辦公室精細(xì)化管理的對(duì)策與思路

謝慈雅

摘要：沒有規(guī)矩不成方圓，辦公室需要進(jìn)行精細(xì)化管理，目前辦公室存在制度、寫作、員工綜合素質(zhì)方面的短板，經(jīng)過分析，提出要完善制度，規(guī)范化流程、落實(shí)責(zé)任到個(gè)人等一系列較完善的體系。

關(guān)鍵詞：國企;辦公室 ;精細(xì)化管理

企業(yè)辦公室行政管理中存在的問題

辦公制度要進(jìn)一步完善

管理制度是企業(yè)各部門“沒有規(guī)矩不成方圓”的必要規(guī)章制度，管理制度的完整、合理性是辦公工作能夠完美進(jìn)行的基礎(chǔ)。很多公司對(duì)辦公室的事務(wù)沒有明確的分工，使得有些工作缺少對(duì)應(yīng)的責(zé)任人，發(fā)生工作無人認(rèn)領(lǐng)，相互推諉的情況，影響工作的順利進(jìn)行。

團(tuán)結(jié)協(xié)作要進(jìn)一步加強(qiáng)

辦公室的行政工作需要各部門各人員之間的相互溝通、合作、配合，不是一個(gè)人可以單獨(dú)完成的。在企業(yè)單位的實(shí)際工作中，一些企業(yè)的員工缺少協(xié)作能力，無法進(jìn)行有效的溝通，當(dāng)工作出現(xiàn)問題時(shí)，員工沒有團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)，這就導(dǎo)致了問題無法短時(shí)間內(nèi)有效的解決，從而導(dǎo)致辦公效率低下，增加了企業(yè)的管理成本。

員工綜合要進(jìn)一步提高

在企業(yè)中，有的員工的綜合素質(zhì)較低，不能夠勝任辦公室的事務(wù)。因辦公室工作的特殊性，導(dǎo)致有些工作沒有具體的責(zé)任人，當(dāng)此類問題發(fā)生時(shí)，辦公室人員不能及時(shí)有效地解決問題，因有的員工綜合素質(zhì)較低，責(zé)任感低下，缺少主人翁意識(shí)，對(duì)沒有明確責(zé)任的工作，不會(huì)以積極的心態(tài)對(duì)待，導(dǎo)致問題的堆積，影響企業(yè)的正常運(yùn)行。

辦公室精細(xì)化管理的實(shí)施思路

第一，提高效率。辦公室存在著許多問題，如文件和電信操作效率低下。原因是什么，在這之中既有文件量大、人力不足等客觀因素，也有輕重緩急的處理不到位、流通環(huán)節(jié)缺乏緊密聯(lián)系等主觀因素。在眾多事務(wù)不可逆轉(zhuǎn)、不能在短時(shí)間內(nèi)大幅增加員工及人手的情況下，運(yùn)用精細(xì)化管理的理念和方法，進(jìn)一步完善工作體系，優(yōu)化運(yùn)作模式，刪除無效環(huán)節(jié)，加強(qiáng)考核激勵(lì)，這樣可以有效地提高整體工作效率和實(shí)現(xiàn)“無增長改善”。

第二，規(guī)范運(yùn)行。日常辦公寫作、會(huì)議、事務(wù)中存在著一些不周密、不規(guī)范的現(xiàn)象，其中有些是由于制度上的漏洞，這些只能靠經(jīng)驗(yàn)和情感來操作，有些是明確了規(guī)章制度，但沒有嚴(yán)格遵守。要解決許多這類的問題，不僅要加快加強(qiáng)辦公室日常工作制度的建設(shè)，使一切都能遵守規(guī)章制度，還要進(jìn)一步加強(qiáng)各項(xiàng)制度規(guī)定的落實(shí)，做到不漏氣、不縮水，這些其實(shí)都是精細(xì)管理的本質(zhì)。

第三，塑造形象。辦公室是企業(yè)的“前廳”和“墻對(duì)墻”。政府對(duì)辦公室的印象，基本上都是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、基層干部和人民群眾在辦公室的作風(fēng)而留下的。因此，樹立良好的風(fēng)格形象對(duì)辦公室就顯得尤為重要。精細(xì)化管理的價(jià)值取向，如精益求精、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、規(guī)范有序，符合政府機(jī)關(guān)塑造的優(yōu)秀機(jī)關(guān)文化和即將要向人民展示的形象，也是政府機(jī)關(guān)需要塑造的重要原由。

