全

采購預算是采購部門根據(jù)企業(yè)年度銷售預測制定的計劃，以貨幣形式提出需求的商品數(shù)量和成本，優(yōu)化資源結構。而丹尼斯百貨未設立自己的預算部門，而是召集小組匯總后制定后，交由企業(yè)管理部門，并向主管部門報告，總部財務部審核，并得到了上級機關的批準。企業(yè)預算編制信息來計劃年度采購記錄和年度采購任務，預算編制可能會受到供應商品質和價格變化的影響。

（三）企業(yè)采購業(yè)務內部控制信息溝通存在問題

丹尼斯百貨未開設內部專業(yè)管理的信息溝通部門，溝通計劃只通過企業(yè)內部網(wǎng)和簡單的郵件進行，降低了管理人員的溝通效率，缺乏對決策信息的充分理解。企業(yè)外部信息溝通，與采購者產生一系列風險，如商品擺放問題，產品缺少條碼，合同的條款和費用扣除等問題，雙方的重新溝通，重新談判，這樣，雙方的溝通如果不及時進行，將會導致計劃的不足、購買數(shù)量和種類考慮不周、發(fā)生損失。

三、解決丹尼斯百貨采購內部控制問題的對策

（一）健全控制活動

1.明確采購業(yè)務關鍵風險點

根據(jù)丹尼斯百貨在采購業(yè)務方面存在的問題，將采購業(yè)務分為下列幾個重要的流程并找出了各個環(huán)節(jié)的關鍵風險點（如表1）。

2.健全采購業(yè)務內部控制措施

丹尼斯百貨應建立完整的風險評估體系。首先，合理地預測公司材料的需要，適當?shù)刭徺I計劃，確保合理的必要條件；其次，合同的簽訂的清晰、有效，價格、交貨方式等都明確，合同都要嚴格規(guī)定；另外，丹尼斯百貨的采購管理人員在檢驗貨物過程中，仔細謹慎檢查貨物的數(shù)量、質量、類型等信息，保證驗收過程符合規(guī)定，推進輔助結構的運行；最后，財務結算為了保證財務支付金額的準確性，記錄的及時性，結算資料完全，提供對公司的決定有用的信息。

（二）健全預算制度，加強預算控制

改善采購預算的流程，制定明確采購預算、采購過程的執(zhí)行、調整預算、分析和驗證。為了采購預算控制能夠有效地進行，丹尼斯百貨必須組織籌備好預算工作，設置預算采購專員，負責總結、整理負責各部門提交的預算采購申請書，根據(jù)市場情況、各種采購預算，編制預算采購報表，對于市場變化產生的影響，例如，購買商品價格的上漲，實際的購買金額超過預算的采購，應及時調整預算。

（三）加強丹尼斯百貨內外部信息溝通

由于丹尼斯百貨的采購業(yè)務出現(xiàn)的交流方式較為簡單，多是通過郵件、傳真、電話等傳統(tǒng)的方式進行，妨礙溝通渠道，降低了管理人員的溝通效率，會直接導致日常工作的效率下降。因此，丹尼斯百貨的采購部門應該采用適當?shù)男畔⑾到y(tǒng)，以溝通方式為基礎，可以使用電子信息技術，構建一個實際符合丹尼斯百貨發(fā)展中必要的采購過程信息管理系統(tǒng)，信息系統(tǒng)各模塊以網(wǎng)上資源平臺的方式整合?？梢越档统杀?，提高時效，便于管理人員管理，大大提高采購效率和適應性。另外，丹尼斯百貨商店可以設立信息管理部門，綜合管理信息，并雇傭專門的人員，監(jiān)管并維護信息系統(tǒng)。公司的各部門通過信息綜合管理系統(tǒng)相互聯(lián)系，提高效率，交流也會變得順暢。