用項(xiàng)目管理思維做自我管理

紀(jì)學(xué)輝

摘 要：以理論結(jié)合實(shí)踐方式，通過對時(shí)間管理和項(xiàng)目管理的研究，發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目管理思維可以應(yīng)用到時(shí)間管理領(lǐng)域，進(jìn)一步促成自我管理，乃至人生管理。自我管理需要從時(shí)間管理做起，時(shí)間對于每一個(gè)人是公平的，每個(gè)人一天利用時(shí)間產(chǎn)生的價(jià)值卻是不同。形成項(xiàng)目管理思維可以幫助我們高效的進(jìn)行時(shí)間管理，養(yǎng)成自我管理的行為習(xí)慣。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目管理思維 時(shí)間管理 自我管理

引言：職場人員存在一個(gè)普遍的誤區(qū)：認(rèn)為管理就是管理下屬，管理者就是有下屬的人。而在我們的工作中，同他人或自己接觸，也是在發(fā)生關(guān)系的過程中進(jìn)行管理，包括管理下屬，管理上司，管理平級同事，管理外部顧客等利益相關(guān)者，還有向內(nèi)——管理自己。在這五個(gè)維度中，每個(gè)維度都有自我管理，因此需要管理關(guān)系中的自己。

自我管理是指在缺少外部約束的條件下，為提高個(gè)人、部門和組織的績效水平，組織成員內(nèi)在表現(xiàn)出來自我控制和自我約束的意識及行為。德魯克提出，自我管理需要問自己5個(gè)問題。第一個(gè)問題，我的長處是什么？第二個(gè)問題，我做事的方式是什么？第三個(gè)問題，我的價(jià)值觀是什么？在回答完前三個(gè)問題后，可以回答第四個(gè)問題，我該去哪里工作？第五個(gè)問題，我該貢獻(xiàn)什么？這五個(gè)問題可以幫助我們更好的認(rèn)知自己，在對自己有足夠的認(rèn)知后，通過方法及練習(xí)，才能實(shí)行更佳有效的自我管理。

一、時(shí)間管理是自我管理的起點(diǎn)。

首先時(shí)間是我們每個(gè)人都擁有的資源，或者說時(shí)間是管理者最基本的資源。時(shí)間對每個(gè)人都是公平的，每個(gè)人每天擁有24個(gè)小時(shí)，每個(gè)人都可以通過有效管理自己的時(shí)間資源，為自己人生增值。并且時(shí)間是我們每個(gè)人最常用的資源，不管我們是做一份計(jì)劃或總結(jié)，是看一本書，還是工作累了離開座位倒一杯水，都要用到時(shí)間。最重要的是，時(shí)間是唯一不可再生的資源，或者說，時(shí)間是我們最稀缺的資源。時(shí)間稍縱即逝，根本無法貯存，昨天的時(shí)間過去了，永遠(yuǎn)不再回來。人往往最不善于管理自己的時(shí)間，心理學(xué)實(shí)驗(yàn)證明，人的時(shí)間感覺是最不可靠的，把人關(guān)在黑房間里，很快就會(huì)喪失對時(shí)間的感覺。我們在日常的生活，工作中往往也說不清楚自己的時(shí)間是怎么打發(fā)的?；谝陨戏治觯瑫r(shí)間管理是自我管理首要解決的基礎(chǔ)問題。

二、運(yùn)用項(xiàng)目管理思維，可有效進(jìn)行時(shí)間管理；

項(xiàng)目是指在限定的資源和限定的時(shí)間完成的一次性任務(wù)，具體可以是一項(xiàng)工程、課題、服務(wù)或者是活動(dòng)。項(xiàng)目管理思維不僅僅可以在工作中運(yùn)用，比如工作中的匯報(bào)，員工培訓(xùn)；也可以運(yùn)用到生活中方方面面，比如旅游，聚餐；學(xué)習(xí)上的上課，看書；人生中的婚禮，生子，買房，創(chuàng)業(yè)等。那如何運(yùn)用項(xiàng)目管理思維，進(jìn)行時(shí)間管理呢？

