流動(dòng)人員人事檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策分析

王蕾

[摘 要]在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)背景下，隨著流動(dòng)人員總數(shù)不斷增多，單位及個(gè)人互相選擇的空間越來(lái)越大，從而導(dǎo)致流動(dòng)人員的基本信息管理成為人事工作及社會(huì)管理的重要內(nèi)容。本文首先介紹了國(guó)內(nèi)流動(dòng)人口人事檔案管控的現(xiàn)況，進(jìn)而闡述了幾點(diǎn)科學(xué)的管理策略。

[關(guān)鍵詞]人事檔案；流動(dòng)人員；管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.24.094

[中圖分類號(hào)]G275.9 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2018）24-0-02

0 引 言

人事檔案資料記載了一個(gè)人的經(jīng)歷，既是個(gè)人歷史資料的關(guān)鍵證明，還是企業(yè)人力部門(mén)提拔人才的關(guān)鍵依據(jù)?，F(xiàn)階段，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系的逐漸完善，人員流動(dòng)情況非常普遍，而且人事檔案管理活動(dòng)缺少制度化、系統(tǒng)化。很多檔案資料被投進(jìn)社會(huì)便一去不復(fù)返，加大了檔案管理工作的難度，并且還會(huì)形成諸多廢棄資料，給人事檔案管理造成了巨大阻礙。另外，產(chǎn)生大量廢棄資料與檔案遺失等現(xiàn)象會(huì)引起諸多煩瑣的檔案糾紛情況，導(dǎo)致企業(yè)人力部門(mén)提拔人才時(shí)沒(méi)有科學(xué)的依據(jù)。簡(jiǎn)而言之，人事檔案資料管理不當(dāng)，會(huì)直接或間接給個(gè)人及社會(huì)帶來(lái)巨大損失。所以，研究流動(dòng)人口人事檔案管理方面存在的問(wèn)題，并制定科學(xué)的處理方法顯得尤為重要。

1 流動(dòng)人員人事檔案管理工作存在的問(wèn)題

1.1 檔案管理制度不完善

現(xiàn)階段，國(guó)家在流動(dòng)人才人事檔案工作上還沒(méi)有形成健全的管理制度，導(dǎo)致檔案管理工作的專業(yè)化很難得到提升。其主要體現(xiàn)在以下兩點(diǎn)：第一，有些不具有獨(dú)立人事權(quán)的企業(yè)隨意接收與管理流動(dòng)人口檔案資料，從而影響了檔案管理工作的正常秩序；第二，沒(méi)有制定完善的用人制度，很多檔案管理者的素質(zhì)較低，很難對(duì)人事檔案資料進(jìn)行專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。

1.2 檔案信息入檔不完善

流動(dòng)人口人事檔案資料包含很多內(nèi)容，如學(xué)歷職稱、簡(jiǎn)歷、合同、職位任免等信息。但是，在人事檔案工作中，難以完整地歸檔這些資料：一方面，流動(dòng)人才的流動(dòng)性大，加上有些單位不注重已調(diào)走員工的檔案移交任務(wù)，而是讓流動(dòng)員工自帶，從而極易造成人事檔案信息遺失和不全。另一方面，用人組織在選聘流動(dòng)人才以后，忽略了流動(dòng)人才檔案信息的采集和入檔。

1.3 檔案內(nèi)容缺少準(zhǔn)確性

人事檔案信息既是單位合理應(yīng)用流動(dòng)人才的關(guān)鍵依據(jù)，還是流動(dòng)人才享受各項(xiàng)福利待遇的基礎(chǔ)。但是，有些流動(dòng)者為追求個(gè)人利益，隨意偽造檔案內(nèi)容，對(duì)年紀(jì)、工齡、黨齡以及學(xué)歷資料進(jìn)行修改，極大影響了人事檔案資料的準(zhǔn)確性。

1.4 檔案管理方式陳舊

流動(dòng)人才人事檔案工作需采用高效、簡(jiǎn)捷的現(xiàn)代化管理方式，由此降低檔案管理者的勞動(dòng)強(qiáng)度，提升檔案管理的效率。但是，現(xiàn)階段國(guó)內(nèi)很多基層檔案管理單位的管理方式比較陳舊，缺少足夠的硬件設(shè)備，未引進(jìn)科學(xué)的管理技術(shù)，導(dǎo)致檔案管理工作的信息化程度不能滿足信息化時(shí)代的發(fā)展要求，不利于提升檔案資料的利用率。

1.5 檔案管理違規(guī)現(xiàn)象查處不力

盡管監(jiān)察單位、人社部、國(guó)家檔案機(jī)構(gòu)聯(lián)合發(fā)布了《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》，但各級(jí)黨委、政府機(jī)關(guān)監(jiān)督管理不當(dāng)。近些年，各地區(qū)的流動(dòng)人才人事檔案經(jīng)常出現(xiàn)損壞、遺失、修改、偽造、泄密等諸多違規(guī)行為，責(zé)任機(jī)構(gòu)、責(zé)任主體很少有被查懲的。

