政府機(jī)關(guān)公文流轉(zhuǎn)中的保密管理探究

【摘 要】 文章敘述了政府機(jī)關(guān)公文流轉(zhuǎn)中的保密管理規(guī)范，分別從傳統(tǒng)文件保密管理和電子公文保密管理兩個(gè)層面進(jìn)行分析研究。從文件制作與收發(fā)、傳閱與復(fù)制、借閱清退、傳遞與保管、文件的銷毀等方面闡述了紙質(zhì)公文流轉(zhuǎn)中保密管理規(guī)范;從公文的非法操作問(wèn)題、不可否認(rèn)性問(wèn)題、公文處理的可追溯性、歸檔文件的不可修改性等方面闡述了電子公文流轉(zhuǎn)中的安全管理規(guī)范。

【關(guān)鍵詞】 政府機(jī)關(guān);公文流轉(zhuǎn);保密管理

一、機(jī)關(guān)公文流轉(zhuǎn)過(guò)程概述

公文流轉(zhuǎn)一般是指機(jī)關(guān)行政單位用于處理日常工作的各種內(nèi)外部公文，經(jīng)過(guò)人工或計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等方式，完成從公文擬稿到簽發(fā)的過(guò)程。具體來(lái)說(shuō)，政府機(jī)關(guān)部門公文流轉(zhuǎn)的過(guò)程，內(nèi)部公文為：科員起草→科長(zhǎng)審核→辦公室審核→領(lǐng)導(dǎo)批示→科室復(fù)核→辦公室印發(fā);外單位來(lái)文為：辦公室收發(fā)→領(lǐng)導(dǎo)批示→部門提意見(jiàn)并反饋→辦公室印發(fā)反饋。由于公文流轉(zhuǎn)需要經(jīng)過(guò)多個(gè)程序，在各層次及各層次銜接中，存在一定的安全隱患，因此需要加強(qiáng)各環(huán)節(jié)的保密管理工作。

二、公文流轉(zhuǎn)中保密管理規(guī)范

1、文件制作與收發(fā)要規(guī)范

隨著辦公自動(dòng)化的發(fā)展，行政機(jī)關(guān)日常辦公和信息傳遞越來(lái)越依賴計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)，因此對(duì)涉密公文的管理，應(yīng)從源頭抓起，規(guī)范公文制作和收發(fā)工作。涉密公文制作的計(jì)算機(jī)要進(jìn)行物理隔離，不用無(wú)線、網(wǎng)絡(luò)功能。涉密公文制作中的草稿、征求意見(jiàn)稿、討論稿、修改稿、廢頁(yè)等，要依法進(jìn)行保密管理，注明密級(jí)標(biāo)識(shí)。而不需要保存的，則需按保密規(guī)定及時(shí)銷毀。涉密公文需按規(guī)定注明制作數(shù)量、發(fā)放范圍、存檔要求等，而且涉密公文需在單位內(nèi)或保密工作部門制作，不可委托第三方單位。

公文收發(fā)需嚴(yán)格按照單位要求和保密管理程序辦理，通常需注意三點(diǎn)：公文收取時(shí)需嚴(yán)格檢查密封標(biāo)志、收文單位，核對(duì)無(wú)誤后簽收;接收人員對(duì)公文認(rèn)真檢查，并及時(shí)錄入登記，包括公文名、密級(jí)、編號(hào)、傳閱范圍、收文日期等;公文發(fā)送時(shí)，要嚴(yán)格履行審核、會(huì)簽、簽發(fā)流程，做好清點(diǎn)、密封、登記工作，認(rèn)真核對(duì)公文發(fā)送信息。

