企業(yè)價(jià)值鏈管理中檔案的實(shí)用性研究

王睿 陳麗 王倩

【摘 要】隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的高速發(fā)展，不少企業(yè)的管理結(jié)構(gòu)和工作程序仍然停留在舊有模式，難以適應(yīng)不斷變化的外部環(huán)境。而企業(yè)價(jià)值鏈分析正是引導(dǎo)企業(yè)認(rèn)識自己，認(rèn)清環(huán)境的必要措施和手段。因此，論文聯(lián)系企業(yè)價(jià)值鏈和企業(yè)檔案之間存在的相互依存關(guān)系，探討檔案這種真實(shí)可靠的內(nèi)部信息材料在優(yōu)化企業(yè)管理結(jié)構(gòu)和工作程序中所發(fā)揮的實(shí)際作用，以期促進(jìn)企業(yè)的蓬勃發(fā)展。

【Abstract】With the rapid development of modern information technology， the management structure and work procedure of many companies are still remain the old modes， and it is difficult to adapt to the ever-changing external environment. Enterprise value chain analysis is just the necessary measure and method to guide enterprises to understand themselves and recognize the environment. Therefore， according to the interdependence relationship between the enterprise value chain and the enterprise archives， the paper probes into the actual role of the archives， which is a reliable internal information material in optimizing the management structure and work procedures of the enterprise， so as to promote the vigorous development of the enterprise.

【關(guān)鍵詞】企業(yè)價(jià)值鏈 ； 價(jià)值鏈分析； 檔案； 聯(lián)系

【Keywords】enterprise value chain； value chain analysis； archives；relationship

【中圖分類號】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號】1673-1069（2018）06-0119-02

1 引言

隨著我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展方式的轉(zhuǎn)變，給現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展帶來機(jī)遇的同時(shí)也帶來了一系列挑戰(zhàn)，使得企業(yè)內(nèi)部運(yùn)作難以適應(yīng)變化的外部市場環(huán)境。企業(yè)價(jià)值鏈作為企業(yè)尋找自身戰(zhàn)略優(yōu)勢環(huán)節(jié)的方法之一，對其進(jìn)行重新審視和優(yōu)化，是實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的必然選擇。而企業(yè)價(jià)值鏈管理的正常實(shí)施，必須借助一定的企業(yè)資源，其中，檔案作為企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)作中可信程度高的信息資源之一，翔實(shí)完整地記錄了每一個(gè)活動(dòng)過程，是構(gòu)建企業(yè)記憶不可缺少的信息資源之一，同時(shí)也是對企業(yè)價(jià)值鏈分析、優(yōu)化和評價(jià)的必要條件之一。

2 企業(yè)價(jià)值鏈概述

企業(yè)價(jià)值鏈經(jīng)歷了企業(yè)內(nèi)部價(jià)值鏈→行業(yè)價(jià)值鏈→虛擬價(jià)值鏈三個(gè)主要發(fā)展階段，即企業(yè)價(jià)值鏈最初由美國學(xué)者M(jìn)ichael E·Porter率先提出[1]這一觀點(diǎn)通常被認(rèn)為是傳統(tǒng)意義上的價(jià)值鏈，偏重于以企業(yè)作為獨(dú)立個(gè)體的觀點(diǎn)來分析企業(yè)的價(jià)值活動(dòng)、企業(yè)同供應(yīng)商和顧客之間的聯(lián)系，因此常稱為企業(yè)內(nèi)部價(jià)值鏈。此后，Peter Hine將材料供應(yīng)商和顧客納入了價(jià)值鏈，改稱為“集成物料價(jià)值的運(yùn)輸線”，將企業(yè)價(jià)值鏈擴(kuò)展到了整個(gè)行業(yè)鏈上。[2]以上兩位學(xué)者在其構(gòu)建的價(jià)值鏈中，均將信息和信息技術(shù)看作是價(jià)值增值活動(dòng)中的一個(gè)支持元素，不直接產(chǎn)生價(jià)值。但隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息在企業(yè)價(jià)值創(chuàng)造中起著越來越重要的作用，并給企業(yè)帶來競爭優(yōu)勢。因此，J·F·Rayport和J·J·Sviokla[3]隨后對信息技術(shù)的重要性進(jìn)行了強(qiáng)調(diào)，提出了虛擬價(jià)值鏈的觀點(diǎn)。雖然企業(yè)價(jià)值鏈的理論研究隨著時(shí)代的發(fā)展在不斷完善，但究其根本，對企業(yè)價(jià)值鏈進(jìn)行研究就是對企業(yè)中既相對獨(dú)立又相互關(guān)聯(lián)的活動(dòng)及各部分的影響因素進(jìn)行分析，以分辨企業(yè)的增值和非增值環(huán)節(jié)，以尋找出企業(yè)的優(yōu)勢和劣勢，明確在行業(yè)價(jià)值鏈中的具體位置，并充分利用企業(yè)資源增強(qiáng)其優(yōu)勢環(huán)節(jié)而減少其非增值活動(dòng)的成本，以獲得市場競爭優(yōu)勢，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。其中，信息資源一直都是價(jià)值鏈構(gòu)成中不可或缺的部分，并隨著理論研究的加深，其地位愈加顯著，而檔案作為企業(yè)信息資源的重要組成部分，在價(jià)值鏈管理中也發(fā)揮著不可替代的作用。

