電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合管理

孫煥馨

摘要：隨著現(xiàn)代科學技術(shù)的應用，檔案信息的存儲方式也不斷地發(fā)生變化，存儲形式多種多樣。在紙質(zhì)檔案與電子檔案并存時期，如何科學有效地管理好檔案工作，是檔案工作者值得深入思考的課題。文章主要就電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合管理作了相關(guān)的分析，以供參考。

關(guān)鍵詞：電子檔案；紙質(zhì)檔案；整合管理

引言：在網(wǎng)絡技術(shù)和信息技術(shù)飛速發(fā)展的大環(huán)境下，電子檔案無可替代地成為檔案管理的重要形式，但電子檔案受電腦的控制，存在一定的缺陷，這時就需要紙質(zhì)檔案來補充，將兩者有機結(jié)合，使之優(yōu)勢互補，對檔案管理具有重要的現(xiàn)實意義。

一、電子檔案與紙質(zhì)檔案的特點分析

（一）電子檔案的特點

電子檔案是指利用計算機技術(shù)形成的，以代碼形式存儲于特定介質(zhì)上的檔案。它是電子計算機在檔案管理工作中應用的產(chǎn)物，也是檔案現(xiàn)代化的顯著標志。電子檔案以其現(xiàn)代化手段，在檔案信息存儲、輸出、處理等方面，具有紙質(zhì)檔案無法比擬的優(yōu)越性，主要表現(xiàn)在如下幾方面。

1.檔案信息存儲豐富性

電子檔案信息的存儲介質(zhì)主要有磁盤、磁帶、光盤，尤其是光盤，由于信息存儲的高密度性，使檔案信息存儲量極為豐富，具有“海量存儲”之稱，大大高于紙質(zhì)載體所存儲的信息，這樣既節(jié)省了大量保存紙質(zhì)檔案所占用的空間，又簡化了各種檔案管理環(huán)節(jié)。

2.檔案信息生動形象性

隨著網(wǎng)絡技術(shù)的成熟，電子檔案與多媒體信息相結(jié)合，通過用視頻、音頻或用數(shù)字代碼形式存儲事物信息的原來形態(tài)，形象生動地再現(xiàn)歷史活動狀況，從而改變了紙質(zhì)檔案記錄信息的單一性，使反映出的信息圖、文、聲、像并茂，對人類社會活動的概貌進行全息化 再現(xiàn)。

3.信息存儲與利用的迅速準確性

電子計算機具有高效率的信息處理功能，它通過數(shù)字或代碼，對信息的數(shù)字編碼進行存儲、傳遞、編輯加工處理，由計算機轉(zhuǎn)換成可視、可聽的信息，從而提高檔案信息開發(fā)工作中檔案信息存貯、處理、輸出的能力。

（二）紙質(zhì)檔案的特點

紙質(zhì)檔案就是以紙張為信息記錄載體的檔案。自從公元105年東漢蔡倫發(fā)明造紙以來，這種傳統(tǒng)的檔案介質(zhì)一直作為主要的信息載體被使用，它具有以下特征。

1.檔案管理不失真是檔案管理工作中的基本要求

紙質(zhì)檔案具有唯一性特點，這一特點能夠展現(xiàn)出檔案管理工作檔案記錄的原始性。因此，紙質(zhì)檔案在多年來的發(fā)展成熟過程中，逐漸形成了自身科學有效的管理機制，充分保障了檔案資料的原始性和唯一性。紙質(zhì)檔案是檔案資料記錄的原始內(nèi)容，是不可涂改和不可復制的。

2.紙質(zhì)檔案管理中的存儲和檢索較為明了，檔案管理人員管理和查找也比較簡單。紙質(zhì)檔案管理中是將紙張作為檔案管理載體，不需要任何數(shù)字化和現(xiàn)代化的設備就能直接明了的展現(xiàn)出來。在長時間的檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案管理方式是大多數(shù)檔案工作者比較容易接受的。因為紙質(zhì)檔案管理無論在什么情況下都能實現(xiàn)檔案的查找以及利用，受到客觀因素影響較小。

