新時(shí)期教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中的地位和作用

郝舉紅 姜峰

摘要：教學(xué)管理工作是影響高等學(xué)校教學(xué)工作質(zhì)量的重要因素之一，而教學(xué)秘書在教學(xué)管理工作中的起著舉足輕重的作用。教學(xué)秘書是連接學(xué)校教學(xué)管理部門和二級分院之間的重要橋梁，同時(shí)也是聯(lián)系教師和學(xué)生之間的紐帶。在教學(xué)管理中，教學(xué)秘書承擔(dān)著重要的工作職責(zé)，更是扮演著多重角色。因此，本文對教學(xué)秘書在高等學(xué)校教學(xué)管理中的地位和作用進(jìn)行簡要的分析，以便更好的促進(jìn)教學(xué)管理工作的進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：高等學(xué)校；教學(xué)管理；教學(xué)秘書

本科教學(xué)合格評估對我們而言是現(xiàn)階段工作中的重點(diǎn)，為了順利的迎接合格評估，學(xué)校為我們提供了培訓(xùn)學(xué)習(xí)的機(jī)會。通過培訓(xùn)讓我進(jìn)一步對自己的工作性質(zhì)、崗位職責(zé)和在教學(xué)管理中的地位及作用有了深刻的認(rèn)識。教學(xué)工作對民辦普通高等學(xué)校來說，仍然是辦學(xué)的重中之重。教學(xué)管理工作則是教學(xué)工作中的不可忽視的一環(huán)，教學(xué)管理工作直接影響著教學(xué)質(zhì)量，甚至進(jìn)一步影響高校人才的培養(yǎng)。教學(xué)秘書是管理工作的重要執(zhí)行者、管理者和協(xié)調(diào)者。在合格評估的大背景下，在我們實(shí)施二級分院的教學(xué)管理下，教學(xué)秘書的工作范圍廣泛擴(kuò)大，教學(xué)秘書承擔(dān)的工作量日益增多，教學(xué)秘書的角色定位更加豐富。同時(shí)，教學(xué)秘書的工作質(zhì)量直接反饋到學(xué)院教學(xué)工作的成果上來。因此，我校的現(xiàn)狀對教學(xué)秘書的工作提出了更精、更高、更新的要求。

一、高等學(xué)校教學(xué)管理中教學(xué)秘書的地位

在高校的教學(xué)管理中，二級分院承擔(dān)著日常教學(xué)管理工作，教學(xué)秘書是二級教學(xué)單位中最基層的管理者和組織者，始終位于第一線的執(zhí)行層，需要和學(xué)校各職能部門和教師、學(xué)生接觸，這就決定了教學(xué)秘書角色定位的多樣化。

第一是校內(nèi)關(guān)系的協(xié)調(diào)溝通者，二級分院的教學(xué)管理工作離不開學(xué)校多個(gè)部門和管理層的支持，教學(xué)秘書是搭建這些部門和二級分院之間關(guān)系的協(xié)調(diào)者和溝通員；第二是師生的服務(wù)者，教學(xué)秘書需要為教學(xué)主管部門（例如教務(wù)處、督導(dǎo)處）和教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)工作（例如各種信息數(shù)據(jù)的提供）；第三是領(lǐng)導(dǎo)的助手，需要將領(lǐng)導(dǎo)需要的各種資料整理、收集、統(tǒng)計(jì)供各級領(lǐng)導(dǎo)參考；第四是教學(xué)工作的基層管理者，高校的日常管理工作范圍比較廣泛、工作繁多，例如各種教學(xué)資料的歸檔、教學(xué)計(jì)劃的實(shí)施、課程和考試的安排等等這些都是由教學(xué)秘書來完成的?？偠灾虒W(xué)秘書雖然一直沒有受到學(xué)校教學(xué)管理的重視，但是卻一直在承擔(dān)著教學(xué)管理中不可或缺的角色工作。

