論檔案信息化建設(shè)制約因素和應(yīng)對策略

陳茹

摘 要：隨著科技的不斷進(jìn)步，信息化的優(yōu)勢與檔案管理領(lǐng)域進(jìn)行積極融合，推動檔案信息化建設(shè)的穩(wěn)步前進(jìn)。本文立足專業(yè)角度，對檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容進(jìn)行了系統(tǒng)的闡述，深入分析了制約檔案信息化建設(shè)的主要因素，提出了具有針對性的解決策略，在根本上為檔案信息化建設(shè)營造更加優(yōu)質(zhì)的環(huán)境，促進(jìn)檔案信息的長遠(yuǎn)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)；制約因素；應(yīng)對策略

在信息技術(shù)的支持下，檔案事業(yè)更顯時代特征，將信息化的優(yōu)勢融入檔案發(fā)展實踐，促使檔案管理模式發(fā)生質(zhì)的飛躍，由傳統(tǒng)的手工方式發(fā)展為信息化管理方式，在提升管理水平的同時，客戶查詢和應(yīng)用效率顯著提高，實現(xiàn)了對檔案實體的全方位保護(hù)。檔案信息化建設(shè)的出發(fā)點是適應(yīng)新時期網(wǎng)絡(luò)高速發(fā)展的背景。立足信息網(wǎng)絡(luò)社會，檔案信息需求規(guī)模不斷擴(kuò)大，檔案應(yīng)用模式更顯多元化，需要適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)背景，加快檔案信息化建設(shè)步伐。為此，要將檔案發(fā)展實踐與新時期社會環(huán)境相融合，準(zhǔn)確找出制約檔案信息化建設(shè)的因素，構(gòu)建有效的、針對性的策略，在提升檔案信息化建設(shè)水平的同時，以更好地滿足整個社會的檔案需求。

1 基于專業(yè)角度對檔案信息化建設(shè)內(nèi)容的闡述

在整個檔案信息化建設(shè)過程中，針對的是檔案目錄的計算機(jī)管理以及檔案原文的管控兩個方面。在推廣應(yīng)用中，發(fā)揮電子檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢，強(qiáng)化對檔案條目以及相關(guān)紙質(zhì)檔案電子版的全面管理。立足信息化背景，主要涉及基礎(chǔ)設(shè)施的全面建設(shè)、相關(guān)檔案管理法律法規(guī)的調(diào)整與完善、管理制度和標(biāo)準(zhǔn)的形成以及信息化管理團(tuán)隊的建設(shè)組織管理等。從總體上講，檔案信息化建設(shè)的形成需要多方面機(jī)制的共同支持，涉及相關(guān)體制、機(jī)制以及相互配合等具體工作，需要各個因素之間通力合作，相互協(xié)調(diào)與配合。立足本質(zhì)進(jìn)行分析，檔案信息化建設(shè)更顯系統(tǒng)性與復(fù)雜性。在具體工作開展之前，要深入挖掘制約因素，做好全面的分析，找準(zhǔn)問題所在，從而形成針對性較強(qiáng)的應(yīng)對策略，有效擴(kuò)大檔案信息化建設(shè)的成果。

2 深入分析新時期檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中的制約因素

2.1 檔案管理機(jī)構(gòu)缺乏對檔案信息化建設(shè)的深入認(rèn)識

立足信息環(huán)境下的檔案管理，其根本目的是實現(xiàn)檔案遠(yuǎn)程服務(wù)，增強(qiáng)資源共享程度，在根本上提升檔案資源的利用效率。但是，目前一些檔案管理機(jī)構(gòu)對信息化建設(shè)認(rèn)識不到位，尚未對其給予足夠的重視，直接影響信息化建設(shè)的積極性，很難形成全新的檔案管理觀念，知識結(jié)構(gòu)彰顯落后性。另外，在信息化建設(shè)進(jìn)程中，缺乏專業(yè)的、有組織的培訓(xùn)和教育活動。除此之外，在信息化建設(shè)實踐中，需要支出較高的成本，尤其是面對硬件系統(tǒng)不斷縮短的升級周期，檔案信息系統(tǒng)更新?lián)Q代的次數(shù)增加，影響管理機(jī)構(gòu)對信息化建設(shè)的重視程度，工作缺乏主動性，很難實現(xiàn)檔案信息化硬件系統(tǒng)與市場發(fā)展的有效契合，與時代發(fā)展不相適應(yīng)，直接影響檔案信息化建設(shè)的整體水平。

2.2 結(jié)合時代背景積極進(jìn)行檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的制定與執(zhí)行

無論檔案管理模式如何變化，管理方式、管理環(huán)節(jié)、管理手段以及管理標(biāo)準(zhǔn)的構(gòu)建都至關(guān)重要，不容忽視，直接影響檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，同時，也是檔案信息化建設(shè)的核心內(nèi)容。具體講，檔案信息化建設(shè)中涉及多種技術(shù)類型，如信息技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)等，只有借助規(guī)范化的管理，遵循標(biāo)準(zhǔn)化的操作方式，才能有效應(yīng)對發(fā)展中的不足。在當(dāng)前的檔案信息化建設(shè)中，缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，很難實現(xiàn)對檔案信息化建設(shè)行為的有效規(guī)范，與整個社會信息需求現(xiàn)狀不相適應(yīng)，共享目標(biāo)很難實現(xiàn)，尤其是隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷完善，檔案信息在精度和實效性方面面臨更高的標(biāo)準(zhǔn)和要求。檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)需要構(gòu)建更加完善的網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)平臺，制定科學(xué)的管理標(biāo)準(zhǔn)，在根本上保證信息的安全性，切實提升使用者檔案信息應(yīng)用體驗。

