醫(yī)學(xué)科研院所干部人事檔案工作存在的問(wèn)題與對(duì)策思考

李志遠(yuǎn)

[摘 要]干部人事檔案是干部人事工作中形成的，真實(shí)詳細(xì)記錄干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力等情況的文件材料，是組織人事部門(mén)全面考察、了解干部和正確選拔干部的重要依據(jù)。科研院所具有高層次人才集中、干部職務(wù)職稱(chēng)相對(duì)復(fù)雜的特點(diǎn)，特別是近年來(lái)隨著計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的廣泛使用，導(dǎo)致科研院所干部人事檔案工作面臨著一些新的問(wèn)題，有待于進(jìn)一步認(rèn)真探討并加以研究解決。

[關(guān)鍵詞]科研單位；人事檔案；管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.12.071

[中圖分類(lèi)號(hào)]G275.9 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2018）12-0-02

1 科研院所干部人事檔案面臨的主要問(wèn)題

1.1 人才隊(duì)伍學(xué)歷結(jié)構(gòu)變化導(dǎo)致檔案材料收集難度加大

科研院所作為知識(shí)和技能密集型機(jī)構(gòu)，特別是醫(yī)學(xué)科研院所的人才隊(duì)伍具有學(xué)歷層次高、高級(jí)專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)人才多的特點(diǎn)。以筆者所在單位為例，研究崗位100%具有博士研究生學(xué)歷，技術(shù)崗位90%以上具有碩士研究生學(xué)歷，管理崗位50%以上具有碩士或博士研究生學(xué)歷，人才隊(duì)伍高學(xué)歷化使科研院所干部人事檔案需要收集的材料種類(lèi)和數(shù)量增多，難度加大。一個(gè)具有博士學(xué)歷學(xué)位的員工，其學(xué)習(xí)階段的材料要包括初高中、大學(xué)、碩士研究生、博士研究生幾個(gè)階段，研究生期間的檔案材料要明顯比大學(xué)階段多，因而學(xué)歷越高，檔案材料越多，學(xué)習(xí)過(guò)的地方越多，檔案經(jīng)手人員也多，歸檔材料的完整性就越難保障。

1.2 引進(jìn)海外人才增多給干部人事檔案工作帶來(lái)新問(wèn)題

近年來(lái)，隨著科研院所對(duì)人才引進(jìn)越來(lái)越重視，引進(jìn)人才層次越來(lái)越高，數(shù)量也越來(lái)越多。國(guó)家對(duì)于引進(jìn)海外高層次人才有政策傾斜和支持，有綠色通道可走，但在引進(jìn)人才的同時(shí)卻忽略了人事檔案管理，導(dǎo)致引進(jìn)人才入職后整理其人事檔案時(shí)才發(fā)現(xiàn)其檔案材料存在很多問(wèn)題。有的引進(jìn)人才在出國(guó)前屬于單位公派出國(guó)，與原單位有服務(wù)協(xié)議，回國(guó)后不愿回原單位工作，原單位通過(guò)扣留其干部人事檔案阻止其離開(kāi)，這種情況經(jīng)過(guò)協(xié)商一般還能拿到引進(jìn)人才的檔案，更有些出國(guó)留學(xué)多年的人才，原單位早已不再保存其干部人事檔案，或轉(zhuǎn)人才中心、或轉(zhuǎn)代理機(jī)構(gòu)，造成檔案出現(xiàn)較長(zhǎng)空白期，或者檔案材料遺失，給干部人事工作造成極大的不便。

1.3 人事代理制度改革給干部人事檔案管理帶來(lái)新問(wèn)題

近年來(lái)，隨著人事制度改革不斷推進(jìn)，實(shí)施人事代理制度的科研院所越來(lái)越多，筆者所在單位從2004年起實(shí)行了人事代理制度，將本單位干部人事檔案交由人才中心代理管理。雖然人事代理制在暢通人員流動(dòng)方面簡(jiǎn)化了工作手續(xù)，給人事工作帶來(lái)了便捷，但同時(shí)給檔案管理工作帶來(lái)了問(wèn)題。人才中心只是單純地保管檔案實(shí)體，并不會(huì)對(duì)每份檔案進(jìn)行整理，不能發(fā)現(xiàn)職工檔案內(nèi)缺少什么材料，更不會(huì)去收集補(bǔ)充。另外，在人事工作中形成的新檔案材料，也要移交給人才中心存入檔案，材料轉(zhuǎn)遞中也可能會(huì)發(fā)生材料遺失。存放在人才中心的檔案通常也是材料不完整，目錄和順序不準(zhǔn)確，給干部人事檔案利用帶來(lái)不便。

