企業(yè)勞動(dòng)合同管理的失范問題及其完善建議

摘 要 企業(yè)勞動(dòng)合同管理失范在一些企業(yè)尤其是規(guī)模較小、有失正規(guī)的民營(yíng)企業(yè)里較為常見，輕則欠缺合理，重則違反法律，既容易誘發(fā)糾紛繼而沖擊企業(yè)正常的運(yùn)營(yíng)秩序，又不利于激發(fā)員工辛勤勞動(dòng)的積極性，隨之影響了企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。有鑒于此，企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行合法性審查，并清理“吃空餉”的亂象，而且根據(jù)員工的入職、換崗和離職情況，及時(shí)更新人力資源的管理信息，促使企業(yè)勞動(dòng)合同管理日益規(guī)范、用人制度日益合理，從而為企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展奠定一個(gè)堅(jiān)實(shí)的人力資源基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞 勞動(dòng)合同 管理 企業(yè)員工 企業(yè)高管 規(guī)范化

作者簡(jiǎn)介：申羽凡，國(guó)家電網(wǎng)延安分公司法律工作人員，研究方向：企業(yè)勞資法律問題。

中圖分類號(hào)：D922.5 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2018.07.082

合同管理“是指以實(shí)現(xiàn)合同價(jià)值為目的，以合同為管理對(duì)象，依照法律法規(guī)，對(duì)合同在準(zhǔn)備、談判、簽訂、生效、履行、變更、轉(zhuǎn)讓與解除等整個(gè)過程中的管理行為。那么，勞動(dòng)合同管理的失范就是指在勞動(dòng)合同管理的過程之中發(fā)生的一些管理混亂甚至違反法律規(guī)定的問題，該問題若不解決，企業(yè)良好的用人制度必然難以建立起來，繼而會(huì)影響企業(yè)的運(yùn)營(yíng)和發(fā)展。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的迅猛發(fā)展，人員的流動(dòng)性日益頻繁，不熟識(shí)的人之間發(fā)生經(jīng)濟(jì)往來的頻率隨之增加，而為了保障自己的利益能夠得以維護(hù)，同時(shí)預(yù)防對(duì)方將來懈怠甚至拒絕履行所承擔(dān)的義務(wù)，因此簽署合同成為一種很常見的現(xiàn)象，在企業(yè)之中更是如此。

一、勞動(dòng)合同的規(guī)范化管理極其重要

改革開放以來，我國(guó)經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展較快，市場(chǎng)化改革有序推進(jìn)，越來越多的人從土地上解放出來，進(jìn)入企業(yè)成為員工，簽署合同成為企業(yè)與員工的勞動(dòng)關(guān)系存續(xù)期間尤其是員工進(jìn)入企業(yè)之初常見的一種民事行為。有此合同，對(duì)于雙方都是有利的。

（一）便于企業(yè)和員工維護(hù)各自的合法權(quán)益

“合同管理是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下現(xiàn)代企業(yè)管理的一個(gè)核心內(nèi)容”，對(duì)于企業(yè)而言，可以按照約定——只要這種約定不違反法律的強(qiáng)制性規(guī)定——對(duì)員工進(jìn)行管理，使之更有序的參與勞動(dòng)，繼而提高人力管理的水平和企業(yè)的勞動(dòng)生產(chǎn)率與經(jīng)濟(jì)效益。對(duì)于員工而言，自己作為較為弱勢(shì)的一方，有了“白紙黑字”的合同作為憑據(jù)，可以敦促企業(yè)認(rèn)真對(duì)待員工的合法權(quán)益，按照法律規(guī)定和合同約定履行自己的義務(wù)，這對(duì)于其合法權(quán)益之維護(hù)，自然是有利的。

