淺談人事檔案材料的收集與整理

朱曉彬

摘 要：人事檔案在現(xiàn)有城市企業(yè)人才利用和數(shù)據(jù)統(tǒng)籌方面有實(shí)際參考作用，在相應(yīng)檔案材料收集與整理的過程中，應(yīng)當(dāng)具備準(zhǔn)確、及時(shí)、效率、規(guī)范等多方面要求，這樣才能夠確保相應(yīng)企業(yè)在人事檔案價(jià)值方面的穩(wěn)定性，并有效鞏固現(xiàn)有市場經(jīng)濟(jì)中的地位，為后續(xù)工作的有效開展埋下良好且扎實(shí)的基礎(chǔ)。本文依據(jù)現(xiàn)有人事檔案材料的收集與整理情況進(jìn)行分析，通過相應(yīng)問題深入探討有效的解決措施，期望為整體人事檔案管理方面，提供良好的延伸憑證。

關(guān)鍵詞：人事檔案；材料收集；數(shù)據(jù)整理

檔案的收集與管理工作是履行檔案管理部門最基礎(chǔ)的職能條件，針對相應(yīng)數(shù)據(jù)展開有效的統(tǒng)籌，確保工作環(huán)境和人事信息完善更是現(xiàn)有企業(yè)經(jīng)濟(jì)的基礎(chǔ)保障，為后續(xù)職能與綜合素質(zhì)貫徹培養(yǎng)提供了良好的參照條件同時(shí)，更確保了后續(xù)信息化發(fā)展的有效滲透。故而，有效開展人事檔案材料工作的深入，對現(xiàn)有企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展而言有實(shí)際意義。

1 人事檔案材料收集現(xiàn)狀

人事檔案材料是現(xiàn)有企業(yè)在履行自身工作職能與需求方面統(tǒng)籌的有效審查依據(jù)，針對其中數(shù)據(jù)的有效獲取在現(xiàn)有工作環(huán)境中能夠確保相應(yīng)人事技術(shù)與職能得到有效的貫徹，更能夠依據(jù)相應(yīng)特性與優(yōu)勢開展具備完善化工作環(huán)境的前提，為整體企業(yè)或管理部門提供良好且完善的數(shù)據(jù)參照基礎(chǔ)。故而，有效確保人事檔案管理水平的提升，在現(xiàn)有經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的市場環(huán)境中，具備人才推進(jìn)和技術(shù)統(tǒng)籌的重要性，更賦予了相應(yīng)工作在多方面經(jīng)驗(yàn)和數(shù)據(jù)管理的要求。也正是因?yàn)槿绱?，相關(guān)人事檔案管理方面的問題也愈發(fā)明顯。

1.1 檔案管理意識淡薄

檔案管理應(yīng)當(dāng)具備一定專業(yè)性，并依據(jù)相對完善的體系構(gòu)筑檔案存儲與管理等多方面統(tǒng)籌的條件，只有這樣才能夠確保相應(yīng)檔案功能有效貫徹。但在現(xiàn)有實(shí)際環(huán)境中，由于上層管理部門針對檔案管理意識淡薄，導(dǎo)致相應(yīng)檔案管理工作仍舊由人事部門進(jìn)行保管，并將相應(yīng)檔案材料的收集、管理、鑒別、歸檔工作統(tǒng)一交付。這樣一方面增加了人事管理部門在工作方面負(fù)擔(dān)，為整體工作管理帶來一定隱患，更在此基礎(chǔ)上由于人事管理人員難以具備相關(guān)檔案管理知識，導(dǎo)致實(shí)際檔案管理工作難以進(jìn)行有效的深入統(tǒng)籌，為后續(xù)工作的開展帶來一定困難；其次，在相關(guān)檔案管理工作的培訓(xùn)、考試、獎(jiǎng)勵(lì)方面，現(xiàn)有的企業(yè)管理者缺乏相應(yīng)的重視，導(dǎo)致檔案管理員工難以真正具備良好的檔案管理素質(zhì)，并促使后續(xù)工作在實(shí)際環(huán)境中難以履行自身的職能，甚至出現(xiàn)表面工作的情況出現(xiàn)，為整體企業(yè)在人事統(tǒng)籌方面功能的貫徹帶來了難以預(yù)估的損失隱患。

1.2 材料獲取工作難滲透

上層管理者檔案管理意識淡薄，勢必會引起下層員工在檔案工作方面的疏忽，這進(jìn)一步導(dǎo)致了檔案管理采集工作的困難，為整體環(huán)境的有效延伸與發(fā)展埋下了難以統(tǒng)籌的隱患。久而久之，在實(shí)際企業(yè)需求檔案支援時(shí)，則會導(dǎo)致大量具備價(jià)值的信息數(shù)據(jù)被忽視，為后續(xù)整體工作的有效貫徹埋下隱患，并在此基礎(chǔ)上導(dǎo)致企業(yè)的市場經(jīng)濟(jì)人才儲備利用難以貫滲透到實(shí)處。

1.3 檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)