2.3 檔案信息化建設(shè)中不良因素的存在直接影響檔案的保密性與安全性

檔案信息化建設(shè)的目的是提升信息在全社會范圍內(nèi)的共享水平。檔案資源在密級方面彰顯不同，在很大程度上影響檔案信息的共享程度，很多檔案具有較高層級的保密性。信息技術(shù)與檔案管理的結(jié)合促使檔案信息資源遭受黑客、病毒攻擊的幾率增大。另外，管理人員也存在檔案無意識泄露現(xiàn)象，同時，信息化建設(shè)中，電磁泄露、剩磁泄露問題也存在，各種因素綜合作用下，檔案信息泄露的風(fēng)險增大。除此之外，在檔案信息化建設(shè)實踐中，一些人員尚未對自身的工作習(xí)慣等進(jìn)行及時調(diào)整，保護(hù)措施不到位，造成檔案信息保存過程中的泄露現(xiàn)象，使得檔案信息安全性與保密性工作難度增大。

3 如何推動檔案信息化建設(shè)的有序發(fā)展

3.1 全面夯實檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性工作

立足檔案信息化建設(shè)實踐，物質(zhì)基礎(chǔ)凸顯薄弱性，對檔案信息化發(fā)展影響較大，很難發(fā)揮基礎(chǔ)性保障作用。因此，首先，構(gòu)建完善的硬件設(shè)備配置，形成較為穩(wěn)定和安全的局域網(wǎng)，提升可靠性。充分發(fā)揮多種設(shè)備的基本功能，加快檔案網(wǎng)絡(luò)化目標(biāo)的實現(xiàn)，切實提升檔案利用效率。其次，基于檔案資源的本質(zhì)，將保密與安全工作落到實處。檔案的基本特性是保密性，但是，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的突出特質(zhì)是開放性。為此，檔案管理機(jī)構(gòu)要積極探索高性能的加密技術(shù)，將數(shù)據(jù)加密、完整性檢測以及數(shù)據(jù)庫保護(hù)技術(shù)融入其中，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)安全漏洞的及時修復(fù)，強(qiáng)化預(yù)期安全管理目標(biāo)的實現(xiàn)。另外，在構(gòu)建檔案信息化平臺之前，需要進(jìn)行全面的安全風(fēng)險評估，明確安全等級，形成針對性較強(qiáng)的控制對策，為網(wǎng)絡(luò)檔案信息安全管理體系的構(gòu)建提供更加全面的支持。除此之外，積極加強(qiáng)法制建設(shè)，為檔案信息化建設(shè)營造更加優(yōu)質(zhì)的法制環(huán)境。

3.2 準(zhǔn)確掌握整個社會對網(wǎng)絡(luò)檔案信息服務(wù)的實際需求

隨著網(wǎng)絡(luò)發(fā)展勢頭的增強(qiáng)，加之整個社會對檔案需求的增加，信息需求模式更顯多樣化的特點。因此，檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)要重視對客戶需求的全面掌握，保證信息供應(yīng)量的充足性，在根本上更好地滿足客戶多樣化的信息需求標(biāo)準(zhǔn)。另外，要將大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)引入檔案管理領(lǐng)域，準(zhǔn)確評估用戶的需求方向，對信息進(jìn)行動態(tài)化的收集和整理，在分析基礎(chǔ)上進(jìn)行科學(xué)分類歸納，增強(qiáng)信息服務(wù)的有效性。同時，為了推廣信息化服務(wù)，可以借助網(wǎng)絡(luò)視頻的方式開設(shè)培訓(xùn)課程，提升使用者的搜索檢測能力，實現(xiàn)對檔案學(xué)信息化平臺的熟練應(yīng)用。

3.3 基于檔案信息服務(wù)效益強(qiáng)化檔案信息服務(wù)市場建設(shè)

檔案服務(wù)極具公益性的特征，在根本上講，其社會效益與經(jīng)濟(jì)效益獲取至關(guān)重要。檔案信息蘊(yùn)含巨大資源，只有保證開發(fā)的合理性與科學(xué)性，才能體現(xiàn)信息自身的價值，推動其由靜態(tài)信息轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力。因此，要將服務(wù)理念滲入檔案信息化建設(shè)實踐，以服務(wù)為基礎(chǔ)，切實提升各方面效益。要尊重市場，發(fā)揮市場導(dǎo)向性作用，對用戶需求進(jìn)行準(zhǔn)確定位，以開發(fā)更加高品質(zhì)的檔案信息產(chǎn)品，更好地順應(yīng)檔案信息服務(wù)市場的發(fā)展趨勢。借助對檔案信息資源的合理整合，充分挖掘其自身潛在價值，發(fā)揮各個部門與機(jī)構(gòu)通力合作的優(yōu)勢，構(gòu)建彰顯現(xiàn)代化優(yōu)勢的網(wǎng)絡(luò)檔案信息體系。

4 結(jié)束語

綜上，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，其與檔案事業(yè)的結(jié)合更加緊密。為此，要立足新的發(fā)展環(huán)境，加快檔案信息化建設(shè)速度，充分發(fā)揮信息設(shè)備的優(yōu)勢，強(qiáng)化對檔案信息資源的科學(xué)整合，以更好地滿足整個社會對檔案信息服務(wù)的要求，充分發(fā)揮檔案信息的價值，推動檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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