論機(jī)房建設(shè)的范圍管理

摘要：本文以我參與的綠春縣電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)管理中心機(jī)房升級(jí)改造工作為例，探討了項(xiàng)目范圍管理的具體應(yīng)用。本文從范圍定義、創(chuàng)建WBS、范圍確認(rèn)和范圍控制這四個(gè)方面論述了該項(xiàng)目的具體做法和經(jīng)驗(yàn)。

關(guān)鍵詞：范圍；定義；WBS；確認(rèn)；控制

2017年10-12月，我作為建設(shè)方代表參加了綠春縣電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)管理中心機(jī)房升級(jí)改造工作。該項(xiàng)目建設(shè)資金約90萬元，機(jī)房面積約80平米，建設(shè)內(nèi)容主要涉及到新機(jī)房規(guī)劃和設(shè)計(jì)、新設(shè)備采購和安裝以及綜合布線。單從建設(shè)資金和建設(shè)內(nèi)容看，這算不上一個(gè)復(fù)雜的信息系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目，并且機(jī)房建設(shè)項(xiàng)目具有很多現(xiàn)成的成功案例可以參考。但是，該項(xiàng)目具有以下特點(diǎn)：1.該機(jī)房位于我縣行政中心A幢七樓，大樓建設(shè)方與我方屬于不同單位。我方作為機(jī)房的最終用戶，負(fù)責(zé)機(jī)房內(nèi)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，但是機(jī)房土建、裝修等工程則由大樓建設(shè)方負(fù)責(zé)。機(jī)房建設(shè)受到大樓建設(shè)方在管理上的諸多約束。2.本項(xiàng)目與其它項(xiàng)目的接口多。由于本項(xiàng)目的實(shí)施范圍僅限于機(jī)房內(nèi)部，因此需要從大樓外部接入機(jī)房的網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營商接口（樓宇間和樓層間布線）、從大樓底層UPS室接入到一樓機(jī)房的強(qiáng)電線纜接口（樓層間布線）需要由大樓建設(shè)方配合完成。此外，由于資金問題，機(jī)房基礎(chǔ)設(shè)施中的UPS、精密空調(diào)、監(jiān)控系統(tǒng)等設(shè)備要在后期的項(xiàng)目中才能采購和安裝，本項(xiàng)目必須為后續(xù)項(xiàng)目預(yù)留接口。3.由于機(jī)房建設(shè)涉及眾多的項(xiàng)目干系人，各方對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)的期望不同，導(dǎo)致項(xiàng)目實(shí)施過程中不可避免的出現(xiàn)矛盾和沖突。

為了保障項(xiàng)目的成功實(shí)施，我單位成立了項(xiàng)目管理小組，由主管領(lǐng)導(dǎo)掛帥組長，統(tǒng)一管理、協(xié)調(diào)。我由于長期從事機(jī)房運(yùn)維工作，也曾經(jīng)參與多個(gè)電子政務(wù)項(xiàng)目，具有豐富的機(jī)房建設(shè)和項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)，因此被選為建設(shè)方代表，全權(quán)代表建設(shè)方行使職責(zé)。我主要負(fù)責(zé)可研分析、項(xiàng)目立項(xiàng)、采購管理、范圍管理、質(zhì)量管理和溝通管理等工作。由于本項(xiàng)目約束條件多、預(yù)留接口多，如果超出約束或是出現(xiàn)漏項(xiàng)，很容易導(dǎo)致后續(xù)工作陷入被動(dòng)局面，因此必須做好項(xiàng)目的范圍管理。在本項(xiàng)目的范圍管理中，我主要是集中精力做好了范圍定義、創(chuàng)建WBS、范圍確認(rèn)和范圍控制這四個(gè)方面的工作。

