新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀與發(fā)展前景

摘 要：社會局勢的變化表示著國內(nèi)多項(xiàng)事業(yè)正處在積極發(fā)展的階段，而檔案管理就是其中的重點(diǎn)項(xiàng)目。只是現(xiàn)在事業(yè)單位檔案管理的環(huán)境沒有達(dá)到預(yù)期的想象效果，實(shí)際還有很多尚未處理好的問題存在，在現(xiàn)實(shí)操作里面它們會不斷抑制公司成長[1]。這篇論文就是結(jié)合了新時(shí)代環(huán)境下的事業(yè)單位檔案管理情況和成長愿景所涉及的問題采取詳細(xì)的研究，并在上述問題中實(shí)行。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；事業(yè)單位；檔案管理；工作現(xiàn)狀；發(fā)展前景

現(xiàn)在的社會中，國內(nèi)公司大部分處于革新階段，并且在公司轉(zhuǎn)變體系、架構(gòu)、組成與形式的時(shí)候，都會出現(xiàn)大規(guī)模的員工協(xié)調(diào)，這時(shí)沒有相關(guān)事業(yè)單位資料是不能確保高效、穩(wěn)定的完成協(xié)調(diào)工作的。所以，必須要加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的完善，促進(jìn)檔案管理員工自身的素質(zhì)與責(zé)任感的養(yǎng)成，融入當(dāng)下先進(jìn)的管理實(shí)力，讓國內(nèi)的事業(yè)單位創(chuàng)造與成長可以得到深層次優(yōu)化。

1 事業(yè)單位檔案管理的價(jià)值所在

這里說到的事業(yè)單位檔案其實(shí)就是整合企業(yè)員工多方面資料的數(shù)據(jù)儲存室，它促進(jìn)了國內(nèi)人力資源管制事務(wù)的穩(wěn)定發(fā)展。完善事業(yè)單位檔案的相關(guān)事宜，不但能優(yōu)化事業(yè)單位檔案資料所涉及的相關(guān)工作，還能給未來階段的成長給予大力的支持。我們也可以這樣去理解，事業(yè)單位檔案的出現(xiàn)所起到的作用，主要是推動了人力資源工作的完成度，并加大了國內(nèi)部分公司的主要競爭實(shí)力。

2 事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀

2.1 缺乏充足的事業(yè)單位檔案管理技術(shù)人員

第一，因?yàn)閱T工的不固定性和架構(gòu)部門重新組建的多重因素，就很容易導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理技術(shù)員工的工作出現(xiàn)變化。并且新出任工作的人員都是沒有接受高級檔案理論學(xué)習(xí)的，只知道把對應(yīng)文件放入檔案架，沒有基礎(chǔ)的檔案工作的認(rèn)知，更別說對于檔案學(xué)、管理學(xué)和檔案的一系列過程的相關(guān)檔案概念的熟知了，關(guān)于檔案資料的一系列流程認(rèn)知甚少，使得檔案管理達(dá)不到期望的水準(zhǔn)[2]。那部分管理工作者，差不多都沒有了解過檔案管理的完整計(jì)劃，導(dǎo)致該單位檔案管理的成長發(fā)展。第二，因?yàn)闄n案管理的信息科技的革新，所屬工作者應(yīng)該具備當(dāng)下流行的管理技能，主要是電腦使用和軟件使用，這也是升級為高級檔案管理者的必經(jīng)之路，為后續(xù)的高效檔案管理提供了技術(shù)支持。

2.2 缺少優(yōu)質(zhì)的事業(yè)單位檔案管理體系

根據(jù)現(xiàn)如今的相關(guān)數(shù)據(jù)分析，很多單位缺乏專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，也沒有在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行相關(guān)工作的檢驗(yàn)與管制，也包括檔案資料的審核與修改內(nèi)容。并且，很少有單位會建立完善的事業(yè)單位檔案管理體系，內(nèi)容主要包括檔案的整合、分類放置、檢查更替的這幾部分給予名門限定，會有些許單位建立了體系但是最終都沒有將其落實(shí)，檔案管理不清不楚，沒有詳細(xì)裝訂，也無法直接反映出一個人的完整信息。

2.3 缺少事業(yè)單位檔案的相關(guān)嚴(yán)密保護(hù)觀念

現(xiàn)在是信息科技高度發(fā)展的新時(shí)代，很多管理檔案的軟件都普遍走向完善與科技化，但是出現(xiàn)了很多管理者太過于依靠電腦科技的現(xiàn)象，而完全不使用傳統(tǒng)檔案材料的方法，缺乏對于檔案資料的嚴(yán)密保護(hù)觀念。還要說到的就是，倘若該檔案是非常嚴(yán)密或者重要的，那么就應(yīng)該使用傳統(tǒng)檔案材料再進(jìn)行備份，如果電腦上的檔案信息因?yàn)槟承┮蛩赜谰眯詠G失，還可以找回[3]。并且，雖然現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展迅速，但是檔案管理人員還是需要有嚴(yán)密保護(hù)的觀念，才能抑制重要檔案在電腦上被盜竊的現(xiàn)象出現(xiàn)。

3 新背景下事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展前景

3.1 信息技術(shù)的應(yīng)用

隨著科技的進(jìn)步，信息技術(shù)的應(yīng)用也滲入到檔案管理中，人們已經(jīng)不再像以前一樣翻閱檔案，而是利用電腦登來實(shí)現(xiàn)對檔案的查閱。所以，作為管理檔案的工作人員必須有一個技能要求，那就是熟練掌握信息技術(shù)，在保留紙質(zhì)檔案的同時(shí)，也將檔案信息錄入電腦中，這樣就體現(xiàn)了多元化。

