淺談新時代檔案管理工作開展路徑

陳樹江

摘 要：時代在發(fā)展，科技在進步，給我們的檔案管理工作也帶來了新的開展路徑。在這樣的大背景下，我們只有與時俱進，改變觀念，不斷學習，不斷進步，才能不被時代甩下。本文介紹了新時代檔案管理工作的內(nèi)容及特點，分析了當下檔案管理工作面臨的現(xiàn)狀，并提出對應措施。

關鍵詞：新時代；檔案管理；開展路徑

1 新時代下檔案管理工作的內(nèi)容及特點

1.1 新時代下檔案管理工作的內(nèi)容

針對新時代下的檔案管理而言，它在一定程度上是與傳統(tǒng)檔案管理過程中的工作是不同的，它進一步地要求把現(xiàn)代信息技術在檔案管理工作中進行充分的應用，這就需要相關的檔案管理部門，不僅要在規(guī)劃下進行，同時也要在組織下進行，在一定程度上對檔案信息資源進行相應的采集，對其進行有效的整理以及保存。信息化檔案管理在一定程度上能夠?qū)嶓w的保管進行脫離，不僅走向了數(shù)字化檔案管理，同時也走向了現(xiàn)代化檔案管理。

1.2 新時代下檔案管理工作的主要特點

一是在新時代背景下，針對檔案管理來說，不僅要對相關的法律進行遵循，同時也要對相關的政策以及法規(guī)進行遵循，并且這些政策在一定程度上都是由檔案管理部門進行統(tǒng)一制定的。二是針對目前來說，檔案管理大多數(shù)以電子檔案形式或者是重要電子文件形式進行的，這在一定程度上標志著國家以及企業(yè)走向信息化時代。三是檔案管理工作在新時代下，對現(xiàn)代信息技術所具有的優(yōu)勢在一定程度上進行了充分的利用，不僅實現(xiàn)了檔案管理的數(shù)字化，同時也實現(xiàn)了檔案管理的網(wǎng)絡化，對檔案管理在工作過程中的效率進行有效的提高，讓檔案在管理的過程中不僅具有高效性，并且還具有一定的準確性。

2 檔案管理工作面臨的現(xiàn)狀

一是檔案管理工作的重視程度有所提高。隨著現(xiàn)代計算機技術的應用與完善，以及信息的便捷傳遞，各單位與部門的領導已認識到檔案管理工作的重要性。不僅在硬件的配置上而且在軟件的提升上都給予了充分的重視，同時對資源和專業(yè)人才的配備都給予了相對的傾斜。這給檔案管理工作的改進創(chuàng)造了必要的條件。

二是檔案管理所需的現(xiàn)代化設備相對齊全。電腦、打印機、掃描儀、專業(yè)管理軟件、多功能保管柜（架）以及監(jiān)控設備等基本能正常配備?！扒蓩D難為無米之炊”，有了必要的設備，就為檔案管理的新常態(tài)提供了保障。比如，進行電子檔案的數(shù)據(jù)化錄入，紙質(zhì)檔案存儲區(qū)域安裝各種攝像頭等監(jiān)控設備，確保了檔案核心機密的安全性。

三是檔案管理的信息化建設水平有了提升。無論是機關、事業(yè)單位還是企業(yè)都在向無紙化辦公邁進，檔案管理工作也隨著開始了信息化和數(shù)字化。各種檔案資料都通過統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫進行錄入和管理，方便調(diào)閱和查詢，使數(shù)據(jù)分析更準確和便利。有些單位開始將檔案管理系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)以及網(wǎng)絡服務系統(tǒng)進行有效整合，從而提升了檔案管理的便捷性和高效性。四是有些人對檔案管理信息化認識不到位。檔案管理信息化作為一種新的檔案管理手段，在管理方式及管理理念上與傳統(tǒng)的檔案管理有一定的差異。在從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理向電子信息化管理轉換過程中，一些人不能與時俱進改變認識，認為紙質(zhì)儲存才是檔案，電腦儲存失去了檔案的原始意義；另外，檔案管理搞信息化建設需要設備資金投入，錄入也會浪費大量時間和精力。這些不到位的認識會影響到信息化的進程。

3 新時代下改進檔案管理工作的對應措施

3.1 提高對檔案管理工作重要性的認識

檔案管理工作小到與我們每個人的工作和生活息息相關，大到關系國家方針、政策的制定和調(diào)整。檔案管理的信息化和數(shù)字化，可以對龐大的數(shù)據(jù)群體進行迅速分析，從而得出最科學的結果，應用到國家的各項建設事業(yè)中去。所以，只有全社會都重視檔案管理的新常態(tài)化建設，我們的檔案管理工作才能有實質(zhì)性、突破性的跨越。

