ERP系統(tǒng)下完善事業(yè)單位內(nèi)部控制管理的相關(guān)探討

何麗紅

摘要：隨著我國互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位也在逐漸朝著現(xiàn)代化的管理模式進(jìn)行創(chuàng)新。而ERP系統(tǒng)作為一種新時代的產(chǎn)物，能夠高效處理事業(yè)單位的各項財務(wù)活動，在減少事業(yè)單位人力資源投入的同時提高事業(yè)單位的工作效率和管理效率，為事業(yè)單位帶來更多的收益。本文試從ERP系統(tǒng)在事業(yè)單位內(nèi)部控制中的作用進(jìn)行闡述，對ERP系統(tǒng)的相關(guān)模塊進(jìn)行介紹，分析ERP中財務(wù)模塊與其他業(yè)務(wù)模塊集成對事業(yè)單位發(fā)展的作用，并提出提高事業(yè)單位財務(wù)管理效率的具體手段。

關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng)；事業(yè)單位；財務(wù)管理；內(nèi)部控制；提升措施

ERP是一種信息交互軟件，是基于現(xiàn)代化信息技術(shù)，融合了現(xiàn)代化的管理思維，能夠為事業(yè)單位決策者提供運(yùn)行手段的管理平臺。是利用計算機(jī)和通信技術(shù)，對內(nèi)部控制進(jìn)行集成、轉(zhuǎn)化和提升所形成的信息化管理平臺。將ERP系統(tǒng)與事業(yè)單位的內(nèi)控制度相結(jié)合，能夠合理優(yōu)化事業(yè)單位內(nèi)控管理流程，減少了人為因素的干擾，幫助事業(yè)單位建立完善的組織結(jié)構(gòu)，全面帶動事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程，提高事業(yè)單位的核心競爭實力。

一、ERP中的基本模塊以及模塊集成對事業(yè)單位發(fā)展的作用

ERP系統(tǒng)作為一種新型的管理軟件，在事業(yè)單位運(yùn)用ERP系統(tǒng)，將其簡單分為幾大管理模塊，其中包括財務(wù)管理模塊、固定資產(chǎn)管理模塊、合同管理模塊、預(yù)算管理模塊、科研課題管理模塊以及智能分析和人力資源管理模塊等。想要全面發(fā)揮ERP系統(tǒng)對事業(yè)單位的財務(wù)管理的推動作用，就要處理好財務(wù)模塊與其他業(yè)務(wù)模塊之間的關(guān)系。按照不同業(yè)務(wù)的控制要求，通過信息系統(tǒng)中的權(quán)限管理功能控制用戶的操作權(quán)限，禁止不相容職務(wù)用戶賬號的交叉操作。通過將財務(wù)模塊與其他業(yè)務(wù)模塊進(jìn)行集成，從而發(fā)揮ERP系統(tǒng)的潛在作用。例如固定資產(chǎn)需求部門采購設(shè)備時，可以有效利用ERP平臺上的信息數(shù)據(jù)，決定采購固定資產(chǎn)儀器設(shè)備的品名、數(shù)量、規(guī)格參數(shù)等，避免業(yè)務(wù)部門出現(xiàn)盲目采購設(shè)備，不會出現(xiàn)重復(fù)采購或者采購不應(yīng)該采購的同規(guī)格同儀器的設(shè)備而造成堆積等現(xiàn)象；再如，在事業(yè)單位的預(yù)算管理模塊，通過ERP系統(tǒng)可以時時查詢到各部門的預(yù)算執(zhí)行情況，從而，可以實時掌握各業(yè)務(wù)部門的工程類、服務(wù)類、貨物類項目的預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度，判斷業(yè)務(wù)是否開展，促進(jìn)有目標(biāo)性的跟蹤，從而提高事業(yè)單位整體的管理效率。

二、簡單介紹ERP系統(tǒng)相關(guān)模塊的功能及系統(tǒng)建設(shè)措施

（一）財務(wù)管理模塊

財務(wù)管理模塊是整個ERP系統(tǒng)的終端和中心，是由其他各模塊的原始基礎(chǔ)數(shù)據(jù)通過集成到財務(wù)管理模塊中，設(shè)置費用報銷申請、出納支付、會計憑證、總賬明細(xì)賬、財務(wù)報表、預(yù)算執(zhí)行表等。費用報銷申請通過電子聯(lián)簽審批流程后打印并持原始發(fā)票報銷。財務(wù)報表通過程序設(shè)置所需要的任何報表格式和報表內(nèi)容。財務(wù)管理模塊能及時有效地為領(lǐng)導(dǎo)班子決策提供精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)，迅速提供有力的支撐性依據(jù)。

