試論電子文件對文書檔案管理工作的影響及對策

葉擎　張麟

摘 要：現(xiàn)階段，電子文件的應(yīng)用越來越廣泛，對其進(jìn)行管理也變得更加重要?；诖耍疚姆治隽穗娮游募ξ臅鴻n案管理工作的影響，著重闡述了“雙套制”的檔案管理工作模式、加強(qiáng)電子文件的歸檔管理、電子文件的長期保存、轉(zhuǎn)變檔案管理人員的工作理念、電子文件的加密與還原、基于前端控制理論的電子文件管理這些電子文件的管理策略。

關(guān)鍵詞：電子文件；文書檔案管理；“雙套制”管理

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，我國的文書檔案管理工作也逐漸發(fā)生了轉(zhuǎn)變。電子文件的使用對傳統(tǒng)的文書檔案管理工作造成了一定的影響。近些年來，企業(yè)辦公的自動(dòng)化和計(jì)算機(jī)的普及使用讓電子文件成為了社會主流的文件傳輸與保管形式。這樣的情況就使得對文件檔案管理工作的方式進(jìn)行改變和革新成了迫在眉睫的工作任務(wù)。

1 電子文件對于文書檔案管理工作的影響

1.1 對檔案原始記錄的影響

檔案的本質(zhì)屬性是資料的原始性記錄，但是在電子文件中，填寫的信息不一定是最原始的信息。電子文件由于其特殊的表現(xiàn)形式，所以有著可以隨時(shí)更改并難以檢測出更改痕跡的特點(diǎn)。接收到電子文件的人閱讀的有可能是最原始的文件資料，但是也有可能是經(jīng)過多人更改后的文件資料，這樣無法反應(yīng)出真實(shí)的情況。

同時(shí)，由于現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，電子文件從起草到完成都在電腦上進(jìn)行操作。在電子文件形成后，人們將其儲存在電腦或者企業(yè)的數(shù)據(jù)庫中，企業(yè)內(nèi)的所有人都能對該電子文件進(jìn)行下載、保存、讀取與更改，這樣的形式使得文件和檔案之間的界限變得模糊[1]。

1.2 對檔案管理歸檔的影響

電子文件的保存不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，其歸檔工作更加復(fù)雜。電子文件保存在計(jì)算機(jī)上，需要在特定的技術(shù)環(huán)境中進(jìn)行上傳和保存工作。由于電子文件可以進(jìn)行隨時(shí)的更改的特點(diǎn)，制作電子文件的相關(guān)人員往往會忽視對其進(jìn)行歸檔的工作。

同時(shí)，由于人們對計(jì)算機(jī)掌握的程度有差異，不熟悉計(jì)算機(jī)操作的人員不能很好的展開電子文件在計(jì)算機(jī)中歸檔的工作，不利于檔案管理歸檔工作的良好展開。

1.3 對檔案保存的影響

電子文件與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔案不同，在保管時(shí)是通過計(jì)算機(jī)來進(jìn)行的。在進(jìn)行紙質(zhì)檔案的保管中，需要對保管環(huán)境的溫度、濕度、光線、灰塵等等因素進(jìn)行控制。而電子文件的保存則需要計(jì)算機(jī)安全的技術(shù)支持，通過電腦備份、定期的病毒查殺等等，對電子文件進(jìn)行保存。

同時(shí)，對于一些重要的電子文件，除了要在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行有效的保管外，還要打印成紙質(zhì)檔案進(jìn)行保存。

2 基于電子文件的文書檔案管理的工作策略

2.1 “雙套制”的檔案管理工作模式

“雙套制”檔案管理是隨著電子文件的應(yīng)用不斷拓展而形成的一種新型的檔案管理模式，主要是通過對檔案文件進(jìn)行“電子+紙質(zhì)”兩種形式相結(jié)合的保存方式來實(shí)現(xiàn)文書檔案的管理。這樣的方式能夠有效消除電子文件對于檔案原始記錄的影響?！半p套制”的檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)即使對于電子文件中的信息進(jìn)行更改，也能通過紙質(zhì)檔案的查找和對比進(jìn)行文件信息的核對和原始信息的獲取。紙質(zhì)檔案對于電子文件的信息真實(shí)度進(jìn)行了約束和保證。

進(jìn)行文書檔案管理的相關(guān)工作人員要重視對于紙質(zhì)檔案的保存工作，在現(xiàn)階段還無法解決電子文件更改痕跡的查閱的情況下，對于紙質(zhì)檔案的信息要更加重視。當(dāng)然，對于電子文件的管理與歸檔工作也要加以重視，盡可能的實(shí)現(xiàn)“雙套制”的檔案管理模式。

2.2 加強(qiáng)電子文件的歸檔管理

加強(qiáng)電子文件的歸檔管理是消除電子文件對文書檔案管理工作影響的最為直接的一種手段，可以通過提升檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)來進(jìn)行。通過培養(yǎng)檔案管理人員的專業(yè)技能，使其計(jì)算機(jī)的技能得到提升，對于電子文件的歸檔工作能夠更好的展開。同時(shí)，對于已經(jīng)歸檔的電子文件也要進(jìn)行嚴(yán)格的管理，尤其是要重視對于其原始文件內(nèi)容進(jìn)行保存。可以利用將已經(jīng)歸檔的電子文件的屬性改成“只讀性”的模式，防止電子文件的后期修改對于原始資料的破壞[2]。

