淺析ERP系統(tǒng)環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制

劉盈

摘要：隨著時(shí)代科技的進(jìn)步，許多企業(yè)從傳統(tǒng)企業(yè)管理過渡到適應(yīng)現(xiàn)代市場(chǎng)發(fā)展的企業(yè)內(nèi)部管理。企業(yè)內(nèi)部管理含有5大重要要素——內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息與溝通、內(nèi)部監(jiān)督。基于這5項(xiàng)要素作為企業(yè)內(nèi)部管理標(biāo)準(zhǔn)與發(fā)展前提，目前，企業(yè)有推行將ERP系統(tǒng)運(yùn)用到企業(yè)內(nèi)部管理當(dāng)中，使得企業(yè)內(nèi)部管理有了更加寬廣、更多方向的發(fā)展道路。只是目前ERP系統(tǒng)還處于起始發(fā)展階段，在應(yīng)用過程中產(chǎn)生不少企業(yè)管理、信息系統(tǒng)問題，如何解決問題的發(fā)生、改善ERP環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部管理質(zhì)量、提升企業(yè)內(nèi)部管理效率等就是本文所討論的方向。

關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng)；企業(yè)內(nèi)部控制；信息系統(tǒng)

許多企業(yè)為了在這樣競(jìng)爭(zhēng)強(qiáng)烈的經(jīng)濟(jì)社會(huì)下生存下來，不得不選擇千變?nèi)f化的手段，維持企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展，穩(wěn)中求勝。ERP系統(tǒng)環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部管理，就是現(xiàn)代企業(yè)正在嘗試且發(fā)展的一種企業(yè)管理、運(yùn)營(yíng)方式。ERP系統(tǒng)建立在信息技術(shù)發(fā)展的基礎(chǔ)之上，如何結(jié)合ERP系統(tǒng)，從而改善企業(yè)內(nèi)部控制方式、管理結(jié)構(gòu)等，都是需要深入探討與研究的重要問題。

一、ERP系統(tǒng)概述

企業(yè)資源計(jì)劃的英文簡(jiǎn)稱就是ERP（Enterprise Resource Planning）。以信息技術(shù)作為建立基礎(chǔ)，再結(jié)合信息系統(tǒng)管理思想，幫助企業(yè)發(fā)展計(jì)劃制定以及企業(yè)工作實(shí)施作出決定性的計(jì)算與規(guī)劃 ，使得企業(yè)管理更加規(guī)范化、正式化、效率化。MRP（物料需求計(jì)劃）是ERP形成的前身，ERP擁有MRP的基本理念與基礎(chǔ)管理模式，但相較之下，ERP更加完善，功能更加豐富，其主要管理理念是供應(yīng)鏈形式的管理模式。與傳統(tǒng)企業(yè)管理模式不同的是，ERP通過優(yōu)化每一層供應(yīng)鏈、每一個(gè)環(huán)節(jié)來篩選資源，保證企業(yè)資源都是優(yōu)秀的，節(jié)約了物力人力資源，使得企業(yè)管理，企業(yè)運(yùn)營(yíng)更加的有效率。ERP系統(tǒng)可以通過信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的結(jié)合，將企業(yè)各部門各成分聯(lián)系起來，從客戶、供應(yīng)商、銷售等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行針對(duì)性的管理，最后將各個(gè)環(huán)節(jié)整合起來，形成完整的產(chǎn)業(yè)鏈，推動(dòng)企業(yè)正向持續(xù)的發(fā)展下去。企業(yè)的ERP系統(tǒng)能力更成為評(píng)判一個(gè)企業(yè)是否具有足夠的核心競(jìng)爭(zhēng)力的標(biāo)準(zhǔn)。

二、ERP 與企業(yè)內(nèi)部控制之間的關(guān)系

企業(yè)內(nèi)部控制簡(jiǎn)稱企業(yè)內(nèi)控，針對(duì)財(cái)務(wù)、人力、物資、企業(yè)操作流程進(jìn)行深度監(jiān)管的企業(yè)制度，以求達(dá)到企業(yè)可持續(xù)發(fā)展、正確經(jīng)營(yíng)、連續(xù)有序運(yùn)營(yíng)等目標(biāo)。企業(yè)內(nèi)控圍繞5項(xiàng)主要的影響因素（內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息與溝通、內(nèi)部監(jiān)督），對(duì)企業(yè)、企業(yè)員工、企業(yè)經(jīng)營(yíng)實(shí)行實(shí)時(shí)、真實(shí)、準(zhǔn)確、有效的監(jiān)控與督促。

