基于ERP系統(tǒng)環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制研究

王芳

【摘 要】市場競爭及行業(yè)監(jiān)管要求的提高給企業(yè)內(nèi)部控制帶來了新的挑戰(zhàn)，內(nèi)部控制制度的不完善，成為當(dāng)前經(jīng)濟(jì)環(huán)境下阻礙企業(yè)發(fā)展的重要因素之一。隨著ERP系統(tǒng)在企業(yè)中廣泛的應(yīng)用，大量企業(yè)建立了有效的信息化管理平臺。本文通過研究基于ERP系統(tǒng)環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制，分析ERP 系統(tǒng)對企業(yè)內(nèi)控帶來的影響，并針對存在的風(fēng)險(xiǎn)提出解決對策，為完善企業(yè)內(nèi)控制度提供一些參考，促使企業(yè)保持長遠(yuǎn)且健康的發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】ERP系統(tǒng)；內(nèi)部控制；風(fēng)險(xiǎn)控制

隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會進(jìn)步，許多大型現(xiàn)代企業(yè)管理已經(jīng)開始廣泛使用 ERP系統(tǒng)，之所以ERP系統(tǒng)能夠被眾多企業(yè)接受，是由于它不僅能夠完成傳統(tǒng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的及時(shí)處理，同時(shí)還可以全面地實(shí)時(shí)地獲取企業(yè)內(nèi)部管理的各個組成部分的動態(tài)信息，及時(shí)匯集處理，形成各種維度、各種統(tǒng)計(jì)口徑的報(bào)表，大大提升了企業(yè)管理的效率，成為不可或缺的有力管理工具。然而這種高效的管理工具-ERP系統(tǒng)的應(yīng)用又反過來對企業(yè)的內(nèi)部控制提出了更高的要求?，F(xiàn)實(shí)中許多企業(yè)的內(nèi)部控制與ERP系統(tǒng)之間仍有差距，并不能充分發(fā)揮其功能，制約了ERP系統(tǒng)效用的發(fā)揮。因此，研究基于ERP系統(tǒng)環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制，對于充分發(fā)揮ERP的功能及提高企業(yè)管理效率有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、 ERP系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)控的概念

1. ERP系統(tǒng)

ERP系統(tǒng)是企業(yè)資源計(jì)劃（Enterprise Resource Planning ）的簡稱，是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，集信息技術(shù)與先進(jìn)管理思想于一身，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)員工及決策層提供決策手段的管理平臺。它是從MRP（物料需求計(jì)劃）發(fā)展而來的新一代集成化管理信息系統(tǒng)，優(yōu)化了現(xiàn)代企業(yè)的運(yùn)行模式，反映了市場對企業(yè)合理調(diào)配資源的要求。它對于改善企業(yè)業(yè)務(wù)流程、提高企業(yè)核心競爭力具有顯著作用。它在企業(yè)資源最優(yōu)化配置的前提下，整合企業(yè)內(nèi)部主要或所有的經(jīng)營活動，包括財(cái)務(wù)會計(jì)、管理會計(jì)、生產(chǎn)計(jì)劃及管理、物料管理、銷售與分銷等主要功能模塊，以達(dá)到效率化經(jīng)營的目標(biāo)。

ERP項(xiàng)目并不是一般意義上的企業(yè)信息化建設(shè)工程，而是一個企業(yè)管理系統(tǒng)工程，整個管理系統(tǒng)不但基于ERP、系統(tǒng)工程和信息技術(shù)等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的思想、原理和方法，而且還從本質(zhì)上充分地體現(xiàn)了企業(yè)利用ERP來開展企業(yè)管理創(chuàng)新、推進(jìn)企業(yè)管理現(xiàn)代化和提高企業(yè)競爭力的必然需求 。