（二）敦促用人單位和員工勿做違反合同約定之事

由于合同約定了各自的義務(wù)，這無論是對(duì)于企業(yè)還是員工，都有利于降低雙方由于貪圖合同約定之外的不合理甚至違法的利益而做出有損對(duì)方利益之事的可能性，這勢(shì)必是一種敦促對(duì)方認(rèn)真履行義務(wù)的壓力，這對(duì)于將對(duì)方塑造成言而有信的良善之人，以及將企業(yè)起一個(gè)人人都講誠(chéng)信的守信單位，定然是大有裨益。那么，這種影響對(duì)于己方當(dāng)然也是適用的。所以，企業(yè)和員工之間簽署合同，對(duì)自己權(quán)益之維護(hù)當(dāng)然是有利的，盡管對(duì)自己的權(quán)利之行使必然會(huì)造成一種制約，但這種制約又絕對(duì)是必要的，因?yàn)檫@種制約限制了自己追求約定之外的、不合理甚至是不合法的利益的可能性，以免自己由于一時(shí)貪念而走上違反合同甚至違法的歧途。因此，從本質(zhì)上講，必要的限制是對(duì)權(quán)利與自由的保障。

（三）便于企業(yè)及時(shí)掌握當(dāng)前的用人現(xiàn)狀

規(guī)范、合理、有效的勞動(dòng)合同管理制度，有利于企業(yè)尤其是企業(yè)高管及時(shí)掌握企業(yè)的用人信息，以此為基礎(chǔ)，繼而掌握企業(yè)的用人現(xiàn)狀——是否需要招人，是否需要裁人，是否將某些存在嚴(yán)重違反合同約定的員工給予解約，是否對(duì)當(dāng)前的某些員工進(jìn)行調(diào)崗，凡此種種問題，都可以借助掌握當(dāng)前的用人現(xiàn)狀而得知，繼而為制定合理的用人制度提供參考。

（四）有利于減少表現(xiàn)代理，繼而提高交易安全

我國(guó)歷來是一個(gè)講承諾、輕合同（契約）的社會(huì)，特別是在熟人社會(huì)的農(nóng)村地區(qū)，但嚴(yán)格來說，也并非總是如此，在一些事關(guān)重要權(quán)利義務(wù)的領(lǐng)域，還是講求簽署“白紙黑字”的契約，例如買房置地。所以，時(shí)代發(fā)展到今天，人員流動(dòng)日益增強(qiáng)，陌生人之間發(fā)生經(jīng)濟(jì)往來越來越頻繁，或是對(duì)對(duì)方的人品信不過，或是為了給自己權(quán)益之保障尋找一個(gè)非常可靠的憑證，簽署合同隨之成為一種平常現(xiàn)象，這既有利于企業(yè)加強(qiáng)對(duì)員工的日常管理，也有利于企業(yè)和員工雙方按照約定維護(hù)自身的權(quán)益。但在當(dāng)前，在一些企業(yè)特別是規(guī)模較小的民營(yíng)企業(yè)之中，勞動(dòng)合同的管理還是存在一些需要改進(jìn)的問題。

二、企業(yè)勞動(dòng)合同管理常見的問題之闡述

一般情況之下，企業(yè)與員工是會(huì)簽署勞動(dòng)合同的，但時(shí)常是一簽了事，企業(yè)對(duì)于勞動(dòng)合同也經(jīng)常疏于管理，隨之導(dǎo)致勞動(dòng)合同的管理會(huì)出現(xiàn)一系列的問題，具體來說，表現(xiàn)有四點(diǎn)：

（一）合同缺乏合法性審查，有意或無意的存在違法內(nèi)容

規(guī)模較小的企業(yè)特別是規(guī)模較小的民營(yíng)企業(yè)，管理層的法律意識(shí)時(shí)常淡薄，也沒有雄厚的資金聘請(qǐng)法律顧問，基本上是在發(fā)生重大糾紛之后才想著請(qǐng)律師，但對(duì)于企業(yè)平時(shí)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、員工管理，不會(huì)時(shí)刻以法律規(guī)范來衡量每一個(gè)重大的行為是否合法，包括對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行合法性審查。合同在簽署之時(shí)，一般都是企業(yè)——一般是人力資源管理部門——都已經(jīng)打印好的、內(nèi)容固定的格式合同，員工若想求職，只有簽或不簽兩種選擇而已。這種格式合同，簽署簡(jiǎn)便，但若是企業(yè)在事前不對(duì)其進(jìn)行合法性審查，可能會(huì)存在著群體性侵害員工合法權(quán)益的情節(jié)。而且，格式合同考慮的只是一般性的、共同性的條款，對(duì)于一些個(gè)體性的或與性別有關(guān)的特殊問題，是否需要補(bǔ)簽附加合同？另外，格式合同在制定之初，是符合當(dāng)時(shí)的法律規(guī)范或者員工待遇情勢(shì)的，但當(dāng)時(shí)合法且合理的規(guī)定隨著時(shí)代的發(fā)展卻未必依然如此，因此需要不定期的對(duì)格式合同的內(nèi)容進(jìn)行合法性審查，一言以蔽之，“法律審核是合同審核的關(guān)鍵環(huán)節(jié)”。