（二）固定資產(chǎn)管理模塊

固定資產(chǎn)管理模塊設(shè)置請購單、審批單、采購、驗收、入庫、使用狀態(tài)、打印標(biāo)簽等。固定資產(chǎn)采購申請單類似于生產(chǎn)企業(yè)的生產(chǎn)訂單的性質(zhì)，基礎(chǔ)的采購請購單包括所需的必要要素，如請購部門、品名、數(shù)量、規(guī)格、參數(shù)、保管部門、金額等一系列要素。在驗收入庫時做系統(tǒng)入庫，根據(jù)入庫單號填寫費用報銷單，通過集成到財務(wù)管理模塊的費用報銷電子聯(lián)簽審批流程。設(shè)置自動計算折舊生成折舊清單和憑證到財務(wù)管理模塊！固定資產(chǎn)管理模塊根據(jù)各要素查詢設(shè)備的所有信息，有利于盤點差異分析查詢，使單位固定資產(chǎn)清單一目了然，做到賬實相符。

（三）合同管理模塊

合同管理模塊是合同登記、合同電子審批、合同成立、合同檔案，并根據(jù)單位實際情況設(shè)置規(guī)定金額以上需領(lǐng)導(dǎo)班子集體討論的功能。設(shè)置必要要素如合同類型（經(jīng)濟(jì)合同和非經(jīng)濟(jì)合同）、業(yè)務(wù)類別（工程類、服務(wù)類、貨物類）、合同名稱、合同內(nèi)容、對方單位名稱、合同金額、經(jīng)費支出預(yù)算項目、分期付款比率等。合同管理模塊按要素檢索合同信息內(nèi)容，提高查詢和統(tǒng)計的功能，便于在預(yù)算執(zhí)行率不利的情況下分析預(yù)算項目的開展進(jìn)度和影響因素。

（四）預(yù)算管理模塊

預(yù)算管理模塊可采納國家財政預(yù)算平臺的上報預(yù)算模式和流程進(jìn)行設(shè)置，申報格式分一級、二級和三級項目立項申報，申報流程為“二上二下”進(jìn)行。各業(yè)務(wù)部門在預(yù)算管理模塊中進(jìn)行預(yù)算申報，財務(wù)部門將“一上”和“二上”預(yù)算申報表分別上報給領(lǐng)導(dǎo)班子集體討論審核批準(zhǔn)。預(yù)算項目立項后通過集成到財務(wù)管理模塊產(chǎn)生基本支出和項目支出的預(yù)算，財務(wù)部在財務(wù)管理模塊中根據(jù)審批后的“二上”預(yù)算分別分配各部門預(yù)算額度。在預(yù)算管理模塊根據(jù)部門或者項目等要素時時查詢預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度，有利促進(jìn)有影響因素的項目進(jìn)行追蹤，達(dá)到預(yù)算執(zhí)行分析的有效性。

（五）科研課題管理模塊

科研課題管理模塊根據(jù)課題項目任務(wù)書的預(yù)算結(jié)構(gòu)在ERP信息平臺中設(shè)置費用類別和費用預(yù)算控制。做到費用分類分項核算，課題費用類別之間不亂串，不錯行，不超支，各課題項目負(fù)責(zé)人時時查詢到自己課題項目的預(yù)算執(zhí)行率。

（六）智能分析和人力資源管理模塊

綜合智能分析報表設(shè)置同比和環(huán)比的報表結(jié)構(gòu)進(jìn)行系統(tǒng)化分析。人力資源管理設(shè)置每位職員的個人信息進(jìn)行電子化綜合管理，并自動計算五險一金和個人所得稅，發(fā)放工資的數(shù)據(jù)通過集成生成憑證到財務(wù)管理模塊。減少人工計算和人工憑證的操作，有效提高工作效率。

（七）ERP系統(tǒng)建設(shè)控制措施

單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)信息系統(tǒng)建設(shè)整體規(guī)劃提出項目建設(shè)方案，明確建設(shè)目標(biāo)、人員配備、職責(zé)分工、經(jīng)費保障和進(jìn)度安排等相關(guān)內(nèi)容，按照規(guī)定的權(quán)限和程序?qū)徟髮嵤?。單位?yīng)當(dāng)切實做好信息系統(tǒng)上線的各項準(zhǔn)備工作，培訓(xùn)業(yè)務(wù)操作和系統(tǒng)管理人員，制定科學(xué)的上線計劃和新舊系統(tǒng)轉(zhuǎn)換方案，考慮應(yīng)急預(yù)案，確保新舊系統(tǒng)順利切換和平穩(wěn)銜接。

