新時(shí)期如何做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作

馬飛

摘 要：在機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理工作中，人事檔案管理占據(jù)著重要位置，而快速發(fā)展的社會(huì)、經(jīng)濟(jì)，均讓事業(yè)單位的人事檔案管理面臨巨大挑戰(zhàn)。本文就機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行了簡(jiǎn)要論述，針對(duì)問(wèn)題，提出了新時(shí)期做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作的具體建議，以促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位更好的發(fā)展

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位；人事檔案管理；制度

人事檔案是企事業(yè)單位在人事管理活動(dòng)過(guò)程中所形成的、記載每一個(gè)工作人員業(yè)務(wù)能力、專業(yè)水平、思想道德、社會(huì)經(jīng)歷、獎(jiǎng)勵(lì)處罰等相關(guān)信息的原始記錄[1]。對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位而言，人事檔案是其各項(xiàng)工作的真實(shí)記載，是工作人員晉升的主要依據(jù)，現(xiàn)實(shí)意義重大?；诖?，機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理人員應(yīng)高度重視人事檔案工作，并采取針對(duì)性有效措施，從而充分發(fā)揮人事檔案的作用。

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 人事檔案管理工作缺少主動(dòng)性

傳統(tǒng)管理模式下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位開(kāi)展檔案管理工作的目的在于應(yīng)付上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的檢查，特別是計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期，國(guó)有單位工作人員檔案管理意識(shí)匱乏，積極性較低，難以主動(dòng)參與到人事檔案管理工作中。雖然，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位日常工作中，這種情況并未凸顯出各種缺陷，但是在新常態(tài)經(jīng)濟(jì)下這一行為不利于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展，亟需增強(qiáng)人事檔案管理工作的主動(dòng)性。

1.2 人事檔案管理管理制度不完善

人事檔案管理工作需要相對(duì)應(yīng)的規(guī)章制度予以制約。缺乏相關(guān)制度的制約，人事管理部門的工作人員在檔案管理工作中比較隨意，一般按照自己的習(xí)慣和方式進(jìn)行，然而因每個(gè)人的習(xí)慣和工作方式差異較大，使得人事檔案管理工作效率低下，質(zhì)量差強(qiáng)人意。制定詳細(xì)的人事檔案管理制度能夠?qū)C(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作予以一定的約束。然而，現(xiàn)階段我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理制度尚未完善，隨意、雜亂管理的行為屢見(jiàn)不鮮，需進(jìn)一步完善與改善。

1.3 檔案管理人員的素質(zhì)比較低下

現(xiàn)階段，機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)還需進(jìn)一步提高，主要表現(xiàn)于以下幾個(gè)方面：其一，檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較差，管理經(jīng)驗(yàn)不足，也未掌握先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，難以滿足現(xiàn)階段人事檔案管理需求；其二，現(xiàn)階段機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理人員整體年齡較高，其中大多數(shù)人思維較為落后，往往采用陳舊的管理技術(shù)，且思想上比較抵觸新事物的學(xué)習(xí)。

1.4 人事檔案管理的工作要現(xiàn)代化

我們正處于信息時(shí)代，然而大多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理依然采用人工管理模式，其缺點(diǎn)主要表現(xiàn)為：其一，人事檔案管理需投入大量的人力物力資源，計(jì)算機(jī)的運(yùn)用能夠有效提高工作效率，然而機(jī)關(guān)事業(yè)單位仍然采用人工管理方式，人事檔案管理效率較低，造成大量人力物力的浪費(fèi)；其二，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式，人事檔案難以備份與恢復(fù)，且紙質(zhì)人事檔案保存時(shí)間段，破損現(xiàn)象較多，人事檔案管理質(zhì)量較差。

2 機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作的創(chuàng)新與完善

2.1 提升領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理的重視

機(jī)關(guān)事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開(kāi)展都需要上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)足夠的重視才能順利的展開(kāi)。就人事檔案管理工作而言，需要機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人從發(fā)展的角度去分析人事檔案可產(chǎn)生的間接性利益，具體說(shuō)來(lái)就是在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的健康發(fā)展之路上，人事檔案管理工作的水平和質(zhì)量在一定程度上決定了單位發(fā)掘人才和留住人才的有效性，與此同時(shí)還是單位改善工作弊端、實(shí)現(xiàn)工作創(chuàng)新的借鑒信息。首先，在單位領(lǐng)導(dǎo)的重視下與人事檔案管理部門工作開(kāi)展所需的軟硬件設(shè)施才能得到進(jìn)一步的完善；其次，需要單位領(lǐng)導(dǎo)深入員工工作和生活，尤其是在了解員工面臨的一些困境后，按照國(guó)家的統(tǒng)一規(guī)定合理的為他們優(yōu)化薪資待遇或者解決職稱問(wèn)題；最后，為了讓人事檔案管理形成一個(gè)高效性、規(guī)范性的管理制度，需要單位領(lǐng)導(dǎo)做好對(duì)部門工作的檢查與考核。