1.4 信息化建設(shè)還有差距，不利于干部人事檔案利用

隨著計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的干部人事檔案管理工作雖然能較為全面地保存干部人事檔案書(shū)面材料，但是不能滿(mǎn)足人事工作對(duì)干部人事檔案利用的需要。目前，干部人事紙質(zhì)檔案材料在干部人事工作中仍然具有不可替代性，但在檔案的管理模式、利用方法上明顯滯后于時(shí)代發(fā)展的步伐，已經(jīng)不適應(yīng)干部人事制度改革的需要，從而不利于提高干部檔案管理工作的效率。

1.5 檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)不足

干部人事檔案管理工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，其工作質(zhì)量取決于檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和事業(yè)心責(zé)任感。在科研院所里，一方面由于編制所限一般檔案管理人員都是兼職工作，工作精力上難以保證；另一方面檔案管理是冷門(mén)專(zhuān)業(yè)，絕大部分檔案管理人員幾乎都不是檔案管理專(zhuān)業(yè)畢業(yè)，必須從頭學(xué)起。同時(shí)，新人培訓(xùn)明顯不夠，再加上干部人事檔案管理工作枯燥，無(wú)成就感，造成工作人員事業(yè)心和敬業(yè)奉獻(xiàn)精神不強(qiáng)。

2 解決科研院所干部人事檔案工作問(wèn)題的對(duì)策

針對(duì)科研院所干部人事檔案工作中存在的主要問(wèn)題，人事部門(mén)和干部人事檔案管理人員要認(rèn)真思考，努力把握干部人事檔案工作的特點(diǎn)和工作規(guī)律，以干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核為契機(jī)，學(xué)習(xí)和借鑒兄弟單位好的做法，勤于思考，積極采取措施，推動(dòng)科研院所干部人事檔案工作上一個(gè)新臺(tái)階。

2.1 院所領(lǐng)導(dǎo)要高度重視干部檔案工作

干部人事檔案管理工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，也是干部人事工作最基礎(chǔ)、最重要的一項(xiàng)工作。根據(jù)干部選用的要求，干部選拔要堅(jiān)持“凡提必審”，因?yàn)楦刹繖n案工作事關(guān)是否能夠準(zhǔn)確、全面了解干部的基本情況，事關(guān)選人、用人的科學(xué)性和準(zhǔn)確性?？蒲性核I(lǐng)導(dǎo)班子要高度重視干部人事檔案工作，加強(qiáng)干部檔案工作制度建設(shè)，重視干部檔案工作人員配備和培養(yǎng)，按要求配備相應(yīng)的工作條件，關(guān)心愛(ài)護(hù)干部檔案工作人員，打好干部人事檔案工作基礎(chǔ)。

2.2 以檔案專(zhuān)項(xiàng)審核為契機(jī)抓好制度建設(shè)形成長(zhǎng)效機(jī)制

以干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核工作為契機(jī)，嚴(yán)格做好干部人事檔案“三齡兩歷一身份”審核，建立干部人事檔案管理規(guī)章制度，建立健全從嚴(yán)管的長(zhǎng)效機(jī)制，提高檔案材料在形成、收集、歸檔各個(gè)環(huán)節(jié)的全面性、完備性、及時(shí)性。同時(shí)，科研院所要嚴(yán)把人員入口關(guān)，在招聘的考察環(huán)節(jié)，堅(jiān)持嚴(yán)格執(zhí)行擬聘人員的檔案審核工作，在干部提拔任用環(huán)節(jié)，堅(jiān)持“凡提必審”，做好干部檔案的審核，為選人用人把好關(guān)。

