淺析應(yīng)收應(yīng)付賬款風(fēng)險(xiǎn)防控管理

陳永菽

基于近幾年公司應(yīng)收、應(yīng)付賬款所引起的經(jīng)濟(jì)訴訟案件，引發(fā)對債權(quán)、債務(wù)（主要是應(yīng)收應(yīng)付）的風(fēng)險(xiǎn)防控管理方面的思考。本文針對公司債權(quán)債務(wù)糾紛發(fā)生的特點(diǎn)以及糾紛中出現(xiàn)的問題，淺談如何加強(qiáng)應(yīng)收應(yīng)付款的法律風(fēng)險(xiǎn)防控管理以及一些具體問題的應(yīng)對措施。

一、公司債權(quán)債務(wù)糾紛發(fā)生的特點(diǎn)及原因

一是公司作為承攬工程項(xiàng)目的施工企業(yè)，對機(jī)關(guān)管理部門來說，經(jīng)濟(jì)糾紛發(fā)生突然，矛盾前期的演化階段一般不掌握。糾紛的起因一般出現(xiàn)在子分公司和具體的項(xiàng)目部層面。任何一起糾紛的發(fā)生，正常情況下，作為當(dāng)事的一方在訴訟發(fā)生前，必然有過接觸和溝通，但由于公司的具體業(yè)務(wù)履行是由分公司和項(xiàng)目部承擔(dān)，而發(fā)生訴訟時(shí)的主體卻是總公司，所以訴訟發(fā)生時(shí)首先接到訴訟文書的是機(jī)關(guān)總公司。二是糾紛的起因主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是應(yīng)付賬款長期拖欠導(dǎo)致：公司發(fā)生的絕大多數(shù)訴訟是因長期拖欠應(yīng)付款項(xiàng)導(dǎo)致，這一類糾紛有兩個(gè)特點(diǎn)，首先拖欠款項(xiàng)時(shí)間較長，多數(shù)時(shí)間發(fā)生在2至3年以上：其次無現(xiàn)行工程，且近期業(yè)務(wù)體量不大或已經(jīng)中止合作；訴訟金額出現(xiàn)兩個(gè)極端，要么很大、要么很小。三是發(fā)生糾紛時(shí)多伴有訴訟保全事項(xiàng)發(fā)生；訴訟保全從實(shí)踐來看有其自己的特點(diǎn)，首先就是符合立案的要求，其次原告方提供擔(dān)保，就可以申請保全，最后此類保全難以解除。訴訟保全和訴訟的發(fā)生一樣對機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)來說具有突發(fā)性。主要是公司為國有大型施工企業(yè)，資金難于體外循環(huán)；公司投標(biāo)項(xiàng)目多，賬戶被封影響較大：訴訟保全利于起訴方目的的及時(shí)、快速實(shí)現(xiàn)；有利于迫使公司在一些問題上做出讓步。四是通過債權(quán)轉(zhuǎn)讓，以第三方名義起訴：主要發(fā)生在尚有業(yè)務(wù)關(guān)系單位、多年業(yè)務(wù)合作關(guān)系的單位或者超額負(fù)債經(jīng)營的單位。五是應(yīng)收賬款的訴訟方面主要發(fā)生在與石油系統(tǒng)外企業(yè)（系統(tǒng)外國有企業(yè)、地方民營企業(yè)），起訴的時(shí)點(diǎn)具有明顯的滯后性。六是對小額應(yīng)收管理缺乏統(tǒng)一管理，缺乏一個(gè)長效的催收機(jī)制。存在一批時(shí)間較長的小額應(yīng)收款項(xiàng)；時(shí)間較長資料保存不完整；對方企業(yè)變更、解散、注銷、破產(chǎn)等情形多有發(fā)生。

