財務(wù)報銷預(yù)約系統(tǒng)應(yīng)用分析及優(yōu)化方案

劉紅梅 程暢 陳磊

摘要：財務(wù)報銷預(yù)約系統(tǒng)使我校財務(wù)報銷在網(wǎng)絡(luò)經(jīng)費審核、項目審核的基礎(chǔ)上增加了窗口業(yè)務(wù)辦理網(wǎng)絡(luò)預(yù)約功能。通過對財務(wù)報銷預(yù)約系統(tǒng)中用戶預(yù)約提前天數(shù)、預(yù)約時間分布、報銷申請次數(shù)等數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，發(fā)現(xiàn)該系統(tǒng)有效避免報銷窗口擁擠，節(jié)約報銷人員和財務(wù)人員時間。提出基于系統(tǒng)產(chǎn)生數(shù)據(jù)分析，通過自動調(diào)整預(yù)約單數(shù)上線、動態(tài)顯示窗口報銷進(jìn)度優(yōu)化系統(tǒng)功能，進(jìn)一步提高財務(wù)報銷效率。

關(guān)鍵詞：報銷預(yù)約系統(tǒng)；數(shù)據(jù)分析；系統(tǒng)優(yōu)化

中圖分類號：TP399 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-3044（2018）11-0077-03

Application Analysis and Optimization Scheme of Reimbursement Booking System

LIU Hong-mei1， CHENG Chang 2， CHEN Lei3

（1.Experiment and Training Management Center， Fuyang Normal College， Fuyang 236041， China；2.Fuyang Television Station， Fuyang Anhui 236000， China；3.School of Computer Science， Huainan Normal University， Huainan 232038， China）

Abstract： In addition to the auditing of the funds and financial projects in the network in our school， reimbursement booking system makes business that processing on window book in the network. By analyzing the data of reimbursement booking system， such as the days of advance booking ，the time distribution of submission and the application times of staffs， it is found that system can effectively avoid the congestion of the reimbursement window and save the time of Reimbursement staffs and financial staffs. Suggested to develop the functions of automatically adjusting the max number of appointment and dynamically displaying the Reimbursement proceeding to optimize the reimbursement booking system ， to further improve the efficiency of financial reimbursement.

Key words： Reimbursement Booking System； data analysis； System Optimization

近年來，隨著高校辦學(xué)規(guī)模擴大和經(jīng)費項目增多，“報銷難”問題困擾著很多高校財務(wù)工作者，主要體現(xiàn)在報銷簽批程序繁瑣、報銷過程等待時間長、報銷人員業(yè)務(wù)不熟導(dǎo)致單據(jù)不規(guī)范等造成報銷窗口擁擠、影響報銷進(jìn)度現(xiàn)象[1]。為提高報銷效率，減輕報銷人員工作負(fù)擔(dān)，隨著財務(wù)信息化推進(jìn)，繼傳統(tǒng)窗口報銷，出現(xiàn)了信封報銷、網(wǎng)上報銷、無等候報銷模式[2-4]。為方便教職員工辦理報賬手續(xù)，緩解報銷窗口擁擠提高報銷效率，推進(jìn)財務(wù)管理信息化進(jìn)程，在借鑒兄弟院校經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，我校財務(wù)報賬網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)于2016年底正式投入使用。

1 現(xiàn)狀分析

目前，經(jīng)過系統(tǒng)整合我校財務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)了財務(wù)報銷和預(yù)算一體化管理，整合后的系統(tǒng)可以完成預(yù)算管理、業(yè)務(wù)審批、財務(wù)報銷、會計核算和用戶查詢流程等功能。從經(jīng)費管理方面來看，系統(tǒng)程序控制經(jīng)費的來源和經(jīng)費金額，實現(xiàn)“無預(yù)算不開支，有預(yù)算不超支”預(yù)算目標(biāo)；從報銷審批流程來看，業(yè)務(wù)部門管理者通過網(wǎng)絡(luò)查看電子單據(jù)，對申請人員報銷項目和金額進(jìn)行審批，審批過程不再受時間、地點限制，提高審批流程效率；從財務(wù)審核來看，出納人員需要審核報銷紙質(zhì)憑證，核對憑證是否齊全，判斷發(fā)票真?zhèn)?，是否超過財務(wù)報銷標(biāo)準(zhǔn)，事項填寫是否完備等，并電子支付報銷款項[5]。系統(tǒng)有效地實現(xiàn)了經(jīng)費預(yù)算控制、審批過程網(wǎng)絡(luò)流轉(zhuǎn)，大大節(jié)約了對經(jīng)費審核和報銷審批的時間，且減少出納人員錄入報銷項目工作量。但是系統(tǒng)運行過程中，財務(wù)窗口審核紙質(zhì)報銷憑證時，仍然占用了大量時間，時常存在窗口擁擠現(xiàn)象，因此，為了進(jìn)一步提高財務(wù)報銷效率，我校在原有財務(wù)系統(tǒng)基礎(chǔ)上，增加窗口業(yè)務(wù)辦理預(yù)約功能模塊。

