高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理及實(shí)現(xiàn)探索

呂揚(yáng)

【摘 要】新時(shí)期下，信息技術(shù)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)全面普及，被廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域中，都取得了較為顯著的成績。當(dāng)前，高校在開展管理工作中，要積極運(yùn)用信息技術(shù)，緊追時(shí)代發(fā)展的腳步，學(xué)籍檔案為高校管理工作中的重要內(nèi)容，對(duì)高校發(fā)展具有重要作用。因此，本文將針對(duì)高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理及實(shí)現(xiàn)進(jìn)行探索，使其更好地為師生進(jìn)行服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】高校；學(xué)籍檔案；數(shù)字化管理

中圖分類號(hào)：G717 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：11007-0125（2018）20-0177-02

科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，各個(gè)行業(yè)都在朝信息化、數(shù)字化發(fā)展。檔案管理也要符合社會(huì)的發(fā)展需求，積極運(yùn)用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。因此，高校在開展學(xué)籍檔案工作中，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，能夠有效提高檔案管理工作質(zhì)量與效率，具有重要的作用。

一、高校學(xué)籍檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的重要性

高校實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案數(shù)字化管理，滿足社會(huì)發(fā)展的需求。新時(shí)期下，社會(huì)經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)以及信息技術(shù)全面發(fā)展，在此環(huán)境下，改變了人們傳統(tǒng)的工作方式、生活方式?？茖W(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，信息化與數(shù)字化水平不斷提升，很多行業(yè)在實(shí)際發(fā)展中，正在逐漸實(shí)現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)，高校學(xué)籍檔案管理工作也要朝數(shù)字化發(fā)展。以往高校學(xué)籍檔案在開展管理工作中，因?yàn)楣ぷ餍问經(jīng)]有及時(shí)進(jìn)行更新，無法有效提升工作效率，并在學(xué)籍檔案不斷增加的情況下，在很大程度上增加了管理工作的難度，為工作人員帶來了較大的負(fù)擔(dān)。檔案數(shù)字化建設(shè)能夠有效改善當(dāng)前高校學(xué)籍檔案管理工作現(xiàn)狀，有效提升工作質(zhì)量[1]。

另外，高校實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案數(shù)字化管理，有效節(jié)省了大量資源。在以往高校開展學(xué)籍檔案管理工作中，工作人員被空間等因素控制。傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式的檔案會(huì)占用很大空間，檔案管理部門在實(shí)際工作中，因?yàn)閷W(xué)生數(shù)量的不斷增加，學(xué)籍檔案數(shù)量也會(huì)不斷增加。如果依然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行管理，將會(huì)嚴(yán)重影響檔案資源的進(jìn)一步開發(fā)與利用。另外，傳統(tǒng)的管理形式存在很大問題，在查詢及搜索方面，會(huì)浪費(fèi)一定的人力與物力。并且，數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)，可以在很大程度上拓寬工作范圍。

二、高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理存在的問題

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，高校在學(xué)籍檔案管理工作上有了一定變化，下面將主要分析高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理存在的問題：

（一）沒有全面開展學(xué)籍檔案數(shù)字化管理工作

一方面，高校在引進(jìn)數(shù)字化管理方式過程中，只是對(duì)以往的管理方式進(jìn)行簡單的改變，并沒有足夠重視數(shù)字化管理方式。另一方面，高校領(lǐng)導(dǎo)并沒有意識(shí)到學(xué)籍檔案的重要程度，忽略對(duì)軟件的進(jìn)一步開發(fā)與應(yīng)用。實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案數(shù)字化管理，硬件具有重要作用，在具備良好的硬件基礎(chǔ)上，要不斷完善管系統(tǒng)。但是很多高校忽略管理系統(tǒng)，從而無法真正實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案數(shù)字化管理[2]。