1.6 “棄檔”情況較為嚴(yán)重

“棄檔”主要指流動(dòng)人員把自己的檔案資料存放在人力資源交流中心和人才市場(chǎng)，也不和存檔管理機(jī)構(gòu)聯(lián)系時(shí)間超過(guò)3年之上。流動(dòng)人口的檔案管理觀念較為淡薄，并未認(rèn)識(shí)到人事檔案的重要性。很多流動(dòng)人員特別是大中專人員對(duì)人事機(jī)制及人事檔案工作缺少了解，在畢業(yè)以后均是進(jìn)私企工作，認(rèn)為“是否有人事檔案都沒(méi)關(guān)系”，只要能調(diào)動(dòng)、控制、考評(píng)工作即可，而將檔案棄之不管。

2 加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理的難點(diǎn)

2.1 檔案資料的完整性入檔難

檔案管理工作一定要確保其完整性，這是保證檔案內(nèi)容準(zhǔn)確性的基礎(chǔ)條件，在人事檔案管理的過(guò)程中難以滿足這個(gè)要求。由于流動(dòng)人口的獨(dú)特性，有些流動(dòng)人才在調(diào)離原職位后，檔案一般由本人管理，在找到工作以前，檔案資料很可能會(huì)出現(xiàn)遺失的情況。

2.2 檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化管理難

人事檔案屬于關(guān)鍵的數(shù)據(jù)信息，若要實(shí)現(xiàn)信息共享，就要充分發(fā)揮出檔案的價(jià)值及作用，因此要加強(qiáng)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理。由于流動(dòng)人才的職業(yè)較多，每個(gè)檔案的內(nèi)容都不同，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理較難，許多檔案依然以原始的結(jié)構(gòu)模式存在，未得到及時(shí)更新，歸檔到人事檔案管理機(jī)構(gòu)的資料顯得十分復(fù)雜、無(wú)序。

2.3 檔案資料的查詢與應(yīng)用難

檔案管理工作的最終目的是為了提高人事檔案的利用率，若要迅速、精準(zhǔn)地查詢檔案，當(dāng)前還存在較大的難度。其主要原因是檔案的數(shù)量較多、需求范圍大、查詢頻率高、管理方式陳舊。

3 加強(qiáng)流動(dòng)人才人事檔案管理的方法

3.1 優(yōu)化檔案管理制度

國(guó)家要逐步規(guī)范流動(dòng)人才人事檔案管理組織，嚴(yán)格制約無(wú)管理資格機(jī)構(gòu)隨意接收與管理人事資料，切實(shí)保障流動(dòng)人才人事檔案工作順利開(kāi)展。檔案管理單位要努力建設(shè)一支高素養(yǎng)的檔案管理人才團(tuán)隊(duì)，需要具有較高的政治素養(yǎng)及專業(yè)水平。檔案管理單位要實(shí)施持證上崗制度，定時(shí)對(duì)檔案管理者進(jìn)行職業(yè)道德培訓(xùn)及專業(yè)理論教育，進(jìn)一步提升檔案管理人員的管理效率。

3.2 完善檔案管理采集工作

為了確保流動(dòng)人才檔案資料的完整性，需從檔案信息的采集工作著手，建立完善的管理體制。首先，創(chuàng)建流動(dòng)人才人事檔案信息采集網(wǎng)絡(luò)，結(jié)合檔案產(chǎn)生的特征，綜合采用定向采集、追蹤采集、定時(shí)采集、補(bǔ)充采集等途徑，防止造成檔案信息采集遺漏。其次，確定用人機(jī)構(gòu)、流動(dòng)人才在人事檔案信息采集入檔方面的職責(zé)，并保證檔案在流出和接收過(guò)程中的完整性。

3.3 嚴(yán)格管理檔案的詳細(xì)信息

在早期創(chuàng)建流動(dòng)人才檔案時(shí)，相關(guān)部門(mén)一定要仔細(xì)核查流動(dòng)人口的身份證、技術(shù)資格證等各種資料，結(jié)合流動(dòng)人口實(shí)踐經(jīng)歷的變化立即調(diào)整檔案內(nèi)容，保證人事檔案信息的準(zhǔn)確性。而且，為了滿足新時(shí)代的發(fā)展要求，還要及時(shí)調(diào)整流動(dòng)人才人事檔案的內(nèi)容，令檔案內(nèi)容在基于傳統(tǒng)與共性信息的前提下，可以突出體現(xiàn)個(gè)人專長(zhǎng)、專業(yè)技能、理論知識(shí)、職業(yè)道德等各種情況。