2.企業(yè)內(nèi)部控制

美國準(zhǔn)則委員會（ASB）根據(jù)《證券交易法》的內(nèi)容和思路進(jìn)行研究和討論后所做的《審計(jì)準(zhǔn)則公告》中對內(nèi)部控制做了定義：企業(yè)內(nèi)部控制是在一定的環(huán)境下，單位為了提高經(jīng)營效率、充分有效地獲得和使用各種資源，達(dá)到既定管理目標(biāo)，保護(hù)資產(chǎn)的安全完整，保證會計(jì)信息資料的正確可靠，確保經(jīng)營方針的貫徹執(zhí)行，保證經(jīng)營活動的經(jīng)濟(jì)性、效率性和效果性而在單位內(nèi)部實(shí)施的各種制約和調(diào)節(jié)的組織、計(jì)劃、評價(jià)和控制的一系列方法、手段與措施的總稱。

企業(yè)內(nèi)部控制通過建立一系列針對各項(xiàng)經(jīng)營活動蘊(yùn)含的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的控制流程，深入保障企業(yè)內(nèi)部資產(chǎn)的完整性以及實(shí)現(xiàn)企業(yè)良性發(fā)展，是一項(xiàng)促進(jìn)企業(yè)全面發(fā)展、提高企業(yè)整體效能的管理措施。內(nèi)控管理制度作為現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展過程中必須的規(guī)章制度，規(guī)范了生產(chǎn)經(jīng)營、物流、營銷、研發(fā)、財(cái)務(wù)、內(nèi)審、績效考核、人力資源、管理層治理等方方面面。

二、 企業(yè)ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的關(guān)系

ERP系統(tǒng)和企業(yè)內(nèi)部控制兩者都是提高企業(yè)管理水平，提升勞動能力，加快實(shí)現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展的內(nèi)在需要。兩者的服務(wù)對象一致，都服務(wù)于企業(yè)的經(jīng)營管理活動，都力求全面覆蓋企業(yè)營運(yùn)的各方面。兩者的目的相同，都是為了充分整合各種資源、深入挖掘企業(yè)內(nèi)在潛力，全面提高企業(yè)經(jīng)營效率、達(dá)到企業(yè)管理的目標(biāo)。作為有生命力的體系，不論動力來自于內(nèi)部或外部，這兩者都需要長期的、動態(tài)的、持續(xù)的完善。由此可見，ERP系統(tǒng)和企業(yè)內(nèi)部控制二者間是相輔相成、協(xié)調(diào)統(tǒng)一的關(guān)系。

1.企業(yè)內(nèi)控是設(shè)計(jì)ERP系統(tǒng)的重要依據(jù)

企業(yè)采用ERP系統(tǒng)前，必須結(jié)合企業(yè)內(nèi)控要求全面梳理實(shí)際業(yè)務(wù)流程。梳理實(shí)際業(yè)務(wù)流程時(shí)，既要根據(jù)企業(yè)長期發(fā)展規(guī)劃兼顧現(xiàn)有業(yè)務(wù)，留出有彈性空間應(yīng)對未來業(yè)務(wù)增長（或業(yè)務(wù)調(diào)整）。同時(shí)，也要與內(nèi)控管理的各項(xiàng)指標(biāo)相匹配，匹配后的實(shí)際業(yè)務(wù)流程節(jié)點(diǎn)適應(yīng)內(nèi)控管理的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（管理點(diǎn)）。例如：不相容職位的分離、高風(fēng)險(xiǎn)業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)的防舞弊措施、權(quán)利環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)制約節(jié)點(diǎn)、各節(jié)點(diǎn)業(yè)務(wù)量均衡、風(fēng)險(xiǎn)警示、業(yè)務(wù)鏈穿透查詢、管理報(bào)表生成等。一定要以企業(yè)實(shí)際開展內(nèi)部控制工作整體要求及實(shí)施目標(biāo)為中心，將梳理之后流程固化作為ERP設(shè)計(jì)依據(jù)，這樣專門設(shè)計(jì)出適合企業(yè)實(shí)施內(nèi)部控制的ERP體系，從上線伊始，就能符合內(nèi)控管理的基本要求，才能幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)預(yù)期的控制目標(biāo)。