（二）學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)有待完善

當(dāng)前，我國有很多高校實(shí)現(xiàn)了學(xué)籍檔案數(shù)字化管理，但是所使用的系統(tǒng)并沒有經(jīng)過實(shí)踐考察。這一環(huán)境下，造成在實(shí)際使用中會(huì)發(fā)生漏洞，并且工作人員無法順利使用系統(tǒng)。另外，一些高校會(huì)購進(jìn)系統(tǒng)，但系統(tǒng)與學(xué)校自身發(fā)展不相符合。

（三）工作人員專業(yè)水平有待提升

高校實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案數(shù)字化管理中，要?jiǎng)?chuàng)建完善的管理體制。在設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)中，對(duì)設(shè)計(jì)人員自身專業(yè)能力有著較高的而要求。既要具備豐富的經(jīng)驗(yàn)，也要掌握管理知識(shí)以及信息技術(shù)。但是，高校并不注重學(xué)籍檔案數(shù)字化管理人才自身的能力。

（四）缺少一定的資金作為支持

高校對(duì)資金的管理為重點(diǎn)內(nèi)容，管理者通常會(huì)將經(jīng)費(fèi)進(jìn)行分類，但是管理者沒有足夠重視學(xué)籍檔案管理工作，學(xué)籍檔案管理資金較少。通常管理者不會(huì)重視學(xué)籍檔案工作，沒有充足的資金作為支持，無法建立完善的管理系統(tǒng)，經(jīng)費(fèi)在學(xué)籍檔案的投資力度較小，缺少專業(yè)的技術(shù)型人才，無法確保管理工作的完善性[3]。

三、高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理措施

想要保證學(xué)籍檔案數(shù)字化管理工作全面開展，必須要針對(duì)存在的問題，進(jìn)行全面的解決，從而保證高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理工作的順利開展，保證高校檔案管理工作質(zhì)量與效率。

（一）全面開展學(xué)籍檔案數(shù)字化管理工作

高校管理的工作具有一定的復(fù)雜性與繁瑣性，管理者在開展實(shí)際工作中，會(huì)有很多的瑣事。但是，管理者要意識(shí)到學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的重要性，從而加強(qiáng)開展學(xué)籍檔案數(shù)字化管理工作。學(xué)籍檔案記錄高校的整個(gè)發(fā)展情況，記錄所有學(xué)生的成長情況，無論對(duì)學(xué)生還是高校自身發(fā)展，具有重要意義。因此，高校管理者在實(shí)際管理學(xué)校中，要注重學(xué)籍檔案管理工作的開展，從而促進(jìn)管理工作的順利開展，才能保證學(xué)籍檔案數(shù)字化管理更加細(xì)致、有效地開展[4]。

（二）完善學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)

在完善學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)中，主要考慮兩方面內(nèi)容：一方面要嚴(yán)格根據(jù)《檔案法》有關(guān)法律法規(guī)開展學(xué)籍檔案管理工作，高校要從根本上改變學(xué)籍檔案原有的看法，改變以往的意識(shí)。另一方面，高校管理者要結(jié)合自身發(fā)展情況，各個(gè)高校實(shí)際情況存在一定差異，高校管理者在開展學(xué)籍檔案管理工作中，必須要結(jié)合高校自身情況，制定符合高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理系統(tǒng)。

（三）提升工作人員專業(yè)水平

高校實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案數(shù)字化管理，想要保證管理工作順利開展，必須要?jiǎng)?chuàng)建一支專業(yè)的管理隊(duì)伍，合理對(duì)管理人員進(jìn)行組合，將不同專業(yè)、知識(shí)、技能以及性格的人才進(jìn)行合理搭配，從而最大程度發(fā)揮管理人員的價(jià)值。這一環(huán)境下，高校管理者要掌握人力資源相關(guān)知識(shí)，在選擇人才過程中，不僅要掌握基本的知識(shí)，注重人才的綜合素質(zhì)。針對(duì)學(xué)籍檔案管理工作，需要考慮以下內(nèi)容：一方面為知識(shí)結(jié)構(gòu)。管理人員一定要具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，可以將檔案管理基本的理論知識(shí)有效運(yùn)用到實(shí)際中，管理隊(duì)伍中必須要有一個(gè)專業(yè)的檔案管理人員，從而保證管理工作順利開展。另一方面，管理隊(duì)伍中要有年輕、充滿朝氣的員工。