1、 將事情進(jìn)行歸類，哪些是重要的事情？將重要的事情當(dāng)成項(xiàng)目來管理；；

美國管理學(xué)家科維提出時(shí)間“四象限”法的時(shí)間管理理論，把工作按照重要和緊急兩個(gè)不同的程度進(jìn)行劃分，基本上可以分為四個(gè)“象限”，即重要緊急（如客戶投訴、即將到期的任務(wù)、財(cái)務(wù)危機(jī)等）、重要不緊急（如建立人際關(guān)系、人員培訓(xùn)、制訂防范措施等）、緊急不重要（如電話鈴聲、不速之客、部門會(huì)議等）、不緊急不重要（如上網(wǎng)、閑談、刷微信微博等）。我們應(yīng)有重點(diǎn)地把主要的精力和時(shí)間集中處理那些重要但不緊急的工作上，這樣做到未雨綢繆，防患于未然。

那我們怎么定義重要？即什么是要事呢？要事有兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，要么是長期的影響，要么有全局的影響。兩種影響兼而有之，則是要事中的要事。比如A公司從B公司進(jìn)口生產(chǎn)設(shè)備，當(dāng)B公司開始從上游產(chǎn)業(yè)擴(kuò)展到下游產(chǎn)業(yè)，這時(shí)候A公司成為B公司下游產(chǎn)業(yè)的競爭對手，B公司為打壓A公司，將生產(chǎn)設(shè)備進(jìn)行提價(jià)或?qū)徺I設(shè)備設(shè)置障礙，導(dǎo)致A公司產(chǎn)品生產(chǎn)受到嚴(yán)重影響。這時(shí)候A公司解決目前面臨產(chǎn)品困境是要事，還是更改公司戰(zhàn)略，從下游產(chǎn)業(yè)擴(kuò)展到上游產(chǎn)業(yè)，通過收購等手段來自己生產(chǎn)設(shè)備是要事呢？相比之下，更改公司戰(zhàn)略是既有長期又有全局影響的要事中的要事。

那怎么做到要事第一呢？具體說有三個(gè)原則：優(yōu)先，集中，經(jīng)常。要事要優(yōu)先做。面對不重要的急事和不緊急的要事，后者優(yōu)先。因?yàn)榍罢卟恢匾?，對于做或者不做影響都不大。還有一個(gè)原因，不緊急的要事往往容易被忽略，所以要先做。需要注意的是，優(yōu)先做并不是指每天上班第一件事就做它，優(yōu)先指的是優(yōu)先安排進(jìn)自己的時(shí)間表，為它留出充足的時(shí)間。比如新產(chǎn)品包裝策劃工作是要事，但不是每天第一件事就是討論策劃，而是說，將此項(xiàng)工作安排到工作計(jì)劃表里面，優(yōu)先把工作安排進(jìn)去。要事要集中做。留出整塊時(shí)間來做。集中是要事管理的一個(gè)技巧。例如新產(chǎn)品包裝策劃討論會(huì)可以安排每周周二、周五集中時(shí)間討論一次。要事要經(jīng)常做，堅(jiān)持做，定時(shí)做。和集中一樣，重復(fù)也是一個(gè)重要的管理技巧。50%的時(shí)間，花在重要非緊急的事件上。也就是說每一天用在不緊急不重要，緊急不重要事件上的時(shí)間越來越少，將會(huì)有更充分的時(shí)間去做重要的事情。這里有一個(gè)方法，如果將近幾個(gè)月的計(jì)劃列個(gè)清單，每天從未來要做的事情里面挑三件事去做，這樣使你逐漸每天花50%的時(shí)間都在做重要不緊急的事件。