2 報銷預(yù)約系統(tǒng)功能介紹

2.1 工作流程

傳統(tǒng)的財務(wù)報銷系統(tǒng)由用戶填寫報銷事由、經(jīng)費來源、報銷項目、報銷金額等信息，經(jīng)財務(wù)系統(tǒng)、經(jīng)費負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)人員等對經(jīng)費金額、報銷事項等內(nèi)容進(jìn)行電子信息審核通過后，到財務(wù)窗口辦理報銷電子支付。預(yù)約模塊在系統(tǒng)完成報銷審核后，提供窗口業(yè)務(wù)辦理預(yù)約功能（圖1）。對用戶而言，可根據(jù)自己實際情況靈活申請?zhí)峤患堎|(zhì)報銷憑證的時間；對財務(wù)出納人員而言，有效控制每天辦理業(yè)務(wù)量，可提高工作效率。

為了保證財務(wù)管理人員提前了解和掌握每天預(yù)約的人數(shù)、報銷單數(shù)等信息，用戶需提前1-10天提交預(yù)約申請。用戶登錄財務(wù)報銷預(yù)約系統(tǒng)后，選擇預(yù)約時間、需要報銷的單數(shù)，系統(tǒng)根據(jù)提交申請的順序，分配用戶辦理報銷業(yè)務(wù)的序號，申請人按照在報銷預(yù)約系統(tǒng)中預(yù)約時間和分配的序號，到財務(wù)柜臺辦理報銷手續(xù)。為了保證有更多職工有機會預(yù)約到報銷單號，且財務(wù)人員能夠及時處理報銷單據(jù)，用戶每天最多可以申請5個單號，且每個事項對應(yīng)一個單號。系統(tǒng)管理人員根據(jù)單位工作安排和當(dāng)天報銷人數(shù)，指定第二天系統(tǒng)預(yù)約單數(shù)上限，若預(yù)約單數(shù)達(dá)到當(dāng)天設(shè)置單數(shù)上限后，申請人需選擇其他時間段預(yù)約報銷單號。

2.2 運行環(huán)境和開發(fā)工具

該預(yù)約管理系統(tǒng)運行在Windows 2000 Server及以上操作系統(tǒng)，使用Windows自帶的IIS提供Web 服務(wù)，運用Dream weaver 8環(huán)境編寫Asp.net 程序，數(shù)據(jù)庫為Sql Server 2000。

Asp.net是微軟公司開發(fā)的一種建立在.net之上的Web運行環(huán)境，編程更加簡單，可以創(chuàng)造出內(nèi)容豐富的、動態(tài)的、個性化的Web站點。與Asp相比Asp.net頁面編譯一次后不需要重新編譯，直到Web應(yīng)用程序重啟或該頁面被修改。因此，當(dāng)同一個頁面被多次訪問時，可以大大提高訪問的速度。Sql Server 2000是關(guān)系型數(shù)據(jù)庫，圖形化用戶界面，便于操作；豐富的編程接口工具，對Web技術(shù)提供良好的支持；支持多用戶授權(quán)管理，安全性能高。以上軟件和環(huán)境能夠滿足財務(wù)預(yù)約系統(tǒng)開發(fā)和運行需求。

2.3 數(shù)據(jù)表設(shè)計

數(shù)據(jù)庫設(shè)置管理人員表、用戶表、報銷管理表、預(yù)約結(jié)果表等數(shù)據(jù)表。其中管理人員和用戶表主要是用來管理用戶名、密碼等管理員和用戶基本信息，管理員、用戶可根據(jù)需要修改密碼；預(yù)約管理表中，管理員可根據(jù)工作安排和進(jìn)度手動設(shè)置每天上午、下午報銷單數(shù)上限；預(yù)約結(jié)果表中記錄了成功預(yù)約用戶相關(guān)信息，包括用戶賬號、預(yù)約日期、預(yù)約時間、提交日期、提交時間、項目名稱、經(jīng)費來源等。

