檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

梁天珍

[摘要] 隨著我國醫(yī)院醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作也正面臨著新的挑戰(zhàn)。為促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的順利開展，檔案管理模式改革也正漸漸應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理工作中。該文就檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行分析。

[關(guān)鍵詞] 模式改革；醫(yī)院檔案管理；應(yīng)用

[中圖分類號] R197 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1672-5654（2018）09（c）-0077-02

[Abstract] With the development of the medical enterprise in the hospital in China， the hospital file work is also facing the new challenge， in order to promote the successful development of the hospital file management work， the file management model reform is also applying in the hospital file management work.The paper analyzes the application of file management model in the hospital file management.

[Key words] Model reform； Hospital file management； Application

隨著醫(yī)院管理與醫(yī)療服務(wù)現(xiàn)代化水平的提高，醫(yī)院檔案室收集的資料日漸豐富，為滿足檔案管理需要，信息化程度持續(xù)性提高，拓展醫(yī)院檔案管理已經(jīng)成為一種必要措施。為促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的順利開展，檔案管理模式改革也正漸漸應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理工作中。經(jīng)濟(jì)與科技的共同發(fā)展，推動時代進(jìn)步，該文就檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行分析。

1 檔案管理模式改革的概述

為提高檔案管理工作效率，我國檔案事業(yè)管理體制共進(jìn)行多次改革。為滿足醫(yī)院發(fā)展需要，適應(yīng)社會與經(jīng)濟(jì)的轉(zhuǎn)型階段，我國各區(qū)域開展各具特色的檔案管理改革試點。檔案管理改革試點的運(yùn)行，為醫(yī)院管理的發(fā)展提供了有效的借鑒[1]。分析檔案管理模式改革，其核心內(nèi)容為整合資源、創(chuàng)新體制、強(qiáng)化服務(wù)。所謂整合資源則是將分散保管的專業(yè)檔案變?yōu)榧斜９?，以此發(fā)揮檔案綜合效能；通過強(qiáng)化檔案行政部門的職權(quán)，改變傳統(tǒng)的各自為政方式，徹底實現(xiàn)創(chuàng)新體制；強(qiáng)化服務(wù)則是開展檔案利用的一站式服務(wù)，以此提高檔案利用率。

2 醫(yī)院檔案管理存在的問題

系統(tǒng)分析當(dāng)前醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀，不難發(fā)現(xiàn)其中存在的問題。而這些問題的存在，對醫(yī)院檔案管理工作的順利展開產(chǎn)生一定影響。

2.1 管理意識薄弱

最近幾年，醫(yī)療事業(yè)的快速發(fā)展，醫(yī)療設(shè)備的不斷完善，醫(yī)院所管理的檔案資料越來越多。但大部分的院領(lǐng)導(dǎo)、工作人員對檔案管理工作缺少應(yīng)有的重視度，普遍認(rèn)為醫(yī)療服務(wù)工作的開展，檔案所起的的作用并不顯著，由此造成檔案管理意識欠缺。同時檔案管理工作人員并沒有認(rèn)識到醫(yī)院檔案所存在的價值，缺少相應(yīng)的專業(yè)知識，法律意識欠缺[2]。觀察醫(yī)院檔案管理工作，發(fā)現(xiàn)所收集的資料并不是非常齊全，管理水平相對比較低，造成部分重要的檔案被銷毀。而檔案的記錄方式也存在著不科學(xué)和不合理的情況，致使檔案壽命大大縮減。實際上，醫(yī)院檔案管理意識薄弱，也表明了醫(yī)院管理制度不夠健全。

2.2 缺乏健全的管理制度

就檔案管理制度方面，大部分醫(yī)院均缺少相對健全的制度，也沒有統(tǒng)一的要求，致使檔案管理始終保持著隨意的狀態(tài)。在管理制度嚴(yán)重缺乏的情況下，使得醫(yī)院檔案管理手段與模式難以跟上時代發(fā)展的步調(diào)。手工裝訂的檔案資料常出現(xiàn)筆跡不一、字跡潦草、內(nèi)容不完整等現(xiàn)象。由于醫(yī)院并沒有對各類檔案資料進(jìn)行建檔，降低了檔案管理的水平。

2.3 檔案資料不夠齊全

醫(yī)院的檔案資料涉及的科室、部門非常多，而在收集和整理的過程中很容易出現(xiàn)漏洞，由此造成很多的重要資料丟失，阻礙了檔案管理工作的正常展開[3]。大部分醫(yī)院就檔案資料，并沒有形成針對性的管理模式，導(dǎo)致實際中出現(xiàn)忘記歸還檔案的現(xiàn)象，使得醫(yī)院檔案收集不夠完整，對后期的工作展開產(chǎn)生影響。

2.4 檔案管理工作人員素質(zhì)偏低

在醫(yī)院對檔案管理工作缺乏足夠重視的情況下，也就忽略了對該項工作人才的引進(jìn)，管理醫(yī)院檔案的工作人員普遍是年齡比較大的老年人，而老年人的知識結(jié)構(gòu)相對陳舊，不具備計算機(jī)知識，不能操作各類系統(tǒng)。在缺乏復(fù)合型檔案管理人才的情況下，降低了檔案管理水平[4]。醫(yī)院在大力引進(jìn)人才的工作中，普遍重視的是臨床工作者，并未將檔案管理人才作為其中的內(nèi)容。而醫(yī)院缺少先進(jìn)、高素質(zhì)的管理人才，也就不能滿足醫(yī)改的發(fā)展需要。

