高校學生檔案管理機構(gòu)設置問題及對策研究

周瑩瑩

摘要：本文對高校學生檔案管理機構(gòu)的隸屬部門、建制和人員配置情況進行調(diào)查分析，針對其存在的問題，提出高校要明確學生檔案管理機構(gòu)的隸屬關(guān)系、合理設置高校學生檔案管理機構(gòu)的建制、配備專職的學生檔案管理人員等措施。

關(guān)鍵詞：學生檔案檔案管理機構(gòu)設置

學生檔案是在學生管理活動中形成的反映學生個人經(jīng)歷、德才能績、學習和工作表現(xiàn)的重要記錄，是學生就業(yè)、升學、出國的重要依據(jù)。高校學生檔案管理機構(gòu)的設置直接關(guān)系到學生檔案管理質(zhì)量的優(yōu)劣，體現(xiàn)了高校對學生檔案管理水平的高低。《高等學校檔案管理辦法》對高校檔案機構(gòu)的設置及其管理人員作出明確規(guī)定，但對學生檔案管理機構(gòu)的設置并未統(tǒng)一規(guī)定。基于此，筆者在針對高校學生檔案管理機構(gòu)的設置、人員定編等進行調(diào)研的基礎(chǔ)上，展開問題與對策研究，以促進學生檔案管理的科學化和規(guī)范化。

一、高校學生檔案管理機構(gòu)的調(diào)查方案設計

自2017年1月5日至1月20日，主要采用電話調(diào)查并輔之實地考察的方式，對江蘇省50所本科院校學生檔案管理機構(gòu)設置情況進行調(diào)研，調(diào)查內(nèi)容涵蓋學生檔案管理機構(gòu)隸屬部門、管理機構(gòu)的建制和管理人員的數(shù)量三個方面。目前江蘇省共有52所本科院校，其中部屬院校10所，省屬院校31所，市屬院校5所，民辦院校4所，中外合作辦學2所。為保證調(diào)查結(jié)果的科學性，調(diào)研范圍包括了?？啤⒈究?、研究生各層次學歷學生的檔案管理情況。需要說明的是，本次調(diào)查中，由于南京特殊教育師范學院和昆山杜克大學成立時間較短，故未納入本次調(diào)研。

二、高校學生檔案管理機構(gòu)設置現(xiàn)狀及問題分析

（一）職能部門管理高校學生檔案占比六成

1.由職能部門（檔案部門、學生部門、教學部門）管理學生檔案的高校數(shù)量較多、占比較高，共有30所，占總數(shù)的60%。在各職能部門中，隸屬于學生部門的數(shù)量最多，共有22所。隸屬于檔案部門的僅7所，分別為東南大學、南京農(nóng)業(yè)大學、南京工業(yè)大學、南京師范大學、江南大學、鹽城師范學院和三江學院。隸屬于教學部門的僅常州工學院1所。

2.由學院（系）管理學生檔案的高校有11所，占總數(shù)的22%。分別為南京大學、河海大學、中國礦業(yè)大學、中國藥科大學、南京財經(jīng)大學、南京信息工程大學、江蘇師范大學、南通大學、常州大學、南京工程學院、泰州學院。

3.由職能部門和學院共管的高校（學生檔案平時由學院管理，畢業(yè)由學生工作處或招生就業(yè)處負責轉(zhuǎn)寄的）有9所，占總數(shù)的18%。如由學生工作處負責轉(zhuǎn)寄畢業(yè)生檔案的南京航空航天大學，由招生就業(yè)處負責轉(zhuǎn)寄畢業(yè)生檔案的蘇州大學、揚州大學、江蘇科技大學、徐州工程學院、南京曉莊學院、蘇州科技大學、常熟理工學院、南通理工學院8所高校。

（二）高校學生檔案管理機構(gòu)的建制受限

江蘇省50所本科院校中，無任何職務級別的學生檔案管理機構(gòu)有39所高校，占總數(shù)的78%。正科級建制的有6所高校，分別為東南大學、江南大學、南京工業(yè)大學、南京農(nóng)業(yè)大學、南京師范大學和南京理工大學，占總數(shù)的12%。副科級建制的有5所，分別為南京林業(yè)大學、南京郵電大學、江蘇大學、徐州醫(yī)科大學和蘇州科技大學，占總數(shù)的10%。

（三）高校學生檔案管理機構(gòu)人員配置不均衡

在江蘇省高校學生檔案管理機構(gòu)中，無專職檔案管理人員的有20所高校，占總數(shù)的40%。配置1人的有16所高校，占總數(shù)的32%。配置2人的有8所高校，占總量的16%。配置3人的有4所高校，分別是南京農(nóng)業(yè)大學、南京工業(yè)大學、江蘇大學和南京理工大學，僅占總數(shù)的8%；人員配置最多的是4人，有2所高校，分別是東南大學和南京師范大學，僅占總數(shù)的4%。

