論學校文書檔案管理信息的電子化應用

郭慶

【摘要】學校文書檔案管理電子化已經(jīng)成為發(fā)展趨勢，只有形成完善的檔案管理工作體系，切實引進先進的電子檔案管理技術，不斷加強專業(yè)檔案管理人員的培訓，才能克服傳統(tǒng)檔案管理的弊端，提高檔案管理工作的質(zhì)量。

【關鍵詞】電子檔案;管理工作，提升策略

本文從文書檔案管理電子化應用的意義出發(fā)，在分析以往電子檔案操作實踐問題的基礎上，探索有效的電子檔案管理工作思路，切實提高電子檔案管理的有效性。

一、學校文書檔案管理信息電子化的意義

（一）滿足學校未來發(fā)展需求。學校文書檔案管理的信息化對學?？焖儆行н\轉(zhuǎn)，構建完善的學生服務體系，滿足上級機關收集掌握基層學校運行狀況與教育工作質(zhì)量水平有重要意義。檔案信息化管理也是促進中學教育事業(yè)快速發(fā)展的重要手段。首先，通過文書檔案的信息化整理存儲工作，更好適應了云計算時代的到來，滿足了中學教育創(chuàng)新化發(fā)展需求，它不僅實現(xiàn)對所有文書檔案、學籍檔案、科技檔案、基建檔案、榮譽檔案和人事檔案等類目的分類整理存儲，而且可以實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息資源的再開發(fā)，有利于梳理校內(nèi)外信息流轉(zhuǎn)運行中的問題。其次，檔案信息化是優(yōu)化中學管理工作的重要手段，通過數(shù)據(jù)信息的檢索可以減少學校行政工作量，滿足學生和家長日益增長的對檔案利用的個性化需要，為學校行政決策提供依據(jù)。

（二）促進各項業(yè)務深入開展。檔案信息技術可以輔助學校做好安全防火、教學設備采購、水電資源使用、校舍設備維修、固定資產(chǎn)報備、財務信息等檔案數(shù)據(jù)信息的管理工作。信息化管理不僅可以提高上述行政工作的數(shù)據(jù)信息檢索效率，可以解決傳統(tǒng)人工管理中數(shù)據(jù)收集不完善。首先，通過信息化的存儲方式更大程度上節(jié)約檔案資源占用空間，可以提高數(shù)據(jù)信息的安全性，特別是在云存儲模式下，有效避免檔案丟失現(xiàn)象。其次，在上級教育行政機關垂直監(jiān)管體制下，可以實現(xiàn)中學數(shù)據(jù)檔案資源共享，有效減少檔案傳遞中間環(huán)節(jié)，方便上級行政機關檢查工作。第三，對于優(yōu)化檔案管理工作質(zhì)量，提高數(shù)據(jù)傳輸速度，簡化相關業(yè)務工作流程有重要意義。

二、學校文書檔案管理信息電子化的問題

（一）設施設備有待完善。文書檔案信息管理電子化已經(jīng)成學校行政管理的重要組成部分和發(fā)展趨勢。為了更好地滿足學校運行發(fā)展需要，滿足學生及家長對學校檔案資源的使用需要，符合上級行政機關信息化管理要求，還需要解決中學檔案管理設備不足的問題。首先，受教育教學經(jīng)費方面的限制原因，文書檔案管理需要的現(xiàn)代化信息設備更新較慢，難以滿足學校智能化檢索管理需要。其次，當前學校文書檔案還缺乏完善的數(shù)據(jù)庫體系建設，現(xiàn)有的數(shù)據(jù)庫容量不足，安全性差，數(shù)據(jù)存儲類型有限。第三，軟件系統(tǒng)不足，現(xiàn)有管理軟件系統(tǒng)只能滿足數(shù)據(jù)存儲需要，但是在數(shù)據(jù)使用功能開發(fā)方面還不能滿足時代需要?，F(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)庫沒能與各教研室，學生社團，學校行政管理部門的電腦連接，各業(yè)務部門無法直接查詢、檢索檔案數(shù)據(jù)庫。

（二）管理機構不健全。目前中學在文書檔案管理信息電子化的過程中還缺乏必要統(tǒng)一的管理機構，僅憑中學檔案室是不足以完成這一系統(tǒng)性工作的。學校黨政、人事、科研、教學部門還沒能深入?yún)⑴c到學校檔案管理系統(tǒng)的建設中來。首先，學校還要需要進一步完善檔案管理信息電子化的運行體系，加強各部門之間的配合。其次，檔案管理人員需要花大量的時間對庫房內(nèi)的檔案進行整理、熟悉，才能及時響應業(yè)務部門對檔案的利用需求，但在實際工作中，大部分基層專職檔案管理人員需要承擔一部分兼職工作，沒能形成必要的電子檔案報送機制，檔案報送不及時不系統(tǒng)不全面，業(yè)務部門缺乏對文件初步分類整理的意識，不利于檔案組卷的完整性。第三，目前學?，F(xiàn)有的文書檔案管理電子化制度不足，缺乏系統(tǒng)有效的管理標準，導致電子文件整理不規(guī)范，沒能形成層層負責機制，存在著數(shù)據(jù)遺漏問題，嚴重影響檔案管理電子化質(zhì)量。

