人事檔案材料收集與鑒別工作中存在的問題及建議

黎英

摘 要：人事檔案管理工作質(zhì)量的高低直接影響一個企業(yè)發(fā)展速度的快慢，因此相關人員應該要重視人事檔案材料的收集與鑒別工作。但是就現(xiàn)實而言，許多企業(yè)對人事檔案材料收集與鑒別工作重視度不足，再加上它對人力、物力的需求較大，短期管理效果不明顯，使得人事檔案材料收集與鑒定工作應用范圍受到限制。在此狀況下，本文首先對人事檔案材料收集與鑒別工作的作用進行介紹，接著分析材料收集與鑒別過程中存在的問題，最后結(jié)合這些問題提出有針對性的建議，從而提升人事檔案材料的管理水平，保證材料的真實性和完善性，為企業(yè)今后的人事管理工作奠定良好基礎。

關鍵詞：人事檔案；材料收集；材料鑒別；管理問題

1 人事檔案材料收集與鑒別的作用

人事檔案材料收集與鑒別工作是人事檔案管理工作的基礎內(nèi)容，它的保密性比較高，涉及內(nèi)容較為復雜，管理人員在開展相關工作時需要對其有足夠的重視。人事檔案材料收集與鑒別有著重要的作用，主要表現(xiàn)在兩個方面：

第一，能夠確保人事檔案材料的完整性與真實性。人事檔案材料內(nèi)容復雜，需要管理人員對其進行核實，通過人事檔案材料收集與鑒別，剔除錯誤信息，補充和更新最新內(nèi)容，實現(xiàn)人事檔案材料的動態(tài)化管理，以滿足當代企業(yè)人事檔案管理需求，為企業(yè)人才選拔與任用提供更為準確的信息資料。

第二，能夠更好為企業(yè)發(fā)展服務。人事檔案材料收集與鑒別工作中，管理人員根據(jù)專業(yè)知識來對相關信息進行篩選，減少人事檔案材料管理中的不規(guī)范操作，幫助企業(yè)人事部門開展人事考核工作，以發(fā)揮出人事檔案材料管理的作用，提高企業(yè)的人才運用水平，更好為企業(yè)的發(fā)展服務。

2 人事檔案材料收集與鑒別工作存在的問題

2.1 對人事檔案材料收集與鑒別工作不夠重視

要想確保人事檔案材料收集與鑒別工作質(zhì)量，企業(yè)領導人員應對其有足夠的重視。但現(xiàn)實中許多企業(yè)領導沒有認識到該項工作的重要性，領導過程中過于關注人力資源管理，忽視了人事檔案管理，沒有給予檔案管理部門足夠的資金，管理部門不能開展更具體的人事檔案材料收集與鑒別事項，最終影響檔案管理水平。此外，還有部分領導人員對人事檔案管理工作存在錯誤認識，認為該項工作“吃閑飯、養(yǎng)閑人”，投入的資金與管理回報不成正比，只是在浪費人力、物力，致使企業(yè)人事檔案材料信息收集不規(guī)范、鑒別不準確，無法為企業(yè)人事管理工作提供準確的檔案服務。

2.2 人事檔案材料信息收集與更新工作不到位

人事檔案材料不是一成不變的，它會隨著檔案人所處環(huán)境的變化而變化，因此人事檔案管理人員應做好相關信息的更新，這樣才能確保檔案材料的真實性與有效性。但就目前來看，許多企業(yè)人事檔案材料信息收集與更新工作不到位，比如部分人事檔案材料登記年代久遠，只保存著檔案人的基本信息，其它信息沒有及時跟進，從而不能發(fā)揮出人事檔案材料管理的積極作用。又比如部分人事檔案材料的考察、任免、工資、獎勵信息不全，再加上更新不及時，不能為企業(yè)人事管理部門提供準確的信息，一定程度上會降低企業(yè)人事管理水平。

2.3 人事檔案材料信息的真實性有待鑒別審查

企業(yè)人事檔案材料一般為紙質(zhì)材料，信息填寫也多為手寫，在收集材料的過程中，管理人員需要做出全面的審查，這樣才能確保材料的準確性與真實性。但現(xiàn)實中，許多企業(yè)人事檔案材料信息的真實性不高，這是因為不同的人的生活、工作環(huán)境不同，他們的信息千差萬別，材料管理人員需要結(jié)合他們的具體情況對信息的真實性做出判斷，這樣就增加了鑒別工作量。再加上許多檔案材料年代久遠，信息真實性查證難度較大，無法為企業(yè)人事管理部門提供準確的人事檔案管理服務，可能會降低人事管理質(zhì)量。

2.4 人事檔案管理人員的整體專業(yè)素質(zhì)不夠高

人事檔案材料收集與鑒別工作較為復雜，涉及到的內(nèi)容比較多，需要管理人員具備專業(yè)的素質(zhì)。但現(xiàn)實中許多企業(yè)的人事檔案管理者專業(yè)素質(zhì)不高，技術操作不規(guī)范，從而降低了人事檔案材料的準確性。此外，由于企業(yè)人事檔案材料管理人員崗位變動較大，且兼職現(xiàn)象較多，許多人對管理工作不重視，沒有給予該項工作更多的精力，導致人事檔案材料收集與鑒別工作不到位。

