淺議公務卡制度下事業(yè)單位備用金管理

馮霞

摘 要：自2012年底財政部下發(fā)通知，全面推行公務卡以來，各預算單位的日常公務開支改由公務卡進行刷卡消費結算，原來的現(xiàn)金支付方式逐漸減少。在這種財政體制改革的大形勢下，單位的備用金制度是否存繼，如何管理，已經成為各單位財務人員必須認真思考的問題。本文站在事業(yè)單位的視角，對公務卡制度推行的重要意義、公務卡制度下如何嚴格備用金的管理、備用金的賬務處理等方面提出筆者的看法。

關鍵詞：事業(yè)單位；公務卡；備用金；賬務處理

在國庫集中支付制度普遍實施，但尚未全面推行公務卡制度前，備用金一直在事業(yè)單位的現(xiàn)金管理中占據(jù)著很重要的位置。隨著近年來公務卡制度的全面推行，很多事業(yè)單位也在公務卡使用管理辦法中明確規(guī)定：原則上不再辦理個人借款業(yè)務，職工的差旅費、培訓費等原普遍采取個人先借款、回來再憑票報銷費用，已逐漸被公務卡刷卡結算、財務直接還款到卡的方式所取代。公務卡制度的實行，借助于財政國庫支付系統(tǒng)，進一步規(guī)范了財政資金在各預算單位的運行機制，資金的收付由“中轉”變?yōu)椤爸边_”，同時財政部門通過國庫支付系統(tǒng)可以動態(tài)監(jiān)控事業(yè)單位的刷卡及還款情況，提高了財政預算資金使用的規(guī)范性、安全性。事業(yè)單位原來因大量提取現(xiàn)金報賬所產生的一系列風險和隱患都得到了有效地遏制。

一、推進公務卡制度實施的重要意義

公務卡作為一種現(xiàn)代化的支付結算工具，具有授信消費和適應財政財務管理的雙重屬性。不僅攜帶方便，使用便捷，而且透明度高，所有的支付過程都有據(jù)可查、有跡可循。推進公務卡制度的實施，無論對規(guī)范事業(yè)單位財政授權支付業(yè)務，減少現(xiàn)金支付結算，提高公共支出的透明度，還是對加強公共財政管理與監(jiān)督、從源頭防治腐敗、提高資金使用效率等都具有重要意義。

1.有利于減少現(xiàn)金使用率，提升單位財務管理水平

日常公務支出使用公務卡進行結算，不改變事業(yè)單位的財務管理制度和報銷流程，但在一般情況下，既不需要職工在經濟活動開展前提前向單位借款，也不需要出納從銀行提取、保管現(xiàn)金用于報銷。單位職工使用公務卡進行公務支出后，保留好POS刷卡小票（網上購買飛機票、高鐵票、火車票等無小票情況除外），在報銷時，單位出納人員根據(jù)審核無誤的發(fā)票、POS小票等原始憑證，對符合公務卡結算范圍和財務制度規(guī)定的支出予以報銷，將報銷款項轉入持卡人的公務卡。經濟業(yè)務從始至終沒有現(xiàn)金的結算，既簡化了手續(xù)，也有效減少了現(xiàn)金的使用?，F(xiàn)如今，現(xiàn)金使用率也已經成為一個考核事業(yè)單位財務管理水平的有力指標。同時，公務卡的使用，也便于單位財務部門進行審核監(jiān)管。

2.有利于財政部門的監(jiān)督管理，進一步提高財政資金使用的透明度

會計信息系統(tǒng)的建設，也實現(xiàn)了財務信息的交流和共享，財政部門不僅可以隨時掌握事業(yè)單位的收支、資產情況等信息，也可以隨時監(jiān)控事業(yè)單位公務卡的使用情況，對存在刷卡金額少、刷卡范圍窄、刷卡內容單一、刷卡筆數(shù)過低等問題可以及時加以關注和指導，有的財政部門為了有效提高公務卡的使用頻率，對轄區(qū)內的國庫集中支付預算單位根據(jù)各業(yè)務量的不同設置了刷卡筆數(shù)額度，使單位的現(xiàn)金使用明顯降低。建立公務卡制度，不僅單位財務人員，財政部門也可以查詢到單位公務消費的各項明細信息，這樣的雙重監(jiān)督，使得公務消費陽光透明，從而有效地克服現(xiàn)金支付結算方式信息不透明所導致的種種弊端。這對于深化公共財政體制改革，加強財政支出監(jiān)管，進一步提高公務支出透明度具有重要意義。