2、思考，按項(xiàng)目管理的流程來思考重要的事情；

項(xiàng)目管理包含五個(gè)步驟，分別是啟動(dòng)，規(guī)劃，執(zhí)行，控制，收尾。啟動(dòng)是項(xiàng)目的識別和開發(fā)過程，進(jìn)行項(xiàng)目的可行性研究和分析；規(guī)劃是管理的一種手段，使項(xiàng)目的資源配置、時(shí)間分配更為合理，在實(shí)際執(zhí)行中可以不斷修改；執(zhí)行最重要的是項(xiàng)目信息的溝通，即時(shí)提交項(xiàng)目進(jìn)展信息，以項(xiàng)目報(bào)告的方式定期更新項(xiàng)目進(jìn)展，保證項(xiàng)目質(zhì)量?？刂剖羌皶r(shí)發(fā)現(xiàn)偏差并采取糾正措施，使項(xiàng)目進(jìn)展朝向目標(biāo)方向或者更切合目前的現(xiàn)狀。這說明做規(guī)劃的時(shí)候并不是要規(guī)劃的完美，是可以在執(zhí)行過程中微調(diào)計(jì)劃，開始比完美更重要；在執(zhí)行的過程中智慧是增加的，微小的調(diào)整讓事態(tài)朝向目標(biāo)更好的發(fā)展；收尾是對項(xiàng)目完整文檔、對項(xiàng)目干系人交代。值得注意的是并不是每一項(xiàng)事情都需要啟動(dòng)，有一些可能是突發(fā)奇想的行為，直接跳過啟動(dòng)研究的部分，對于這部分事情要更加重視收尾的部分，進(jìn)行總結(jié)與反思。

3、執(zhí)行，按項(xiàng)目管理的規(guī)劃來執(zhí)行重要的事情，形成項(xiàng)目管理思維。

在執(zhí)行階段，我們要注意規(guī)劃的各個(gè)節(jié)點(diǎn)；按照規(guī)劃執(zhí)行項(xiàng)目，時(shí)間上可以不斷優(yōu)化調(diào)整，比如第一個(gè)項(xiàng)目和第二個(gè)項(xiàng)目是并行的關(guān)系，時(shí)間上可以并行執(zhí)行兩個(gè)項(xiàng)目。例如看書和聽視頻，是否可以兩者配合起來一起做，在配合的過程中抓到兩者關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。在執(zhí)行中進(jìn)行控制，項(xiàng)目結(jié)束進(jìn)行收尾，形成對任務(wù)有頭有尾的整體完成狀態(tài)。

三、視角管理維度，助力人生管理

1、規(guī)避自我視角，擁有高度視角。你要先觀世界，才會(huì)有世界觀。人往往在看事物的時(shí)候容易抓微小的點(diǎn)，從自己比較窄的角度看問題。例如一個(gè)比較底層的員工，在做同各個(gè)部門配合的工作過程中，只關(guān)注自己手頭的事情，這個(gè)是比較窄的視角，若能站著整個(gè)項(xiàng)目的角度思考，“如果自己負(fù)責(zé)整個(gè)項(xiàng)目，如何推進(jìn)工作”，則是更高度的視角。我們在看待問題的時(shí)候，需要多思考，自己是否從一個(gè)很低的視角看待問題，將視角往上提高。

2、規(guī)避他人視角，擁有全面視角。在做事情的時(shí)候，避免過分注重某個(gè)他人的維度，使自己看待問題不夠全面。全面視角是從多個(gè)維度分析思考問題。

3、規(guī)避短期視角，擁有長期視角。短期視角注重短期利益。長期視角注重長遠(yuǎn)的利益，可能當(dāng)下的付出利益不明顯，從長遠(yuǎn)看將收益很大。

結(jié)語：

綜上所述，項(xiàng)目管理思維可以運(yùn)用到工作或生活的方方面面，將重要的事情當(dāng)項(xiàng)目來做，按項(xiàng)目管理流程思考重要的事情，按項(xiàng)目管理規(guī)劃來執(zhí)行重要的事情，從更高，更全面，更長遠(yuǎn)的視角看待問題，可以有效的提高我們做事的效率和格局，當(dāng)我們發(fā)現(xiàn)主要的時(shí)間和精力投入到了那些重要并有意義事情上的時(shí)候，也逐漸實(shí)現(xiàn)了自我管理，乃至對自我人生的管理。

參考文獻(xiàn)：

——?jiǎng)憽豆芾硎桑荷虒W(xué)院不教的臨床管理學(xué)》機(jī)械工業(yè)出版社；第一版（2015年5月15日）P9-11頁，P17-18頁，P23-15頁

——彼得？德魯克《卓有成效的管理者》機(jī)械工業(yè)出版社；（珍藏版）（2009.9）P25-26頁