3 應對人事檔案材料收集與鑒別工作問題的建議

3.1 要提升對人事檔案材料收集與鑒別工作的認識

要想提高人事檔案材料收集與鑒別工作質(zhì)量，企業(yè)領導人員就要提高對該項工作的重視度，具體內(nèi)容如下：

第一，要轉(zhuǎn)變對人事檔案材料收集與鑒別工作的認識。人事檔案材料收集與鑒別能夠幫助領導人員明確干部人員的選拔，可以為企業(yè)挑選更多優(yōu)秀人才。重視該項工作，領導人員就要給予它更多的支持，提升人事檔案材料收集與鑒別人員的地位，成立專門的管理部門，激發(fā)工作人員的積極性，確保每項人事檔案材料信息的真實性，使其更好為企業(yè)發(fā)展服務。

第二，要加大對人事檔案材料收集與鑒別工作的資金投入。人事檔案材料收集與鑒別工作量非常大，領導者應加大對該項工作的投資，給予更多資金支持，為其建立現(xiàn)代化信息搜集與鑒別系統(tǒng)，減輕檔案材料管理人員壓力，科學糾正、更新人事檔案材料信息，以達到企業(yè)人事檔案管理目標。

3.2 要積極做好人事檔案材料信息收集與更新工作

人事檔案材料信息要想確保精準性，就要做好相關信息的收集與更新工作，幫助人事部門鑒別篩選員工，以促進企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展，具體操作如下：

第一，要制定完善的材料信息收集與更新制度。人事檔案信息材料的收集工作應進行規(guī)范化操作，對不同的信息分類整理，并單項列出，實現(xiàn)檔案的個性化處理，這樣能夠突出不同人員的特點，為人事部門人才選拔提供良好依據(jù)。此外，還要充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術，實現(xiàn)人事檔案材料的信息化管理，提高更新速度，提高企業(yè)對人事檔案材料的利用率。

第二，要加強與企業(yè)各部門之間的溝通交流。企業(yè)人事檔案管理人員在進行材料收集與鑒別時，應加強與其它各部門的聯(lián)系，擴大人事信息交流，幫助檔案管理人員及時掌握企業(yè)員工信息，并對不同信息進行收集、整理、篩查、鑒別，記錄到個人人事檔案之中，提高人事檔案管理整體質(zhì)量。

3.3 要加強對人事檔案材料收集與鑒別工作的監(jiān)督

人事檔案材料收集與鑒別工作較為復雜，企業(yè)應做好對該項工作的監(jiān)督，形成完善的監(jiān)督體系，這樣才能減少檔案管理問題，為今后企業(yè)的發(fā)展提供有益幫助。做好人事檔案材料收集與鑒別工作監(jiān)督。要做到：

第一，要增強檔案管理人員自我監(jiān)督意識。檔案管理人員在對人事檔案材料進行收集與鑒別時，如果出現(xiàn)問題檔案應拒絕收取，對材料不全的檔案應通知檔案人及時補充，在工作中相互監(jiān)督，嚴格按照檔案收集與鑒定要求開展，確保人事檔案材料的管理的科學性。

第二，要提升監(jiān)督人員責任意識。監(jiān)督人員自身也要做好人事檔案材料收集與鑒定工作的監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題后及時提出，幫助管理人員提高人事檔案材料的準確性，以滿足現(xiàn)代企業(yè)人事檔案管理需求。

3.4 要不斷提升企業(yè)人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

企業(yè)人事檔案管理人員在開展檔案材料收集與鑒定工作時，還要不斷增強自身的專業(yè)素質(zhì)，具體可以從以下兩方面入手：一方面要加強對管理人員的培訓，提高他們?nèi)耸聶n案材料信息的審查能力，結(jié)合不同崗位對檔案材料分類歸檔并跟進，比如檔案材料商的年齡、籍貫、入黨團時間、參加工作時間、職務、工資級別等，以提高管理效率，滿足企業(yè)管理需求。另一方面要加強與其他企業(yè)的交流，學習先進檔案管理經(jīng)驗，確保管理人員能夠?qū)θ耸聶n案信息進行精準識別、科學存檔，真正做到全面收集、細致鑒別。

4 總結(jié)

綜上所述，企業(yè)在對認識檔案材料進行籌集與鑒別時，應從實際狀況出發(fā)，制定出比較完善的方案，提高所收集材料信息的真實性與有效性，增強鑒別能力，這樣才能為今后企業(yè)檔案管理工作奠定良好基礎。首先相關人員應提升對認識檔案材料收集與鑒別工作的認識，積極做好認識檔案材料信息收集與更新工作，及時發(fā)現(xiàn)檔案材料中的問題并彌補，從而確保人事檔案材料的完整性。其次要加強對人事檔案材料收集與鑒別工作的監(jiān)督，減少檔案管理中的失誤，提升檔案管理質(zhì)量，為企業(yè)今后的發(fā)展提供良好幫助。最后要提升企業(yè)人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，采取有效手段對檔案材料進行收集與鑒別，使其更好為企業(yè)管理服務。

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