2.3 電子文件的長期保存

電子文件的長期保存是文書檔案管理中較為重要的一項(xiàng)工作，運(yùn)用的技術(shù)和手段也更加多樣。從理論上來說，由于電子文件以化學(xué)磁性材料為載體進(jìn)行保存，并且在信息的獲取中沒有磨損，所以能夠保存較長的時(shí)間。但是在實(shí)際的電子文件長期保存中，由于技術(shù)和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的原因，依舊存在著文件信息丟失的情況。比如，電子文件存儲的硬盤由于計(jì)算機(jī)運(yùn)行時(shí)的消耗而損壞，就會造成電子文件的丟失。電子文件存儲的移動(dòng)硬盤由于時(shí)間過長而有一定程度的損壞，造成電子文件信息的讀取不完全等等。還有電腦病毒、黑客入侵等等問題都會造成電子文件的受損和丟失，降低了檔案管理工作的安全性。

進(jìn)行文書檔案管理的工作人員可以通過多途徑的電子文件備份和及時(shí)的電腦病毒查殺等工作的進(jìn)行對電子文件的長期保存工作。同時(shí)，要對重要的電子文件進(jìn)行紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)化并保存。通過定期和不定期的電子文件抽查工作對保存的電子文件進(jìn)行信息的核對工作，對有讀取錯(cuò)誤或信息丟失的電子文件利用其它的文件備份或紙質(zhì)文件的信息進(jìn)行補(bǔ)充，并對該保存方式下所有的電子文件進(jìn)行核對，防止電子文件保存的不完整。

2.4 轉(zhuǎn)變檔案管理人員的工作理念

隨著文書檔案管理工作發(fā)生變化，檔案管理人員的工作理念也要同時(shí)進(jìn)行轉(zhuǎn)變。檔案管理人員在提升自己的專業(yè)素養(yǎng)之外，還要在實(shí)際管理工作進(jìn)行的時(shí)候?qū)τ跈n案管理的理念進(jìn)行轉(zhuǎn)變，尤其是在進(jìn)行電子文件的管理工作中，要秉持著謹(jǐn)慎的工作態(tài)度，以文件信息的安全保護(hù)為工作的原則，展開相應(yīng)的電子文件管理與信息讀取的工作。例如，檔案管理人員在查閱或核對電子文件的信息時(shí)，不得使用可以連接互聯(lián)網(wǎng)的電腦進(jìn)行，防止電子文件信息的泄露或是電腦病毒的侵入。尤其是對一些保密級別較高的電子文件更要以謹(jǐn)慎的工作態(tài)度進(jìn)行管理。

2.5 電子文件的加密與還原

電子文件的信息加密是一項(xiàng)保護(hù)信息安全的有效技術(shù)。文書檔案管理的工作人員可以利用電子文件的加密和還原對其進(jìn)行安全性的管理。例如，哈希算法就是一種較為先進(jìn)的加密技術(shù)，利用這種技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)對電子文件的完整性進(jìn)行檢測。

通過建立電子文件的加密等級，對其進(jìn)行不同程度的加密處理與管理，能夠幫助文書檔案管理的工作人員更加有針對性的展開管理工作。電子文件的加密與還原是對文件中的原始信息進(jìn)行保護(hù)，確保電子文件中的原始信息的價(jià)值得到最大程度的發(fā)揮。

2.6 基于前端控制理論的電子文件管理

被動(dòng)的工作展開不如盡早的進(jìn)行準(zhǔn)備，“前端控制理論”在文書檔案管理工作的運(yùn)用主要就是通過主動(dòng)展開文件檔案搜集與保存工作來實(shí)現(xiàn)的。文書檔案管理人員可以通過積極的收集紙質(zhì)檔文件檔案、電子文件、音像文件或獎(jiǎng)杯證書等進(jìn)行歸檔，并對這些檔案都按照“雙套制”的檔案管理模式進(jìn)行保存。

3 結(jié)語

綜上所述，電子文件對于文書檔案管理工作有著一定的影響作用。通過展開“雙套制”的檔案管理工作模式、加強(qiáng)電子文件的歸檔管理、電子文件的長期保存、轉(zhuǎn)變檔案管理人員的工作理念、電子文件的加密與還原、基于前端控制理論的電子文件管理，有效消除了電子文件對于文書檔案管理工作的影響，并實(shí)現(xiàn)了文書檔案管理安全性的提升。

參考文獻(xiàn)

[1]齊睿嘉.電子文件對檔案管理工作的影響及對策[J].蘭臺世界，2016（04）：67-68.

[2]孫楊.電子文件對檔案管理工作的影響及對策[J].中國管理信息化，2015，18（16）：222-223.