淺析人事檔案管理現(xiàn)狀及信息化建設的發(fā)展趨勢

邢立麗

摘 要：在傳統(tǒng)人事檔案管理制度中總是存在著主觀隨意性強、容易弄虛作假、以權謀私以及多頭管理混亂等弊端，使得檔案制度改革難以實施。為適應時代和社會的發(fā)展需求，我們要加強檔案信息化建設，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，提高檔案信息服務，對進一步推動檔案信息化建設和管理，具有重要的意義。

關鍵詞：人事檔案；管理現(xiàn)狀；信息化建設

一、傳統(tǒng)的人事檔案管理存在的弊端

1.人事制度對人事檔案管理制約。

人事檔案制度作為一項常規(guī)性的公共管理工具對中國的信用建設、干部管理、國家安全、福利分配的方面做出了不可磨滅的制度貢獻。但隨著改革開放的進程加快和社會主義市場經(jīng)濟的縱深推進，傳統(tǒng)人事檔案制度的身份和體制性弊端也顯露無遺。

“任何個人不得查閱或借閱本人及其直系親屬的檔案”這一人事檔案制度的規(guī)定便于組織管理，體現(xiàn)了高度保密性卻壟斷檔案信息，使“組織意見”主觀隨意性增強?！耙詸n謀私”“虛假檔案”現(xiàn)象日益增多。其“二元化人事體制結構”所形成的“單位封閉”“制度交易”等負功能愈加顯現(xiàn)，使檔案制度的嚴肅性、準確性、唯一性屢受挑戰(zhàn)。因人事檔案未社會化使得一些人意識不到檔案的重要性對從而成了“棄檔族”，對于記載個人信息的檔案內(nèi)容和管理不聞不問的忽略狀態(tài)。因此傳統(tǒng)人事檔案管理制度需探索，創(chuàng)新，建立社會化的人事檔案公共管理服務系統(tǒng)。人事檔案及其制度的公共政策創(chuàng)新必須沿著契約化、社會化、電子化和法制化的方向發(fā)展。

2.傳統(tǒng)的人事檔案管理體制不適應新的形勢。

管理體制上實行多頭管理、管理體系上仍按傳統(tǒng)的三大管理、管理方法上實行“檔隨人走”、管理模式上實行封閉式管理，人力、物力、資金不到位、重復浪費極為嚴重。例如：一個事業(yè)單位有一千名職工，縣級以上管理人員檔案由組織部管理，2000年前人員由市主管部門管理，2000年后人員由人事部門所屬人才交流中心結構管理。傳統(tǒng)人事檔案管理工作技術手段滯后，運行效率低，主要依靠檔案管理人員手工操作來進行的，不僅分類復雜案卷數(shù)據(jù)龐大，程序繁瑣及消耗時間過長。為了準確性和提高工作效率采用科學的信息化管理勢在必行。

二、信息化建設是新型人事檔案管理發(fā)展趨勢

1.檔案信息化管理的重要意義。

在當今信息時代，傳統(tǒng)的檔案管理工作已不能滿足社會的需要，現(xiàn)代的檔案管理工作需要現(xiàn)代的管理及創(chuàng)新服務模式。檔案信息化建設是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的需要，是檔案事業(yè)適應時代和社會發(fā)展的必然選擇，是提高檔案信息服務水平的必由之路。

2.檔案管理信息化的主要內(nèi)容。

（1）檔案資源信息化。檔案資源信息化是將檔案資源和檔案各項管理過程，通過信息系統(tǒng)加工和計算機網(wǎng)絡的傳輸保存.將原有紙質(zhì)載體的檔案資源轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息，實現(xiàn)檔案資源的合理配置，進行信息化有效開發(fā)和利用，實現(xiàn)檔案資源的社會共享。（2）檔案管理方法科學化。檔案管理工作方法科學化，就是根據(jù)信息社會的特點和檔案工作的客觀規(guī)律，進行合理的組織計劃和控制?？萍嫉娘w速發(fā)展，不斷給檔案管理工作提供新理論、新方法和新要求。管理方法的科學化是新形勢下檔案管理信息化現(xiàn)代化的核心。（3）管理人員素質(zhì)現(xiàn)代化。管理人員素質(zhì)現(xiàn)代化的主要標志是檔案管理人員要有較高的文化水平和業(yè)務素質(zhì)。檔案管理人員除了應具備廣博的知識外，還要有一個結構合理的人才群體，促進全面管理。檔案管理人員要有一個合理的比例，有較好的知識結構、年齡結構、素質(zhì)結構等。優(yōu)化人才結構，才能使檔案管理水平達到更高的水平。

