檔案室電子檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬的建立與應(yīng)用研究

趙金龍

摘要：隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國(guó)檔案管理方面也取得了很大的進(jìn)步，在各個(gè)行業(yè)中都需要建立起電子檔案用來(lái)管理檔案與文件，電子統(tǒng)計(jì)管理已經(jīng)成為未來(lái)發(fā)展的主要趨勢(shì)，本文能夠通過(guò)對(duì)電子檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬的具體分析，然后根據(jù)實(shí)際的情況來(lái)對(duì)檔案管理建立起相應(yīng)的策略。希望能夠?yàn)橐院笤摲矫娴墓ぷ魈峁┮恍椭?/p>

關(guān)鍵詞：檔案室；電子檔案；臺(tái)賬統(tǒng)計(jì)；建立與應(yīng)用；分析

隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，各個(gè)行業(yè)都需要建立起相應(yīng)電子檔案，檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬的主要任務(wù)就是要將各種檔案進(jìn)行收進(jìn)、整理以及銷(xiāo)毀，根據(jù)相應(yīng)庫(kù)藏?cái)?shù)量的變化來(lái)進(jìn)行登記，隨著信息化的快速發(fā)展，能夠?qū)﹄娮訖n案管理工作進(jìn)行全面的掌握，這也是提出決策的主要工作，在2014年我國(guó)相關(guān)部門(mén)就提出了對(duì)全國(guó)檔案進(jìn)行相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)，還要將原來(lái)報(bào)告修改成基本情況的報(bào)告，并作出相應(yīng)內(nèi)容的調(diào)整，只有檔案部門(mén)建立起相應(yīng)的臺(tái)賬制度才能夠進(jìn)行日常的積累。

1電子檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬的建立方法

檔案室在建立起電子檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬的時(shí)候，應(yīng)該考慮到多個(gè)方面的內(nèi)容，從根本上考慮的時(shí)候應(yīng)該對(duì)實(shí)際工作的需要進(jìn)行說(shuō)明，還要借鑒相應(yīng)的檔案統(tǒng)計(jì)格式，從而能夠?qū)Ω黜?xiàng)目做出十分確定的規(guī)定，目前在中原油田檔案部門(mén)中對(duì)檔案進(jìn)行整體的設(shè)計(jì)與規(guī)劃，電子檔案統(tǒng)計(jì)工作中包括有電子檔案方面的統(tǒng)計(jì)問(wèn)題，還有對(duì)會(huì)計(jì)方面的臺(tái)賬工作，以及數(shù)字錄音方面的工作，這樣主要可以分為幾種類(lèi)型，根據(jù)上面提出的各種方案就能夠獲得一定的管理方式，對(duì)統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目進(jìn)行概括的時(shí)候，應(yīng)該將類(lèi)別、年度以及歸檔情況都進(jìn)行分析，對(duì)庫(kù)藏的總量也要進(jìn)行一定的分析與整理，要嚴(yán)格按照傳統(tǒng)的檔案進(jìn)行加工，或者將紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮拥臋n案，這其中包括錄音磁帶、影片檔案以及其他的分類(lèi)。

2檔案電子檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬的應(yīng)用

在建立電子檔案的時(shí)候應(yīng)該要注意多個(gè)方面的問(wèn)題，首先應(yīng)該要堅(jiān)持系統(tǒng)、及時(shí)以及準(zhǔn)確方面的原則，當(dāng)電子檔案整理完成之后，就能夠進(jìn)行入庫(kù)或者是移出，然后進(jìn)行及時(shí)的登記或者記錄，還應(yīng)該將具體的檔案按照嚴(yán)格的年度進(jìn)行一定的分析，將多個(gè)年度的信息充分的融合在一起，其次是對(duì)計(jì)量單位的使用，將檔案室電子檔案的情況進(jìn)行具體的分析，假如將檔案容量的單位作為是GB，那么數(shù)字電子檔案的時(shí)長(zhǎng)就能夠看作是小時(shí)，這對(duì)一個(gè)檔案的總量來(lái)說(shuō)是十分重要的，但是是實(shí)際的操作過(guò)程中，應(yīng)該進(jìn)行嚴(yán)格的控制對(duì)數(shù)據(jù)的顯示可以按照KB，或者是按照分秒的形式進(jìn)行計(jì)算，在進(jìn)行電子檔案記賬的時(shí)候要注意計(jì)量的換算，這是十分重要的部分，同時(shí)如果能夠利用合適的計(jì)算單位，那么就能夠進(jìn)行準(zhǔn)確的反映出庫(kù)藏的具體變化，例如在中原油田系統(tǒng)中就有對(duì)該方面的具體描述，將具體的電子檔案規(guī)定為是MB作為計(jì)量單位，這樣在進(jìn)行管理的過(guò)程中能夠極大的減少檔案人員進(jìn)行的換算工作量，也能夠提高整個(gè)系統(tǒng)的計(jì)算量與準(zhǔn)確率。進(jìn)行的方法也是要十分的科學(xué)，很多電子檔案都存在以光盤(pán)作為載體進(jìn)行保存的特點(diǎn)，但是由于各個(gè)光盤(pán)中的內(nèi)容比較多，因此很難將正確的數(shù)據(jù)進(jìn)行顯示出來(lái)，針對(duì)這一個(gè)問(wèn)題，檔案人員可以從光盤(pán)的屬性中找到更好地操作方式，也能夠及時(shí)的查看文件的數(shù)量與容量大小，利用這種方式對(duì)以后的工作也有很大的幫助。最后要將電子檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬要足夠電子化。在建立電子檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬的時(shí)候，應(yīng)該可以利用EXCEL表格的方式，利用表格的形式能夠?qū)?qiáng)大的篩選功能應(yīng)用在其中，這樣就能夠得到更好的進(jìn)步，同時(shí)利用一張表格能夠得到更多的數(shù)據(jù)，還能夠獲得更多的功能，例如在對(duì)檔案室的資料進(jìn)行管理的時(shí)候，可以管理2個(gè)部門(mén)的電子檔案，如果要利用手工的方式進(jìn)行記賬的時(shí)候，就要掌握基本的歸檔情況，然后建立起一定的臺(tái)賬以及人工分賬后的數(shù)據(jù)匯總，如果工作量太大的話就會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，這樣對(duì)以后的工作是十分不利的，并不要說(shuō)是以后的檔案管理工作了，如果建立起一個(gè)電子檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬的話，那么可以利用excel的方式來(lái)建立，然后可以通過(guò)建立表格將其中的篩選，可以添加一個(gè)或者兩個(gè)的條件來(lái)滿足不同的需求，還可以利用公式進(jìn)行計(jì)算，這樣就能夠提高整個(gè)工作的效率。對(duì)于檔案室的電子檔案基本情況來(lái)說(shuō)，應(yīng)該對(duì)每一個(gè)項(xiàng)目都進(jìn)行適當(dāng)?shù)姆诸?lèi)，還要按照相應(yīng)的文書(shū)方式進(jìn)行電子檔案、數(shù)碼照片的方式，但是在實(shí)際的要求中，檔案室應(yīng)該在事業(yè)單位儲(chǔ)藏的文件中建立起相應(yīng)的建設(shè)、儀器以及產(chǎn)品或者開(kāi)發(fā)其他的科技類(lèi)檔案，這些以上出現(xiàn)的內(nèi)容都能夠從情況中進(jìn)行體現(xiàn)出來(lái)，然后將設(shè)備儀器或者其他的內(nèi)容統(tǒng)計(jì)到對(duì)應(yīng)的統(tǒng)計(jì)項(xiàng)中，為了確保年報(bào)統(tǒng)計(jì)的準(zhǔn)確性應(yīng)該在其中加入一些科技類(lèi)的電子檔案或者其他方面的檔案，或者其他的方式。