二、糾紛中出現(xiàn)的問題

近幾年公司比較注重合同簽約管理，卻忽略合同履行管理：且項(xiàng)目一線組成人員缺乏對合同的理解、學(xué)習(xí)；項(xiàng)目執(zhí)行過程中應(yīng)收、應(yīng)付也缺乏與合同的對照關(guān)系，無法做到執(zhí)行偏差的掌握、匯總、分析；項(xiàng)目往來函件缺乏規(guī)范的內(nèi)核流程、統(tǒng)一對外窗口管理、事后審核、歸檔管理，重要事實(shí)索取書面文件；項(xiàng)目過程中使用的工程管理文檔缺乏格式化、規(guī)范化管理，一旦發(fā)生糾紛舉證困難：重要事項(xiàng)缺乏對方的書面確認(rèn)性文件，一些合理的扣款、主張往往缺乏證據(jù)支持；加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防控意識(shí)，該確認(rèn)的及時(shí)確認(rèn)；最好能杜絕白條確認(rèn)工作量問題；簽字前一線人員嚴(yán)格審核簽署文件的意思表示是否準(zhǔn)確。業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、法務(wù)缺乏一個(gè)制度化、長效化的溝通、協(xié)調(diào)、監(jiān)督機(jī)制；合同風(fēng)險(xiǎn)防控離不開業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、法務(wù)協(xié)調(diào)配合，職能的劃分不是意味著割裂，而是需要各部門能從自己專業(yè)的角度協(xié)調(diào)、配合、監(jiān)督促使合同的有效履行。合同履行文件的確認(rèn)、收集、歸檔管理；函件往來的制度化、規(guī)范性問題，工作量確認(rèn)中的問題，驗(yàn)收文件的規(guī)范性問題，賬款支付的針對性問題。

三、加強(qiáng)應(yīng)收應(yīng)付賬款的法律風(fēng)險(xiǎn)防控管理

建立業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、法務(wù)三方應(yīng)收、應(yīng)付賬款風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制，明確三方的職責(zé)劃分。業(yè)務(wù)層面就正在合同履行部分有一個(gè)規(guī)范化合同履行匯總表，建立定期匯總報(bào)告制度，該表格建議列示合同履行情況（工程進(jìn)度、工程款收支情況、工程量確認(rèn)結(jié)算情況、合同違約情況等）、合同相對方評(píng)析（信用風(fēng)險(xiǎn)、業(yè)務(wù)體量、合作融洽度、往期債權(quán)債務(wù)情況等）、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測（有無潛在爭議風(fēng)險(xiǎn)、應(yīng)對措施）、合同履行管理員，已履行完畢合同按供應(yīng)商匯總，欠款金額、合同組成履行情況、有無爭議事項(xiàng)、應(yīng)付款評(píng)析、訴訟風(fēng)險(xiǎn)評(píng)析，建立重大風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)報(bào)告表。財(cái)務(wù)利用賬齡分析的方法，制定分級(jí)處置制度：對2年以內(nèi)應(yīng)收款項(xiàng)，與業(yè)務(wù)單元溝通催收事宜，可由業(yè)務(wù)單元主負(fù)責(zé)，明確責(zé)任人，確定定期追蹤考核事宜，做到業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)單元應(yīng)收賬務(wù)范圍清晰、責(zé)任人明確，催收無遺漏。對2年—3年應(yīng)收款項(xiàng)，交業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、法務(wù)定期評(píng)議，結(jié)合2年內(nèi)催收記錄制定催收方案。3年內(nèi)應(yīng)付，建議在留取一定比例解決長期應(yīng)付款、備用金后，在可用資金范圍內(nèi)優(yōu)先保證現(xiàn)行生產(chǎn)項(xiàng)目。3年以上應(yīng)付，在留取一定比例解決長期應(yīng)付款，按一定比例優(yōu)先解決已經(jīng)終止業(yè)務(wù)或業(yè)務(wù)體量不大的供應(yīng)欠款，其它長期應(yīng)付款形成定期付款機(jī)制。法務(wù)配合、指導(dǎo)業(yè)務(wù)單元合同履行中的管理，培訓(xùn)提高一線項(xiàng)目管理人員的合同管理意識(shí)和法律風(fēng)險(xiǎn)防控意識(shí)；重點(diǎn)關(guān)注業(yè)務(wù)單元提報(bào)的風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)，協(xié)調(diào)各部門制定應(yīng)對方案；根據(jù)業(yè)務(wù)單元和財(cái)務(wù)單元匯總信息，盡可能的全面掌握應(yīng)收、應(yīng)付款潛在法律風(fēng)險(xiǎn)，協(xié)調(diào)制定解決方案，并實(shí)施或跟蹤監(jiān)督。加強(qiáng)三方的信息溝通報(bào)告制度。公司合同三部門備份，三部門工作履行應(yīng)對照合同約定，掌握偏差；業(yè)務(wù)單元應(yīng)收、應(yīng)付及時(shí)通報(bào)財(cái)務(wù)單元，重大風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)及時(shí)通報(bào)法務(wù)單元：應(yīng)收應(yīng)付財(cái)務(wù)單元和業(yè)務(wù)單元做好溝通、銜接，應(yīng)收款項(xiàng)財(cái)務(wù)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對業(yè)務(wù)單元催收的跟蹤評(píng)價(jià)，業(yè)務(wù)單元的付款計(jì)劃制定應(yīng)在公司層應(yīng)收、應(yīng)付審批原則的基礎(chǔ)上制定，就潛在重大風(fēng)險(xiǎn)業(yè)務(wù)及時(shí)通報(bào)財(cái)務(wù)單元；對列入重大風(fēng)險(xiǎn)隱患單位的應(yīng)付款項(xiàng)審批在業(yè)務(wù)單元建議的基礎(chǔ)上，建議由三部門聯(lián)合會(huì)商提出意見。法務(wù)單元根據(jù)業(yè)務(wù)單元和財(cái)務(wù)單元匯總的信息，重點(diǎn)關(guān)注重大隱患事項(xiàng)，在應(yīng)付賬款未實(shí)現(xiàn)合理期限內(nèi)周轉(zhuǎn)階段，積極協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)單元對長期未發(fā)生業(yè)務(wù)單位的應(yīng)付款項(xiàng)探討還款方案，溝通相關(guān)單位，逐步減少訴訟發(fā)生。建立風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，考量和評(píng)價(jià)潛在風(fēng)險(xiǎn)水平，分包商的信用級(jí)別、經(jīng)營狀況、合作關(guān)系、依賴程度、實(shí)際控制人的風(fēng)險(xiǎn)偏好，關(guān)注應(yīng)收應(yīng)付款重要值、賬齡、款項(xiàng)性質(zhì)，進(jìn)行訴訟成本收益分析、訴訟目的可達(dá)性分析（證據(jù)分析、合法性分析）。

