工程檔案管理面臨的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)措施

安丹

摘 要：對(duì)于建筑企業(yè)來(lái)說(shuō)，工程檔案管理工作能夠充分、全面的反映工程項(xiàng)目建設(shè)的過(guò)程，是企業(yè)實(shí)際建設(shè)運(yùn)用過(guò)程中必不可少的一個(gè)板塊，不僅在工程開(kāi)展之前能夠?yàn)楣こ淌┕し桨傅闹贫ㄌ峁﹨⒖迹€對(duì)施工過(guò)程中的質(zhì)量監(jiān)管、工程結(jié)束之后的維護(hù)與管理工作有著不可小覷的作用。但是在對(duì)工程檔案進(jìn)行管理過(guò)程中，卻依然存在相當(dāng)多的問(wèn)題，需要不斷進(jìn)行內(nèi)部工作審查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，有針對(duì)性的去解決問(wèn)題，提高工程檔案管理的效率。文章主要就當(dāng)前我國(guó)工程建設(shè)中檔案管理工作存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，探討如何提升工程檔案管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：工程檔案；問(wèn)題；應(yīng)對(duì)策略

1 引言

建筑工程材料標(biāo)準(zhǔn)化、制度化管理是建筑結(jié)構(gòu)安全與施工質(zhì)量的保證，為了達(dá)到施工控制的目的，在建設(shè)工程中具有十分重要的地位和意義。通過(guò)收集和整理工程資料，確保工程資料的完整性和真實(shí)性，能夠保證施工活動(dòng)的順利進(jìn)行，并能順利完成工程的驗(yàn)收，為工程提供原始的依據(jù)。所以，建筑企業(yè)應(yīng)注重對(duì)工程檔案的管理工作，不斷提升管理工作質(zhì)量。

2 當(dāng)前工程檔案管理所面臨的問(wèn)題

2.1 建筑工程資料管理體制不規(guī)范

由于建筑企業(yè)、施工企業(yè)在意識(shí)形態(tài)上的缺乏，使得建筑工程檔案管理未能得到足夠的重視，較多的企業(yè)將重心放在在了針對(duì)施工建設(shè)的管理方面。大部分的企業(yè)管理者認(rèn)為檔案管理屬于一個(gè)可有可無(wú)的環(huán)節(jié)，這一環(huán)節(jié)不能給企業(yè)產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，因此通常不會(huì)在該方面進(jìn)行更多的人力、財(cái)力和物力的投放。一些人甚至認(rèn)為，采用不規(guī)范、不科學(xué)的工程檔案管理方法，對(duì)工程檔案管理質(zhì)量影響不大，導(dǎo)致了較多的先進(jìn)建筑工程檔案管理體制都未得到及時(shí)的應(yīng)用。另外，在監(jiān)督方面企業(yè)也沒(méi)有建立由專(zhuān)人負(fù)責(zé)工程檔案管理監(jiān)督的制度，而施工監(jiān)理卻給建設(shè)方提供了非常專(zhuān)業(yè)化和社會(huì)化的服務(wù)，以此幫助建設(shè)單位針對(duì)工程的質(zhì)量、進(jìn)度和技術(shù)等方面進(jìn)行控制，所以監(jiān)理方還應(yīng)在工程資料管理方面承擔(dān)起管理責(zé)任。通過(guò)在資料收集、整理和保管過(guò)程中嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。確保工程檔案資料的完整性和有效性。

2.2 專(zhuān)業(yè)管理人才不足

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)的推動(dòng)下，檔案管理模式得到了發(fā)展與創(chuàng)新，但建筑工程專(zhuān)業(yè)檔案管理人才仍然比較緊缺。在實(shí)際管理中，建筑企業(yè)會(huì)抽調(diào)其它管理人員兼顧檔案管理工作。隨著現(xiàn)代科技水平的提高，作為檔案資料管理者，除了要掌握檔案管理工作的內(nèi)容外，還要掌握相應(yīng)的現(xiàn)代管理技術(shù)，所以，相關(guān)管理部門(mén)要對(duì)專(zhuān)業(yè)檔案管理人才加大培養(yǎng)力度。

2.3 缺乏先進(jìn)的檔案資料管理機(jī)制

建筑施工企業(yè)檔案資料管理意識(shí)淡薄，“重建設(shè)輕管理”的現(xiàn)象是普遍存在的。部分企業(yè)管理人員沒(méi)有正確認(rèn)識(shí)檔案管理的作用，認(rèn)為此項(xiàng)工作意義不大，對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益沒(méi)有幫助，因此在人力、物力及財(cái)力等當(dāng)面投人較低。甚至有的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，就算是不規(guī)范、不科學(xué)的檔案管理工作，也不會(huì)影響到工程質(zhì)量，一定程度上導(dǎo)致工程檔案資料管理體制形式化特點(diǎn)日益明顯。此外，在工程檔案資料管理中，沒(méi)有相應(yīng)的監(jiān)管監(jiān)理人員。施工監(jiān)理為建設(shè)單位提供專(zhuān)業(yè)、社會(huì)化服務(wù)，以此有效控制建筑項(xiàng)目施工質(zhì)量、進(jìn)度與技術(shù)，所以，監(jiān)理方還要承擔(dān)工程檔案資料管理的重任，嚴(yán)格控制資料管理的收集、整理、檔案形成及保管等各環(huán)節(jié)工作，以此確保檔案資料管理的完整與有效性。