企業(yè)內(nèi)部控制與ERP之間存在許多共同點(diǎn)，使得兩者之間存在許多聯(lián)系。兩者之間雖關(guān)系復(fù)雜，但對(duì)于結(jié)果目標(biāo)的要求是相同的，二者共同目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)企業(yè)高效率的持續(xù)發(fā)展，提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力，使得企業(yè)具有持續(xù)發(fā)展的能力。雖然二者操作模式不同，但其根本目的是相通的。ERP與企業(yè)內(nèi)部管理都可以將企業(yè)分類成一個(gè)個(gè)單獨(dú)的小部分，然后在對(duì)各個(gè)部分逐一進(jìn)行管理，可以使管理者工作更具邏輯、更加方便。無論是ERP系統(tǒng)還是企業(yè)內(nèi)部管理，如果單獨(dú)只有一方進(jìn)行管理工作，卻達(dá)不到所預(yù)想的要求，雖然可以系統(tǒng)對(duì)各部分進(jìn)行籠統(tǒng)的管理，卻達(dá)不到全面性，其中還存在許多漏洞，使得企業(yè)管理無法高效率的完成，所以二者需要共同作用，共同制約，彌補(bǔ)彼此在企業(yè)管理中的不足。二者作為企業(yè)的管理系統(tǒng)，制定程序流程使企業(yè)管理、企業(yè)運(yùn)營(yíng)更有效果、更有效率，所以無論是ERP還是企業(yè)內(nèi)部控制，也都更重視流程程序的設(shè)計(jì)，將各級(jí)工作、操作都制定為更具邏輯性的操作環(huán)節(jié)，是企業(yè)管理、監(jiān)督工作都更加有條理的進(jìn)行下去，使得企業(yè)能夠按照系統(tǒng)指定的流程，規(guī)范工作方式并達(dá)到持續(xù)發(fā)展的目的。ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制都對(duì)信息與溝通有著高度的敏感性，通過對(duì)各項(xiàng)成功或者失敗的案例來分析，ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制都必須對(duì)信息的攝取和與外界的溝通有著高度的重視。信息的及時(shí)獲取，可以使企業(yè)根據(jù)外界的改變做出反應(yīng)，跟上時(shí)代的腳步，不會(huì)被時(shí)代所淘汰，多溝通可以使企業(yè)擁有更多的可能性，與外界與各領(lǐng)域交流經(jīng)驗(yàn)與技術(shù)，也是成長(zhǎng)進(jìn)步的一部分。評(píng)價(jià)作為ERP與內(nèi)部控制實(shí)施最終獲得的結(jié)果，卻不僅僅是一項(xiàng)結(jié)果，可以通過評(píng)論反思ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制在執(zhí)行過程中是否存在漏洞。

ERP系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部控制本就是互相影響、互相制約的良好關(guān)系，ERP系統(tǒng)既是企業(yè)顳部控制重要的操作工具，又是其實(shí)施計(jì)劃工作的承載體。在企業(yè)內(nèi)部控制的條件前提下，ERP能夠更加精確地制定設(shè)計(jì)從程序流程，在內(nèi)部控制的標(biāo)準(zhǔn)制約下，可以快速的進(jìn)行操作實(shí)踐。

三、ERP系統(tǒng)環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制策略

（一）明確差異， 確立 ERP 系統(tǒng)內(nèi)部控制體系建立所需要的內(nèi)部控制框架

ERP系統(tǒng)下的企業(yè)內(nèi)部控制較傳統(tǒng)內(nèi)部控制系統(tǒng)增加了IT控制項(xiàng)目，與原有的管理控制與會(huì)計(jì)控制相結(jié)合，快速有效地推動(dòng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)財(cái)務(wù)管理工作。只是IT控制本身就存在著巨大的風(fēng)險(xiǎn)，如何避免IT控制給企業(yè)帶來巨大的隱患，這就不需要制定并建立起嚴(yán)格的內(nèi)部控制框架，獲得更適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的ERP系統(tǒng)企業(yè)內(nèi)部控制方法。建立正確規(guī)范的框架一定要制定嚴(yán)格規(guī)范的員工、工作制度，并通過ERP系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)制定準(zhǔn)確有效的工作流程，且安排相應(yīng)的嚴(yán)格的監(jiān)督系統(tǒng)，監(jiān)督每一階段的工作質(zhì)量與工作進(jìn)度。

（二）在已確定的內(nèi)部控制框架內(nèi)對(duì)具體的內(nèi)部控制方案進(jìn)行細(xì)化設(shè)計(jì)

