淺析工程檔案收集移交中的問題及對策

馬玉冰

摘 要：由于社會經(jīng)濟的高速增長，工程的數(shù)量也在持續(xù)增加。工程檔案是工程管理的重要組成部分。當(dāng)前工程檔案在收集移交中還存在著一些問題，這些問題的存在會影響到工程管理的效果，因此有必要采取相應(yīng)的對策。

關(guān)鍵詞：工程檔案；檔案管理；收集移交；問題對策

由于國內(nèi)基礎(chǔ)建設(shè)的規(guī)范不斷擴大，工程建設(shè)的數(shù)量也在持續(xù)增加，因此產(chǎn)生了許多工程檔案。工程檔案的收集移交是工程管理的重要組成部分。隨意工程管理標準的提升，檔案管理的標準也在提高。工程檔案記錄著工程建設(shè)的相關(guān)內(nèi)容，所以工程檔案具有非常重要的作用，所以有必要不斷完善工程檔案文件的收集稱交工作。

1 工程檔案的收集移交工作的重要性

工程檔案收集移交是工程項目管理的重要組成部位，工程檔案記錄了工程建筑的歷史。此外，工程檔案是項目實施后運行管理、技術(shù)改造的重要依據(jù)，所以工程檔案的收集移交對于保證項目的全周期穩(wěn)定運行具有特別重要的作用。因此歸檔文件要保證各類資料的齊全完整，這是檔案管理的基本要求之一。歸檔文件的齊全完整對于項目主體單位的發(fā)展起著重要的作用。在工程檔案文件的收集移交環(huán)節(jié)中，資料收集是檔案管理的最重要內(nèi)容，但是同時也最容易發(fā)生問題。工程檔案收集要涵蓋工程建設(shè)的全過程，這是保存工程檔案完整性的基本條件，只有保證工程檔案的齊全完整才可以體現(xiàn)出檔案的價值。

2.工程檔案收集移交存在的問題

工程檔案的收集移交是工程項目管理中一項比較復(fù)雜和瑣碎的工作。項目工程的管理效果會直接影響到工程檔案的收集移交質(zhì)量。許多項目單位對于工程檔案沒有引起重視，不注重積累管理經(jīng)驗，因此檔案管理中存在很多問題。

2.1 檔案材料內(nèi)容不完整

歸檔文件的收集是實施檔案管理的基礎(chǔ)，也是最為重要的環(huán)節(jié)。部分單位缺少檔案意識，工程進行過程中沒有注重收集相關(guān)的資料，所以檔案材料通常不完整，部分歸檔文件材料難以保證門類的齊全，部分單位缺少專人負責(zé)檔案管理。在檔案管理中，各類資料需要根據(jù)不同的類別分類存放，但是在一些單位，檔案資料存放混亂，沒有分類，使用檔案時非常不方便。此外，一些單位的檔案管理工作缺少規(guī)范，檔案資料中機密性文件與非機密性文件沒有分開，混在一起存放。組卷也采用混合的方式，檔案資料的提供也采用混合的方式，這種管理狀態(tài)非常容易造成檔案機密的泄露。

2.2 檔案管理缺乏標準

在工程檔案信息資源的收集移交中，相當(dāng)一部分機構(gòu)在檔案信息資源整合技術(shù)的選用上， 普遍存在著缺乏互通性、合理性、統(tǒng)一性、規(guī)范化等一系列問題，經(jīng)常會出現(xiàn)各種障礙，無法完成有效的整合。受到技術(shù)的限制，在整合檔案信息資源整合的過程，由于缺乏統(tǒng)一的標準，工程管理各個部門按照自己的方式自行選擇，技術(shù)的形式多種多樣，這種局面嚴重浪費了資源， 對檔案信息資源的利用帶來不利的影響。

2.3 缺乏檔案收集移交主體責(zé)任

在當(dāng)前條件下， 許多工程管理部門的檔案信息管理還停留在傳統(tǒng)的管理模式中，管理方式缺少專業(yè)的管理人員，缺少專門負責(zé)檔案收集移交的管理人員，因此主體責(zé)任不明確。這種管理模式存在著很大的弊病， 檔案信息資源存在著分散管理，不能統(tǒng)一，會受到“條塊分割” 的影響和束縛， 不同的管理機構(gòu)之間缺少相互協(xié)作和溝通，各類管理規(guī)定無法實現(xiàn)統(tǒng)一。這種局面導(dǎo)致了在檔案信息資源整合中沒有主體存在。