3 提高建筑工程檔案管理質(zhì)量的措施

3.1 建立完善的檔案資料管理機(jī)制

目前，很多建筑企業(yè)內(nèi)部，針對(duì)檔案管理工作還沒(méi)有建立完善的管理機(jī)制，對(duì)檔案管理工作造成了很大的影響。建筑企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要重視工程檔案資料管理，并將此項(xiàng)工作納為正常議事日程中，安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理。隨著建筑工程項(xiàng)目的不斷延伸，工程檔案逐步形成，以此確保檔案管理的完整性。在實(shí)際施工中，要明確管理負(fù)責(zé)人，設(shè)立包含建設(shè)、監(jiān)理及施工等單位在內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)小組，全面考慮并規(guī)劃建筑工程檔案管理工作，建立并落實(shí)相關(guān)管理制度，并滲透到建筑工程的整個(gè)施工過(guò)程。對(duì)于建筑工程檔案管理的完善工作，不但要做好機(jī)制的建立，還要對(duì)建筑工程檔案收集、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)工作進(jìn)行完善。對(duì)建筑工程檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行積極鼓勵(lì)與引導(dǎo)，根據(jù)市場(chǎng)發(fā)展需求，建立集開(kāi)放、推廣及服務(wù)為一體的管理機(jī)制，不斷拓寬企業(yè)服務(wù)領(lǐng)域。

3.2 加強(qiáng)對(duì)工程檔案資料的監(jiān)督與控制

要加強(qiáng)工程檔案管理工作，首先是要提高企業(yè)相關(guān)管理層人的思想意識(shí)。加強(qiáng)宣傳工程資料的重要作用，讓企業(yè)的管理人員認(rèn)識(shí)到其重要作用，從而極高管理工作，建立健全相關(guān)的制度，并進(jìn)行科學(xué)合理的檔案資料保管，并確保企業(yè)施工當(dāng)中有關(guān)檔案資料的完整性和可靠性。在審核技術(shù)資料時(shí)，相關(guān)質(zhì)監(jiān)部門(mén)要嚴(yán)格審核簽名，對(duì)于代簽現(xiàn)象要予以批評(píng)，要求返工重做技術(shù)資料。在檔案收集中如果出現(xiàn)代簽現(xiàn)象，資料退回并要求重新做。施工企業(yè)資料人員要認(rèn)真履行自身職責(zé)，監(jiān)理人員也要認(rèn)真負(fù)責(zé)，不能代簽，如果施工企業(yè)出現(xiàn)設(shè)計(jì)與規(guī)范不達(dá)標(biāo)的問(wèn)題，可以拒簽，并及時(shí)提出要求施工企業(yè)返工重做，指導(dǎo)合格后方可簽字。

3.3 加強(qiáng)檔案管理人才培養(yǎng)，制定企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

工程檔案管理工作歸根到底需要通過(guò)人和制度來(lái)完成，因此在具體工作過(guò)程中，企業(yè)需要一邊加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)檔案管理人才的培養(yǎng)，加大對(duì)工程檔案管理的預(yù)算投入，從技術(shù)、資金等方面支持工程檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，檔案管理人員自身需要不斷加強(qiáng)從基本檔案管理知識(shí)到相關(guān)的信息技術(shù)、法律法規(guī)等延伸領(lǐng)域的學(xué)習(xí)，積極參加企業(yè)組織的專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)以及行業(yè)交流，及時(shí)轉(zhuǎn)變過(guò)去陳舊的檔案管理理念，根據(jù)市場(chǎng)的變化進(jìn)行檔案管理觀(guān)念的調(diào)整；一邊在企業(yè)內(nèi)進(jìn)行工程檔案管理規(guī)范與規(guī)則制定，成立工程檔案管理專(zhuān)項(xiàng)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)相關(guān)工作，對(duì)現(xiàn)有的管理制度根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行全面完善與規(guī)范，并積極落實(shí)，使得企業(yè)工程檔案管理工作有章可循，全面推動(dòng)工程檔案管理工作的常規(guī)化。

3.4 加強(qiáng)工程檔案管理信息化建設(shè)

隨著信息化時(shí)代和大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，傳統(tǒng)的技術(shù)檔案管理手段已經(jīng)不滿(mǎn)足現(xiàn)實(shí)要求，必須加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)在建筑施工檔案管理中的應(yīng)用。配備計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設(shè)備系統(tǒng)軟件的開(kāi)發(fā)應(yīng)用或完善，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)搭建專(zhuān)門(mén)的檔案管理平臺(tái)，把檔案信息化納入企業(yè)信息化建設(shè)之中，使檔案信息化與企業(yè)信息化同步發(fā)展。建筑施工內(nèi)業(yè)技術(shù)檔案工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要有秩序的管理和現(xiàn)代管理的運(yùn)用。通過(guò)采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以及數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)技術(shù)，既解決大量檔案的歸檔、存儲(chǔ)問(wèn)題，又方便檔案的查閱、統(tǒng)計(jì)、分類(lèi)和檢索，不僅提高檔案的管理效率，從而也加強(qiáng)日常的工作效率。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，由于我國(guó)建筑行業(yè)的不斷擴(kuò)大，要想使自己在建筑行業(yè)中長(zhǎng)久的發(fā)展，這就需要建筑企業(yè)不斷的提高自己的經(jīng)營(yíng)理念和更新自己的管理方式，建筑檔案管理工作不僅僅伴隨著著建筑工程的發(fā)展，同時(shí)也決定著建筑行業(yè)未來(lái)發(fā)展的質(zhì)量。這就需要，企業(yè)的管理人員加強(qiáng)重視建筑工程檔案資料的管理工作，不斷的提高企業(yè)自身的管理能力，建立和健全相應(yīng)的管理制度，創(chuàng)新企業(yè)的管理思路等等，提高建筑檔案的管理水平，進(jìn)而促進(jìn)我國(guó)建筑行業(yè)的發(fā)展。

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