切實(shí)做好項(xiàng)目的范圍定義，明確項(xiàng)目內(nèi)容、邊界和接口。第一，做好需求收集和管理工作。項(xiàng)目需求是項(xiàng)目范圍的基礎(chǔ)，要明確項(xiàng)目的范圍，首先必須明確項(xiàng)目的需求。結(jié)合走訪、談話、書面調(diào)查的多種方式，搜集機(jī)房用戶的需求，詳細(xì)到包括運(yùn)營商、帶寬、光纖數(shù)量、預(yù)計(jì)設(shè)備（網(wǎng)絡(luò)、安全、服務(wù)器）的數(shù)量、規(guī)格、功率、電源接口等信息，以作為計(jì)劃機(jī)柜數(shù)量、類型等依據(jù)。將搜集到的需求進(jìn)行分析、整理，經(jīng)過與用戶反復(fù)溝通，形成需求規(guī)格說明書，召開有用戶、建設(shè)方、承建方和監(jiān)理方參與的需求評(píng)審會(huì)，對(duì)需求規(guī)格說明書進(jìn)行評(píng)審。第二，通過實(shí)地勘察，查明具體環(huán)境，測量機(jī)房具體尺寸，明確網(wǎng)絡(luò)和電纜入口位置，繪制機(jī)房平面圖，作為機(jī)房布局規(guī)劃的依據(jù)。第三，結(jié)合需求規(guī)格說明書和勘查的機(jī)房實(shí)際環(huán)境，進(jìn)行機(jī)房規(guī)劃，規(guī)劃中考慮機(jī)房通風(fēng)、散熱和方便人員操作等要求。使用AutoCAD繪制機(jī)房布局規(guī)劃圖，明確表示機(jī)柜種類、數(shù)量、擺放位置，強(qiáng)弱電路線，預(yù)留接口位置等信息。第四，以經(jīng)過評(píng)審的機(jī)房規(guī)劃方案為主要依據(jù)，編制項(xiàng)目范圍說明書，內(nèi)容包括機(jī)房平面布局規(guī)劃，應(yīng)采購的設(shè)備類型、規(guī)格、數(shù)量，綜合布線方案、為其他項(xiàng)目的預(yù)留接口等。第四，召開項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)，邀請(qǐng)大樓建設(shè)方、機(jī)房建設(shè)方、機(jī)房承建方、機(jī)房監(jiān)理方等項(xiàng)目干系人參與會(huì)議，以項(xiàng)目范圍說明書為主要依據(jù)，討論和明確各方工作內(nèi)容和邊界，形成各方簽字確認(rèn)的會(huì)議紀(jì)要。通過以上工作，明確了本項(xiàng)目的范圍和邊界，即要做什么，不做什么。

創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)（WBS），細(xì)化項(xiàng)目可交付物。我們選用了分級(jí)的樹形WBS結(jié)構(gòu)，結(jié)合WBS字典對(duì)工作單元細(xì)節(jié)進(jìn)行描述。整個(gè)WBS劃分為三層：第0層是整個(gè)項(xiàng)目，第一層我們按可交付物的類別分為兩類：機(jī)房規(guī)劃和設(shè)計(jì)、設(shè)備采購和安裝、綜合布線。第二層按照具體的可交付物進(jìn)行羅列。如機(jī)房規(guī)劃和設(shè)計(jì)這一分類下，包含機(jī)房平面布局規(guī)劃、綜合布線方案設(shè)計(jì)。設(shè)備采購和安裝這一分類下，包含所有需要采購的安裝設(shè)備，有網(wǎng)絡(luò)機(jī)柜、服務(wù)器機(jī)柜、電源列頭柜、網(wǎng)絡(luò)列頭柜、光纖、電纜、雙絞線、強(qiáng)電橋架、弱電橋架、插座等。綜合布線這一分類下，按照線纜性質(zhì)和鋪設(shè)方式的不同分為強(qiáng)電布線和弱電布線。在WBS字典里對(duì)每一層次上的工作單位（如具體工作內(nèi)容、執(zhí)行組織、質(zhì)量和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、成本估算、資源需求、活動(dòng)列表等）進(jìn)行了詳細(xì)描述。如針對(duì)電源列頭柜這個(gè)工作包，描述了規(guī)格、數(shù)量、安裝位置、配線架等要求。如針對(duì)強(qiáng)電布線這個(gè)工作包，描述了強(qiáng)電走線線路（AutoCAD圖紙）、電纜規(guī)格、數(shù)量、接口點(diǎn)、防雷、接地等電氣要求。創(chuàng)建的WBS和WBS字典同樣提交由用戶評(píng)審，將通過用戶評(píng)審的WBS和WBS字典報(bào)請(qǐng)監(jiān)理方批準(zhǔn)。通過創(chuàng)建WBS，將原本雜亂無章的各種活動(dòng)理順，將本項(xiàng)目的工作具體細(xì)分為容易管理的工作包，細(xì)化后的可交付物清晰、具體，能夠避免遺漏，也便于進(jìn)一步開展項(xiàng)目后續(xù)過程中的進(jìn)度計(jì)劃、資源分配、預(yù)算計(jì)劃和監(jiān)控等活動(dòng)。