3.工程檔案收集移交管理的原則

3.1 保證效益的原則

檔案信息資源進行收集移交的目的是實現(xiàn)資源共享，通過收集移交可以最大限度地挖掘檔案的利用價值。檔案資源只有在用的過程中才能發(fā)揮出效益，體現(xiàn)在檔案資源的服務(wù)功能。保證效益的原則是檔案信息資源進行收集移交首先需要面對的原則。通常情況下，工程檔案產(chǎn)生的效益可以分為經(jīng)濟效益和社會效益，經(jīng)濟效益是指檔案信息資源完成收集移交后的直接效益。經(jīng)濟效益要最大化的實現(xiàn)，在市場回報中得到體現(xiàn)。

3.2 保證整體性的原則

在檔案信息資源收集移交的過程中，要保證工程檔案的整體性，確保各類檔案信息資源的真實性和完好性，發(fā)揮檔案資源的最大優(yōu)勢。整體性原則還要體現(xiàn)在檔案資源收集過程中，要實現(xiàn)工程資源的標準規(guī)范，整體統(tǒng)一，消除信息存在的孤島；通過工程檔案收集移交并進行整合可以發(fā)揮檔案信息資源的整體效應(yīng)，檔案的信息資源可以全面分析利用，可以更好地發(fā)揮檔案的作用。

3.3 保證服務(wù)性的原則

檔案信息資源是為公眾提升資源服務(wù)的，檔案信息資源收集移交要依據(jù)服務(wù)工程的原則。通過工程檔案的收集移交，使用者可以快速準確地獲取需要的檔案信息，可以全面深入地利用工程檔案信息，這會提高工程檔案資源的服務(wù)質(zhì)量和利用效果。

4.完善工程檔案收集移交管理的對策

4.1 主動進行工程檔案的收集

檔案管理人員要有主動收集的意識，密切關(guān)注工程的進展情況，注重把握好檔案的收集時機。檔案管理人員要熟悉工程建筑各個管理部門的業(yè)務(wù)，熟悉工程管理的各個流程，掌握工程管理的基本情況，并將相關(guān)文件歸納形成檔案資料中。在歸檔過程中，要區(qū)分歸檔的范圍，保證歸檔工作的全面性。

4.2 完善檔案管理制度

檔案管理制度的健全是保證管理效果的基礎(chǔ)，工程檔案管理要依據(jù)相關(guān)的規(guī)定，結(jié)合工程的實際情況，制定出具有可操作性的管理制度。此外，還要注重提升檔案管理制度的執(zhí)行效果，檔案管理部門還要有配套的檔案監(jiān)管機制，定期檢查工程檔案的管理效果，使得工程檔案管理有制度可依，從而保證工程檔案管理的科學(xué)性。

4.3 實現(xiàn)工程檔案的信息化管理

當(dāng)前， 網(wǎng)絡(luò)的普及率在逐漸提高，工程檔案管理要發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)平臺的作用，檔案資源可以被充分的挖掘并利用起來。利用網(wǎng)絡(luò)進行信息資源的開發(fā)，檔案信息的儲存量會擴大， 檔案信息的質(zhì)量會提高，檔案信息的結(jié)構(gòu)也會發(fā)生變化，可以讓檔案信息資源發(fā)揮更大的作用。此外，要保證工程檔案管理的信息化，要注重工程檔案管理信息系統(tǒng)的研發(fā)，結(jié)合工程管理的特點，開發(fā)有關(guān)工程檔案管理的應(yīng)用平臺。

4.4 工程檔案收集移交的整合管理

提升工程檔案收集移交的效果需要進行不斷探索和完善，所以需要進行總體的規(guī)則設(shè)計，依據(jù)整合計劃，分階段的進行。由于工程規(guī)模的擴大，檔案資源也在擴大，檔案內(nèi)容的結(jié)構(gòu)也發(fā)生了很大的變化。在對檔案收集移交的過程中，要優(yōu)先考慮檔案信息資源服務(wù)的人群，這樣可以更好地發(fā)揮檔案收集移交的效果。

5 結(jié)束語

工程檔案記錄了工程的實施過程，具有多方面的價值。收集移交是工程檔案管理的基礎(chǔ)，只有保證了收集移交才能保證工程檔案的完整性。對于工程檔案文件在收集移交中存在的問題要分析原因，并采取相應(yīng)的對策。

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