3 企業(yè)價(jià)值鏈管理的主要內(nèi)容及其面臨的問題

企業(yè)價(jià)值鏈管理主要包括三大階段，即價(jià)值鏈分析→優(yōu)化→評價(jià)[4]。其中，作為價(jià)值鏈管理的重要環(huán)節(jié)之一，價(jià)值鏈分析重在發(fā)現(xiàn)內(nèi)部價(jià)值鏈中的非增值環(huán)節(jié)和各運(yùn)作環(huán)節(jié)中的不協(xié)調(diào)因素，并在此基礎(chǔ)上對企業(yè)外部價(jià)值鏈進(jìn)行分析以反映出企業(yè)本身和供應(yīng)商、銷售商之間的依存關(guān)系，尋找低價(jià)值活動(dòng)環(huán)節(jié)。為提高企業(yè)的運(yùn)作效率，降低經(jīng)營成本，并逐步調(diào)整企業(yè)的行業(yè)定位，在價(jià)值鏈分析的基礎(chǔ)上還應(yīng)對價(jià)值鏈進(jìn)行優(yōu)化，即重新審視企業(yè)的業(yè)務(wù)流程和組織結(jié)構(gòu)，對其進(jìn)行重組和再造，并完善信息管理系統(tǒng)。[5]價(jià)值鏈評價(jià)則主要是對前兩個(gè)管理階段的施行效果——價(jià)值鏈活動(dòng)環(huán)節(jié)是否更加精煉、產(chǎn)品質(zhì)量是否改善、時(shí)間成本是否提高、總成本是否降低的反饋，并為下一價(jià)值鏈管理周期提供相關(guān)信息，達(dá)到價(jià)值鏈持續(xù)優(yōu)化的目的。

目前很多企業(yè)由于對信息及信息技術(shù)認(rèn)識的局限，對價(jià)值鏈管理的正常實(shí)施產(chǎn)生了不良影響，主要表現(xiàn)為：①價(jià)值鏈分析缺少必要的信息支撐。由于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)信息和信息技術(shù)的不重視，缺乏對企業(yè)本身檔案和外部市場信息收集與開發(fā)，加之信息管理系統(tǒng)的落后，導(dǎo)致信息不完整、不準(zhǔn)確，價(jià)值鏈分析難以進(jìn)行。②價(jià)值鏈優(yōu)化難以實(shí)現(xiàn)。由于企業(yè)服務(wù)對象需求的不明確、信息的缺乏、分析的不準(zhǔn)確以及信息在企業(yè)各部門之間傳遞的滯后性，管理人員難以及時(shí)、準(zhǔn)確地掌握企業(yè)的整體運(yùn)作狀況，因而也無法對業(yè)務(wù)流程、組織結(jié)構(gòu)和企業(yè)上下游價(jià)值鏈進(jìn)行全面評估和做出正確高效的決策，造成價(jià)值鏈優(yōu)化難以實(shí)現(xiàn)。③價(jià)值鏈管理成效甚微。價(jià)值鏈分析和優(yōu)化無法得到高效施行，加之各部門之間由于信息管理的不到位造成信息障礙，對企業(yè)所下達(dá)的決策也難以做出快速響應(yīng)，這些因素決定了價(jià)值鏈管理的成效微乎其微。

4 企業(yè)檔案在改善企業(yè)價(jià)值鏈管理中的實(shí)際作用

從企業(yè)價(jià)值鏈管理的問題中可以發(fā)現(xiàn)，信息在其整個(gè)過程中都是至關(guān)重要的，檔案作為企業(yè)信息的重要組成部分，也始終起著不可替代的作用，其主要來源于企業(yè)信息部門收集的情報(bào)信息和運(yùn)作環(huán)節(jié)形成的翔實(shí)記錄。企業(yè)檔案可從以下幾方面改善企業(yè)價(jià)值鏈管理所出現(xiàn)的問題。