在已經(jīng)建立起的內(nèi)部控制框架下具體的制定詳細(xì)的內(nèi)控方案，將一項(xiàng)龐大的方案細(xì)化到一個(gè)個(gè)細(xì)小可操作的單項(xiàng)內(nèi)部控制任務(wù)。一般制定內(nèi)部控制方案使用的設(shè)計(jì)方法有部門設(shè)計(jì)、按項(xiàng)目設(shè)計(jì)還有按流程設(shè)計(jì)，而目前指定的內(nèi)部控制方案是在ERP系統(tǒng)環(huán)境之下制定的，所以一般使用按流程設(shè)計(jì)的方式來制定單項(xiàng)內(nèi)控方案。在企業(yè)自身程序執(zhí)行基礎(chǔ)較好的情況下使用ERP系統(tǒng)建立起按流程設(shè)計(jì)出來的單項(xiàng)內(nèi)控方案。以不同的角度制定不同的流程及方案，按照員工、業(yè)務(wù)工作項(xiàng)目等將項(xiàng)目進(jìn)行分類，向每一個(gè)部門、指定的員工分配相應(yīng)且能夠高效完成的任務(wù)，并設(shè)定相應(yīng)的業(yè)績(jī)指標(biāo)，以便對(duì)員工、部門進(jìn)行較為準(zhǔn)確的評(píng)論。項(xiàng)目被細(xì)化為一項(xiàng)項(xiàng)細(xì)小的任務(wù)后，就可以高效率的推動(dòng)工作，使管理人員能夠及時(shí)掌握工作信息。

（三）重視與開發(fā)商充分溝通

ERP系統(tǒng)是隨著應(yīng)用企業(yè)的變化而變化的，并不是一項(xiàng)固定不變的系統(tǒng)模式。然而無論系統(tǒng)與企業(yè)如何變化，與開發(fā)商溝通這一點(diǎn)是無法被改變的，特別是在一些失敗的企業(yè)案例中，尤其能夠發(fā)現(xiàn)ERP系統(tǒng)脫離與開發(fā)商溝通，一定是造成企業(yè)失敗的一項(xiàng)重大原因。不僅僅需要與開發(fā)商進(jìn)行產(chǎn)品、技術(shù)、銷售模式的交流，更要開展更大的研究方向、未來發(fā)展的積極溝通，并開展與用戶、管理層、員工執(zhí)行層的基層交流，從中獲取大眾對(duì)企業(yè)的意見與信息反饋，快速認(rèn)識(shí)到企業(yè)自身的短板，及時(shí)制定改善方案，反思自身問題，正面自身問題，使得企業(yè)在ERP系統(tǒng)中進(jìn)化改變成一個(gè)更適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的企業(yè)個(gè)體。

（四）從重點(diǎn)模塊入手， 逐步擴(kuò)展完成整個(gè) ERP 內(nèi)部控制系統(tǒng)的融入

ERP系統(tǒng)中的內(nèi)部控制系統(tǒng)已經(jīng)將一項(xiàng)項(xiàng)龐大的任務(wù)細(xì)化為一個(gè)個(gè)任務(wù)和模塊，但整個(gè)ERP系統(tǒng)依然是一個(gè)龐大的整體，企業(yè)管理者一個(gè)具備敏感的企業(yè)內(nèi)部控制工作經(jīng)驗(yàn)，在流程化的ERP內(nèi)部控制工作流程中，快速發(fā)現(xiàn)并標(biāo)記重點(diǎn)模塊，將重要的模塊先個(gè)個(gè)擊破，使工作流程形成一個(gè)大致的輪廓，再來細(xì)化工作，完善不足，使得企業(yè)內(nèi)部控制工作在一個(gè)成熟完善的ERP系統(tǒng)環(huán)境中快速完成。

五、結(jié)論

ERP系統(tǒng)是目前建立起較傳統(tǒng)內(nèi)部控制系統(tǒng)更加完善、更加高效的系統(tǒng)執(zhí)行模式，然而ERP系統(tǒng)畢竟是一個(gè)剛剛出世的一項(xiàng)新興系統(tǒng)形式，在工作的過程當(dāng)中難免產(chǎn)生許多對(duì)企業(yè)造成影響的巨大風(fēng)險(xiǎn)，如何解決，如何規(guī)避，是目前企業(yè)管理者都面臨的巨大挑戰(zhàn)，然而這種挑戰(zhàn)也是一種積極的動(dòng)力，使企業(yè)在總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的過程當(dāng)中擁有更強(qiáng)大的企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)能力，使企業(yè)可以面對(duì)這樣龐大的經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)，仍舊發(fā)展自身的可能性。

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（作者單位：華北理工大學(xué)）