探討檔案管理中電子檔案的應(yīng)用價(jià)值

李潔瑩

摘 要：隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算的信息時(shí)代到來，電子檔案的應(yīng)用對(duì)提高工作效率、實(shí)現(xiàn)資源共享、降低保管難度都具有重要意義。而電子檔案管理方式也應(yīng)用到越來越多的企業(yè)、單位的日常經(jīng)營和工作當(dāng)中，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式正砸逐步轉(zhuǎn)化為電子檔案管理方式。本文分析了目前我國檔案管理的現(xiàn)狀、電子檔案的應(yīng)用價(jià)值及未來發(fā)展趨勢(shì)，用來對(duì)檔案的有效管理、提高檔案服務(wù)質(zhì)量做為資料參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；電子檔案；價(jià)值

當(dāng)代社會(huì)，檔案無論是在企業(yè)、醫(yī)療部門、事業(yè)單位和高校的日常應(yīng)用與管理中都起到了非常重要的作用，因此檔案管理工作的重要性可以說是不言而喻的。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，電子檔案的應(yīng)用不僅提高了檔案管理的效率，充分挖掘了檔案資源的價(jià)值，還保證了電子檔案的完整性和安全性，有效的避免了紙質(zhì)檔案管理過程中非常容易出現(xiàn)的損壞、丟失等一系列問題。為推進(jìn)檔案信息化建設(shè)提供了重要支持。然而，由于檔案管理需求的變化和管理人員信息服務(wù)能力低下，檔案管理人員在檔案信息化建設(shè)中難以發(fā)揮檔案管理的服務(wù)屬性等諸多因素。此時(shí)，積極探索電子檔案管理在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用價(jià)值，就成為當(dāng)前檔案管理中的重要工作。

一、目前我國的檔案管理現(xiàn)狀

目前，我國的檔案管理系統(tǒng)在積極建設(shè)中，相關(guān)工作人員也在對(duì)檔案管理的工作模式不斷的探索。現(xiàn)在我國的檔案管理方式在檔案管理工作由于受思想意識(shí)、經(jīng)濟(jì)、文化等一系列因素的限制，具有一定滯后性，紙質(zhì)檔案暫時(shí)無法退出歷史舞臺(tái)。目前，我國檔案管理模式是紙質(zhì)檔案與電子檔案并存。在檔案管理過程中，合理科學(xué)的分類、多樣化、全方位的建立索引信息等工作都需要更好地完成電子檔案的應(yīng)用。此時(shí)，電子檔案應(yīng)用的重要性和必要性就得到了深層次的體現(xiàn)。

二、檔案管理中電子檔案的應(yīng)用價(jià)值

（1）使用方便，有效提高辦公效率

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作過程中，工作人員主要依靠于手工操作，容易出現(xiàn)字跡模糊、信息收集不全、統(tǒng)計(jì)錯(cuò)誤等問題，不僅耗費(fèi)了大量的人力和時(shí)間，而且由于個(gè)人對(duì)分類標(biāo)準(zhǔn)的理解不同，導(dǎo)致整個(gè)分類管理工作的效果不盡如人意。電子檔案的應(yīng)用運(yùn)用計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力，使數(shù)據(jù)無論是在采集、存儲(chǔ)、分類還是統(tǒng)計(jì)環(huán)節(jié)，都變得更加方便，并且無論是起草、處理、傳輸都更加簡單易行。同時(shí)電子文件在存儲(chǔ)光盤和磁盤信息的同時(shí)，使用計(jì)算機(jī)可以很好地解決這些問題，縮短時(shí)間，使人們能夠按照數(shù)據(jù)的分類進(jìn)行收集、統(tǒng)計(jì)和查詢。在管理文件時(shí)，節(jié)省了人力，提高了準(zhǔn)確性和檢索效率。同時(shí)，電子化的應(yīng)用可以有效拓寬信息來源，使用互聯(lián)網(wǎng)可以進(jìn)行大面積、全方位的搜索，并快速獲取足夠的信息來源，確保信息收集的多樣性、豐富性和全面性。同時(shí)，電子檔案的應(yīng)用還可以降低信息采集帶來的各種成本對(duì)檔案的管理的工作具有重要意義。