2.企業(yè)內(nèi)控必須適應(yīng)ERP環(huán)境

企業(yè)采用ERP系統(tǒng)前，原有內(nèi)控工作都是由人工操作，大量的數(shù)據(jù)匯集、分析工作占用了大量時(shí)間，導(dǎo)致內(nèi)控管理滯后于風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。而在ERP環(huán)境下，企業(yè)內(nèi)控系統(tǒng)將面對由ERP提供的來自所有業(yè)務(wù)模塊、管理分析模塊、預(yù)警系統(tǒng)提供的實(shí)時(shí)交互信息。信息的數(shù)量和質(zhì)量都比人工操作時(shí)期大幅提升，反饋的時(shí)間也大大縮短，這樣一來，避免了由人工匯集分析數(shù)據(jù)帶來的數(shù)據(jù)錯誤和效率低下的風(fēng)險(xiǎn)。但同時(shí)，也要求內(nèi)控體系能夠適應(yīng)突然增大的數(shù)據(jù)量，在數(shù)據(jù)的海洋中能夠快速正確的應(yīng)對風(fēng)險(xiǎn)。

內(nèi)控流程設(shè)計(jì)的質(zhì)量在很大程度上決定了內(nèi)部控制的運(yùn)行效果。內(nèi)控想要適應(yīng)ERP環(huán)境，就需要對原有的內(nèi)部控制進(jìn)行大幅調(diào)整，尤其是要適應(yīng)數(shù)據(jù)數(shù)量及速度的大幅提升和人工管理到智能管理的轉(zhuǎn)變，也就是由對人工的控制轉(zhuǎn)變?yōu)閷θ斯ぁC(jī)器及業(yè)務(wù)流程的共同控制。原有的內(nèi)部控制應(yīng)調(diào)整為人為因素干擾更少，能涵蓋ERP系統(tǒng)業(yè)務(wù)關(guān)鍵點(diǎn)，且能適應(yīng)大量數(shù)據(jù)處理的高效、流暢的內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控判斷的管理體系。

這種調(diào)整不止是內(nèi)部控制流程的調(diào)整，也包括內(nèi)控組織的調(diào)整。調(diào)整后的內(nèi)控組織結(jié)構(gòu)層級應(yīng)當(dāng)更少，減少了縱向?qū)蛹壓?，決策者和執(zhí)行者能夠進(jìn)行快速地進(jìn)行縱向溝通，橫向來看，各部門間的控制責(zé)任更明確，部門之間的交叉溝通更快速更廣泛。最終整個企業(yè)內(nèi)部控制的效率有所提高。

有了考慮ERP系統(tǒng)環(huán)境的的企業(yè)內(nèi)部控制，ERP系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)才能夠與內(nèi)部控制相切合。

3. ERP系統(tǒng)是內(nèi)控管理的子系統(tǒng)

ERP系統(tǒng)一但成功布署，就自然而然的成為企業(yè)內(nèi)控的子系統(tǒng)，成為內(nèi)控的管理有效工具，企業(yè)內(nèi)控管理工作就有了與業(yè)務(wù)相關(guān)聯(lián)的監(jiān)測網(wǎng)。內(nèi)控管理需要從ERP系統(tǒng)運(yùn)行所取得的數(shù)據(jù)中分析發(fā)現(xiàn)各類風(fēng)險(xiǎn)及問題。傳統(tǒng)內(nèi)控管理存在的數(shù)據(jù)孤島問題，也能夠在ERP運(yùn)行中實(shí)時(shí)監(jiān)控到。

三、ERP 環(huán)境下企業(yè)完善內(nèi)部控制的策略

ERP提高效率、改善信息質(zhì)量的同時(shí)，海量的數(shù)據(jù)也會使得信息和流程變得復(fù)雜和隱蔽。如果使用者過于信任依賴系統(tǒng)，對系統(tǒng)運(yùn)行的結(jié)果和數(shù)據(jù)不進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和核對，一旦程序有缺陷就能導(dǎo)致數(shù)據(jù)失真，內(nèi)控失效。因此，在ERP環(huán)境下，更加需要針對業(yè)務(wù)流程的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)專門設(shè)計(jì)監(jiān)控和核對的內(nèi)控流程，及時(shí)了解系統(tǒng)運(yùn)行狀況并判斷是否與企業(yè)業(yè)務(wù)現(xiàn)狀相符，如有偏差，可及時(shí)修正ERP系統(tǒng)程序，減少ERP系統(tǒng)程序設(shè)計(jì)缺陷導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)。