3.有利于從源頭防治貪腐問題，有效治理“小金庫”

有些事業(yè)單位為了方便使用現(xiàn)金，在支付時盡量規(guī)避直接支付而多采用授權支付，原因很簡單：直接支付是通過代理銀行直接轉賬，而授權支付既可以轉賬，也可以提取現(xiàn)金。傳統(tǒng)公務消費“先借出現(xiàn)金――再開支――后報賬”的程序不僅不利于管理和監(jiān)督，甚至發(fā)生財務報銷環(huán)節(jié)出現(xiàn)湊票、多開、虛開發(fā)票報銷的現(xiàn)象，多報瞞報的情況層出不窮。一些單位還通過各種方式套取、坐支現(xiàn)金，私設“小金庫”、賬外賬，規(guī)避監(jiān)管。公務卡的使用，有效保證了每一筆預算資金的支出都公開透明，雁過留聲、消費留痕，從制度上有效治理了“小金庫”，各種因現(xiàn)金使用而導致的貪腐問題無處遁形。

4.有利于單位會計基礎工作的規(guī)范，提高資金的使用效率

以前的報賬方式，使得事業(yè)單位職工偏向于向單位借款用于出差、培訓、科研等活動，事業(yè)單位的財務月報表經常是掛有數(shù)筆個人往來款項，往往報賬不及時，既占用了單位的預算資金，同時也無法準確及時反映單位的實際支出情況。而公務卡結算的各項支出，明確了必須在規(guī)定的免息還款期內（銀行記賬日至發(fā)卡行規(guī)定的到期還款日之間的期限），到本單位財務部門報銷，因個人報銷不及時造成的罰息等相關費用，由持卡人承擔。公務卡的這種特點，促使單位職工在經濟活動結束后，盡快完成審批報賬程序，避免了發(fā)票累積到數(shù)月后或年底才完成報銷，既不需要財務人員為清理往來款項而頭疼，又有利于單位會計基礎工作的規(guī)范，提高了預算資金的使用效率。這也符合目前資產清查工作的目的和意義。

二、公務卡制度下如何嚴格備用金管理

事業(yè)單位的備用金一般是指單位出納經審批提取的一定額度的現(xiàn)金，主要用于小額零星報銷費用支出。備用金也是屬于單位定額借款的一種，在公務卡制度大力推行的今天，備用金該不該取消呢？筆者所在的單位在2017年接受市委巡查時，巡查組提出了既然可以采用公務卡刷卡，單位不再需要備用金，應該及時上繳國庫的觀點。備用金是否存繼，筆者覺得應因單位情況不同而異，不能一概而論，畢竟公務卡管理制度中也明確了可暫不使用公務卡結算的情況。但必須明確的是在公務卡制度下，各事業(yè)單位應嚴格備用金管理，限定備用金的使用范圍、降低備用金限額，盡可能降低單位的現(xiàn)金使用率，減少單位的現(xiàn)金使用風險。

1.提高單位職工的思想認識

強化備用金的管理，首先應讓單位職工對公務卡結算有一個清楚的認識，單位應制定公務卡結算管理辦法并向職工大力宣傳公務卡結算的相關知識，逐步消除傳統(tǒng)的現(xiàn)金支付方式的影響，讓職工切身體會到使用公務卡的方便、快捷，使大家建立公務報賬“能刷卡刷卡，不能刷卡單位轉賬”的意識，逐步樹立起持卡消費的理念，而不是局限于以前的支付理念，公務支出中的現(xiàn)金交易將不再是常態(tài)，備用金只是在制度規(guī)定的情形外及特殊情況下才可使用。同時，在公務支出時，也應盡量選擇有POS機、具備刷卡條件的商家進行刷卡消費結算。