3 報銷預(yù)約系統(tǒng)應(yīng)用分析

收集自2017年3月—2018年2月財務(wù)報銷預(yù)約系統(tǒng)用戶使用數(shù)據(jù)，對數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，取出每條預(yù)約記錄中用戶提交預(yù)約的日期、時間和申請報銷的日期、時間等屬性，分析用戶預(yù)約提前天數(shù)、預(yù)約時間分布和報銷人員單位分布情況及相關(guān)信息，了解各時間段和各類人員報銷需求，為方便統(tǒng)計，將數(shù)據(jù)按學(xué)期分成第一學(xué)期和第二學(xué)期分別繪制統(tǒng)計圖。

3.1 預(yù)約提前天數(shù)分析

從預(yù)約提前天數(shù)統(tǒng)計情況看，在申請報銷人數(shù)或報銷單數(shù)少的時候，用戶提前一天預(yù)約即可；在一段時間內(nèi)，申請報銷人數(shù)或報銷單數(shù)多，則用戶可能需要提前兩三天或更長的時間。所以，預(yù)約提前天數(shù)反映了階段時間內(nèi)用戶報銷需求強烈程度。

通過對系統(tǒng)記錄的用戶預(yù)約提前天數(shù)分學(xué)期按月進(jìn)行統(tǒng)計匯總，如圖2（a）、圖2（b）所示，有41.4%的預(yù)約記錄是提前一天預(yù)約，有68.3%的預(yù)約記錄是提前三天預(yù)約，僅有1%的預(yù)約記錄提前6天以上，由此可見，基于財務(wù)管理人員設(shè)定的每天預(yù)約人數(shù)上限基本能夠滿足教師保障的需求，設(shè)置提前1—10天作為預(yù)約時間段暫時不會造成網(wǎng)絡(luò)預(yù)約擁堵情況。1月、2月、7月、8月處于寒暑假，預(yù)約人數(shù)較少。從圖2（b）可以看出，12月報銷預(yù)約提前一天的申請數(shù)僅占0.5%，80%以上的預(yù)約記錄提前4天以上，有431個預(yù)約單是提前6天申請的，我們可以認(rèn)為每天設(shè)置的預(yù)約單數(shù)上線不能滿足用戶需求，用戶必須提前4天以上才能成功預(yù)約到報銷序號，我們可以將這種現(xiàn)象理解為預(yù)約出現(xiàn)擁堵現(xiàn)象。從財務(wù)部門了解到，12月份涉及年終決算和項目經(jīng)費不能跨年度等實際問題，很多單位和老師都爭取在12月底前完成報銷工作，雖然財務(wù)管理人員根據(jù)預(yù)約情況，適當(dāng)增加每天預(yù)約人數(shù)上限，但預(yù)約提前天數(shù)增加幅度仍然較大。

3.2 預(yù)約時間分布分析

從0點—23點用戶提交預(yù)約申請的時間看，一般需要報銷人員在工作時間提交預(yù)約申請，非工作時間提交人數(shù)的增加，在一定程度上反映了預(yù)約報銷人員需要排隊或搶先提交申請。所以，用戶報銷需求通過預(yù)約提交時間分布情況體現(xiàn)出來。

對系統(tǒng)記錄的用戶預(yù)約時間分學(xué)期按月進(jìn)行統(tǒng)計匯總，如圖3（a）、圖3（b）所示，預(yù)約時間大多分布在上午7點到晚上23點之間，其中9點到11點、15點到17點預(yù)約人數(shù)最多，比較符合高校教職工工作和休息規(guī)律，報銷預(yù)約系統(tǒng)的使用并未對教職工作息規(guī)律造成很大影響。12月份有30%預(yù)約單號是在12點到14點之間提交的，而從全年數(shù)據(jù)看平均只有的18%預(yù)約單號是在這個時間段提交，因此，從數(shù)據(jù)上看，12月份有部分教職工利用中午休息時間辦理報銷預(yù)約申請。