建立預(yù)警分析制度，糾紛事項(xiàng)訴前內(nèi)部預(yù)警；做到糾紛事項(xiàng)提前分析、預(yù)判和應(yīng)對，減少不必要訴訟的發(fā)生；對不可避免的糾紛做到合同履行過程資料齊全，證據(jù)完善，避免產(chǎn)生不必要的損失，盡可能減小影響；完善分包商管理，加強(qiáng)分包商的量化考核指標(biāo)，識(shí)別出一批堅(jiān)定的、優(yōu)秀的分包商，再不可能完全杜絕掛靠的情形下，使分包商真正承擔(dān)起矛盾緩沖、協(xié)調(diào)、解決的職責(zé)，使分包商成為短期應(yīng)付賬款緩沖的屏障。在維持正常項(xiàng)目運(yùn)作的同時(shí)，按期提取一定比例資金用于清欠時(shí)間較長的應(yīng)付款項(xiàng)，最后達(dá)到應(yīng)付賬款在一個(gè)合理的周期內(nèi)周轉(zhuǎn)。

四、具體的應(yīng)對機(jī)制

一是三方防控制度化，實(shí)現(xiàn)訴前內(nèi)部預(yù)警機(jī)制、協(xié)調(diào)應(yīng)對機(jī)制。二是合同履行管理人員專業(yè)化培訓(xùn)機(jī)制，使其具備一定的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對能力。三是業(yè)務(wù)單元實(shí)現(xiàn)合同履行管理文控制度化、規(guī)范化、格式化，過程資料實(shí)現(xiàn)全面的檔案化管理。四是對長期應(yīng)收、應(yīng)付賬款全面分析評(píng)估的基礎(chǔ)上制定一套解決方案，逐步降低訴訟風(fēng)險(xiǎn)水平。