2、傳閱與復(fù)制文件要規(guī)范

傳閱是實(shí)現(xiàn)公文精神傳達(dá)的重要環(huán)節(jié)，公文傳閱要確?！肮ぷ餍枰钡脑瓌t，嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)的批示，在專人負(fù)責(zé)下進(jìn)行傳閱，必須嚴(yán)格把控傳閱范圍。在實(shí)踐操作中，要認(rèn)真做好《涉密公文傳閱一覽表》的填寫工作，而且還要確保涉密公文與普通公文區(qū)分開(kāi)，并在涉密公文上做出醒目性警示。涉密公文在傳閱中要遵循“當(dāng)天傳閱當(dāng)天收回”的原則，下班前要入柜保管。涉密公文在傳閱中要有時(shí)限，且公文傳閱必須采用直傳方式，不得橫向傳閱。

涉密公文的復(fù)印要嚴(yán)格遵循《保密法》的相關(guān)規(guī)定，公文復(fù)印一定要得到發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)或授權(quán)，而且要詳細(xì)登記復(fù)印數(shù)量，且對(duì)復(fù)印件等同原件保密級(jí)別管理。公文的復(fù)印必須在單位內(nèi)或保密工作部門印制，且要認(rèn)真填寫《密件復(fù)制審批登記表》，確保涉密公文的保密性。

3、文件借閱清退要規(guī)范

涉密公文的借閱，需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示，而且在借閱時(shí)要嚴(yán)格按照單位相關(guān)規(guī)定，認(rèn)真填寫《密級(jí)文件借閱清退登記表》，并經(jīng)過(guò)審批、登記和簽字手續(xù)。登記內(nèi)容不僅包括涉密公文名、編號(hào)、借閱人、借閱時(shí)限等信息，還需認(rèn)真填寫借閱人辦公室等信息，以便對(duì)涉密公文實(shí)時(shí)追蹤。文書(shū)人員要按照登記表所記錄的時(shí)限，及時(shí)催促公文歸還，如未按時(shí)歸還，則催閱、催辦、催退等，而且在歸還時(shí)要當(dāng)面清點(diǎn)份數(shù)，無(wú)誤后辦理清退手續(xù)。

4、文件傳遞與保管要規(guī)范

涉密公文的傳遞中，要嚴(yán)格遵循2012年《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》中第二十六條的規(guī)定，涉密公文應(yīng)當(dāng)通過(guò)機(jī)要交通、郵政機(jī)要通信、城市機(jī)要文件交換站或收發(fā)站機(jī)關(guān)機(jī)要收發(fā)人員進(jìn)行傳遞，通過(guò)密碼電報(bào)或者符合國(guó)家保密規(guī)定的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)進(jìn)行傳輸。在文件的保管中，管理人員務(wù)必嚴(yán)格按照工作規(guī)范操作，區(qū)分涉密公文和普通公文，并嚴(yán)格按照文件密級(jí)進(jìn)行相應(yīng)的保管，包括按照規(guī)定的保密場(chǎng)所或保密設(shè)備。絕密級(jí)文件務(wù)必按規(guī)定及時(shí)清退到上級(jí)主管部門。

5、文件的銷毀要規(guī)范

當(dāng)涉密公文沒(méi)有保存價(jià)值后，需要嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀程序需嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行，認(rèn)真清理登記造冊(cè)，并填寫《涉密文件銷毀清單》。需銷毀的涉密公文，需經(jīng)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)后，送有保密資質(zhì)的部門銷毀，絕不可當(dāng)廢品出售。銷毀方式應(yīng)采用化漿方法處理，且在押運(yùn)人員的監(jiān)督下完成銷毀。對(duì)于軟硬件、光盤等存儲(chǔ)載體，要

三、電子公文流轉(zhuǎn)中的安全性

在辦公自動(dòng)化及無(wú)紙化辦公的背景下，政府機(jī)關(guān)部門公文流轉(zhuǎn)中，除了傳統(tǒng)紙質(zhì)公文外，還有相當(dāng)一部分電子公文，對(duì)電子公文的涉密管理，不僅要嚴(yán)格按照前文分析的操作規(guī)范進(jìn)行操作，而且還要采用適用于電子文件保密的方法來(lái)確保涉密公文在流轉(zhuǎn)中的安全性。

