基于知識服務(wù)的檔案管理模式理論分析

張文霞

摘要：知識服務(wù)的檔案管理是基于企業(yè)檔案管理模式慢慢轉(zhuǎn)變過來的，但是二者又存在著不同。企業(yè)最開始對于員工進行管理，在企業(yè)運行過程中，收集員工所需要的一些信息、資料，然后進行分類，整理。這就是最原始檔案管理的雛形。知識服務(wù)的檔案管理模式也是與此類似的，將用戶作為服務(wù)對象，用戶的需求作為服務(wù)的導向。建立相關(guān)的檔案管理體系，只是在這個體系中，將知識服務(wù)作為第一要素，整個管理模式都是為了知識的應(yīng)用。本文主要討論知識服務(wù)的檔案管理模式的現(xiàn)狀以及存在的問題，為更好建設(shè)知識服務(wù)型檔案管理模式打下基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：知識服務(wù) 檔案管理 模式 理論分析

隨著社會的發(fā)展，知識服務(wù)在生活中變的越來越重要。只是現(xiàn)階段，大家都還沒有意識到知識服務(wù)的檔案管理模式的重要性。檔案信息能夠幫助員工更好地為公司產(chǎn)生效益，良好的管理能夠加強對于相關(guān)信息的使用效率。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，檔案信息已經(jīng)不僅僅只是為員工提供信息的參考了。檔案信息要能夠幫助員工更快地、更高效地去解決問題。這也是知識服務(wù)的檔案管理模式與傳統(tǒng)的檔案管理模式的區(qū)別。

一、知識服務(wù)的檔案管理模式的定義

知識服務(wù)的檔案管理是一個新興的概念，是基于以往的檔案管理模式提出的新的檔案管理模式與方法。主要以編碼式的知識管理模式和檔案保管模式兩種概念組成。從企業(yè)檔案的管理價值上看，不能夠只看到檔案本身的價值，通過收集以及整理檔案，只能夠?qū)⑿畔⒊尸F(xiàn)給用戶。但是，如果在收集整理檔案數(shù)據(jù)的時候，能夠?qū)?shù)據(jù)加以計算，進行分類等操作，就能將信息之間的各種聯(lián)系體現(xiàn)出來。在用戶使用的過程中，就能夠方便地進行利用。這就是知識服務(wù)型檔案管理模式的優(yōu)點，能夠幫助用戶節(jié)省時間和精力，實現(xiàn)真正的服務(wù)。

二、知識服務(wù)的檔案管理模式的現(xiàn)狀

因為知識服務(wù)的檔案管理模式是從企業(yè)檔案管理模式演變過來的，所以現(xiàn)在的知識服務(wù)檔案管理模式依然能夠看到很多企業(yè)檔案管理的影子。但是，從實際的企業(yè)以及相關(guān)部門的檔案管理情況來看，兩種模式的差異小之又小。由于知識服務(wù)型的檔案管理屬于新生事物，大家對其還不是很了解，甚至很多人根本就沒有聽說過這樣的一種檔案管理模式。所以，現(xiàn)在的知識服務(wù)型檔案管理模式的服務(wù)人員之中，本身對于這個概念就不是很了解。讓一些不懂的人去處理這項工作，肯定不能很好地完成。其次，是對于該模式的應(yīng)用，由于受眾也就是用戶對于這樣的概念也不是很了解，所以在使用過程中，也并不能區(qū)分其中差異?？梢钥隙ǖ氖牵谖磥淼陌l(fā)展上，知識服務(wù)型的檔案管理模式能夠在使用過程中慢慢改善用戶的體驗，利用更加完美的體驗逐步加強自身的知名度。

三、知識服務(wù)的檔案管理模式在運行過程中存在的問題

知識服務(wù)的檔案管理在實施過程中存在著一定的問題。當然，新興事物都會伴隨著一定的問題，認真分析問題產(chǎn)生的原因，就能更加完善整個模式在用戶使用工程中的體驗。

（一）管理人員的素質(zhì)較低

正如前文分析的那樣，由于本身的管理檔案的人員對于這個新的概念不了解，導致在服務(wù)過程中不能夠?qū)⒅R服務(wù)這個核心概念體現(xiàn)出來。在理想的知識服務(wù)檔案管理模式中，管理人員應(yīng)該具備簡單的知識、數(shù)據(jù)整理以及分析能力。但是在目前的形勢下，管理人員的素質(zhì)還是較低的，不能夠滿足對于數(shù)據(jù)的處理，導致在用戶使用過程中不能感受到該有的體驗。這樣的服務(wù)會掩蓋原本理念上的先進，致使知識服務(wù)型檔案管理模式與原始的檔案管理模式變得沒有差別。

（二）知識檔案管理模式整體還比較落后

雖然理念是先進的，但是現(xiàn)實是殘酷的。如果想實現(xiàn)真正的知識服務(wù)的檔案管理模式，務(wù)必要投入大量的人力以及物力，這是單一企業(yè)無法負擔的。這樣就造成檔案管理還是沿用現(xiàn)在比較落后的模式。不能夠充分地發(fā)掘出檔案中信息的潛在價值。

四、改進知識服務(wù)的檔案管理模式的方法

在知道了存在的問題之后，我們應(yīng)該積極地加以改正。針對知識型檔案管理模式在實施過程中存在的問題，提出以下的解決辦法。

（一）加強管理人員的素質(zhì)

對于管理人員的培訓是打造知名度的關(guān)鍵，只有良好的體驗才能吸引用戶，有了用戶之后，就能打造知名度。所以，對于管理人員的培訓是至關(guān)重要的。首先是對于管理人員的理念灌輸，其次是處理數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)知識以及技能的培訓。在這樣系統(tǒng)的培訓之后，就能很好地提供應(yīng)有的服務(wù)，才能達到理念中所要求的服務(wù)。

（二）加大人力物力的投入

其次就是加大人力物力的投入，只有專業(yè)的人員和相應(yīng)的設(shè)備才能保證知識服務(wù)型檔案管理模式的要求。如果一個企業(yè)不能負擔，可以考慮聯(lián)合幾個企業(yè)一起建立這樣的檔案管理模式。

五、結(jié)語

隨著社會的發(fā)展與進步，對于知識服務(wù)的檔案管理模式也會越來越重視，對于這方面的需求也會越來越大。所以，在當下，我們就要將眼光放的長遠，做好準備迎接隨時變化的信息革命。雖然現(xiàn)在的檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)有了新的變化，但是還是不能滿足日益進步的社會需求。我們可以聯(lián)系大數(shù)據(jù)處理技術(shù)，將檔案管理與信息化結(jié)合起來，讓數(shù)據(jù)信息處理變得更加快捷，也能節(jié)省人力物力。這樣，不論是對于企業(yè)或者相關(guān)部門等檔案管理方而言，還是對于用戶而言，都有著長遠的益處。這樣看，知識服務(wù)的檔案管理方式，前景是很光明的。

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（作者單位：山東省菏澤技師學院）