2.2 進(jìn)一步完善人事檔案管理制度

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理工作具有一定的復(fù)雜性和系統(tǒng)性，工作的順利開(kāi)展需要一個(gè)完善的管理制度作為保障[2]。對(duì)此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位可在本單位人事檔案管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，根據(jù)《檔案法》中的具體要求建立并完善單位人事檔案管理制度，尤其是管理工作考核制度和責(zé)任追究制度。人事檔案工作包括搜集、整理、查閱、薄膜、調(diào)用等內(nèi)容，而以制度的形式將其規(guī)范下來(lái)能讓檔案管理要求和標(biāo)準(zhǔn)變得更加明確，與此同時(shí)要嚴(yán)格的執(zhí)行管理制度，只有相關(guān)工作人員堅(jiān)持認(rèn)真執(zhí)行，管理規(guī)章制度才能真正發(fā)揮效用。最后需要完善人事檔案管理制度的基礎(chǔ)上強(qiáng)化對(duì)檔案工作的宣傳，通過(guò)在內(nèi)部開(kāi)展人事檔案管理教育，逐漸的在單位議事日程中加入人事檔案管理工作的考核，從側(cè)面激勵(lì)檔案人員加強(qiáng)知識(shí)修養(yǎng)，提高認(rèn)知水平，久而久之讓單位全體工作人員都樹(shù)立起“依法治檔”的意識(shí)，從而促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。

2.3 擴(kuò)大人事檔案管理的工作內(nèi)容

隨著社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作內(nèi)容逐漸凸顯了單一化的缺點(diǎn)，已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案信息的需要了，對(duì)此需要在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上進(jìn)一步擴(kuò)充人事檔案管理工作內(nèi)容。一方面要對(duì)原有的信息資料進(jìn)行選擇性保存、整理和存儲(chǔ)，與此同時(shí)細(xì)化人事分析工作，對(duì)現(xiàn)有員工信息以及人員特征進(jìn)行全方面的分析，并以此為依據(jù)尋找更加適合該崗位的優(yōu)秀人才，深入開(kāi)發(fā)人力資源的同時(shí)充分挖掘每一個(gè)員工的工作潛力；另一方面是順應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展，將人事檔案管理工作的方式和內(nèi)容擴(kuò)展，傳統(tǒng)的管理工作主要針對(duì)紙質(zhì)檔案管理，而信息化的發(fā)展出現(xiàn)了越來(lái)越多的電子版人事檔案，因此對(duì)其作出相應(yīng)的管理，除了傳統(tǒng)的收集、整理和存儲(chǔ)以外，還要做好信息安全、信息分享、信息備份、信息錄入等方面的工作。

2.4 提高人事檔案管理員工的素質(zhì)

任何一項(xiàng)工作都是在人的主導(dǎo)作用下開(kāi)展的，因此員工本身在人事檔案管理中發(fā)揮中重要作用[3]。而工作人員對(duì)人事檔案管理質(zhì)量的影響主要由綜合素質(zhì)決定，因此提升人事檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)是優(yōu)化機(jī)關(guān)單位人事檔案管理工作的有效途徑之一，具體可以從以下三個(gè)方面入手：第一，定期的對(duì)檔案管理人員開(kāi)展思想素質(zhì)教育，思想決定人的行為，讓員工思想素質(zhì)不斷提升才能更好的滿足認(rèn)識(shí)檔案管理的工作要求；第二，以強(qiáng)化人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力積極積極組織員工進(jìn)行專業(yè)知識(shí)方面的學(xué)習(xí)；第三，在提高人事檔案管理人員綜合素質(zhì)的過(guò)程中，要充分發(fā)揮模仿和榜樣的作用，對(duì)于取得明顯進(jìn)步的員工可適當(dāng)給予鼓勵(lì)，從而在機(jī)關(guān)事業(yè)內(nèi)部形成一個(gè)積極良好的學(xué)習(xí)氛圍。

在我國(guó)科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的過(guò)程中，信息化時(shí)代的到來(lái)讓各行各業(yè)進(jìn)入了現(xiàn)代化發(fā)展階段，就我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位傳統(tǒng)的人事檔案管理模式和手段而言，都不符合現(xiàn)代化發(fā)展的要求，對(duì)此要想提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理工作水平和質(zhì)量，必須采取措施來(lái)實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展與建設(shè)，具體可以從以下兩個(gè)方面入手，第一，由上級(jí)部門加大對(duì)人事檔案管理工作的資金投入，從而有運(yùn)營(yíng)資金去更新管理設(shè)備，強(qiáng)化管理人才隊(duì)伍，讓人事檔案管理工作在一個(gè)軟硬件都現(xiàn)代化的環(huán)境中順利開(kāi)展，尤其是信息化的人事檔案管理系統(tǒng)用以提升工作效率；第二，利用現(xiàn)代化的人事檔案管理手段，對(duì)于人事檔案進(jìn)行多種手段的保存和管理，有助于提高人事檔案存放的時(shí)間和日期。

3 結(jié)語(yǔ)

總而言之，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理工作在全面深化改革的全新形勢(shì)下，面臨著很多挑戰(zhàn)，但從另一個(gè)角度而言也是發(fā)展的機(jī)遇。一直以來(lái)檔案管理工作都容易被忽略，所以需要各機(jī)關(guān)事業(yè)單位從上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)始提高對(duì)檔案管理工作的重視，從而才能順利的開(kāi)展管理工作現(xiàn)代化發(fā)展、提升管理人員綜合素質(zhì)以及擴(kuò)充人事檔案管理內(nèi)容等優(yōu)化措施。

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