社會信息化背景下的檔案工作

張丹

摘 要：隨著我國進入信息化的時代，各項信息技術被廣泛的應用于生活和工作中的方方面面，給人們的生活帶來了越來越多的便利。檔案管理工作中引進先進的信息化管理技術是勢在必行的，是時代發(fā)展的要求，也是社會發(fā)展的必然趨勢。本文旨在通過分析和研究我國檔案管理工作在信息化時代下的現(xiàn)狀以及存在的問題，從而提出一些可行性的意見和建議來提高檔案管理工作的質量和效率。

關鍵詞：信息化，檔案管理，現(xiàn)狀分析，優(yōu)化策略

在信息化技術不斷深入滲透生活中方方面面的今天，人們越來越依賴于信息技術，他方便了人民群眾的生活與工作，是社會發(fā)展的必然趨勢。傳統(tǒng)的檔案管理工作由于受到信息技術的沖擊已經越來越難以適應時代的要求，越來越不符合社會發(fā)展的方向，在信息化的今天如何創(chuàng)新和利用信息技術來進行檔案工作的管理是當今社會所關注的一個難點和熱點問題，做好有效利用信息技術和創(chuàng)新工作是一個重要的方向。

1 信息技術對于檔案管理工作的重要意義

在信息化的時代下，人們越來越重視對于信息技術的應用以及開發(fā)，把信息技術應用在檔案管理工作中對于檔案管理有著重要的意義。它與傳統(tǒng)的檔案管理工作相比具有巨大的優(yōu)勢，更加方便了管理工作的有效進行和提高了管理工作的效率。

1.1 對于檔案資料的完整性有著重要的意義

應用信息技術來進行檔案管理能夠保證檔案資料的完整性，并且還能夠對檔案進行分門別類的整合，對于檔案管理有極大的推動作用。另外在對于檔案資料進行整理以及完善的過程中所有記錄都能夠在電腦上進行查詢，也就避免了檔案資料的丟失，同樣對于檔案資料缺失的部分也能夠及時補充。

1.2 促進檔案管理工作的有效管理

傳統(tǒng)的檔案管理工作的工作效率不高且還十分的浪費人力，應用信息技術來進行檔案管理極大的提高了工作效率和工作質量。對于一些檔案資料來說信息化技術的優(yōu)勢就在于可以自動的進行分門別類的整理，與此同時它還能夠對于檔案資料進行自動化的歸納和整理，極大的提高了工作效率和工作質量。

1.3 方便交流與溝通，做到資源共享

信息化的另一個特點就是能夠進行資源共享，從而最大程度整合資源方便檔案管理工作的進行。把檔案資料整理合并到一個管理平臺上面，對其進行有效的分類以及管理，方便管理的同時也方便查閱，而且還能夠做到在同一平臺上查詢不同部門的資料，做到拾漏補缺。與此同時，也能夠方便交流與溝通，做到資源共享，方便學習管理經驗，取長補短不斷的完善自己。

2 信息化時代下檔案管理工作的現(xiàn)狀以及原因分析

在信息化的時代下，檔案管理工作雖然取得了一些成就，進行了一些改革和創(chuàng)新來適應時代的要求，但是在平常的管理工作之中仍然存在著一些問題亟待我們去解決，去完善管理機制，需要我們更加深入的應用信息技術來保證檔案管理工作能夠適應社會的發(fā)展趨勢。在檔案管理工作中存在的一些問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

2.1 管理理念落后，對于信息化的認識程度不夠

在檔案管理工作中一些管理工作人員管理理念十分的落后，對于信息技術來進行檔案管理的優(yōu)勢認識不足，從而導致檔案管理工作的效率不高。由于檔案管理工作人員相對來說年齡比較大，管理理念落后，仍然是采用傳統(tǒng)的管理方法來進行工作，不能夠正確的認識社會的發(fā)展趨勢，對于先進的科學技術不能夠及時學習和更新自己，另外一些領導干部也不能夠準確的認識到管理工作的重要性和深刻內涵，上行下效，也容易致使檔案管理工作的效率低下。

2.2 檔案管理程序過于復雜，信息技術利用程度不高

一些檔案管理工作的程序十分的負責，信息技術利用程度不高也是造成檔案管理工作效率低下的重要原因之一。雖然引進了信息技術來進行檔案管理，但是由于管理工作的程序十分的復雜，一些檔案資料往往需要好多程序來進行，時間十分的拖沓，導致了工作效率低下。另外，信息技術不能夠充分發(fā)揮它的作用，平常很少使用它，只是把它當成一個信息技術引入的標志，大部分時間都是人工自己管理，不能夠合理利用資源，也是檔案管理工作中普遍存在的一大問題。

3 信息化時代下檔案管理工作的優(yōu)化措施和策略

檔案管理工作對于每一個人都有著重要的意義，它是記錄社會進步和個人發(fā)展的重要依據(jù)。在信息技術廣泛使用的今天，檔案管理工作中引入信息技術是勢在必行，利用其優(yōu)化管理效率也是一個重要的方向，具體優(yōu)化措施有以下幾個方面。

3.1 更新管理思路，不斷創(chuàng)新管理機制

對于檔案管理工作來說最為重要的就是要讓管理工作人員更新管理理念，創(chuàng)新和改革管理機制來提高管理工作的工作效率和工作質量。對于管理工作人員要有計劃的進行培訓和指導，讓他們能夠接受新的管理理念，從而認識到信息技術對于檔案管理工作的重要性以及對于他們自身能力培養(yǎng)和鍛煉的重要意義，從而讓他們愿意去管，主動去管理。另外還有對于管理機制不斷的創(chuàng)新和完善，積極的汲取其他管理制度的優(yōu)勢，從而彌補自己的不足，不斷的更新與完善，保證管理制度的有約性和管理工作的高效進行。

3.2 創(chuàng)建互聯(lián)網管理平臺，做好交流溝通工作

引入信息技術來進行檔案管理要建立一個互聯(lián)網管理平臺，加強與其他部門的溝通與交流工作，及時更新檔案資料。建立健全完善的交流溝通平臺能夠保證檔案資料的及時更新與完善，同時也能夠加強各個部門之間的交流與合作，保證工作效率和工作質量。與此同時還能夠與其他檔案管理部門相互溝通交流，學習先進的管理方法和管理經驗，不斷的提高自己本身的管理能力，完善管理制度。

3.3 提高管理工作人員的自身素質，

在平常還要做到對于管理工作人員的培訓與鍛煉，不斷提高他們自身能力和專業(yè)素質，保證檔案管理工作的高效進行。對于檔案管理工作人員要定時進行培訓與考核，提高管理隊伍的素質和水平，對于考核優(yōu)異的要進行表楊，樹立榜樣，號召大家一起學習，對于考核不合格者要進行專門培訓，對于多次不合格的要及時辭退，保證隊伍的有良性是提高管理工作質量和效率的前提。

總之，信息化的今天要求我們不斷的提高和完善檔案管理工作的能力和管理制度，從而保證檔案管理工作的高效進行。

參考文獻

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