3.4 提升人事檔案工作的現(xiàn)代化能力

注重基層流動(dòng)人口人事檔案管理組織的基礎(chǔ)設(shè)施創(chuàng)建，確保檔案管理滿足防火、防盜、避光、抗潮、抗蛀、抗高溫等要求。而且，加速流動(dòng)人才人事檔案工作的信息化建設(shè)，采用信息化技術(shù)保存、檢索、追蹤入檔人事檔案資料，逐漸實(shí)現(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化、檔案信息電子化、檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，令人事檔案可以及時(shí)體現(xiàn)流動(dòng)人口的成長(zhǎng)經(jīng)歷，提升了人事檔案的使用價(jià)值。

3.5 嚴(yán)肅人事檔案工作的紀(jì)律

各級(jí)政府機(jī)構(gòu)與人事服務(wù)組織要仔細(xì)落實(shí)中組部、人社部等單位及監(jiān)察部門(mén)的各種要求，嚴(yán)肅紀(jì)律，優(yōu)化制度，嚴(yán)格管理流動(dòng)人口檔案資料。針對(duì)違規(guī)行為，交由黨委機(jī)構(gòu)與政府人才資源社保部進(jìn)行查處，根據(jù)情況的嚴(yán)重性給予當(dāng)事人與相關(guān)責(zé)任主體批評(píng)教育及黨紀(jì)、政紀(jì)懲處，對(duì)于觸犯法律的，應(yīng)依法追究法律責(zé)任。

3.6 確定人事檔案工作的目標(biāo)

確定人事檔案工作的目標(biāo)要做好以下工作。首先，在接收檔案資料時(shí)，要保證內(nèi)容的完整性與真實(shí)性。而且，對(duì)每份檔案的準(zhǔn)確性進(jìn)行仔細(xì)核查，針對(duì)出現(xiàn)錯(cuò)誤或是漏洞的檔案資料要及時(shí)向檔案的源頭索要準(zhǔn)確的信息。其次，注重提升檔案管理者的專業(yè)素養(yǎng)，并從整體能力的考核上對(duì)檔案管理者提出更高的要求，要求檔案管理者持證上崗，既要確定各個(gè)管理者的工作分工，還要定期進(jìn)行考評(píng)。最后，檔案管理者需要仔細(xì)處理流動(dòng)人才檔案資料的采集、整理與編目工作，在對(duì)人事檔案資料進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理時(shí)，加快流動(dòng)人員檔案工作的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)。

3.7 轉(zhuǎn)變檔案管理者的觀念

檔案管理效果與檔案管理者的觀念息息相關(guān)，因此轉(zhuǎn)變管理觀念非常關(guān)鍵。檔案管理機(jī)構(gòu)要優(yōu)化檔案的采集工作，轉(zhuǎn)變檔案管理者的管理觀念，創(chuàng)建完善的流動(dòng)人才檔案信息采集網(wǎng)絡(luò)，以定期定向采集模式為主，以動(dòng)態(tài)追蹤的分散采集為輔，需轉(zhuǎn)變以往的檔案采集與存儲(chǔ)方法，繼續(xù)推行已開(kāi)始局部應(yīng)用的“人事立戶”的管理模式。

3.8 創(chuàng)新檔案管理形式

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)系統(tǒng)革新的逐漸深入，由此出現(xiàn)了人事代理機(jī)制，流動(dòng)人才人事檔案工作、薪資核算等相關(guān)工作由人才交流組織管理，而非由用人機(jī)構(gòu)管理。這是一項(xiàng)全新的用人制度，解決了原來(lái)人事檔案工作的封閉化、分散化等現(xiàn)況，逐漸朝著社會(huì)化、透明化的趨勢(shì)發(fā)展。

4 結(jié) 語(yǔ)

新形勢(shì)下，人員流動(dòng)逐漸加快，人員流動(dòng)開(kāi)始變成常態(tài)，進(jìn)而產(chǎn)生較大的流動(dòng)人才人事檔案管理缺陷，甚至形成諸多廢棄資料，不利用開(kāi)展人事檔案管理工作。針對(duì)新的問(wèn)題與挑戰(zhàn)，需要提升關(guān)注度，仔細(xì)研究原因，采用科學(xué)的措施進(jìn)一步優(yōu)化國(guó)內(nèi)流動(dòng)人才檔案管理。新時(shí)期，人才資源配備開(kāi)始走向市場(chǎng)化，一定要轉(zhuǎn)變檔案管理工作的意識(shí)，革新檔案管理信息系統(tǒng)，改變用人思想，為企業(yè)人力部門(mén)提拔人才提供重要的依據(jù)，科學(xué)配置社會(huì)資源。

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