4.1 為企業(yè)價(jià)值鏈分析提供準(zhǔn)確、系統(tǒng)的信息支撐

企業(yè)檔案蘊(yùn)含了歷年來的運(yùn)營信息，是企業(yè)經(jīng)營管理活動(dòng)的真實(shí)記錄，應(yīng)把其作為價(jià)值鏈分析的數(shù)據(jù)支撐以保證分析的準(zhǔn)確性，為價(jià)值鏈優(yōu)化奠定基礎(chǔ)。而企業(yè)外部價(jià)值鏈分析，除需大量情報(bào)信息外，結(jié)合檔案信息進(jìn)行綜合分析也是保證分析順利進(jìn)行的必要條件之一，如通過分析會(huì)計(jì)檔案尋求具有競爭優(yōu)勢環(huán)節(jié)或低價(jià)值活動(dòng)環(huán)節(jié)，再結(jié)合上下游企業(yè)的產(chǎn)品或服務(wù)特點(diǎn)等外部市場信息進(jìn)行分析，可為企業(yè)整體優(yōu)化指明方向。

4.2 為企業(yè)業(yè)務(wù)流程指明重組方向

客戶檔案是企業(yè)和其服務(wù)對象在交易過程中形成的數(shù)據(jù)資料，作為企業(yè)重要的戰(zhàn)略性資源之一，應(yīng)對其進(jìn)行深入挖掘，以識別不同客戶群的消費(fèi)和需求行為的差異以及對企業(yè)的重要程度等，并以此作為業(yè)務(wù)流程重組、組織結(jié)構(gòu)再造的基本方向。在此基礎(chǔ)上，系統(tǒng)地對企業(yè)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重新設(shè)計(jì)，改造原有流程路徑、工作環(huán)節(jié)和步驟劃分，降低價(jià)值鏈活動(dòng)中影響最大的成本因素，設(shè)計(jì)出更能滿足顧客需求的業(yè)務(wù)流程。

4.3 為完善企業(yè)信息系統(tǒng)提供依據(jù)

企業(yè)信息系統(tǒng)對企業(yè)所擁有的人、財(cái)、物、信等資源進(jìn)行了整合，是保證企業(yè)信息上下暢通，傳達(dá)及時(shí)的必要手段，同時(shí)也是價(jià)值鏈管理中必須倚靠的關(guān)鍵性因素，甚至決定著價(jià)值鏈優(yōu)化的生死成敗。利用信息系統(tǒng)對企業(yè)檔案進(jìn)行分析，可發(fā)現(xiàn)以往信息收集的不足以及各部門之間存在的信息不通暢的地方，針對這些環(huán)節(jié)進(jìn)一步完善信息系統(tǒng)，并加強(qiáng)收集。同時(shí)，信息系統(tǒng)的完善，也有助于企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展。

4.4 為企業(yè)價(jià)值鏈優(yōu)化的效果提供衡量標(biāo)尺

對企業(yè)價(jià)值鏈進(jìn)行優(yōu)化后，僅以實(shí)施后收集而來的經(jīng)營管理數(shù)據(jù)進(jìn)行評價(jià)，缺乏對比數(shù)據(jù)，則該評價(jià)沒有任何意義，不能說明企業(yè)價(jià)值鏈的優(yōu)化效果。企業(yè)檔案是企業(yè)各環(huán)節(jié)在處理以往事物中形成的原始記錄，因此對比數(shù)據(jù)主要源于此，只有將企業(yè)優(yōu)化后的各項(xiàng)指標(biāo)與檔案中的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行對比后，才能得到相較于以往活動(dòng)來說其實(shí)施效果的好壞程度。當(dāng)各項(xiàng)指標(biāo)均好于優(yōu)化前時(shí)，則說明該優(yōu)化是有利于提高企業(yè)核心競爭力的，進(jìn)而為下一個(gè)“分析-優(yōu)化-評價(jià)”提供反饋信息，達(dá)到價(jià)值鏈持續(xù)改進(jìn)的效果。

5 結(jié)語

檔案信息在企業(yè)價(jià)值鏈管理中發(fā)揮著不可替代的作用，在各管理環(huán)節(jié)均要充分利用檔案來解決價(jià)值鏈管理中所遇到的實(shí)際問題。同時(shí)，重視企業(yè)的檔案管理工作，積極主動(dòng)地對檔案信息進(jìn)行開發(fā)和提供利用，為企業(yè)的各項(xiàng)決策活動(dòng)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，不僅僅是檔案部門的使命所在，同時(shí)也是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和各職能部門的職責(zé)，需引起相當(dāng)?shù)闹匾暡⒓訌?qiáng)對其的收集、保管和利用。

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