1.運(yùn)行監(jiān)管中的風(fēng)險(xiǎn)控制

企業(yè)經(jīng)營活動在ERP系統(tǒng)中都有對應(yīng)的業(yè)務(wù)模塊，這些業(yè)務(wù)模塊具體實(shí)施都是根據(jù)企業(yè)的實(shí)際業(yè)務(wù)行為設(shè)計(jì)的。

例如，啟用采購模塊時(shí)都會建立起供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，這就需要設(shè)計(jì)內(nèi)控流程，要求供應(yīng)商評審部門及時(shí)審查供應(yīng)商資質(zhì)，及時(shí)發(fā)布最新供應(yīng)商名單，并更新供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，這樣能避免設(shè)計(jì)人員選料時(shí)誤選不合規(guī)供應(yīng)商提供的材料。

例如，財(cái)務(wù)模塊通常使用自動清賬功能，這就需要設(shè)計(jì)內(nèi)控流程，要求定期按供應(yīng)商逐筆核查應(yīng)付賬款明細(xì)賬余額，以確定清賬程序是否能夠準(zhǔn)確的逐筆清賬，應(yīng)付賬款余額是否正確。

例如，內(nèi)控流程應(yīng)當(dāng)針對權(quán)限體系設(shè)計(jì)控制流程，要求建立完善的授權(quán)審批及核查體系，對各類不同的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)授權(quán)，定期核查，及時(shí)維護(hù)，避免出現(xiàn)權(quán)限沖突或缺失導(dǎo)致操作人員超權(quán)限操作或不能正常操作帶來影響效率的風(fēng)險(xiǎn)。

2.針對權(quán)限管理的風(fēng)險(xiǎn)控制

ERP系統(tǒng)環(huán)境下，大部分流程的處理都由后臺程序控制，使用者無法直接觀測到數(shù)據(jù)處理過程，操作人由于權(quán)限的限制，又僅能關(guān)注到權(quán)限范圍內(nèi)的流程節(jié)點(diǎn)，如果某一節(jié)點(diǎn)出現(xiàn)問題，而本節(jié)點(diǎn)操作人員又沒有發(fā)現(xiàn)的話，錯誤很可能傳遞下去很久不被發(fā)現(xiàn)，使數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)增加，企業(yè)要做好數(shù)據(jù)管理和備份，設(shè)置專人分析查找出易于出現(xiàn)這類問題的節(jié)點(diǎn)，設(shè)計(jì)相應(yīng)的內(nèi)控流程，增加審核數(shù)據(jù)質(zhì)量、校核節(jié)點(diǎn)。

ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲在系統(tǒng)中，減少了紙質(zhì)檔案，對于冒用他人賬號登陸的操作沒有紙質(zhì)證據(jù)保留，電腦內(nèi)存儲的操作信息缺乏法律效力，可能會造成責(zé)任不清。針對這類風(fēng)險(xiǎn)，內(nèi)控可以在關(guān)鍵業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)，設(shè)計(jì)定期打印單據(jù)并由相關(guān)人員簽字確認(rèn)的控制流程，并定期檢查執(zhí)行結(jié)果，確保風(fēng)險(xiǎn)可控。

3.數(shù)據(jù)管理

內(nèi)控管理的依據(jù)多為歷史數(shù)據(jù)或現(xiàn)時(shí)數(shù)據(jù)，對于趨勢判斷，帶有數(shù)據(jù)預(yù)測性質(zhì)的業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)管理比較弱。同樣，內(nèi)控管理不只有內(nèi)部數(shù)據(jù)需求，同樣也離不開對外部數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確把握，ERP一般僅為單體公司或集團(tuán)內(nèi)部使用，外部數(shù)據(jù)無法接入或?qū)ν獠繑?shù)據(jù)不敏感?，F(xiàn)有的外部數(shù)據(jù)不能夠與企業(yè)ERP系統(tǒng)對接。如果對接成功，就存在數(shù)據(jù)使用費(fèi)用支出，及數(shù)據(jù)篩選使用等一系列問題，同樣也增加內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)。ERP系統(tǒng)需要較長時(shí)間積累數(shù)據(jù)，顯示趨勢數(shù)據(jù)的質(zhì)量才會比較可靠，短期數(shù)據(jù)對內(nèi)控管理只能起輔助作用。通過ERP系統(tǒng)帶來的精細(xì)化數(shù)據(jù)的收集、整理、分析，以及外接云ERP數(shù)據(jù)，可以獲取大量優(yōu)質(zhì)的外部數(shù)據(jù)，對數(shù)據(jù)預(yù)測和趨勢判斷類型的業(yè)務(wù)，內(nèi)控就有了一種新輔助工具。