2.限定備用金使用范圍

各事業(yè)單位應該在嚴格遵守各地區(qū)制定的《預算單位公務卡強制結算目錄》基礎上，由各事業(yè)單位根據(jù)本單位自身情況提出符合備用金使用范圍的申請，經本單位法人簽字同意后上報財政部門審批。《預算單位公務卡強制結算目錄》適用于授權支付中原使用現(xiàn)金結算的公務支出，財政部門規(guī)定要求使用轉賬方式結算的，仍然使用轉賬方式。事業(yè)單位在支付方式的選擇上應更多選擇直接支付，通過代理銀行直接轉賬到收款方，備用金使用要嚴格控制在允許的范圍內。

3.降低備用金限額標準

公務卡制度推行前，單位的備用金幾乎是沒有限額標準的，有些單位為了方便用款，提取了大量的備用金，直接導致了各種貪腐和安全隱患。在公務卡普及后，各事業(yè)單位根據(jù)業(yè)務量、規(guī)模大小及零星開支情況提出備用金用款額度申請，財政部門依據(jù)單位的申請及具體業(yè)務情況在原標準基礎上審定壓減備用金額度。備用金要嚴格控制在允許的限額標準內使用。非定額備用金根據(jù)單位臨時急需，單獨核批。

4.嚴格備用金日常管理

事業(yè)單位備用金一般以借款方式，由單位出納人員保管。要防止盜竊、丟失等安全事故發(fā)生，單位應建立現(xiàn)金清查盤點制度及備用金備查賬，財務人員認真審核、整理已支付備用金的原始憑證，做到賬實相符、賬賬相符，確保備用金的安全完整。出納人員必須嚴格按備用金的使用范圍、限額來支付現(xiàn)金，?？顚Ｓ?，不得轉借他人或挪作他用。備用金實行“一年一借”，年底歸還，年初再借，并及時到財政部門備案審批，確保單位日常工作的正常運轉。單位確因工作原因需要調整備用金限額的，可向財政部門申請報批。

5.嚴格備用金監(jiān)督檢查

各單位應建立備用金管理制度，除了單位內部的稽核、盤點、審批外，財政部門應加強對單位備用金的外部監(jiān)督檢查，可不定期對單位備用金提取和使用情況進行專項檢查，在檢查過程中一旦發(fā)現(xiàn)備用金公款私存、管理公私不分等問題，及時上報有關部門嚴肅處理，同時開展實時余額監(jiān)控，對備用金存量大的單位，及時核減其備用金規(guī)模，控制單位備用金存量。

三、備用金的賬務處理

事業(yè)單位備用金的賬務處理一般分為以下兩種情況：

第一種情況作為借款：

提取時：借：其他應收款――備用金

貸：零余額賬戶用款額度

使用時：借：事業(yè)支出

貸：其他應收款――備用金

上繳國庫時： 借：零余額賬戶用款額度

貸：其他應收款――備用金

第二種情況不作為借款：

提取時： 借：庫存現(xiàn)金

貸：零余額賬戶用款額度

使用時：借：事業(yè)支出

貸：庫存現(xiàn)金

上繳國庫時： 借：零余額賬戶用款額度

貸：庫存現(xiàn)金

參考文獻

1.穆琛元 .財政授權支付下的備用金管理研究.行政事業(yè)資產與財務，2011（13）.

2.周璟 .淺析公務卡制度實施的重要意義.法制與經濟，2012（07）.

3.張雙慶.行政事業(yè)單位公務卡使用中的問題與思考.會計之友，2013（18）

4.錢斯安.事業(yè)單位推行公務卡制度改革的探討.現(xiàn)代經濟信息，2014（10）.

（責任編輯：蘭卡）