另外，高校也要加強(qiáng)組織工作人員進(jìn)行培訓(xùn)。學(xué)籍檔案管理人員要全面掌握檔案管理相關(guān)知識(shí)以及計(jì)算機(jī)知識(shí)，進(jìn)行數(shù)字化管理所運(yùn)用的知識(shí)需要隨著時(shí)代的發(fā)展，科技的進(jìn)步而變化，對(duì)工作人員提出了更高的要求。高校要積極組織工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，根據(jù)實(shí)際情況學(xué)習(xí)相關(guān)的知識(shí)，從而提升工作人員信息技術(shù)運(yùn)用水平，有效將檔案管理知識(shí)運(yùn)用到實(shí)際中。高?？梢蚤_展培訓(xùn)課程，積極鼓勵(lì)工作人員參與到學(xué)習(xí)中來[5]。

（四）加大資金投入力度

高校開展學(xué)籍檔案數(shù)字化管理，確保有效實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，便要有足夠的資金作為支持，只有保證有充足的資金作為支持，管理系統(tǒng)才能不斷發(fā)展進(jìn)步。在此環(huán)境下，必須要有一定的資金作為支持。高校學(xué)籍檔案管理工作無法產(chǎn)生相關(guān)的經(jīng)濟(jì)效益，因此，高校需要通過相關(guān)政策進(jìn)行扶持，或是捐贈(zèng)等方式，來獲取相應(yīng)的資金。所以，各地檔案管理部門要加大與本地的更高校管理者進(jìn)行有效的交談，使學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到學(xué)籍檔案數(shù)字化管理對(duì)學(xué)校的重要性，也可以提出資金扶持的建議，不斷拓寬資金渠道，實(shí)現(xiàn)多渠道資金來源。

高校在爭(zhēng)取資金支持后，要合理運(yùn)用資金。積極引進(jìn)先進(jìn)的學(xué)籍檔案數(shù)字化管理技術(shù)與方式，并且創(chuàng)設(shè)現(xiàn)代化的工作環(huán)境，為工作人員順利開展工作提供良好的環(huán)境。并且，高校要加大資金投入力度，聘請(qǐng)專業(yè)的人才，組織工作人員開展培訓(xùn)工作，從而確保學(xué)籍檔案數(shù)字化管理工作的順利開展。購進(jìn)先進(jìn)的硬件，加強(qiáng)對(duì)軟件的開發(fā)力度，從而為師生提供更好的服務(wù)。

四、結(jié)束語

綜上所述，高校實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案數(shù)字化管理過程中，依然存在很多問題。想要確保高校管理工作符合社會(huì)的發(fā)展，便要加強(qiáng)完善學(xué)籍檔案數(shù)字化管理工作，提高學(xué)籍檔案管理工作質(zhì)量與效率，不斷優(yōu)化學(xué)籍檔案管理各工作的相關(guān)流程。

參考文獻(xiàn)：

[1]于國偉.淺談高校學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)研究[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2018，26（03）：100.

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[3]金梅.網(wǎng)絡(luò)教務(wù)環(huán)境中的高校學(xué)籍檔案管理研究[J].高教學(xué)刊，2017（18）：145-148.

[4]紀(jì)玲.高校學(xué)籍檔案管理數(shù)字化的探索與分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（05）：108.

[5]劉?？?基于數(shù)字化環(huán)境下的學(xué)籍檔案管理方法[J].科技資訊，2015，13（28）：114-115.