4.針對專業(yè)判斷的風(fēng)險(xiǎn)控制

ERP系統(tǒng)覆蓋的業(yè)務(wù)范圍小于企業(yè)內(nèi)控管理范圍，例如，大部分需要由人腦做出的判斷（專業(yè)判斷）只能適度參考ERP數(shù)據(jù)（如果有），更多的是依靠專業(yè)經(jīng)驗(yàn)。人腦判斷所帶來的風(fēng)險(xiǎn)，又屬于內(nèi)控管理的難點(diǎn)。內(nèi)控本身對這類決策的管理能力較弱，ERP系統(tǒng)也無法提供較好的管理手段。這類風(fēng)險(xiǎn)成為這兩種體系的盲點(diǎn)。

5.規(guī)避合謀行為

通常情況下，由操作人員合謀所造成的舞弊、貪污、操縱利潤等行為，僅僅通過ERP系統(tǒng)是無法識別的。目前可采用的方法：通過ERP系統(tǒng)帶來的精細(xì)化數(shù)據(jù)的收集、整理、分析，掌握全業(yè)務(wù)鏈的數(shù)據(jù)，進(jìn)行橫向和縱向的深入對比分析，以期發(fā)現(xiàn)潛在的不合理或有疑問的地方。這些不合理或有疑問的點(diǎn)，

6.促進(jìn)內(nèi)控體系完善

ERP系統(tǒng)的搭建過程中，可以發(fā)現(xiàn)內(nèi)控未曾實(shí)施管理的空白區(qū)域。其次，ERP上線后，通過一段時(shí)間的運(yùn)行，可以揭示出新增的（內(nèi)控未識別）風(fēng)險(xiǎn)管控點(diǎn)，內(nèi)控系統(tǒng)可以針對新發(fā)現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)著重設(shè)計(jì)管理程序。

7. ERP的使用主體素質(zhì)提高

基于ERP系統(tǒng)，各個系統(tǒng)模塊所對數(shù)據(jù)錄入的質(zhì)量、及時(shí)性及操控功能等方面的要求也相應(yīng)提升，通過ERP系統(tǒng)帶來的精細(xì)化數(shù)據(jù)的收集、整理、分析，可以將重要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的業(yè)務(wù)人員的操作歷程匯集出來，進(jìn)行分析，找出疏漏較多的問題點(diǎn)，就可以有針對性的加強(qiáng)培訓(xùn)和考核。除了直接進(jìn)行系統(tǒng)操作的人員外，企業(yè)各級管理人員及高管層都應(yīng)樹立通過 ERP 系統(tǒng)健全內(nèi)部控制的理念。只有企業(yè)中的人員都能充分的認(rèn)同運(yùn)用ERP系統(tǒng)健全自身內(nèi)部控制的必要性和重要性，才能促使企業(yè)上下保持一致，達(dá)成共識，最終促進(jìn)內(nèi)部控制的不斷完善和企業(yè)的健康發(fā)展。

四、結(jié)束語

本文主要分析了基于ERP系統(tǒng)環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制面臨的問題以及解決措施。全面實(shí)施ERP系統(tǒng)后，企業(yè)內(nèi)控的工作環(huán)境與以往的環(huán)境相比有了顯著變化，開展內(nèi)控工作的思路也隨即發(fā)生了極大的轉(zhuǎn)變，內(nèi)控工作的發(fā)力點(diǎn)也有了許多不同，只有全面深入的了解ERP系統(tǒng)運(yùn)行特點(diǎn)，充分發(fā)現(xiàn)運(yùn)行中的風(fēng)險(xiǎn)，有針對性的制定出符合本企業(yè)在ERP系統(tǒng)運(yùn)行的內(nèi)控制度，才能全面充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)的作用，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制的意義，為企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展保駕護(hù)航。

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