高校后勤檔案的管理問題及對策研究

摘 要：高校后勤檔案工作是高校各項(xiàng)建設(shè)和運(yùn)維的直接信息源，它在高校后勤管理中起著非常重要的作用。近年來，隨著高校后勤社會化改革的不斷發(fā)展，我國高校后勤檔案管理取得了很大成績，也出現(xiàn)了一些新的問題。本文將從多個角度對這些存在的問題進(jìn)行研究，并提出相應(yīng)的對策和建議，以期讓檔案管理工作在高校后勤工作中發(fā)揮更大作用，真正促進(jìn)大學(xué)檔案管理水平的提升，為高校工作提供更強(qiáng)有力的后勤保障。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；現(xiàn)狀；對策

高校后勤檔案的管理工作是高校后勤工作發(fā)展的重要基礎(chǔ)，為高校管理者做出正確決策，保障學(xué)校各項(xiàng)工作的正常運(yùn)行都提供了重要依據(jù)。比如說它可以發(fā)揮在高校后勤管理和維修保障中的重要作用，通過這些最原始、完整的后勤檔案，為全校的綜合管理和維護(hù)，如供水、供電、取暖、排污、排水系統(tǒng)提供重要的依據(jù)，如果這些后勤檔案不完整或遺漏，后勤管理和維修支持將很難實(shí)施。再比如檔案也是對高校師生進(jìn)行歷史教育的重要載體。后勤檔案記錄了高校自身發(fā)展的縮影。比如華北理工大學(xué)就經(jīng)歷了很多次的更名和合并，這些學(xué)校所發(fā)生的翻天覆地的變化，在后勤檔案中就十分清晰和集中，而利用后勤檔案加強(qiáng)師生對學(xué)校的校史教育，對于提高師生的感性認(rèn)識，鼓勵人們保持艱苦奮斗的優(yōu)良傳統(tǒng)，增強(qiáng)師生對學(xué)校的情感都有著非常重要的作用。

由此我們可見高校后勤檔案管理工作的重要性，但是，隨著社會的發(fā)展，當(dāng)前的高校后勤檔案工作也存在一定的問題。

一、高校后勤檔案管理中的幾個存在問題

第一，就檔案管理隊(duì)伍而言，后勤檔案管理員許多是兼職的，基本上沒有定期的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，而且工作也不固定，頻繁調(diào)動，造成很多員工的檔案概念不明確，檔案管理意識不濃厚，檔案業(yè)務(wù)不熟悉，對收集、整理等檔案工作的認(rèn)識不深，自我工作價值的認(rèn)同度不高，甚至?xí)斐芍匾募筒牧系倪z失，在影響工作開展的同時也會造成不可估量的損失。由此可見，檔案管理人員的工作職責(zé)和專業(yè)培訓(xùn)必須引起后勤部門領(lǐng)導(dǎo)的重視，并盡快納入檔案管理的議事日程。第二，就工作理念而言，沒有能夠適應(yīng)最新形勢進(jìn)行一些轉(zhuǎn)變。當(dāng)前，高校后勤部門檔案工作的現(xiàn)狀主要是重收集、輕利用和宣傳，基本上就是把檔案放到庫房里，迎接檢查也好，豐富儲藏也好，以供查閱也好，但終歸還是不能做到充分利用后勤檔案。第三，就檔案制度而言，存在不健全、不完善的問題。許多高校后勤檔案管理沒有相關(guān)的歸檔程序，制度不健全導(dǎo)致檔案工作無章可循，處于隨意狀態(tài)，檔案未及時轉(zhuǎn)送，逾期未及時清理等問題不時存在，在整個的檔案收集、分類、整理和歸納過程中的制度落實(shí)也不全面和堅(jiān)定，說明了整個的高校檔案管理不能達(dá)到規(guī)范化和科學(xué)化的水平。