（二）人事已經(jīng)變動(dòng)，但合同管理和對(duì)外聯(lián)系卻并未與之同步

無論是因?yàn)閱T工還是企業(yè)，或者兩者兼有之的原因，員工職務(wù)發(fā)生變動(dòng)甚至離職是一種常見的現(xiàn)象，一旦如此，就得對(duì)原來載明其與企業(yè)權(quán)利義務(wù)的合同進(jìn)行修改，甚至是簽署新的合同。倘若員工離職，在辦完最后一道手續(xù)之后，其與企業(yè)簽署的合同就得迅速予以終止。倘若離職的員工是企業(yè)高管特別是身處外宣、采購等部門，企業(yè)還應(yīng)向與之經(jīng)常發(fā)生業(yè)務(wù)聯(lián)系的其他單位去函，隨之聲明該員工的所有行為已不再代表企業(yè)，以免出現(xiàn)表見代理的尷尬情形，從而給企業(yè)和別的單位帶來一些不必要的麻煩甚至利益受損。

（三）企業(yè)出現(xiàn)“吃空餉”的現(xiàn)象，助長(zhǎng)不正之風(fēng)

相對(duì)來說，“吃空餉”這種為人所不齒的現(xiàn)象，一般情況下在國(guó)有企事業(yè)單位多一點(diǎn)，而民營(yíng)企業(yè)的產(chǎn)權(quán)更加清晰，責(zé)任也更加明確，企業(yè)主為了降低成本、提高效益，對(duì)于這種現(xiàn)象更加不能容忍，但實(shí)際上，如果企業(yè)家是只認(rèn)人情、不認(rèn)公平的人，也難以完全杜絕“吃空餉”這種現(xiàn)象。然而，“吃空餉”無論是發(fā)生在國(guó)有企業(yè)還是民營(yíng)企業(yè)，都會(huì)對(duì)企業(yè)的人力資源管理的公平、公正產(chǎn)生沖擊，損害了按勞分配的基本精神。同時(shí)，也會(huì)對(duì)企業(yè)高管的聲譽(yù)造成損害，致使其所作出的決定的執(zhí)行力受到削弱，根本上沖擊了企業(yè)在令行禁止方面的反應(yīng)能力。概言之，“吃空餉”這種行為對(duì)于企業(yè)的運(yùn)營(yíng)與發(fā)展，絕對(duì)是有百害而無一利的。

（四）扣押?jiǎn)T工重要證件的行為屢見不鮮

有的員工很不負(fù)責(zé)，說離職就離職，給部門主管提前知會(huì)一聲的意識(shí)都沒有，一旦其突然離職，而單位又在短時(shí)間之內(nèi)招不來新的員工予以頂替，這為企業(yè)某一部門的正常運(yùn)行帶來了不便，所以有的企業(yè)在員工入職之時(shí)，就利用其在勞動(dòng)關(guān)系之中的優(yōu)勢(shì)地位強(qiáng)行扣押?jiǎn)T工的重要證件，例如學(xué)位證、畢業(yè)證、身份證等，借此使企業(yè)的工作秩序在一定時(shí)間之內(nèi)得以穩(wěn)固，不至于有些職務(wù)頻繁換人從而影響了工作效率。但是，從合法性與合理性的角度來看，這種做法明顯是錯(cuò)誤的。諸如學(xué)位證、畢業(yè)證都是員工的私產(chǎn)，企業(yè)根本就沒有權(quán)利以保管為名行扣押之實(shí)，這也為有的企業(yè)盜用員工證件用于辦理某些員工并不知道甚至違法的業(yè)務(wù)埋下了禍根，情形嚴(yán)重之時(shí)員工甚至還要承擔(dān)無辜的責(zé)任，這嚴(yán)重侵害了員工的合法權(quán)益。