重視階段成果檢查，保證項(xiàng)目范圍得到確認(rèn)。在每個(gè)項(xiàng)目階段結(jié)束時(shí)，我們都以項(xiàng)目范圍說明書、WBS和WBS字典為依據(jù)，對(duì)階段成果進(jìn)行檢查，確認(rèn)符合項(xiàng)目范圍，項(xiàng)目才能進(jìn)入下一階段。以綜合布線為例，我們在工程隱蔽之前針對(duì)橋架安裝、走線線路、線纜類型、數(shù)量、接口等進(jìn)行了檢查，并通過質(zhì)量控制方面的線路連通性測試，確保合乎要求，才同意進(jìn)行工程隱蔽。項(xiàng)目范圍確認(rèn)是有關(guān)工作成果是否可接受的問題，它保證項(xiàng)目中的所有工作都準(zhǔn)確、滿意地完成。通過范圍確認(rèn)，可以避免后期出現(xiàn)返工。

確立范圍基線，做好范圍控制工作。經(jīng)過批準(zhǔn)的項(xiàng)目范圍說明書、WBS和WBS字典構(gòu)成了本項(xiàng)目的范圍基線。我們以范圍基線作為依據(jù)，嚴(yán)格做好變更管理工作。每次變更都召開了由我方、承建方和監(jiān)理方參與的變更協(xié)調(diào)會(huì)，所有變更都納入變更管理，嚴(yán)格執(zhí)行變更申請(qǐng)、變更評(píng)估、變更審批、變更執(zhí)行、相關(guān)計(jì)劃調(diào)整、變更記錄、變更效果追蹤和反饋的變更控制流程，保證變更有據(jù)可依，有跡可查。本項(xiàng)目中出現(xiàn)最大的一次變更是由于原機(jī)房規(guī)劃方案中的強(qiáng)電上走線方式需要在天花板上吊裝橋架，但是在項(xiàng)目實(shí)施部分后，大樓建設(shè)方提出吊裝方式會(huì)破壞天花板上的隔音材料，要求我們停工并修改方案。為了配合大樓的整體驗(yàn)收，我們不得不進(jìn)行橋架安裝方式的變更，將天花板吊裝改為機(jī)柜托裝，這就需要重新定制托裝橋架，并拆除已經(jīng)安裝的吊裝橋架。在對(duì)這次變更的評(píng)估中，對(duì)照范圍基線來看，本次變更的內(nèi)容不屬于增加項(xiàng)目范圍，而是變更實(shí)現(xiàn)方式，造成的影響是成本有所增加（補(bǔ)償重新定制橋架的費(fèi)用），同時(shí)拆除已經(jīng)安裝的橋架和等待新定制橋架的生產(chǎn)需要1周時(shí)間，這對(duì)進(jìn)度影響較大。通過繪制時(shí)標(biāo)網(wǎng)絡(luò)圖，我們分析出下走線橋架和強(qiáng)電鋪設(shè)這兩個(gè)活動(dòng)可以提前到等待定制新橋架的時(shí)間里進(jìn)行，于是我們及時(shí)修改了進(jìn)度計(jì)劃，通過調(diào)整活動(dòng)順序，后續(xù)又結(jié)合快速跟進(jìn)和增加人手的方式保證了進(jìn)度按原計(jì)劃進(jìn)行。由于項(xiàng)目環(huán)境復(fù)雜和干系人需求多變，項(xiàng)目范圍的變更是不可避免的，通過范圍控制工作，保證變更按照流程得到控制和管理，有助于便面項(xiàng)目范圍蔓延。

該機(jī)房建成到現(xiàn)在已經(jīng)運(yùn)行了4個(gè)多月，設(shè)備一直運(yùn)行正常，各項(xiàng)指標(biāo)達(dá)到要求，沒有出現(xiàn)重大故障。做好范圍定義、創(chuàng)建WBS、范圍確認(rèn)和范圍控制這四個(gè)方面的范圍管理工作，為項(xiàng)目的成功奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。項(xiàng)目管理工作是一項(xiàng)“牽一發(fā)而動(dòng)全身”的工作，某一個(gè)方面的疏忽都會(huì)給其他方面造成巨大影響，今后應(yīng)該樹立系統(tǒng)、全局的觀念，任何決策前都應(yīng)該對(duì)可能的影響進(jìn)行分析，這不僅是做好范圍管理的要求，更是做好整個(gè)項(xiàng)目管理工作的要求。

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作者簡介：盧孫福（1982.12），男，?？疲砉こ處?，主要研究領(lǐng)域?yàn)橛?jì)算機(jī)硬件、信息安全、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)控機(jī)床應(yīng)用及操作、軟件設(shè)計(jì)等。