二、高校后勤管理工作的對策建議

為了提高后勤檔案管理水平，高校必須從多方面采取措施，建立全面、多層次的后勤服務(wù)體系。

首先，我們要從理念上轉(zhuǎn)變，正視當(dāng)前存在的問題，分析問題產(chǎn)生的原因，積極尋求解決問題的措施。特別要打破重儲存輕利用的思想桎梏，主動發(fā)揮后勤檔案的保障性作用。

其次，我們要在具體措施上發(fā)力，一是要建章立制，加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，根據(jù)后勤工作的特點(diǎn)及各類檔案的形成規(guī)律制定出一套系統(tǒng)科學(xué)的管理制度，明確檔案員的管理職責(zé)，完善歸檔程序，確定歸檔范圍、時間和保存期限，努力做到檔案門類齊全，分類清楚，案卷擺放有序，歸檔率、準(zhǔn)確率符合標(biāo)準(zhǔn)，使得整個的檔案工作有章可查，有制可循。二是要加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案工作是一門管理科學(xué)，特別是在科技飛速發(fā)展的今天，檔案管理需要更多的具有較高專業(yè)技能的人才，這些人員除了具備良好的政治素養(yǎng)外還應(yīng)有很強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力素質(zhì)，這就要求我們在最初嚴(yán)格檢查和選拔具有一定水平的人員來承擔(dān)檔案管理工作的基礎(chǔ)上加強(qiáng)對已有人員的培訓(xùn)工作。比如說，要培養(yǎng)他們無私奉獻(xiàn)的工作精神和認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，使他們樹立起高度的事業(yè)心與責(zé)任感；其次，要定期對后勤檔案管理人員開展專業(yè)技能的培訓(xùn)，加強(qiáng)他們對檔案管理專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，使他們具備扎實(shí)的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)和過硬的業(yè)務(wù)能力，并且能夠熟練運(yùn)用檔案管理的新技術(shù)和新管理方法，不斷提高業(yè)務(wù)水平，確保后勤檔案管理工作的有序性和完整性。另外，要在培訓(xùn)過程中完善評價機(jī)制，對工作人員的服務(wù)態(tài)度和工作能力進(jìn)行公平合理的評價，制定有效的激勵政策，激發(fā)其工作積極性，以便更好地為后勤工作服務(wù)，為教學(xué)、科研服務(wù)。三是推進(jìn)后勤檔案管理的信息化建設(shè)。信息化是當(dāng)前各行各業(yè)大勢所趨，在信息化時代，高校后勤檔案工作必須以信息化為導(dǎo)向，利用信息技術(shù)改造傳統(tǒng)的后勤工作，實(shí)現(xiàn)后勤管理、檢索和利用的信息化、網(wǎng)絡(luò)化。比如說應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對高校后勤檔案日常管理工作進(jìn)行收集、整理、識別、保存和統(tǒng)計(jì)，實(shí)行文獻(xiàn)一體化管理，構(gòu)建后勤信息數(shù)據(jù)庫，加快后勤檔案管理信息化和現(xiàn)代化步伐。

最后，我們要加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，確保各項(xiàng)舉措落地生根。比如說要注重建立專業(yè)化管理隊(duì)伍，優(yōu)化領(lǐng)導(dǎo)班子，畢竟后勤檔案管理工作十分復(fù)雜，單一的專業(yè)領(lǐng)導(dǎo)難以滿足管理工作的需要，需要更多的專業(yè)管理人員。另外要以監(jiān)督促落實(shí)，完善監(jiān)督審查機(jī)制，定期進(jìn)行相關(guān)的檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化的檢查工作，針對建章立制、制度實(shí)行等現(xiàn)實(shí)情況作出專項(xiàng)督導(dǎo)，以督導(dǎo)抓落實(shí)，抓規(guī)范。特別是針對后勤的財(cái)務(wù)檔案工作，更要通過會計(jì)核算和定期抽查，嚴(yán)格監(jiān)督財(cái)務(wù)工作，全面跟蹤財(cái)務(wù)收入、分配和支出情況，及時分析總結(jié)，提高財(cái)務(wù)管理水平，確保資金的合理有效正確使用。

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作者簡介：宋思思（1974—），女，河北唐山人。