三、企業(yè)勞動(dòng)合同管理規(guī)范化的一些建議

“合同管理的規(guī)范化操作以及對(duì)其法律風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別與控制是我國(guó)企業(yè)適應(yīng)市 場(chǎng)化需求以及自身制度建立與完善的基本前提”，倘若企業(yè)勞動(dòng)合同管理失范，重則可能會(huì)涉嫌違法甚至犯罪，輕則可能會(huì)削弱員工辛勤勞動(dòng)的積極性，無論是哪一種后果，不利于企業(yè)的運(yùn)營(yíng)與發(fā)展則是無疑的。根據(jù)企業(yè)勞動(dòng)合同管理常見的失范問題，筆者認(rèn)為應(yīng)該從以下四個(gè)方面著力應(yīng)對(duì)：

（一）建立對(duì)勞動(dòng)合同進(jìn)行合法性審查的機(jī)制

有的企業(yè)為了簡(jiǎn)便起見，制定了格式合同，員工在求職之時(shí)唯有“簽”與“不簽”兩種選擇。求職者若是同意簽署，也并無不可，但前提是定期或不定期的請(qǐng)法律顧問對(duì)合同內(nèi)容的合法性進(jìn)行審查，若有此問題，應(yīng)建議企業(yè)高管從速糾正。同時(shí)，為了使格式合同適應(yīng)幾乎所有員工的實(shí)際情況，那就要增強(qiáng)合同內(nèi)容的普適性，因此格式合同內(nèi)容涉及的面不宜太廣，應(yīng)該涉及的是幾乎所有員工都關(guān)心的問題，而將一些具有特殊性或因人而異的問題留給附加合同來規(guī)定，這樣既增加了格式合同的普適性，不用因?yàn)槠者m性太弱而需要照顧到某個(gè)員工的具體問題而對(duì)其進(jìn)行頻繁的修改，這有利于維護(hù)格式合同的內(nèi)容的穩(wěn)定性，同時(shí)又通過簽署附加合同而解決了某些因人而異的用工待遇問題。

（二）企業(yè)應(yīng)及時(shí)匯總員工的入職、換崗和離職等信息

是否及時(shí)匯總員工的入職、換崗和離職等信息，反映了企業(yè)對(duì)人力資源管理是否重視。對(duì)這些信息及時(shí)歸類、整理和留存，可以掌握企業(yè)最新的用人信息，是否招到了想要的員工，是否將招來的員工配備到了最大發(fā)揮其才學(xué)的崗位上，是否裁汰了屢經(jīng)勸說但仍積習(xí)不改的員工，凡此種種目的，到底實(shí)現(xiàn)了沒有，企業(yè)高管除了深入一線去探查，還可以通過最新的人力資源管理信息進(jìn)行得知。當(dāng)然，員工的入職、換崗和離職等崗位變動(dòng)，除了要依據(jù)企業(yè)與員工簽署的合同以及企業(yè)公布的用人制度之外，還應(yīng)不違反《勞動(dòng)法》、《勞動(dòng)合同法》等法律的強(qiáng)制性和基準(zhǔn)性規(guī)定。

一個(gè)負(fù)責(zé)任、有眼光的企業(yè)高管尤其是企業(yè)主，應(yīng)該重視員工的勞動(dòng)積極性的激發(fā)，而要做到這一點(diǎn)，首要的就是用人待遇要公平、公正，而“吃空餉”實(shí)質(zhì)上就是不勞而獲，遲到早退、長(zhǎng)期曠工實(shí)質(zhì)上就是少勞多得，雖然損失最終都是企業(yè)主的，但這種不公平的現(xiàn)象將會(huì)極大的損傷辛勤員工勞動(dòng)的積極性，對(duì)于企業(yè)良好的勞動(dòng)秩序以及長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展極為不利。一個(gè)企業(yè)，若連員工辛勤勞動(dòng)的積極性都調(diào)動(dòng)不起來，一定是用工待遇或人力資源管理出了問題，又談何謀長(zhǎng)遠(yuǎn)和做強(qiáng)做大？