（2）實(shí)現(xiàn)文件和文字信息等資源得到共享

傳統(tǒng)的手工操作管理檔案方式使各個(gè)企業(yè)、單位、部門之間想要實(shí)現(xiàn)資源共享，即使在小范圍內(nèi)也需要很高的成本，而大規(guī)模、全面的資源共享更是十分困難。因此大量信息出現(xiàn)閑置狀態(tài)，很大程度上造成了文件和檔案資源的浪費(fèi)。電子檔案管理系統(tǒng)利用電子應(yīng)用構(gòu)建一個(gè)縱橫交錯(cuò)、內(nèi)容豐富的信息集合，在此基礎(chǔ)上合理組織各種搜索、檢索和利用工具，使人們可以從多種角度、多種方式搜索信息，并通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)傳輸各種資源，使大規(guī)模、大面積地共享資源變得輕而易舉。適合于現(xiàn)代社會(huì)要求的快速、高知識(shí)產(chǎn)出和多樣化的信息吸收，提高了檔案管理的效率，減少了中間環(huán)節(jié)，大大提高了對(duì)檔案的利用率，實(shí)現(xiàn)了不同歷史時(shí)期信息的交換和共享，增強(qiáng)了業(yè)務(wù)聯(lián)系。

（3）提高了檔案管理的服務(wù)質(zhì)量，降低保管難度

相較與紙質(zhì)文件而言，電子文檔載體的使用壽命比較長。紙張的耐久性取決于纖維素自身的性質(zhì)，紙張?jiān)谒?、火、酸等條件下很容易受到損壞，在檔案管理工作過程中如發(fā)生意外很容易造成不可彌補(bǔ)的損失。而電子文件完全不存在這些問題的困擾，并且隨著科技的發(fā)展，存儲(chǔ)和讀取電子文件的設(shè)備也越來越成熟。可以根據(jù)具體的需求選擇不同的載體，如光盤、U盤、移動(dòng)硬盤等。這些載體都具有易存儲(chǔ)和讀取，存儲(chǔ)時(shí)間長，穩(wěn)定性強(qiáng)不易損壞的特點(diǎn)。

（4）保證檔案?jìng)鬏斶^程中的安全性的及時(shí)性

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案?jìng)鬏斶^程中，主要依靠人力通過郵遞等方式進(jìn)行傳輸，不但浪費(fèi)時(shí)間、人力且檔案安全性低，還很容易出現(xiàn)資料延誤、丟失、破損等情況。而電子檔案的應(yīng)用不但能夠確保文書檔案的安全性，更能有效的避免檔案資料在傳輸過程中出現(xiàn)延誤、丟失、破損等現(xiàn)象，同時(shí)傳輸速度得到了極大提高。

（5）有效避免資源浪費(fèi)，使環(huán)境問題得到改善

在現(xiàn)在大規(guī)模應(yīng)用電子檔案的管理模式下，用紙量明顯減少，從而有效節(jié)約了森林資源，對(duì)改善了環(huán)境具有重要意義。此外，電子文檔存儲(chǔ)不需要建立合適的存儲(chǔ)空間和各種儲(chǔ)備條件，有效避免了資源浪費(fèi)。在節(jié)能環(huán)保方面，同樣具有重要意義。

結(jié)束語

無論是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式還是現(xiàn)代電子檔案管理方式，安全始終都是我們需要注意的最關(guān)鍵、最根本的問題。雖然電子檔案的應(yīng)用提供了諸多便利，但其中也存在著各種不確定因素，在安全性方面也存在一些缺陷，如因網(wǎng)絡(luò)病毒惡意攻擊導(dǎo)致資料信息泄露、重要文件丟失等。因此我們?cè)谑褂闷陂g需要定期檢查、殺滅網(wǎng)絡(luò)或電子載體中存在的病毒，并對(duì)重要文件做好備份措施，以保護(hù)文件中的相關(guān)信息安全。但是相信隨著時(shí)間的推移，現(xiàn)階段文檔和文件管理信息電子應(yīng)用的問題將最終得到解決。未來在的檔案管理應(yīng)用上，電子檔案一定是大勢(shì)所趨，文檔和文件管理信息的電子應(yīng)用將突出其不可替代的優(yōu)勢(shì)，使人們充分享受到電子檔案應(yīng)用的巨大便利。

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（作者單位：廣州南方建筑設(shè)計(jì)研究院）