辦公室精細(xì)化管理的實(shí)施路徑

日常管理程序生活中的大小事務(wù)都自有它的規(guī)定，政府辦公廳作為政治機(jī)構(gòu)，必須遵守相關(guān)的法律法規(guī)，這是辦公廳需要放在首位考慮的，因此相關(guān)人員在工作時(shí)一點(diǎn)也不能馬虎。尤其要堅(jiān)定黨的領(lǐng)導(dǎo)等核心政治原則，力爭做一個(gè)鑄造師，而不是和稀泥。并且平日里要注重完善辦公廳的制度體系，及時(shí)進(jìn)行修修改改，這里說的修是指修繕，按時(shí)檢查現(xiàn)有的制度，及時(shí)擯棄過時(shí)無用的制度，令工作制度與時(shí)俱進(jìn)促進(jìn)工作的高效完成。補(bǔ)就是查出制度中存在的漏洞，擬定并頒布針對(duì)這些漏洞的新規(guī)，讓工作體系趨于完整，把每項(xiàng)工作都納入可控范圍內(nèi)。

工作質(zhì)量程序

一般來說，標(biāo)準(zhǔn)化指的就是讓任意一個(gè)人來做一項(xiàng)工作都能達(dá)到預(yù)期的效果;或者是由一個(gè)人來完成各項(xiàng)不同的工作，都能滿足上級(jí)的要求。標(biāo)準(zhǔn)化的前提就是要有一個(gè)定位清晰并有著具體要求的量尺，可以放在每個(gè)職位或是每個(gè)任務(wù)中應(yīng)用。一方面，依據(jù)辦公廳職工的不同職能，對(duì)每個(gè)職位進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督，裁定出各個(gè)職位清晰明了的責(zé)任邊界，讓人員變動(dòng)對(duì)工作進(jìn)度的影響降到最低。另一方面，根據(jù)有關(guān)部門的特殊需求，提出可操作性高、針對(duì)性強(qiáng)的工作要求，使辦公廳發(fā)布的所有條款都是嚴(yán)謹(jǐn)?shù)模龅氖露际乔‘?dāng)?shù)摹?/p>

運(yùn)轉(zhuǎn)流程程序

需要特別說明的是，細(xì)化管理?xiàng)l例初衷并不是想讓工作更為復(fù)雜化，而是希望通過這樣的方式能讓整個(gè)工作流程得到優(yōu)化，把工作細(xì)化到每一個(gè)小節(jié)上，避免出現(xiàn)丟了西瓜撿芝麻的情況。

督促跟進(jìn)程序

政府辦公廳與其他部門一個(gè)明顯的不同之處就是它需要督促其他部門的工作，通過對(duì)各項(xiàng)工作的監(jiān)督來保證任務(wù)的順利完成?！叭k三為”工作的大小業(yè)務(wù)都需要進(jìn)行跟進(jìn)，這需要辦公廳的每一分子共同協(xié)作來完成。整個(gè)監(jiān)督實(shí)施過程需要精確分配任務(wù)，明確個(gè)人職責(zé)范圍，保證工作進(jìn)行到每一個(gè)階段都有專人跟進(jìn)，看好工作流程的整個(gè)階段，直至工作順利完成。

應(yīng)急協(xié)作程序

出現(xiàn)預(yù)料之外的情況時(shí)是最考驗(yàn)?zāi)芰Φ臅r(shí)候。在日常工作進(jìn)行時(shí)推行細(xì)化管理是必要的，而當(dāng)突發(fā)事件出現(xiàn)時(shí)更能體現(xiàn)細(xì)化管理的重要性。政府辦公廳由于職責(zé)的特殊性，遇到突發(fā)狀況在所難免，而辦公廳的工作自成體系，需要有關(guān)人員能夠及時(shí)相互協(xié)作處理。尤其是召開緊急會(huì)議和出現(xiàn)嚴(yán)重突發(fā)事件等較為艱巨的任務(wù)時(shí)，工作人員需要時(shí)刻準(zhǔn)備好B計(jì)劃甚至是C計(jì)劃，做好本職工作，及時(shí)查漏補(bǔ)缺，集中力量辦大事、辦急事，并保證辦成事、不出事。

（作者單位：廣西交建工程檢測咨詢有限公司）

【參考文獻(xiàn)】

[1]秦蕊. 辦公室精細(xì)化管理[J]. 現(xiàn)代企業(yè)文化， 2015（03）.