（三）檔案資源開發(fā)不足。中學檔案信息電子化管理沒能植入大數(shù)據(jù)概念，學校文書檔案管理還集中在檔案數(shù)據(jù)的儲存方面，沒能實現(xiàn)對現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)信息的充分挖掘，檔案數(shù)據(jù)資源的使用率不高，現(xiàn)有檔案資源不能依據(jù)權限級別實現(xiàn)對基層教師的全開放。原始紙制檔案的電子化制度水平有限，大量的視頻與圖片資源未實現(xiàn)電子化的存儲與使用，電子檔案的數(shù)據(jù)類型較為單一。不能依據(jù)檔案數(shù)據(jù)資源的橫縱向?qū)Ρ瓤偨Y檔案資源蘊含的新信息。檔案數(shù)據(jù)資源的共享效率相對較低，不僅數(shù)字檔案資源的借閱歸還程序繁瑣，而且檔案資源難以實現(xiàn)對學校運轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)的全面收集，無法調(diào)動教師積極參與的積極性，不能實現(xiàn)檔案資源價值的提升。

（四）檔案管理人才不足。在檔案數(shù)據(jù)信息電子化的大趨勢下，突顯出中學檔案電子化管理人才緊缺的問題。目前基層很少具備高層次的專業(yè)檔案管理信息技術人才，不僅缺乏檔案管理工作人員編制，而且還有些檔案管理人員層次水平不高，知識結構老化，難以滿足檔案電子化管理工作需求，阻礙了中學檔案管理工作的發(fā)展。首先，基層中學專職檔案管理人員配制數(shù)量有限，僅滿足紙制檔案存儲工作，還不能實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源的全面開發(fā)。其次，檔案管理專業(yè)人才引進難度較大，基層中學往往不能吸引高端檔案管理人才，實現(xiàn)檔案電子化發(fā)展還需要充分的借助外部力量。檔案管理培訓機制不健全，市、區(qū)級檔案管理人才培訓層次較低，高端檔案管理人才培訓缺乏針對性，還沒能建立起完善的課程培訓機制。

三、提高學校檔案電子應用水平的策略

（一）完善檔案電子化管理機制。為了提高學校檔案管理信息電子化應用的有效性，解決電子化檔案管理工作中的實際問題，應當完善學校檔案電子化管理機制。加強學校檔案電子化管理宣傳普及工作，全面加強學校上下對檔案電子化的重視程度，著力在軟硬件配置上支持相關工作，制定完善的學校檔案電子化建設工作計劃，提高檔案管理電子化的靈活性，著力加強各部門之間的聯(lián)系，形成各科室間相互配合的運作機制，促進各部門之間檔案資源有效整合，按照分工合作的原則，由部門匯總電子數(shù)據(jù)，由檔案室負責分類存儲，做到由專職人員實現(xiàn)數(shù)據(jù)開發(fā)，全面提高檔案管理的有效性。

（二）開發(fā)檔案管理新技術。當前中學機構檔案管理電子化質(zhì)量不高的主要原因在于沒能引進先進的技術，還需要進一步加強相關技術的引進工作，著力形成完善的電子檔案管理機制。注重建立現(xiàn)代化的信息網(wǎng)絡，全面加強數(shù)據(jù)信息的存儲與設備更新工作，注重運用數(shù)字化技術、WEB技術和微縮掃描技術提高檔案管理質(zhì)量。還要加強信息推送技術的研發(fā)，著力根據(jù)教研工作的實際需求，實現(xiàn)個性化檔案數(shù)據(jù)信息的推送，切實把高價值信息推送給用戶個人。還要借助互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)機構間有效的數(shù)據(jù)交互使用，著力建立起完善的上下級單位之間的溝通機制，著力完善數(shù)據(jù)提煉加工的精準性，滿足上級單位的使用需求。

（三）完善人員培養(yǎng)機制。在注重引進高素質(zhì)檔案管理人才的前提下，還要提高現(xiàn)有檔案管理人員的工作能力和水平，著力形成完善的檔案管理人員在電子化方面的培訓機制。注重依靠上級單位組建完善的培訓體系，有針對性地使本校教師參加各種層次的電子檔案管理培訓。加強考核評價機制建設，對現(xiàn)有檔案管理人員進行專業(yè)績效考核，找出檔案管理人員的技術短板，著力督促檔案管理人員接受再培訓。

（四）提高檔案管理安全水平。在信息化的背景下，電子檔案面臨著新威脅，只有提高電子環(huán)境下檔案管理人員的安全操作意識，按照安全操作標準執(zhí)行要求，才能提高檔案管理工作的有效性，全面提高檔案管理工作質(zhì)量。引進完善的檔案管理系統(tǒng)安全系統(tǒng)，著力加強安全防護軟件的安裝與更新工作。加強檔案使用人員的教育宣傳工作，著力提高檔案管理人員操作的安全性，全面提高檔案管理人員的操作技術水平和防護能力，有效防止使用U盤、下載、程序安裝等帶來安全隱患問題。

四、結論

做好學校文書檔案管理工作，應當加強對教職工相關知識的普及工作，建立健全檔案電子化管理工作體系，發(fā)揮檔案專兼職管理人員工作的積極性，依靠有效的設施設備，全面提升學校檔案管理電子化質(zhì)量。

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