三、高校學生檔案管理機構(gòu)設置的建議

（一）明確高校學生檔案管理機構(gòu)的隸屬關(guān)系

由調(diào)查可知，上述幾種學生檔案管理的方式存在各自缺陷。隸屬二級學院管理的學生檔案，由于人員變動頻繁，畢業(yè)生查詢檔案去向是最大問題；隸屬非檔案部門、由其他職能部門（教務處、學生處等）管理的學生檔案，主要是兼職人員負責管理，檔案業(yè)務技能缺乏，管理不夠規(guī)范，材料歸檔不全；隸屬二級學院和檔案部門共管的學生檔案，雙方責任界定不清，容易出現(xiàn)責任推諉的問題。綜上可見，筆者認為較為理想的學生檔案管理方式應由高校檔案部門統(tǒng)一管理。理由有二：一是中共中央辦公廳、國務院辦公廳在《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中提出：“堅持并不斷完善黨委和政府領(lǐng)導、檔案部門歸口負責、各方面共同參與的檔案工作體制，確保分工明確、各司其職、密切配合、形成合力，促進檔案事業(yè)協(xié)調(diào)發(fā)展”，并進一步要求，“有條件的地方要對機關(guān)檔案機構(gòu)和人員進行有效整合，進一步降低行政成本，提高工作效能?！盵1]二是全國幾乎所有高校都成立了檔案館或綜合檔案室等檔案機構(gòu)保管檔案并提供利用。高校檔案館（室）作為學校檔案管理的專門機構(gòu)，具備符合要求的檔案庫房和管理設施。

對于無法實現(xiàn)檔案部門統(tǒng)一管理，由非檔案部門管理的高校，應將學生檔案管理職責納入相關(guān)部門、二級學院檔案工作計劃，納入檔案人員的績效考核，強化相關(guān)人員的檔案責任意識。同時，高校檔案部門應加強學生檔案業(yè)務指導，及時向相關(guān)部門、二級學院傳達學生檔案工作的方針政策，并加強學生檔案管理人員的業(yè)務培訓，推動學生檔案管理走向規(guī)范化。

（二）合理設置高校學生檔案管理機構(gòu)的建制

調(diào)查顯示，非檔案部門管理的學生檔案管理人員，因受限于機構(gòu)建制，在職務晉升、職稱評聘上受阻較大。在調(diào)查的50所本科院校中，檔案管理人員為副處級及其以上職務的，極少數(shù)享受正科或副科的待遇；教務處、學生處等職能機構(gòu)的學生檔案管理人員，屬行政管理人員，不能評聘職稱；隸屬二級學院管理學生檔案的人員，絕大部分是輔導員或秘書兼任，人員變動頻繁，如崗位調(diào)整、職務晉升后不再兼管學生檔案；即使崗位無變動，由于職務晉升、職稱評審受限，管理學生檔案的積極性不高。據(jù)此，筆者建議由高校檔案部門統(tǒng)一管理學生檔案，并設立學生檔案管理科，與綜合檔案管理科、檔案利用科、檔案編研科等科室同為科級建制。2008年教育部和國家檔案局聯(lián)合頒布的《高等學校檔案管理辦法》第十二條規(guī)定“高校檔案機構(gòu)中的專職檔案工作人員，實行專業(yè)技術(shù)職務聘任制或者職員職級制，享受學校教學、科研和管理人員同等待遇。”[2]高校應制定政策，為學生管理人員在職務晉升、職稱評聘上提供晉升空間，保障他們“能享有同其他行業(yè)檔案工作人員一樣的權(quán)利、義務和待遇”[3]；為學生檔案管理人員提供相應的培訓，調(diào)動學生檔案管理人員工作積極性，全面促進高校學生檔案管理水平的提升。

（三）配備專職的學生檔案管理人員

1999年9月27日，由中央機構(gòu)編制委員會辦公室、教育部、財政部共同頒布的《普通高等學校編制管理規(guī)程（草案）》，明確檔案人員為“教學輔助人員”，規(guī)定“學校教學科研人員和教育教學輔助人員應占學校人員總數(shù)的80%以上”。其中并未規(guī)定檔案人員所占具體比例，但可為高校檔案部門提供“設崗定編的基本依據(jù)”。[4]與此相聯(lián)系，《高等學校檔案管理辦法》第十條規(guī)定：“高等學校應當為高校檔案機構(gòu)配備專職檔案工作人員。高校專職檔案工作人員列入學校事業(yè)編制，其編制人數(shù)由學校根據(jù)本校檔案機構(gòu)的檔案數(shù)量和工作任務確定”。[5]該辦法為高校學生檔案管理人員定編提供了主要依據(jù)。為此，筆者建議應按學生數(shù)量比配備專職的學生檔案管理人員，并構(gòu)建學生檔案工作網(wǎng)絡。該網(wǎng)絡不屬于常設性機構(gòu)，可由相關(guān)部門、二級學院分管學生工作的負責人和兼職檔案員（一般為輔導員、班主任和教務秘書）組成。學生檔案工作網(wǎng)絡是為彌補學生檔案工作人員不足而設置的，其主要職責是根據(jù)學生檔案的歸檔范圍，協(xié)助檔案館（室）做好學生檔案的收集工作并及時移交，配合檔案館（室）做好畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞后的去向查詢工作。

*本文為2014年度江蘇省檔案局科技項目“就業(yè)視角下高校學生檔案服務體系建設研究”（項目編號：2014-12）；2013年江蘇省高校檔案研究會科研課題“加強高校學生檔案服務功能的研究”（項目編號：JS？ GDF2013-21）的階段性研究成果。

注釋及參考文獻：

[1]中共中央辦公廳、國務院辦公廳.關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見[J].中國檔案，2014（5）：12-14.

[2][5]高等學校檔案管理辦法[J].司法業(yè)務文選，2008（38）：38-45.

[3]徐莉，安靜.高校人事檔案應納入檔案綜合管理機制[J].蘭臺世界，2006（16）：33-34.

[4]陳永生.論高校檔案機構(gòu)人員編制依據(jù)[J].城建檔案，2016（2）：81-82.

作者單位：鹽城師范學院檔案館