完善且嚴(yán)謹(jǐn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，是確保相應(yīng)檔案管理工作有效貫徹的前提，更是鞏固相應(yīng)檔案管理人員自身素質(zhì)的核心保障?，F(xiàn)有檔案管理工作中，針對檔案管理方面的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，有許多企業(yè)仍舊沒能針對檔案管理標(biāo)準(zhǔn)起到足夠重視，這導(dǎo)致了檔案管理方面數(shù)據(jù)難以有效貫徹、交流、存儲的情況，更在實(shí)際功能貫徹中，影響了相應(yīng)職工自身的經(jīng)濟(jì)財(cái)產(chǎn)利益，為整體檔案管理系統(tǒng)留下不嚴(yán)謹(jǐn)、不細(xì)致、不效率的負(fù)面影響，為后續(xù)工作的有效開展埋下嚴(yán)重阻礙。

2 加強(qiáng)人事檔案收集整理工作的對策

2.1 加大宣傳力度，增強(qiáng)職工的檔案意識

人事檔案工作是組織人事部門的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，同時(shí)也是一項(xiàng)與全體職工切身利益密切相關(guān)的工作，收齊、管好、用活人事檔案具有重要意義。加大檔案知識宣傳力度，普遍增強(qiáng)職工的檔案意識，是做好人事檔案工作的保障。我們可通過會議、培訓(xùn)、座談等方式，隨時(shí)將檔案知識滲透到職工意識中，主動(dòng)把與大家切身利益相關(guān)的檔案知識送到他們手中，如繼續(xù)教育學(xué)歷的適時(shí)取得可提高工資待遇、年度考核表與晉升職稱的密切關(guān)系，各類資格證書有利于組織考察提拔干部，招工、入伍等參加工作材料與個(gè)人社保利益的息息相關(guān)等等，使他們在無形中接受檔案，知道檔案在日常的工作、生活中的重要作用，了解檔案的重要價(jià)值，提高大家的檔案意識和協(xié)助做好人事檔案工作的自覺性。

2.2 加強(qiáng)檔案材料收集力度，保證檔案的完整性

收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎(chǔ)。為使檔案材料收集歸檔工作達(dá)到真實(shí)、全面、及時(shí)、規(guī)范的要求，應(yīng)建立健全相關(guān)規(guī)章制度，以制度的形式保障工作落實(shí)到位。如可建立兼職檔案員制度，選派專人作為各部門的兼職檔案員，將材料的收集任務(wù)分解到各部門、落實(shí)到責(zé)任人；同時(shí)保持人員的穩(wěn)定，人事檔案部門定期對其進(jìn)行有關(guān)檔案知識的培訓(xùn)，有利于單位及時(shí)準(zhǔn)確收集反映干部自然情況和德、能、勤、績、廉等方面材料。檔案管理部門也要變被動(dòng)接收為主動(dòng)出擊，對定期形成的如年度考核表、獎(jiǎng)勵(lì)、職稱、工資等材料及時(shí)督促材料形成部門按時(shí)保質(zhì)上交，同時(shí)了解掌握職工動(dòng)態(tài)，不失時(shí)機(jī)地主動(dòng)收集有價(jià)值的屬歸檔范圍內(nèi)的材料。

2.3 加強(qiáng)人事檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案整理水平

材料收集完備后，檔案管理部門將對材料進(jìn)行一系列的鑒別、分類、排序、加工、歸檔工作。檔案管理人員必須掌握過硬的基本功，熟練進(jìn)行檔案整理工作。首先要對材料進(jìn)行審核，看材料是否屬于歸檔范圍，是否辦理完畢，是否對象明確、齊全完整、文字清楚、內(nèi)容真實(shí)、填寫規(guī)范、手續(xù)完備；然后將審核完畢的材料進(jìn)行技術(shù)加工，對不規(guī)范紙張適當(dāng)進(jìn)行折疊、剪裁、托裱等，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類、排序，使用軟件進(jìn)行信息錄入并打印檔案目錄；最后將條理清晰、整理規(guī)范的檔案材料打孔、裝訂、歸檔，完成對一卷人事檔案的階段性整理。

單位應(yīng)選調(diào)政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)、具有一定學(xué)歷的共產(chǎn)黨員從事人事檔案管理工作，并注意對他們的教育和培養(yǎng)，不斷提高政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理人員盡量保持穩(wěn)定，如遇崗位交替，一定要提前做好交接工作，杜絕檔案管理出現(xiàn)“真空地帶”的危險(xiǎn)狀況。

3 結(jié)束語

人事檔案管理在現(xiàn)有城市經(jīng)濟(jì)建設(shè)環(huán)境中具備深入探討的意義，其中更針對相應(yīng)人事技能和特點(diǎn)有所全面的概述，一方面不但完善了工作職能的有效貫徹，為數(shù)據(jù)統(tǒng)籌與調(diào)用提供了良好的數(shù)據(jù)前提，更在此基礎(chǔ)上為企業(yè)自身人才儲備提供了良好且多面化的參照參照前提，為后續(xù)經(jīng)濟(jì)可持續(xù)化發(fā)展提供了良好且扎實(shí)的基礎(chǔ)，也為職工自身對檔案數(shù)據(jù)管理意義提供了良好的搭建平臺，為整體經(jīng)濟(jì)工作埋下了扎實(shí)且穩(wěn)定的基礎(chǔ)。

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