2.3 多渠道及時(shí)收集補(bǔ)充職工檔案資料

在檔案收集、整理的過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案材料缺少在校期間的材料，科研院所應(yīng)當(dāng)及時(shí)與畢業(yè)生及其畢業(yè)學(xué)校聯(lián)系，查找和補(bǔ)充相應(yīng)材料，以免時(shí)間一長(zhǎng)學(xué)校丟失其相應(yīng)的材料，難以追回。對(duì)于有工作經(jīng)歷的人員，科研院所還要認(rèn)真檢查其在原單位工作期間的各項(xiàng)材料，缺少的及時(shí)聯(lián)系補(bǔ)充，如缺少難以找回的材料，應(yīng)當(dāng)要求出具相關(guān)的證明材料放入該員工檔案以作彌補(bǔ)。作為干部人事檔案管理人員，科研院所還應(yīng)當(dāng)關(guān)心職工的職務(wù)、職稱(chēng)、獎(jiǎng)懲和考核等事宜，一旦職工有關(guān)情況發(fā)生變化，要及時(shí)主動(dòng)地收集和催要相關(guān)審批材料、任免通知、考核表彰等材料，并將其整理、補(bǔ)充進(jìn)人事檔案。另外，干部人事檔案收集應(yīng)當(dāng)建立一個(gè)定期互動(dòng)的材料轉(zhuǎn)遞機(jī)制，形成干部人事檔案材料的部門(mén)應(yīng)當(dāng)每季度或半年及時(shí)將歸檔的材料移交人事檔案室，人事檔案室也應(yīng)當(dāng)每季度或半年主動(dòng)收集有關(guān)材料。

2.4 解決好人事代理中的問(wèn)題

考慮到人事代理的實(shí)際情況，由于人事代理機(jī)構(gòu)不會(huì)對(duì)每份檔案進(jìn)行收集、整理和裝訂，不可能發(fā)現(xiàn)職工檔案存在的問(wèn)題，檔案材料的收集和整理最終還要依賴(lài)于檔案管理人員去做。另外在人事工作中形成的新的檔案材料，也要移交給人才中心存入檔案，為了避免材料轉(zhuǎn)遞中也可能會(huì)發(fā)生材料遺失，要做到材料收集轉(zhuǎn)遞有專(zhuān)人負(fù)責(zé)，與人事代理機(jī)構(gòu)建立核對(duì)機(jī)制。如果條件允許，可不采取代理檔案的方式，而是由單位人事部門(mén)管理干部人事檔案。這樣可以最大程度上避免材料不完整、遺失的問(wèn)題，同時(shí)也能給干部人事檔案利用帶來(lái)方便。

2.5 信息化建設(shè)和檔案管理相互促進(jìn)

信息化建設(shè)是當(dāng)今社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的大趨勢(shì)，受到各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。干部人事檔案工作也要積極創(chuàng)造條件，利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)更好地為干部人事工作服務(wù)，促進(jìn)干部人事檔案管理工作科學(xué)化、信息化。一方面，干部人事檔案工作信息化建設(shè)要著眼建立一個(gè)高標(biāo)準(zhǔn)的人事檔案信息管理系統(tǒng)，只有建立起一套符合科研院所特點(diǎn)的信息軟件和數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，才能提高整體工作效率和人事檔案信息資源的利用率。另一方面，要重視人事檔案信息系統(tǒng)的日常維護(hù)。人事檔案信息系統(tǒng)是一個(gè)動(dòng)態(tài)更新的系統(tǒng)，需要檔案管理人員隨時(shí)進(jìn)行更新和維護(hù)，因此人事檔案信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)要做到：錄入信息完整，錄入信息準(zhǔn)確無(wú)誤，及時(shí)更新和維護(hù)。只有做到這些，才能確保人事檔案材料齊全、完整和準(zhǔn)確性，才能使人事檔案信息系統(tǒng)具有較高的可信度，才能真正提高工作效率。

2.6 加強(qiáng)干部人事檔案管理人員培訓(xùn)

干部人事檔案管理工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，也是干部人事工作的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，有必要重視干部人事檔案工作人員隊(duì)伍建設(shè)和培訓(xùn)。在人員配備上，科研院所應(yīng)盡可能設(shè)置專(zhuān)崗專(zhuān)人負(fù)責(zé)干部人事檔案工作；在人員培訓(xùn)上，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn)，提高干部人事檔案工作人員的事業(yè)心、責(zé)任感。同時(shí)，工作人員要努力提高自身的工作能力，認(rèn)真學(xué)習(xí)人事檔案管理知識(shí)，掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)，努力使自己成為既熟悉檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，又懂得計(jì)算機(jī)管理技術(shù)的具有雙重知識(shí)結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才。

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