3.檔案信息化建設的趨勢與途徑。

檔案信息化管理的發(fā)展將以辦公自動化、館藏檔案數(shù)字化、多媒體全檔信息一體化。加快檔案信息化建設的措施和途徑可從以下幾方面著手：（1）加強標準規(guī)范建設。檔案信息化標準規(guī)范主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理。檔案信息化標準是進行檔案信息化建設的重要基礎和必要條件，它貫穿于檔案信息化管理建設過程的始終。沒有標準化，檔案信息化建設難以實現(xiàn)。應制定統(tǒng)一的檔案信息化發(fā)展規(guī)劃，并根據(jù)國際、國內(nèi)標準及行業(yè)發(fā)展趨勢，制定出網(wǎng)絡化過程中要求共同遵守的各項標準。（2）檔案資源信息化。檔案信息化管理的目標之一就是實現(xiàn)檔案資源共享，最大限度地發(fā)揮檔案所蘊藏的價值。一是運用信息技術，可以實現(xiàn)檔案信息處理的自動化，達到檔案、文件的一體化管理，實現(xiàn)檔案信息的高速檢索，對文字、圖像等不同載體的檔案進行數(shù)字化存儲，并通過計算機和多媒體技術對多元的信息資源進行圖、文并茂的合成加工，豐富檔案信息資源的表現(xiàn)形式。二是推動檔案管理自動化的發(fā)展過程，降低勞動強度，提高工作效率，以滿足社會各界對檔案資料利用盡全、盡快、盡集中的檢索要求。（3）加強高質(zhì)量的檔案數(shù)據(jù)庫建設。數(shù)據(jù)庫是檔案信息化管理和建設的重要組成部分，檔案數(shù)據(jù)庫主要包括目錄數(shù)據(jù)庫、重點珍貴檔案數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫等。檔案信息以數(shù)字形式存在時，數(shù)字網(wǎng)絡系統(tǒng)成為其主要的傳輸平臺，為檔案信息的快速流通提供可能。所形成的數(shù)字化檔案需要以數(shù)據(jù)庫的形式存放，以便于對其進行有效的管理和利用。因此，要建設既符合網(wǎng)絡傳輸標準，滿足人們的閱讀習慣，又符合計算機機讀標準的數(shù)字化信息庫，以適應未來的需求。同時，要加強對數(shù)據(jù)庫的維護工作，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量和數(shù)據(jù)的完整性。

三、采用高科技檔案管理手段，提高檔案信息的服務效率

實現(xiàn)檔案信息化管理是人事檔案管理的發(fā)展方向。確定發(fā)展目標，制定業(yè)務標準和規(guī)范是目前檔案現(xiàn)代化管理工作的首要任務。檔案工作應該融入國家電子政務的系統(tǒng)工程之中，真正實現(xiàn)文檔一體化管理，這樣就能從根本上節(jié)省人力，提高檔案信息的利用率和服務質(zhì)量，增強服務效益。目前人事檔案管理的業(yè)務標準及規(guī)范都已滯后于實際工作需要，只有高科技管理技術的介入，才是人事檔案管理工作一個由手工管理向計算機信息化管理轉(zhuǎn)變的重要措施。

檔案的信息化管理是當前人事檔案工作的需要，也是適應現(xiàn)代社會發(fā)展的必然要求。信息化是新世紀檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向，檔案信息是經(jīng)濟發(fā)展的重要保證，在以知識和信息為主要特征的知識經(jīng)濟時代，檔案中蘊藏的豐富信息將在新世紀發(fā)展中發(fā)揮不可替代的作用，因此我們加快實現(xiàn)檔案的信息化管理進程，逐步實現(xiàn)檔案信息化。為社會創(chuàng)造更大的經(jīng)濟效益和社會效益。