3檔案電子管理統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬的建立策略

3.1設(shè)立電子檔案的分類(lèi)以及體系

在檔案管理過(guò)程中對(duì)檔案進(jìn)行記賬的時(shí)候，可以將不同的類(lèi)別融入到統(tǒng)計(jì)體系中，其中包括有紙質(zhì)檔案，還要電子檔案以及人事檔案等，只有這樣才能夠體現(xiàn)出不同統(tǒng)計(jì)方面的需求，也能夠?qū)⒄鎸?shí)的情況反應(yīng)出來(lái)，在建立電子檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬的時(shí)候，應(yīng)該要根據(jù)不同類(lèi)型進(jìn)行逐層的延伸，構(gòu)建出不同類(lèi)型的檔案資料分賬，總之應(yīng)該確保電子檔案的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)真實(shí)可靠性，需要在進(jìn)行統(tǒng)計(jì)的時(shí)候嚴(yán)格的按照相應(yīng)的計(jì)劃進(jìn)行，這樣才能夠有效提升檔案電子的統(tǒng)計(jì)細(xì)度。

3.2設(shè)立相應(yīng)的檔案統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目

檔案管理中應(yīng)該建立起相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，但是有些是不能直接反映檔案日常情況的，有些能夠反映出單位的情況，其中在電子檔案統(tǒng)計(jì)的過(guò)程中，應(yīng)該選擇比較有推廣作用的，同時(shí)在具體體系構(gòu)成的過(guò)程中，應(yīng)該還是要將縱向內(nèi)容作為主體部分，但是對(duì)于橫向的內(nèi)容是不能夠缺少的，這樣才能夠?qū)n案電子檔案管理的規(guī)章制度進(jìn)行把握。

3.3建立與管理層次相適應(yīng)的體系

在我國(guó)的電子檔案管理過(guò)程中，應(yīng)該建立起與發(fā)展相對(duì)應(yīng)的體系結(jié)構(gòu)，還要根據(jù)相應(yīng)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，做好在分級(jí)管理方面的管理體制，始終堅(jiān)持將立檔作為最關(guān)鍵的部分，充分地利用各種信息方面的來(lái)源，這樣能夠準(zhǔn)確的展現(xiàn)出具體的聯(lián)系與內(nèi)涵，同時(shí)檔案的實(shí)際情況應(yīng)該要構(gòu)建起多層次的臺(tái)賬體系，具有多種不同的作用，電子檔案的臺(tái)賬并不是簡(jiǎn)單一張表格，而是一張涉及到全方面的數(shù)據(jù)表格，在一般情況下，應(yīng)該要按照特殊載體來(lái)對(duì)電子檔案資料進(jìn)行分析與說(shuō)明，這樣才能夠體現(xiàn)出具體的數(shù)量平衡關(guān)系，還要具體的將總表、分類(lèi)表之間的關(guān)系進(jìn)行分析，這就呈現(xiàn)出一種動(dòng)態(tài)的感覺(jué)，但并不是簡(jiǎn)單的進(jìn)行相加相減，這是從邏輯上對(duì)這些關(guān)系進(jìn)行充分的考慮。

4結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，主要對(duì)檔案室電子檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬的建立與應(yīng)用進(jìn)行分析，可以看出，在對(duì)電子檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬進(jìn)行管理的時(shí)候，要始終保持比較清晰地思路，還要利用各種先進(jìn)的手段以技術(shù)，才能夠?qū)@些工作進(jìn)行完全的分析，最后制定出合理的方案，這樣才能夠滿足更多單位對(duì)該方面的需求，從而提高整體檔案的準(zhǔn)確率與高效性，對(duì)以后該方面的進(jìn)步起到了十分良好的作用。endprint