3 檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用策略

經(jīng)過分析可發(fā)現(xiàn)，醫(yī)院檔案管理工作存在著較多的問題。而這些問題的存在，在影響檔案管理工作本身的同時，還會對醫(yī)院的長足發(fā)展構(gòu)成影響。為提高醫(yī)院檔案管理工作效率，可將檔案管理模式改革應(yīng)用其中。

3.1 形成檔案管理意識

所有工作高效展開，必然來源于行動。檔案管理意識的成立，是醫(yī)院檔案管理模式改革的必要因素。協(xié)助醫(yī)院檔案管理人員樹立檔案管理的意識。從醫(yī)院現(xiàn)有發(fā)展水平，不斷強(qiáng)化宣傳，將檔案管理的優(yōu)勢發(fā)揮到極致，促使檔案管理各項工作能夠落到實處，并有效提高管理的意識，強(qiáng)化檔案管理資料中信息分類的重要性。醫(yī)院科室種類較多，收集的信息資料多，涉及的內(nèi)容比較廣泛，重復(fù)出現(xiàn)的概率相對較高[5]。為避免這種現(xiàn)象的出現(xiàn)，需檔案管理人員分塊處理，分門別類管理差異較大的信息。醫(yī)院檔案資料分別來源于各科室收集的信息，準(zhǔn)確、完整地收集檔案信息，可確保檔案管理工作的順利展開，并加快檔案管理改革速度。

3.2 健全檔案管理制度

大部分醫(yī)院，重視醫(yī)療服務(wù)業(yè)務(wù)，對檔案管理工作缺乏應(yīng)有的認(rèn)識，致使檔案管理效率降低。因此，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)充分重視檔案管理工作，積極、主動學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理技術(shù)，同時規(guī)范管理制度，從根本上提高檔案信息管理質(zhì)量?？赏ㄟ^培訓(xùn)的方式強(qiáng)化檔案管理。經(jīng)過培訓(xùn)后，就可對管理人員的工作職責(zé)進(jìn)行具體分工，從而能夠保證檔案資料的完整性。還可通過有效的監(jiān)督管理機(jī)制，對檔案的使用情況進(jìn)行動態(tài)化監(jiān)督，避免檔案資料丟失、遺漏。如在使用中發(fā)現(xiàn)檔案資料出現(xiàn)問題，就可詢問具體的科室[6]。還需依據(jù)醫(yī)院的實際情況，制定符合規(guī)范的管理制度，確保檔案管理工作正常展開。

3.3 加強(qiáng)信息化管理

科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，有效提高了醫(yī)院各項工作效能。就醫(yī)院檔案管理工作，可將信息技術(shù)應(yīng)用其中，滿足檔案使用需要。①轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念。目前仍有不少的醫(yī)院采用傳統(tǒng)管理理念。隨著信息化程度的加深，信息化管理檔案資料在醫(yī)院檔案中的重要性越來越突出[7]。基于此，更新醫(yī)院檔案管理理念，檔案管理人員能夠充分認(rèn)識到檔案資料對醫(yī)院發(fā)展的重要作用，不斷簡化檔案管理的程序，整合信息化管理，有效減少手工操作，提高信息化管理程度。②完善管理平臺的建設(shè)。檔案信息化網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)，可充分整合信息資料，加大投入力度，并配備相應(yīng)的軟件和硬件，建立健全新的管理平臺，實現(xiàn)檔案資料信息化管理。

3.4 更新檔案管理模式

隨著醫(yī)院管理與醫(yī)療服務(wù)現(xiàn)代化水平的提高，醫(yī)院檔案室收集的資料日漸豐富，為滿足檔案管理需要，信息化程度持續(xù)性提高，拓展醫(yī)院檔案管理已經(jīng)成為一種必要措施，同時改善管理方法，調(diào)整檔案管理模式。如，醫(yī)院加強(qiáng)文化建設(shè)過程中，可充分利用第一手資料，將完整的資料提供給醫(yī)院，以便發(fā)揮醫(yī)院收集檔案的價值，對醫(yī)院可持續(xù)性發(fā)展提供輔助性作用。當(dāng)然，全面使用現(xiàn)有的檔案資料，不斷擴(kuò)大服務(wù)范圍，積極參與科研調(diào)研，改變管理方式，充分落實各項服務(wù)管理，不斷創(chuàng)新，進(jìn)一步提高檔案的利用率。依據(jù)醫(yī)院管理現(xiàn)狀，實現(xiàn)檔案管理改革，為各科室提供實際性幫助，全面提高工作效率。

4 結(jié)語

作為醫(yī)院管理工作重要的內(nèi)容，檔案管理在其中發(fā)揮著極為重要的作用，強(qiáng)化檔案管理，有助于醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益的提升，促進(jìn)醫(yī)院更好的服務(wù)。

[參考文獻(xiàn)]

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[3] 劉俊潔.檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，13（22）：150.

[4] 谷雪媛.檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，12（11）：86-87.

[5] 劉少德.檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，12（6）：154.

[6] 郭曉璇.試析檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，14（2）：456.

[7] 黃鴻輝.試論檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2017，14（5）：140.

（收稿日期：2018-06-22）