3.紙質(zhì)檔案最大的特點就是存放時間長久

紙質(zhì)檔案管理中不會出現(xiàn)檔案使用次數(shù)限制和檔案使用的期限限制的情況（排除保密檔案的解秘時間）。我國是造紙術(shù)的發(fā)明國，自從紙張出現(xiàn)就一直作為檔案資料保存的載體被廣泛使用。紙張的主要制作材料是纖維素，而纖維素具有高強度的耐久性，雖然纖維素制作的紙張在某些情況下會發(fā)生氧化或者電解，但是悉心管理排除化學作用的發(fā)生就可以順利延長紙質(zhì)檔案保存的期限。而且我國保存數(shù)千年的古代字畫就是紙質(zhì)檔案管理耐久性的最好證明。

二、電子檔案和與紙質(zhì)檔案整合管理的必然性

電子檔案以網(wǎng)絡技術(shù)作為載體，儲存時間較長，能夠有效的保障檔案的完整性，但容易受到病毒侵襲，安全系數(shù)不高。紙質(zhì)檔案以紙質(zhì)文件作為載體，具有較高的安全系數(shù)，檔案具有較強的真實性，而且檔案在使用過程中更為清晰，但紙質(zhì)檔案不易保存，使用過程中檢索困難。

三、電子檔案與紙質(zhì)檔案整合管理的探索

（一）建立相對獨立又彼此聯(lián)系的兩套管理系統(tǒng)

由于電子檔案在收集時間和方式以及存儲、保護、利用等方面完全不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，在紙質(zhì)檔案與電子檔案并存期，應根據(jù)兩者各自的特點分別建立不同的管理系統(tǒng)，分別操作、分別保管、分別利用，并在兩個系統(tǒng)之間建立必要的通道，使之很容易地實現(xiàn)從一種文件找到相同內(nèi)容的另一種文件，以便在有關(guān)業(yè)務處理上協(xié)調(diào)一致，方便利用。

（二）并存期間應根據(jù)自身特點實行雙套制

鑒于電子檔案與紙質(zhì)檔案各自的特點，電子檔案和紙質(zhì)檔案將長期并存，我們可采取既簡單又保險的辦法雙套制。即：在電子環(huán)境下將一些需要永久、長期保存和需要維護歸檔的電子檔案，及時從計算機上拷貝并輸出成紙質(zhì)檔案作常規(guī)保存，繼續(xù)用傳統(tǒng)的文件形式來保持其原始性、證據(jù)性和權(quán)益性；或是把一些利用頻繁，需要傳輸、聯(lián)網(wǎng)的已開放的紙質(zhì)檔案錄入，轉(zhuǎn)化為電子檔案，以滿足檔案信息資源共享的需要。當然，在將紙質(zhì)檔案和電子檔案拷貝雙重歸納時，電子檔案要用可脫機保存的載體備份下來。以紙質(zhì)檔案與磁盤（光盤、磁帶），制成雙重備份，分別歸檔管理。

（三）實行各種管理時都要制定一定的互通互聯(lián)方式

電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理內(nèi)容是互通互聯(lián)的：一是，利用紙質(zhì)檔案將電子檔案的內(nèi)容固定，解決電子檔案的易變動、易修改問題，確保其法律效用；二是，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案工時，進行完善的著錄標引，附上背景信息和原數(shù)據(jù)，可以互通互聯(lián)，通過彼此著錄信息能查找到各自存放位置，互為備份，互通互聯(lián)。

（四）建立一套科學合理的管理制度

電子文件的可復制性和刪改無痕跡性，電子檔案的保護工作由為重要。因此，要建立一整套電子檔案全程保護制度和傳遞記錄制度，以保障電子文件的及時收集，防止在分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失。同時，電子文件形成后因載體轉(zhuǎn)換或格式轉(zhuǎn)換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關(guān)信息證實電子文件的內(nèi)容沒有發(fā)生變化，便難以確認它的原始性和完整性。因此，應該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集開始就進行記錄，記錄電子文件的管理和提供利用情況。

四、結(jié)語

總之，紙質(zhì)檔案與電子檔案在現(xiàn)階段各有優(yōu)勢，在經(jīng)濟建設及服務中各自發(fā)揮著特殊的作用。因些，我們要做好電子檔案與紙質(zhì)檔案的長期并存工作，逐步完善檔案管理手段，進一步促進檔案管理事業(yè)的長足發(fā)展。

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