3.3 報銷申請次數(shù)統(tǒng)計分析

為了解預(yù)約報銷系統(tǒng)用戶分布情況，對一年來報銷人員預(yù)約次數(shù)進(jìn)行統(tǒng)計匯總，發(fā)現(xiàn)有10%的人員占了預(yù)約報銷次數(shù)的50%，主要是學(xué)校行政部門、學(xué)院、重點實驗室負(fù)責(zé)日常報銷的教職工和一些教科研項目負(fù)責(zé)人。一半以上的教職工一年預(yù)約次數(shù)不超過5次，有近20%的教職工一年只有一次報銷申請。由此可見，教職工因為工作性質(zhì)和業(yè)務(wù)需求不同，使用報銷預(yù)約系統(tǒng)的次數(shù)也有很大的差異。

4 報銷預(yù)約系統(tǒng)優(yōu)化

我校財務(wù)預(yù)約系統(tǒng)正式運行以來，要求教職工辦理財務(wù)報銷業(yè)務(wù)必須要通過網(wǎng)絡(luò)預(yù)約系統(tǒng)申請單號，嚴(yán)格按照申請的時間和分配序號到窗口辦理報銷原始材料審核，教職工以前在窗口排隊等待報銷變成在網(wǎng)絡(luò)上排隊，大大節(jié)約的報銷等待時間，但是在使用過程中存在一些問題，需要進(jìn)一步調(diào)整和完善。

4.1 自動調(diào)整預(yù)約單數(shù)上線

目前我校使用的預(yù)約系統(tǒng)每天預(yù)約單數(shù)上線由管理員根據(jù)前幾天報銷預(yù)約情況手動設(shè)置，該工作需要專人負(fù)責(zé)，難免出現(xiàn)疏漏。系統(tǒng)可設(shè)計為根據(jù)當(dāng)天預(yù)約單提交提前天數(shù)判斷第二天是否需要增加或減少預(yù)約單數(shù)上線，如果大多數(shù)是提前一天提交的，則可以使用平均預(yù)約單數(shù)上線；如果大多數(shù)是提前兩天以上提交的，則可以適當(dāng)自動增加預(yù)約單數(shù)上線，這個限度需要在實踐中逐步調(diào)整和完善。

4.2 動態(tài)顯示窗口報銷進(jìn)度

報銷單號對應(yīng)當(dāng)天窗口排隊序號，報銷人員根據(jù)申請到的預(yù)約單號大致估計時間到窗口辦理報銷業(yè)務(wù)，由于每個報銷單處理速度不同，窗口有時會出現(xiàn)排隊或空閑的情況，為充分提高報銷工作效率，可在系統(tǒng)中設(shè)計動態(tài)顯示報銷處理進(jìn)度，提醒教職工合理安排報銷時間。

4.3 探索校院兩級財務(wù)報銷培訓(xùn)模式

從報銷申請次數(shù)統(tǒng)計結(jié)果看，半數(shù)以上的教職工一年內(nèi)平均報銷次數(shù)不超過3次，在報銷過程中，教職工因報銷操作流程不熟悉，單據(jù)填寫和報銷憑證不規(guī)范，造成報銷工作返工，影響報銷進(jìn)度，增加財務(wù)人員工作量，因此，財務(wù)報銷培訓(xùn)顯得尤為重要。財務(wù)部門可用文字、圖片、動畫、視頻等形式制作培訓(xùn)材料，講解網(wǎng)絡(luò)報銷流程、示范單據(jù)填寫方法、解讀學(xué)校財務(wù)規(guī)章制度、介紹財務(wù)基礎(chǔ)知識等，重點開展各部門、學(xué)院負(fù)責(zé)財務(wù)報銷的教職工培訓(xùn)，使其熟練掌握培訓(xùn)內(nèi)容；各部門和學(xué)院負(fù)責(zé)財務(wù)報銷人員可協(xié)助、指導(dǎo)本單位其他人員掌握報銷流程。

5 結(jié)束語

財務(wù)報銷預(yù)約系統(tǒng)，運用信息化方式，將財務(wù)窗口排隊辦理材料復(fù)核過程實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)排隊，有效避免窗口報銷擁擠現(xiàn)狀，節(jié)約報銷人員和財務(wù)人員時間。高校財務(wù)報銷信息化建設(shè)過程中，在明確功能需求的基礎(chǔ)上，注意搜集、分析系統(tǒng)運行中產(chǎn)生的信息，為完善系統(tǒng)功能提供依據(jù)，通過系統(tǒng)功能的不斷完善和不斷整合，為教職工提供更加方便、快捷的財務(wù)報銷環(huán)境。

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