3.2 加大檔案管理工作的投入保障力度

在檔案管理工作中，人才、資金、技術、培訓等多方面的投入必不可少，沒有專業(yè)性人才，信息化工作就無從談起。而缺少資金的保障，就無法采購新設備、新技術。沒有信息化所需的技術，工作就會盲目，無從適應數(shù)字化需要。如果沒有培訓保障，檔案人員就不能更好地接受新知識、掌握新方法、熟悉新技能。一切工作都是以人的因素為主導，調(diào)動人的積極性尤為重要，所以工作中的激勵機制同樣是做好檔案管理工作的有力保障。我們各級單位和部門，特別是各級領導要對檔案管理工作給予充分的重視與支持，尤其是人才的選拔和培養(yǎng)，檔案存儲場地和管理設備的配置等。

3.3 實現(xiàn)檔案信息資源的充分共享

目前在信息化建設過程中，對軟件的使用比較混亂，而且硬件上的功能在一定程度上也沒有得到有效地發(fā)揮，這樣就會進一步導致檔案信息不能充分共享，相關各個部門的檔案信息在管理的過程中都是各自為營。所以，應該在一定程度上應該明確檔案管理過程中的內(nèi)容以及范圍，并且有效地規(guī)范檔案管理過程中各項工作和檔案管理過程中各個環(huán)節(jié)，建立相對比較規(guī)范的系統(tǒng)工程，以保證檔案信息資源共享渠道的暢通。

3.4 加強檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設

我國大體上還處在文件處理向信息化管理進行過渡的階段，因此，要想向信息化管理的過渡進行得更快，其中比較重要的就是建立檔案信息數(shù)據(jù)庫。針對數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設來說，它不僅是檔案信息管理的核心，同時還是其重要的基礎。建立數(shù)據(jù)庫在一定程度上是需要長期的過程，我們應該本著從低級到高級的過程進行相應的建設。在對數(shù)據(jù)庫建設的過程中，應該把檔案管理的相關工作和計算機技術這兩者進行有效的結合，并讓其能夠在一定程度上協(xié)調(diào)合作，把綜合數(shù)據(jù)及檔案目錄庫進行相應的集合，只有這樣才能進一步地形成網(wǎng)絡開發(fā)式以及分布式的數(shù)據(jù)庫，使信息化檔案管理工作過程中的效率進得到不斷地提高。

3.5 提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理工作進步和發(fā)展需要有與之相適應的的管理隊伍，因此，要加強對檔案從業(yè)人員的教育培養(yǎng)，不斷提高管理人員的素質(zhì)。一是檔案管理人員自身要具備較強的業(yè)務素質(zhì)和能力，對其相關知識進行有效的的掌握，并能運用現(xiàn)代化手段對檔案進行規(guī)范化管理。二是檔案管理人員一定要具備較強的責任心和事業(yè)心，對檔案管理工作能夠全身心地投入。三是相關的工作人員要樹立較強的大局意識，使檔案管理工作能夠滿足國家規(guī)定的要求，保證工作的過程中不會出現(xiàn)紕漏。

4 總結

在這樣的努力之下，我們工作創(chuàng)新的目標在于有效利用更多有價值的檔案信息資源，提供高質(zhì)量、高水平的服務，實現(xiàn)檔案工作的科學化、規(guī)范化、現(xiàn)代化。一個單位的檔案承載著單位發(fā)展的歷史軌跡，是對單位發(fā)展過程的真實記錄，檔案以其所載信息的原始性、真實性、技術成果的可重復性及可考查性等使其具有更高的利用價值。因此，在新時期，通過對單位檔案管理工作創(chuàng)新的加強，來實現(xiàn)檔案管理的信息化，為單位發(fā)展創(chuàng)造新的機遇與空間是十分有必要的。我們要主動學習世界先進的管理思想和方法，學習先進的技術設備的操作，以及如何將其與我們的檔案管理工作很好地融合。

參考文獻

[1]江翠芹.淺談新時代檔案信息化建設[J].信息記錄材料，2018，19（03）：195-196.

[2]董學佳.檔案管理在互聯(lián)網(wǎng)時代運用的探討[J].黑龍江科技信息，2017（15）：254.

[3]馬麗.新時代辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新研究[J].辦公室業(yè)務，2017（10）：76.

[4]耿聰.對新時代檔案管理技術創(chuàng)新的探討[J].才智，2017（01）：268.

[5]楊永慧.論新時代檔案管理的信息化[J].科技創(chuàng)新導報，2010（26）：200.