三、目前事業(yè)單位財務(wù)內(nèi)控管理存在的主要問題

（一）ERP系統(tǒng)的應(yīng)用為事業(yè)單位帶來了新的經(jīng)營風(fēng)險endprint

ERP系統(tǒng)作為一種現(xiàn)代化的信息管理手段，將其應(yīng)用到事業(yè)單位的內(nèi)部控制管理當(dāng)中，會對事業(yè)單位在數(shù)據(jù)處理以及信息安全等方面造成一定的風(fēng)險。而且，事業(yè)單位也缺乏風(fēng)險應(yīng)對的應(yīng)急預(yù)案，這樣就會降低事業(yè)單位在面臨風(fēng)險時的自我調(diào)節(jié)能力，影響事業(yè)單位各項業(yè)務(wù)活動的順利進(jìn)行，對事業(yè)單位造成不必要的經(jīng)營損失。

（二）事業(yè)單位缺乏完善的內(nèi)控監(jiān)督機(jī)制，使得ERP系統(tǒng)的執(zhí)行力度不足

ERP管理系統(tǒng)作為一種新型的管理手段，在事業(yè)單位內(nèi)部管理的過程中需要一定的過度時間，會存在部分人員對ERP系統(tǒng)的實施并不上心，對相關(guān)流程只是敷衍了事，導(dǎo)致ERP系統(tǒng)無法發(fā)揮其最大功效。這些問題的產(chǎn)生都是由于事業(yè)單位缺乏完善的內(nèi)控監(jiān)督機(jī)制，沒有將具體的工作責(zé)任落實到具體的部門和人員，導(dǎo)致事業(yè)單位工作氛圍不佳，ERP系統(tǒng)的執(zhí)行力度不足，對其重視力度不強(qiáng)。

四、ERP系統(tǒng)下提升事業(yè)單位財務(wù)內(nèi)控管理效率的具體手段

（一）完善風(fēng)險監(jiān)督機(jī)制，提高經(jīng)營穩(wěn)定性

ERP系統(tǒng)應(yīng)該逐步完善自身的風(fēng)險防御機(jī)制，針對可能發(fā)生風(fēng)險的項目提前制定防范措施，并利用專業(yè)人員制定出相關(guān)業(yè)務(wù)的可行性報告，防止風(fēng)險來臨影響正常經(jīng)營。在ERP系統(tǒng)的程序設(shè)計時，嚴(yán)謹(jǐn)把關(guān)，控制權(quán)限，規(guī)范管理流程，調(diào)用專業(yè)人員對各個環(huán)節(jié)進(jìn)行把控，全面發(fā)揮ERP系統(tǒng)的內(nèi)在作用。同時激發(fā)管理者的責(zé)任意識和工作人員的工作熱情，從而提高經(jīng)營的穩(wěn)定性。

（二）事業(yè)單位應(yīng)該根據(jù)自身實際情況對內(nèi)控流程進(jìn)行重新梳理和分配

當(dāng)ERP系統(tǒng)在事業(yè)單位內(nèi)控制度中發(fā)揮作用之后，事業(yè)單位就應(yīng)該根據(jù)不同類型的內(nèi)控流程進(jìn)行重新梳理，對人員和物資做到科學(xué)分配，提高內(nèi)控管理的執(zhí)行效率。增加ERP系統(tǒng)的權(quán)限管理業(yè)務(wù)流程能夠豐富事業(yè)單位管理內(nèi)容，通過補(bǔ)充類似事業(yè)單位缺乏的內(nèi)控流程我們能夠?qū)RP系統(tǒng)帶來的新的風(fēng)險做出更好的防范和控制。

總而言之，在如今新經(jīng)濟(jì)時代的影響下，只有不斷創(chuàng)新才能夠應(yīng)對多變的市場對事業(yè)單位提出的各種問題。事業(yè)單位要想提升自己的綜合影響力，就要從團(tuán)隊建設(shè)入手，發(fā)揮自身的優(yōu)勢，積極響應(yīng)政府的相關(guān)政策制定出適合自身長遠(yuǎn)發(fā)展的管理道路，充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)的潛在作用，通過加強(qiáng)內(nèi)控流程負(fù)責(zé)人員和審計人員ERP系統(tǒng)應(yīng)用的培訓(xùn)力度，對現(xiàn)有的流程進(jìn)行重新梳理和分類，不斷完善事業(yè)單位的風(fēng)險防范機(jī)制，提升事業(yè)單位在市場競爭中的核心競爭力。

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（作者單位：上海辰山植物園）endprint