（三）采用合法的方式應(yīng)對(duì)員工的突然離職

員工的突然離職，確實(shí)會(huì)對(duì)企業(yè)的勞動(dòng)秩序的穩(wěn)定造成沖擊，這是毋庸置疑的，但企業(yè)通過扣押?jiǎn)T工的畢業(yè)證、學(xué)位證、身份證等重要證件也有違常理，這些證件一旦丟失，都是極其難以補(bǔ)辦的，而且這也為某些企業(yè)高管盜用員工的證件從事一些非法勾當(dāng)提供了可能。所以，為了防止員工的突然離職而對(duì)企業(yè)造成損失，可以采取四種措施：一是通過入職教育，使員工認(rèn)識(shí)到自己一旦無故突然離職，確實(shí)會(huì)給企業(yè)造成相應(yīng)的損失，使員工認(rèn)識(shí)到自己魯莽行為是很嚴(yán)重的。二是在員工入職之時(shí)，在所簽訂的合同之中可以就此進(jìn)行約定，載明企業(yè)有權(quán)對(duì)于員工的突然離職采取追償措施。三是可以通過約定扣押?jiǎn)T工一個(gè)月的薪水作為抵押，從而對(duì)員工做出突然離職進(jìn)行約束，但在員工離職之時(shí)如果不存在無辜突然離職的情形，所扣押的薪水則應(yīng)如數(shù)退還。四是即便事前沒有約定，待到員工由于突然離職而對(duì)企業(yè)造成損失之時(shí)，企業(yè)也可以要求員工予以補(bǔ)償，但這種行為最容易產(chǎn)生糾紛，無論是對(duì)于員工還是企業(yè)都會(huì)造成損失，因此穩(wěn)妥之計(jì)就是事前在合同之中提前約定，或者扣押?jiǎn)T工一定數(shù)額的薪水繼而對(duì)員工做出突然離職之舉進(jìn)行限制。當(dāng)然，無論是事前約定，還是暫扣薪水，都應(yīng)該對(duì)員工說明理由。

四、結(jié)語

“就目前來看，合同管理是企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展中最關(guān)心的問題之一”，而勞動(dòng)合同管理規(guī)范化與否，就足以說明企業(yè)是否建立起了一個(gè)有章可循的用人制度，也可以看出一個(gè)企業(yè)是否有發(fā)展的潛力和前景，若是勞動(dòng)合同管理失范，就說明企業(yè)高管根本就沒有意識(shí)到加強(qiáng)人才資源管理的重要性，隨之根本就不重視激發(fā)員工辛勤勞動(dòng)的積極性。對(duì)于勞動(dòng)合同管理所出現(xiàn)的一些失范問題，諸如缺少合法性審查，人事信息變動(dòng)不及時(shí)匯總，“吃空餉”現(xiàn)象屢禁不止以及扣押?jiǎn)T工的重要證件，都應(yīng)該著重加以研究和解決，使勞動(dòng)合同管理成為企業(yè)高管尤其是企業(yè)主掌握員工動(dòng)態(tài)、生產(chǎn)秩序和企業(yè)運(yùn)營(yíng)現(xiàn)狀的一個(gè)抓手。在不違反法律的前提之下，合同載明之內(nèi)容及其簽署都應(yīng)該規(guī)范化，體現(xiàn)公平、公正，為激發(fā)員工辛勤勞動(dòng)塑造一個(gè)良好的工作環(huán)境，繼而為企業(yè)發(fā)展提供源源不斷的人力資源，是一個(gè)企業(yè)獲得發(fā)展的必備條件之一，所以理應(yīng)引起重視。

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