1、對(duì)公文的非法操作問(wèn)題

在政府機(jī)關(guān)內(nèi)部的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，文書(shū)人員進(jìn)行操作前，首先需要在系統(tǒng)中設(shè)定角色和授權(quán)，并嚴(yán)格制定操作權(quán)限規(guī)范，防止人員的非授權(quán)操作，一般采用基于角色的訪問(wèn)控制方法，確保對(duì)涉密公文流轉(zhuǎn)的操作只能在授權(quán)范圍進(jìn)行。考慮到政府機(jī)關(guān)部門自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的現(xiàn)狀，不同部門存在多個(gè)物理端口，在當(dāng)前條件下，無(wú)法依據(jù)物理端口進(jìn)行統(tǒng)一的綁定認(rèn)證，因此可采用角色綁定的方法，給每個(gè)角色配備一個(gè)裝有可信平臺(tái)模塊芯片的移動(dòng)設(shè)備，以及單位直接匿名驗(yàn)證證書(shū)發(fā)布服務(wù)器檢測(cè)提出登錄請(qǐng)求的移動(dòng)設(shè)備，這樣只有通過(guò)認(rèn)證證書(shū)才能實(shí)現(xiàn)權(quán)限內(nèi)操作。

2、不可否認(rèn)性問(wèn)題

電子公文在流轉(zhuǎn)過(guò)程中，需要對(duì)參與角色賦予唯一性，即一個(gè)角色完成公文操作后，流轉(zhuǎn)到下一個(gè)角色，而且這種流轉(zhuǎn)是單一性的。在電子公文傳輸中，發(fā)文方發(fā)出公文后，接收方接到公文后自動(dòng)發(fā)送回執(zhí)給發(fā)文方，發(fā)文方則可將此作為發(fā)送公文的證據(jù)。

3、公文處理的可追溯性

涉密電子公文在流轉(zhuǎn)的過(guò)程中，會(huì)涉及到不同參與人，而且每個(gè)參與人都有可能會(huì)提出不同的意見(jiàn)，對(duì)原始公文進(jìn)行修改或添加意見(jiàn)，因此對(duì)整個(gè)過(guò)程中的的變更，需要保留痕跡。對(duì)修改痕跡的保留，采用Word中的功能和Lotus Domino/Notes內(nèi)部安全機(jī)制跟蹤公文修改痕跡。此外，還可依據(jù)日志文件跟蹤公文流轉(zhuǎn)中發(fā)生的事件，詳細(xì)記錄對(duì)公文的操作，以便實(shí)現(xiàn)電子公文流轉(zhuǎn)過(guò)程中公文處理的可追溯性。

4、歸檔文件的不可修改性

涉密電子公文歸檔前，電子公文流轉(zhuǎn)中必須由登記人員對(duì)文檔加蓋電子簽章，并且確保其不可修改。在政府機(jī)關(guān)公文流轉(zhuǎn)保密管理中，用于不可修改性的電子簽章要具有印章圖像的存儲(chǔ)、分發(fā)和銷毀功能。具體操作上，電子簽章的蓋章者需嚴(yán)格驗(yàn)證身份，方法可用基于身份認(rèn)證的簽名方案。

在政府機(jī)關(guān)公文流轉(zhuǎn)的保密管理工作中，除了以上技術(shù)手段和制度規(guī)章手段之外，還需要得到領(lǐng)導(dǎo)的管理支持，要增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的保密意識(shí)，并積極配合管理部門加強(qiáng)保密知識(shí)宣傳，提高認(rèn)識(shí)，確保公文流轉(zhuǎn)的保密管理工作順利開(kāi)展。

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【作者簡(jiǎn)介】

徐正達(dá)（1974.4—）男，江蘇泰州人，漢族，本科，技師，研究方向：行政保密管理.