教學(xué)秘書的工作繁重，大到參與新專業(yè)的申請、建設(shè)規(guī)劃，人才培養(yǎng)方案的制定，期末考試、國家英語四級考試的安排，小到教材的預(yù)訂、課程的安排和外聘教師的邀請，以及各種通知的發(fā)布等等這些大大小小的教學(xué)事務(wù)，都離不開教學(xué)秘書的辛勤勞動。教學(xué)秘書的工作性質(zhì)決定了教學(xué)秘書的地位是平凡的卻不可或缺的，秘書的發(fā)展和教師隊(duì)伍和輔導(dǎo)員隊(duì)伍的建設(shè)發(fā)展一樣重要，但是，許多民辦院校在教學(xué)秘書隊(duì)伍的建設(shè)和發(fā)展的問題上還存在很大的漏洞。首先，教學(xué)秘書獎(jiǎng)勵(lì)體制的不健全，讓教學(xué)秘書在工作中感受不到這個(gè)職位帶來的成就感和幸福感。其次，教學(xué)秘書的個(gè)人發(fā)展方向單一，晉升空間小。與專任教師相比，教師隊(duì)伍的壯大與教學(xué)秘書的職業(yè)發(fā)展形成鮮明對比，教學(xué)秘書每天投身于繁雜的教學(xué)行政事務(wù)中，缺少個(gè)人提升的機(jī)會，再付出和收獲不對等的條件下，教學(xué)秘書的職業(yè)地位更是占據(jù)下風(fēng)。再次，高等學(xué)校的最核心的工作就是教學(xué)，教學(xué)秘書便是核心工作的最重要的執(zhí)行者。最為最基層的管理服務(wù)人員，教學(xué)秘書的工作千頭萬緒，身兼數(shù)職。但是很多教師和領(lǐng)導(dǎo)對教學(xué)秘書的工作存在誤解，認(rèn)為教學(xué)秘書的職位是可有可無的，專業(yè)化要求不高。恰恰相反，教學(xué)秘書的工作對所有的教學(xué)管理工作的影響無處不在，秘書工作的質(zhì)量直接影響到教學(xué)工作的質(zhì)量高低。

二、高等學(xué)校教學(xué)管理中教學(xué)秘書的作用

2.1溝通和協(xié)調(diào)作用

教學(xué)秘書是學(xué)校教務(wù)處和各二級分院之間的橋梁，其溝通作用主要體現(xiàn)在教學(xué)相關(guān)的信息在各部門的上傳下達(dá)中，關(guān)系到學(xué)校、分院上下級信息的暢通；二級分院和上級教學(xué)主管單位教務(wù)處之間存在的傳達(dá)與反饋；教師與學(xué)生之間各類教學(xué)事務(wù)的協(xié)調(diào)，如調(diào)串課、參加會議、請假等；分院與分院之間；專業(yè)與專業(yè)之間；教師與教師之間；學(xué)生與學(xué)生之間的關(guān)系，保障高校各部門之間工作的協(xié)調(diào)開展，協(xié)調(diào)好基層教學(xué)單位內(nèi)部的教學(xué)管理活動，有效發(fā)揮其處于教學(xué)管理工作中的協(xié)調(diào)作用。

2.2服務(wù)作用

盡管高校教學(xué)秘書是管理者，但其職位的性質(zhì)要求秘書需要為學(xué)校教師和學(xué)生提供服務(wù)。教師、學(xué)生在學(xué)校遇到的絕大部分問題都需要靠教學(xué)秘書解決。應(yīng)該說，具有管理與服務(wù)雙重身份的教學(xué)秘書在高校中具有不可忽視的重要作用。一要服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，輔助領(lǐng)導(dǎo)處理分院各項(xiàng)教學(xué)事務(wù)；二要服務(wù)教師，合理安排教學(xué)計(jì)劃，幫助教師辦理調(diào)串課、請假手續(xù)等事務(wù)；三要服務(wù)學(xué)生，提供學(xué)生成績的查詢、打印、身份證明，并積極主動與學(xué)生有效溝通，以人為本地幫學(xué)生解決問題。

