論人事檔案利用服務(wù)

摘 要：人事檔案作為檔案管理之中所必不可少的部分，其利用服務(wù)水平直接關(guān)系到檔案管理的整體進(jìn)度。在文中介紹了人事檔案利用服務(wù)的意義，探討了人事檔案利用服務(wù)的基本要求，在此基礎(chǔ)上探討了人事檔案利用服務(wù)注意事項(xiàng)，以期更好地推進(jìn)人事檔案利用服務(wù)。

關(guān)鍵詞：人事檔案；利用服務(wù)；注意事項(xiàng)

人事檔案利用服務(wù)是指人事檔案管理者通過一定方式把符合查閱審批程序和審批范圍內(nèi)的檔案提供給利用者的服務(wù)。人事檔案是以個(gè)人為單位，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷、思想品德、工作業(yè)務(wù)狀況和獎(jiǎng)罰等情況的記錄，它是人事管理工作中形成的第一手材料，具有原始記錄性和真實(shí)性，是人事管理工作的重要基礎(chǔ)依據(jù)。人事檔案利用是滿足人事管理工作的需要，實(shí)現(xiàn)人事檔案價(jià)值的一個(gè)過程。

一、人事檔案利用服務(wù)的意義

人事檔案利用服務(wù)是人事檔案工作的根本目的，是連接檔案工作內(nèi)外關(guān)系的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。只有把人事檔案納入利用實(shí)踐，才能使人事檔案的特殊功能得以積極發(fā)揮，為人事管理工作起到應(yīng)有的作用。具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（1）人事檔案利用是發(fā)揮人事檔案作用、使用檔案管理成果的主要渠道，也是為人事管理工作提供真實(shí)、可靠的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的途徑。通過檔案利用服務(wù)從而保障個(gè)人任職資格、享受待遇等方面的利益，或?yàn)閱挝贿x拔利用人才和開發(fā)人力資源提供考核依據(jù)。

（2）人事檔案利用體現(xiàn)了人事管理工作對(duì)檔案利用的需求，對(duì)人事檔案管理工作起到檢驗(yàn)和推動(dòng)作用。在利用的過程中，根據(jù)利用需求會(huì)對(duì)檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)提出相應(yīng)要求，這樣就會(huì)促進(jìn)人事檔案工作的不斷完善，推動(dòng)人事檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的建設(shè)。

（3）通過人事檔案利用服務(wù)對(duì)檔案工作者的要求，促進(jìn)檔案工作者進(jìn)行業(yè)務(wù)進(jìn)修學(xué)習(xí)，不斷提高檔案工作者的素質(zhì)和工作能力。

（4）做好人事檔案利用服務(wù)工作，是對(duì)人事檔案工作最有效的宣傳，能夠引起各方對(duì)人事檔案工作的重視，在進(jìn)行人事檔案收集、整理等具體檔案管理工作時(shí)得到各方的支持，使人事檔案管理工作得以良性發(fā)展。

二、人事檔案利用服務(wù)的基本要求

（1）檔案工作者要有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，端正服務(wù)態(tài)度，樹立良好的工作作風(fēng)。既要熟悉檔案內(nèi)容和熟練掌握檔案利用程序，還要用心了解利用者的需求，以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，為利用者提供優(yōu)質(zhì)有效的檔案利用服務(wù)。

（2）建立人事檔案查閱制度，嚴(yán)格履行查閱手續(xù)。人事檔案查閱制度內(nèi)容應(yīng)包括以下幾個(gè)方面：

①查閱干部人事檔案人員，必須是中共正式黨員，嚴(yán)格遵守保密制度。查閱干部人事檔案人員不能查閱本人及其親屬的檔案，下級(jí)人員不得查閱上級(jí)人員的檔案，任何人也不得因私查閱干部人事檔案。

②組織人事部門對(duì)干部進(jìn)行任免、聘用、調(diào)動(dòng)、工資變動(dòng)、退休等過程中查閱人事檔案的，需向管檔單位或部門提供查檔函或查檔申請(qǐng)。