3.2 檔案信息電子化

信息技術(shù)很大程度上方便了人們的生活和工作，提高了人們的工作效率，解放了一定的勞動力，并且節(jié)約了成本，工作人員只需要有一臺電腦即可完成工作，只要將文字，圖片等錄入到計(jì)算機(jī)中就可以了。

3.3 檔案文件一體化

一般文件都需要進(jìn)行四個步驟，第一是制作，第二是對其的使用，第三是對其進(jìn)行短暫性的保存，最后就是永遠(yuǎn)的保存。發(fā)達(dá)國家對檔案的管理有一個值得借鑒的地方就是他們會將文件和檔案進(jìn)行整合，這樣就可以節(jié)省很多的精力財(cái)力和人力。事業(yè)單位也不需要再增加相關(guān)的部門。

3.4 對檔案的查閱和使用范圍的增大

隨著現(xiàn)代技術(shù)的不斷發(fā)展，新的技術(shù)手段也在不斷增加，這也體現(xiàn)在對檔案的閱讀和使用上，人們可以以更多的方式對檔案進(jìn)行了解和使用，而且會有更多的人可以接觸到檔案并且使用檔案的信息內(nèi)容。

4 促進(jìn)檔案管理工作提高效率的措施

根據(jù)上述的論述，特提出以下建議：

4.1 創(chuàng)建檔案網(wǎng)絡(luò)體系

將事業(yè)單位的檔案及時(shí)輸入系統(tǒng)，并且根據(jù)情況及時(shí)更正信息，使檔案呈現(xiàn)出一定的體系。并且還有隨時(shí)將競爭對手的信息進(jìn)行了解，也將其錄入系統(tǒng)，這樣可以讓事業(yè)單位及時(shí)地調(diào)整競爭戰(zhàn)略。事業(yè)單位要想在市場中得到長遠(yuǎn)的發(fā)展，最首要的就是要掌握大量的信息，無論是單位內(nèi)部，還是外部，要建立一整套的數(shù)據(jù)庫。有了數(shù)據(jù)庫，事業(yè)單位才能把市場的動態(tài)都掌握，才能為事業(yè)單位的發(fā)展提供決策依據(jù)。

4.2 有效配置資源

有效配置資源的方法就是實(shí)現(xiàn)檔案的分級管理，這樣就使得檔案的管理趨于結(jié)構(gòu)化，一旦要查閱使用信息，就會顯得十分方便，提高了效率[4]。并且要讓檔案的整體結(jié)構(gòu)更為簡單，不能太繁瑣，這樣也能方便檢索。

4.3 增加服務(wù)內(nèi)容

現(xiàn)在對檔案的管理呈現(xiàn)出很多新模式，并且在這過程中，檔案的現(xiàn)代化管理也實(shí)現(xiàn)了創(chuàng)新。舉個例子，現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)社會十分發(fā)達(dá)，網(wǎng)絡(luò)讓世界連成一體，足不出戶就可以掌握世界動態(tài)，所以事業(yè)單位可以利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢掌握世界最新發(fā)生的事件，并把這些事件通過分析后列入檔案，這樣日后若事業(yè)單位出現(xiàn)類似情況就可以借鑒經(jīng)驗(yàn)，事業(yè)單位也可以因此得到發(fā)展。與此同時(shí)，還可以創(chuàng)建事業(yè)單位的相關(guān)網(wǎng)站，網(wǎng)站的設(shè)計(jì)不能一味地模仿，要融入本事業(yè)單位的特色，可以定期將檔案管理工作信息放置在網(wǎng)站上，以供查閱，這樣還可以提高社會群眾對檔案管理的關(guān)注，有利于檔案管理工作的進(jìn)行。

5 小結(jié)

事業(yè)單位檔案管理的主要特征便是全面性、現(xiàn)代性與技術(shù)性的，不管是在任何一個單位里面，領(lǐng)導(dǎo)與高層都需要加強(qiáng)對其的認(rèn)知，這種做法可以提升事業(yè)單位檔案管理后期的穩(wěn)定發(fā)展與給單位帶來的價(jià)值。并且，對相關(guān)的管理部門給予充分的人員、物品與金錢的幫助，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的專業(yè)提升，促進(jìn)后期工作的穩(wěn)定完成?，F(xiàn)在社會中人事革新體系持續(xù)變化，不管是內(nèi)部、互相還是之外的員工都出現(xiàn)了不停的離職，因此就要加強(qiáng)對于事業(yè)單位檔案管理事宜的重視度。并且，要明白怎么樣才可以將單位關(guān)注人員的主要信息進(jìn)行存檔與使用，是每一個檔案管理者需要考慮的。其實(shí)我們應(yīng)該不斷創(chuàng)新，有一顆探索與開拓的真心，并運(yùn)用到實(shí)際操作中，相信未來的事業(yè)單位檔案管理肯定會越做越好。

參考文獻(xiàn)

[1]劉智勇；張學(xué)文；；對我國現(xiàn)行檔案行政管理體制的反思與完善[J]；檔案學(xué)通訊；2008年03期

[2]鐘素英；；淺析企業(yè)檔案管理信息化[J]；蘭臺世界；2012年S1期

[3]司臻；；現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)與發(fā)展[J]；中國管理信息化；2012年09期

[4]張學(xué)利；；事業(yè)單位檔案管理存在的問題[J]；才智；2013年09期

作者簡介

冉桂仙（1975-），女，土家族，重慶市酉陽人，大學(xué)?？疲瑱n案館員，重慶市酉陽自治縣統(tǒng)籌城鄉(xiāng)戶籍制度改革辦公室，研究方向：檔案管理。endprint