如果教學(xué)秘書不能夠有效地進(jìn)行工作，就會使得高校教學(xué)管理工作脫節(jié)，導(dǎo)致協(xié)作、溝通障礙，進(jìn)而影響到正常教學(xué)秩序的開展。因此，高校教學(xué)秘書是高校師生的“服務(wù)者”，他們?yōu)楦咝熒龊梅?wù)工作，確保師生們毫無后顧之憂進(jìn)行教學(xué)與學(xué)習(xí)。

2.3管理作用

高校教學(xué)管理隊(duì)伍中教學(xué)秘書是最底層的組織者，教學(xué)秘書的組織和管理作用是工作的重中之重，教學(xué)秘書大部分的工作是根據(jù)人才培養(yǎng)方案實(shí)現(xiàn)課程的合理安排，工作內(nèi)容絕大多數(shù)是在教師和學(xué)生的管理方面。主要包括參與教學(xué)計(jì)劃和教學(xué)任務(wù)的制定與學(xué)生學(xué)籍管理；參與校內(nèi)校外各類考試、成績及試卷的管理、畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）的審核、實(shí)踐實(shí)訓(xùn)課程以及畢業(yè)實(shí)習(xí)的管理等。教學(xué)秘書為教師提供教學(xué)服務(wù)、為學(xué)生課程等日常事務(wù)提供服務(wù)，因此要求其發(fā)揮在教學(xué)管理中的服務(wù)和育人作用。

2.4信息傳遞作用

教學(xué)秘書應(yīng)該對學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、教學(xué)主管部門（教務(wù)處）所下達(dá)的各項(xiàng)方針政策、規(guī)章制度要及時(shí)、準(zhǔn)確地傳達(dá)給二級分院的各教研室和學(xué)生，為了能夠高效、準(zhǔn)確地傳遞教學(xué)信息，通常情況下教學(xué)秘書需要建立一個(gè)個(gè)信息傳遞體系例如：QQ群和微信群并對其進(jìn)行管理。高等學(xué)校各分院、各職能部門之間存在大量教學(xué)管理文件、教學(xué)資源等，教學(xué)秘書及時(shí)傳遞這一類信息是避免教師課程安排出現(xiàn)沖突的主要途徑。除此之外，還要將學(xué)校其他各職能部門例如科研處、督導(dǎo)處、工程實(shí)訓(xùn)中心等部門的通知和教學(xué)計(jì)劃，及時(shí)傳達(dá)給各教研室和學(xué)生，輔助教學(xué)計(jì)劃的有序開展。在高校教學(xué)管理過程中，教學(xué)秘書是否能發(fā)揮其信息傳遞功能是各二級分院工作的是否能有序開展的基本保障。

總結(jié)

在民辦高等學(xué)校教學(xué)管理工作中，教學(xué)秘書的工作系統(tǒng)性較強(qiáng)，覆蓋范圍較廣，其在高校教學(xué)管理工作中的角色相對較為特殊，發(fā)揮著承上啟下的關(guān)鍵作用。隨著我國教育教學(xué)改革工作的不斷推進(jìn)，民辦高等學(xué)校教學(xué)管理工作的不斷強(qiáng)化、不斷深入，教學(xué)秘書作為一線教學(xué)管理人員，其工作質(zhì)量直接影響高校的教學(xué)質(zhì)量，不斷提高教學(xué)秘書的工作地位，重視秘書的管理作用，才能促進(jìn)我國民辦高等學(xué)校教育事業(yè)的長足發(fā)展。

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作者簡介：郝舉紅（1980——），女，碩士研究生，講師，研究方向：教育教學(xué)。

姜峰（1986——），女，碩士研究生，講師，研究方向：教育教學(xué)。

基金項(xiàng)目：黑龍江省教育科學(xué)“十三五”規(guī)劃2018年備案課題“大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)能力培養(yǎng)研究”（項(xiàng)目編號：GJC1318160）階段性成果。

（作者單位：哈爾濱遠(yuǎn)東理工學(xué)院）