③查閱干部人事檔案時(shí)要履行查閱手續(xù)，按規(guī)定程序辦理人事檔案查閱審批表，審批表的內(nèi)容應(yīng)包括有：查閱單位、查閱人姓名（注明其身份和政治面貌）、被查閱人姓名、查閱事由、查閱內(nèi)容、組織人事部門審批意見、單位領(lǐng)導(dǎo)審批意見等。

④查閱人員嚴(yán)禁損壞、涂改、撤換、描畫檔案材料，不得擅自拍照、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。因工作需要復(fù)制、抄錄或拍攝的，需經(jīng)組織人事部門主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

⑤查閱檔案時(shí)只能在人事檔案室進(jìn)行查閱，嚴(yán)禁電話、視頻查詢和答復(fù)，也不能將干部人事檔案帶出，因特殊情況須帶出，要按人事檔案管理規(guī)定，申明理由報(bào)審，同意借出后須妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得辦理與申請(qǐng)借出時(shí)的理由無關(guān)的事項(xiàng)，按規(guī)定歸還的時(shí)間及時(shí)歸還。

三、人事檔案利用服務(wù)注意事項(xiàng)

（一）正確處理利用與保密的關(guān)系

人事檔案利用是人事檔案工作的重要組成部分，保存人事檔案的目的就是為了利用，如果把人事檔案束之高閣，禁止使用，就失去了保存的意義。但人事檔案本身具有的機(jī)密性，使其在被利用的過程中，又要得到嚴(yán)格的保密約束。

所以，人事檔案利用服務(wù)和保密工作都是為了合理發(fā)揮人事檔案在人事管理活動(dòng)中的作用，既要開展好人事檔案利用服務(wù)工作，又要堅(jiān)持人事檔案保密原則，也就是提供人事檔案利用服務(wù)的同時(shí)，保證遵守和履行有關(guān)制度與程序，使二者統(tǒng)一而不矛盾。

（二）正確處理利用與保護(hù)的關(guān)系

人事檔案利用是實(shí)現(xiàn)人事檔案價(jià)值的直接途徑，在提供人事檔案利用服務(wù)的過程中，要切實(shí)保護(hù)好檔案本身。人事檔案一般只有正本，副本是根據(jù)工作需要而建立，所以人事檔案原始材料幾乎都是孤本。即便現(xiàn)在很多管檔單位在進(jìn)行人事檔案信息化建設(shè)，但檔案查閱利用的過程中，一般都是以紙質(zhì)材料的正本作為原始憑證作用，電子人事檔案多數(shù)是起到備份和提供參考的作用。

在提供人事檔案利用服務(wù)時(shí)，嚴(yán)禁抽煙、喝水、吃零食等行為，以防檔案受到燒毀、潮濕、污染等損毀。在借閱的過程中，禁止涂改內(nèi)容、描畫字句、折疊、撤換檔案等對(duì)檔案損壞的行為。

（三）正確處理規(guī)范與易用的關(guān)系

人事檔案利用過程中，既要嚴(yán)格遵守人事檔案借閱管理制度的有關(guān)規(guī)定，又要注意簡化手續(xù)，方便檔案利用者。良好的利用行為和效果，有利于促進(jìn)新的檔案需求產(chǎn)生，從而更好地發(fā)揮人事檔案的價(jià)值。

總之，開展人事檔案利用服務(wù)工作，必須要有利于國家檔案事業(yè)的發(fā)展，有利于工作機(jī)構(gòu)對(duì)人力資源的合理開發(fā)和利用，有利于個(gè)人應(yīng)該受到的權(quán)益保障。在做好保密與保護(hù)工作的前提下，不斷改善服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)水平，為人事檔案需求者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，充分發(fā)揮人事檔案應(yīng)有的作用。

參考文獻(xiàn)：

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作者簡介：蔡書，貴州省黔中水利樞紐工程建設(shè)管理局。